Documentation utilisateur GENEsys (tome 1) - Genesys 11 - Part1 ...

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Documentation utilisateur GENEsys (tome 1) - Genesys 11 - Part1 ...

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• Langue: Français
• Poids de l'ouvrage: 2 Mo

Extrait

                                                    GENEsys    Version SQL 11.0    

M   anuel Utilisateur – R.110.- P atri

PARTIE 1

e 1  

1

SOMMAIRE    I INFORMATION. ................................................................................................................... 5   I.1   S ERVICES ASSOCIES A EGEN SYS .. .................................................................... . 5................ II PRINCIPES GENERAUX .................................................................................................. 7   II.1   D EFINITION ....................................................................................7 .. ................................ . III L’ACCES AUX FONCTIONNALITES DE GENESYS®.............................................. 8   III.1   L’  TNEORIVMENNEN G ENESSY ........................................................................ ................9 .  III.1.1 La barre d’outils .................................................................................................... 11   III.1.1.1 Le menu « Dossier ». ...................................................................................... 11  III.1.1.2 Le menu « Fiche » .......................................................................................... 11 III.1.1.3 Le menu « Affichage » ................................................................................... 11 III.1.1.4 Le menu « Outils » ......................................................................................... 12 III.1.1.5 Le menu « Fenêtre » ....................................................................................... 13 III.1.1.6 Le menu « Aide » ........................................................................................... 14 III.1.1.6.1 Connaître sa version de Genesys............................................................. 14 III.1.1.6.2 Sauvegarder la base de données .............................................................. 15 III.1.2 La barre de raccourcis .......................................................................................... 16   III.1.2.1 Les outils associés à Genesys ......................................................................... 16 III.1.2.2 Les applications associés à Genesys .............................................................. 16  III.1.2.3 Ajouter des raccourcis .................................................................................... 16 III.2   L E GESTIONNAIRE DE DOSSIERS (E RUETPXAROL ) .......................................................... 17 III.2.1.1 La Barre de tâche. ........................................................................................... 17  III.2.1.1.1 La fonction Exporter ............................................................................... 17  III.2.1.1.2 Mise en forme du texte ............................................................................ 19 III.2.1.1.3 Recherche dans les documents ................................................................ 20 III.2.1.1.4 Les raccourcis des tableaux de bord........................................................ 21 III.2.2 Les dossiers (Côté Gauche de l’explorateur) ........................................................ 21   III.2.3 LES FICHES (Côté droit de l’explorateur).......................................................... 22   III.2.3.1 Comment trier la liste des fiches ? ................................................................. 22  III.2.3.2 Comment modifier l’ordre des colonnes à l’affichage ? ................................ 23 III.2.3.3 Pour modifier la taille d’une colonne à l’affichage ? ..................................... 23 III.2.3.4 Comment rechercher une fiche suivant un critère ? ....................................... 24 III.2.3.5 Comment rechercher une fiche dans tous les dossiers ? ................................ 25 III.2.3.6 Comment filtrer des fiches dans un dossier ?................................................. 26 III.2.3.7 Comment déplacer des documents ................................................................. 28 III.2.3.7.1 Déplacer des dossiers .............................................................................. 28  III.2.3.7.2 Déplacer des fiches.................................................................................. 29 III.2.3.8 Comment utiliser la fonction Somme dans l’explorateur ? ............................ 30 III.2.3.9 Le Menu sur le click droit de la souris ........................................................... 31 III.2.4 Paramétrage et ergonomie des grilles de saisie ................................................... 32   III.2.4.1 Modifier l’apparence d’une grille .................................................................. 32 III.2.4.1.1 Pour modifier l’ordre des colonnes à l’affichage ? ................................. 32 III.2.4.1.2 Pour modifier la taille d’une colonne à l’affichage ? .............................. 33 III.2.4.1.3 Personnaliser l’affichage des données..................................................... 34 III.2.4.2 Sélectionner plusieurs lignes .......................................................................... 37 III.2.4.2.1 Sélectionner des lignes distinctes :.......................................................... 37 III.2.4.2.2 Sélectionner des lignes successives : ...................................................... 37 

................................................................  3.............................. ........nts cume sod 5eL.I.2  7 II ................................................................ ........ .......................  tUSgnel....VI III.2 38  I L’o.5.1 le contenu de lag irll e........................................ nuelMalisa Uti– R etru 0 -1..1 1iertPa II   I 3    M 3.4.2. reifido ................................éf RenérglOn «et........ sec.. »................ O gn1.2.  3 VI ..4 ................................ SES COEIET   S ....................  ... I  14   1.V MMO C T ENRAPATRME LER ................. 42.... 1.1    IV. ................................ ..................R ....AMARREETMOEMTNP  4  0 VIC  ................ ................................................................ 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R LES VI ........................................ 8.VI  45 ................7.C  MOEMTNP RAMA .......... 53  IV UETA .. SR ........ REETLER UTS ISIL ................................ S LER REETAMAR PTNEMMO C   9.VI  75  RUBRIQUERER LES P RAMATE C  MOEMTN ................ NOIT ...  ED SSEG  IV.1  68 ........ AREM TAPMMNE  5 O C ................................ ................................ AM  F LEILERTRES LTIUD ..  SED SOR P   arém tapl sertrees T Cods dearif ........7 ...... 5..1IV 0  enmmCo1 ..................... 71  IV.16   C nev c etneil. st................ ..........  SECNE A G ,  TSENEMSSLIAB  , T E OPST SE D  RELETREARAMNT POMME D SEL C  EA F  SLLIMREETLER  PNTAMAR 71C  MOEM  .37 I   .V ................ ........ .1IV 4  7................................. S .. 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V.1.1 Création d’un client ................................................................................................ 86  V.1.1.1 Onglet Général ................................................................................................ 87 V.1.1.2 Onglet Informations ........................................................................................ 87 V.1.1.3 Onglet Etablissement ....................................................................................... 89  V.1.1.4 Onglet Contact ................................................................................................. 90  V.1.1.5 Onglet Suivi, Complément, Associés .............................................................. 90 V.1.1.6 Onglet Statistiques ........................................................................................... 91  V.1.1.7 Onglet en-cours client ..................................................................................... 92 V.1.1.8 Onglet en-cours fournisseur ............................................................................ 93 V.1.2 Création d’un contact client ................................................................................... 94   V.2   C OMMENT CREER UN F OURNISSEUR , ET SES CONTACTS FOURNISSEURS  ......... . 95................ V.2.1 Création d’un fournisseur ....................................................................................... 95   V.2.1.1 Onglet Général ................................................................................................ 95 V.2.1.2 Onglet Informations ........................................................................................ 96 V.2.1.3 Onglet Produits ................................................................................................ 96  V.2.1.4 Onglet Contact ................................................................................................. 96  V.2.2 Création d’un contact fournisseur .......................................................................... 97   V.3   C OMMENT CREER LES PRODUITS ............. 98 ........................................................................  V.3.1.1 Onglet Informations ........................................................................................ 99 V.3.1.2 Onglet Tarifs.................................................................................................. 100 V.3.1.3 Onglet Stock : ................................................................................................ 101 V.3.1.4 Onglet Fonction de base ................................................................................ 101 V.4   C OMMENT CREER LES F ONCTIONS DE B ASE   OU N ONCMETULASRE  ............................... 01 2 V.4.1 Onglet Eléments .................................................................................................... 103   V.4.1.1 Onglet Informations ...................................................................................... 103 V.4.1.2 Onglet Tarifs.................................................................................................. 104 V.4.1.3 Onglet Stock .................................................................................................. 106     

ue rsitatUlieu larti - P11.0– R.    6  1 enaM

  Solution Comptable – Partenariat SAGE : Afin de proposer un ensemble complet de gestion, GENEsys ® est interfacé avec la comptabilité SAGE et ses services associés. SAGE Ligne 30,100 ou 500, Pack Service Installation, Formation SAGE GENEsys ® référencé chez SAGE France comme SOLUTION METIERest SAGE : http://www.sage.fr  

  I   Information I.1   Services associés à GENEsys A METTRE A JOUR   Pack Service Installation Progiciel GENESYS ®   Ce service comprend : Le chargement du progiciel sur votre système informatique. Le paramétrage de l’environnement d’exploitation utilisateurs. Un test de bon fonctionnement par rapport au système d’exploitation et à l’environnement Hardware.  Durée du service : ½ journée (Monoposte) ou 1 journée (Réseau) sur site d’aide à la mise en œuvre, (hors frais de déplacement) pour le paramétr age de base du module de configuration.   Pack Assistance Progiciel GENESYS ®   Ce service comprend :    La garantie de bon fonctionnement du progiciel.    L’assistance téléphonique à l’exploitation du progiciel.    La mise à disposition gratuite des mises à jour du progiciel (pour un même environnement technique et à l’intérieur d’une même version suivant les règles de mise à jour de l’éditeur).    Pack Assistance Progiciel GENESYS ® + Télémaintenance Pour ce pack l’acquisition d’un Kit de télémaintenance est nécessaire (Modem RTC, PC- anywhere, Forfait d’installation sur site), non fourni avec la licence GENEsys. Ce service comprend les mêmes garanties que le Pack d’assistance de base avec en plus :    La prise en main à distance du logiciel en cas d’aide à l’utilisation ou à l’exploitation du logiciel.     Le téléchargement des mises à jour.    Il évite au maximum les interventions physiques sur le site informatique et les frais de déplacement.     Il optimise les délais d’intervention en faisant bénéficier l’utilisateur d’une permanence auprès de nos services techniques.   Formation : Formation utilisateurs à l’exploitation du progiciel. Formation Administrateurs à la configuration du progiciel.  

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III L’accès aux fonctionnalités de GENEsys® Toutes les fonctions sont regroupées dans une arborescence commune, type explorateur Windows. Pour découvrir GENEsys ® , il convient donc de se familiariser avec les principes d’utilisation. 

 

II Principes généraux II.1   Définition GENEsys® est destiné aux entreprises dont le management impose des notions de gestion par affaire comprenant des prestations de services à valeur ajoutée (bureaux d’études, second œuvre du bâtiment, sociétés de services informatiqu e, architectes, …), un suivi des personnels avec imputation des heures, imputation des frais ainsi qu’une tenue de la trésorerie en temps réel. GENEsys® est un ensemble évolutif et intuitif de logiciels dédié au management des PME PMI. Il couvre tous les besoins administratifs, commerciaux, techniques et financiers. Partenaire fidèle et idéal, il décharge les dirigeants et responsables de services des contraintes quotidiennes représentées par l’étude des devis, le suivi de la rentabilité des affaires, la gestion de la facturation clients ou fournisseurs, la gestion de la trésorerie, etc.… GENEsys® vous assiste à la rédaction de vos devis, édite en temps réel vos fiches de suivi d’affaires, contrôle la facturation des fournisseurs, réalise la facturation des clients, met à jour automatiquement la trésorerie. GENEsys® permet la présentation d’informations prévisionnelles dans tous les secteurs qu’il  contrôle : prévisionnel commercial, de rentabilité des affaires, de facturation, de trésorerie… Ce produit se présente dans un ensemble logique permettant ainsi de l’utiliser au maximum de ses capacités. Il est important de «nourrir » GENEsys ® d’un maximum d’informations pour avoir un calcul de rentabilité le plus précis possible et une trésorerie la plus réelle possible.

 

 

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   L’ensemble des fonctionnalités de GENEsys ® dans un dossier sur votre poste deest regroupé travail, qui est le gestionnaire de dossiers (pour ouvrir un gestionnaire de dossiers, il faut se reporter au chapitre §La barre d’outils   Ce dossier porte le nom de la société qui a été définie dans le module de configuration, fenêtre « Société – Onglet 1 ».    

 

  III.1   L’environnement Genesys Pour bien comprendre l’environnement de Genesys, il faut savoir que Genesys est une application dite MDI (Multi Document Interface). Une application MDI est composée d’une fenêtre principale qui contient les menus en haut, et dans laquelle on ouvre plusieurs documents dans des fenêtres filles. Ci-dessous la fenêtre principale sans fenêtre fille :

  Voici maintenant la fenêtre principale avec deux fenêtres filles :

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