Guide des présidents de club

Denis Diderot

Description

• mémoire
• redaction - matière potentielle : du bulletin du club
• exposé

Guide des présidents de club

• agent de liaison avec le coordonateur des services aux clubs du district
• guide de planification des programmes internationaux
• congrès ojoi du district et au congrès international d'ojoi
• club ojoi
• comités
• comité
• conseil d' administration
• conseil d'administration
• conseils d'administration
• membres
• membre
• clubs
• club
• activités
• activité
• programmes
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Sujets

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Informations

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• Langue: Français

Extrait

Guide des
présidents de clubGuide des présidents de club
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ou à [e-mail] souhaitons que le présent
Après l’ouverture initiale de la document sera pour vous un guide et Pour plus de
session, vous pourrez changer une ressource utiles dans votre travail
votre mot de passe. Vous de dirigeant de club Optimiste. renseignements :contrôlez l’accès à la boîte de
Profitez pleinement de votre année courriel en sachant qui dans Optimist International Canada
et toutes nos félicitations pour votre votre club connaît le mot de 4559, boulevard Métropolitain Est
engagement dans votre rôle de passe. Saint-Léonard (Québec) H1R 1Z4
dirigeant! Téléphone : 1-800-363 -71514. L’écran suivant qui apparaît vous
[phone]Si vous avez des questions, montre le nombre de messages
Télécopieur : [phone]adressez-vous à Optimist International que vous avez et vous permet
Courriel : [e-mail] au 1 800 363-7151. d’utiliser le système de courriel.
Site Web : www.optimiste.orgPrenez quelques minutes pour
explorer les options disponibles Optimist International
et vous familiariser avec cette 4494 Lindell Blvd.Boîte de courriel
page. St. Louis, MO 63108
Téléphone : 1-800-678-8389de club 5. Vous pourrez lire les nouveaux
[phone]messages, enregistrer ou effacer
Cette boîte de courriel permettra à Télécopieur : [phone]de vieux messages et en envoyer.
Optimist International de communi- Courriel : [e-mail]
6. Lorsque vous avez terminé,quer directement avec vous et votre Site Web : www.optimist.org
cliquez sur le bouton « décon-club et plus important encore, elle vous
nexion ».permettra d’accéder au leadership et au
personnel d’Optimist International.
Si vous éprouvez des problèmes ou
Votre gouverneur de district et lieu-
avez des questions sur le système, con-
tenant-gouverneur auront aussi leur
tactez le service des renseignements du
propre boîte de courriel.
bureau international au 1 800 500-8130
ou à [e-mail]éder et utiliser votre boîte de
courriel de club est simple. Vous n’avez
qu’à suivre les étapes ci-dessous pour
profiter pleinement de ce nouvel outil Le site Internet
administratif de club.
d’Optimist1. À partir de n’importe quel
ordinateur ayant une connex-
ion Internet, rendez-vous au International
www.optimistmail.org.
En vous rendant à l’adresse2. Lorsque l’écran de départ
Internet www.optimiste.org, vous aurezapparaît, tapez votre numéro
de club de cinq chiffres (ex. accès à la toute dernière information
12345). sur ce qui se passe dans le monde
Optimiste ainsi qu’à la plupart
3. Pour obtenir un mot de passe, des formulaires et des publications.Table des matières
L’organisation d’un club 2
Le conseil d’administration 8
Le président 13
Le vice-président 16
Le secrétaire-trésorier 17
Les réunions 21
Le budget et les finances 23
Les rapports 35
Les politiques 37
Le comité de mises
en candidature 42
La structure et les services
d’Optimist International 45
Les Fondations
Optimist International 48
Index 50
Note : La forme masculine désigne également les hommes et les femmes.Organisation d’un club
Organigramme du club
Description des fonctions des officiers et autres responsables désignés
Activités des comités du club1Méthode de travail des comités
Rapports des comités
Une organisation administrative claire est essentielle au bon Adaptation de fonctionnement d’un club; elle aide à déterminer, de façon
pratique, les limites d’autorité et de responsabilité de chacun. l’organigramme à des clubsL’organigramme modèle illustré en page 3, est basé sur l’expé-
rience de milliers de clubs. La plupart des clubs peuvent utilis- de diverses importanceser cet organigramme modèle tel quel. Le président devrait le
remplir et en distribuer une copie à chaque membre.
Clubs à effectif limité
(environ 30 membres ou moins)Avantages de
Chaque vice-président assure la liaison entre un groupe de
comités et le conseil d’administration. Chaque membre élu dul’organigramme modèle conseil doit être chargé d’un comité. Dans un petit club, l’ex-
président et les six membres élus au conseil peuvent être1. On peut l’adapter aux besoins particuliers du club sans
présidents d’un comité. Un membre du club peut, au besoin,toutefois en modifier le concept fondamental.
être affecté à plus d’un comité.
2. On peut facilement l’adapter à n’importe quel
club, quel que soit le nombre de ses membres. Clubs à effectif moyen
3. Il constitue un réseau de communication efficace. (30 à 75 membres environ)
4. Il fournit un soutien suffisant pour assurer le bon La structure de ces clubs est la même que celle des petits
fonctionnement du club. clubs, sauf que le membre du conseil ne doit pas être président
d’un comité. On doit s’assurer que tous les membres siègent à5. Il permet la participation active de tous les
un comité avant d’en affecter un à plus d’un comité.membres.
6.Toutes les activités essentielles au club y sont Clubs à effectif important
représentées. (75 membres et plus)
7. Il permet au président de se consacrer entière- La structure de ces clubs est la même que celle des clubs d’ef-
ment à ses fonctions au sein du conseil fectif moyen, sauf que l’on peut subdiviser la plupart des
d’administration. comités en sous-comités. On peut, par exemple, répartir les
responsabilités de recrutement entre deux comités : le premier8. Il permet à tous les officiers et membres du
pour le recrutement des membres et le second pour leur for-conseil de mettre leurs talents et aptitudes
mation. Dans un club qui compte de nombreux comités, lesà profit.
membres élus peuvent assurer la liaison entre deux ou trois
9. Il offre l’occasion de former de futurs dirigeants
comités et un vice-président et améliorer ainsi l’efficacité de
du club.
l’organisation.
2personnelle pour favoriser la croissance personnelle etFonction des officiers et des professionnelle des membres
Président élu :membres du conseil
• Siège au conseil d’administration du clubd’administration • Préside les réunions et sert en lieu et place du président
en son absence
Conseil d’administration • Assume le poste de président le premier jour d’octobre de
l’année suivante(Le conseil d’administration comprend le président,
l’ex-président, le président élu, les vice-présidents, le Vice-présidents :
secrétaire-trésorier et six administrateurs, qui ont tous (deux membres élus, sur un pied d’égalité, non prési-
le droit de vote.)
dents de comité)
• Établir les politiques à suivre
• Assurer la liaison entre le conseil d’administration et un
• Élaborer des projets à court et à long termes certain nombre de comités
• Procéder à l’élection et à la radiation des membres • En l’absence du président (et du président élu s’il y a lieu),
présider les réunions du club et du conseil d’administration• Superviser les activités du club
• Siéger au conseil d’administration du club• Stimuler les membres de comité
• Voir à l’examen annuel des livres du club • Assumer les fonctions qui incombent normalement à un
vice-président• Combler les postes vacants entre les élections
• Assumer les tâches que leur confie le président• Déterminer les causes de la perte des membres et de la
faible participation aux activités et prendre des mesures Secrétaire-trésorier :
pour corriger la situation
(nommé par le président et approuvé par le conseil.)
Président : (élu)
Références : Guide des secrétaires-trésoriers de club et Règlements
Références : Guide des présidents de club, Programme de
du clubcroissance personnelle et de participation (PCPP)
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du club et du• Coordonner et encourager la mise en application des
conseilprogrammes et des politiques du club
• S’occuper de tous les déboursés et encaisses du club• Présider les réunions du club et du conseil d’administration
• Tenir les registres comptables du club• Représenter le club lors d’événements communautaires ou
de rencontres avec les différents paliers d’Optimist • S’occuper de la correspondance
International
• Préparer et classer les rapports du club
• Procéder à des nominations, au besoin
• Tenir les dossiers relatifs au recrutemen