Audit Northern Prairies web fr
Description
AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU NORD DES PRAIRIES RAPPORT FINAL OCTOBRE 2005 Rapport présenté et approuvé par le Comité de vérification et d’évaluation Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies ©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur général de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3/2-4-2006F-PDF ISBN : 0-662-71433-4 GREV 2 Octobre 2005 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ....................................................................................................................................4 1 VUE D’ENSEMBLE........................................................................................................11 1.1 Contexte .............................................................................................................................. 11 1.2 Méthode............................................................................................................................... 12 1.3 Décalaration d’assurance..................................................................................................... 13 1.4 Conclusion........................................................................... ...
Informations
| Publié par | Erni |
| Nombre de lectures | 167 |
| Langue | Français |
Extrait
AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU NORD DES PRAIRIES
RAPPORT FINAL OCTOBRE 2005 Rapport présenté et approuvé par le Comité de vérification et d’évaluation
Agence Parcs Canada
©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur général de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3/2-4-2006F-PDF ISBN : 0-662-71433-4
GREV
2
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
Octobre 2005
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
TABLE DES MATIÈRES
Agence Parcs Canada RÉSUMÉ....................................................................................................................................4 1 VUE D’ENSEMBLE........................................................................................................11 1.1 Contexte .............................................................................................................................. 11 1.2 ................................................................Mohté........................de......................................1.2 1.3 Décalaration d’assurance..................................................................................................... 13 1.4 ................................................................ncCo..........noisul................3.1................................ 2 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS .........................................................14 2.1 Cadre de contrôle de la gestion ........................................................................................... 14 2.2 ................................................................................................. 17Paiements aux fournisseurs 2.3 Cartes d’achats .................................................................................................................... 20 2.4 Dépenses relatives aux voyages 22 .......................................................................................... 2.5 Passation de marchés........................................................................................................... 24 2.6 Recettes ............................................................................................................................... 29 2.7 Codage financier ................................................................................................................. 41 Rapport présenté et approuvé par le Comité de vérification et d’évaluation lors de la réunion du 27 février 2006 ©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur général de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3 / 2-4-2006 ISBN : 0-662-49048-7
GREV
3
Octobre 2005
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
Agence Parcs Canada R É S U M É CONTEXTE L’Agence Parcs Canada (APC) procède à l’heure actuelle à une série de vérifications cycliques des principales pratiques financières, administratives et de gestion ayant cours dans les unités de gestion, les centres de services et au Bureau national. Les vérifications sont axées sur le respect des politiques et des pratiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC. La vérification de l’unité de gestion du Nord des Prairies a été réalisée dans le cadre de ce programme de vérifications cycliques.
OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de cette vérification étaient de s’assurer que l’on exerce une diligence raisonnable dans les principaux processus administratifs à l’unité de gestion du Nord des Prairies (UG NP) et que les processus et contrôles en place sont adéquats et conformes aux politiques et pratiques du SCT et de l’APC. Cet exercice englobait les processus des secteurs financiers clés suivants : recettes, passation de marchés, utilisation des cartes d’achats, paiements aux fournisseurs, dépenses relatives aux voyages et codage financier. La vérification visait la période s’échelonnant entre le 1eravril et le 7 octobre 2005.
MÉTHODE La méthode de vérification comprenait l’examen des documents justificatifs pertinents, des entrevues avec des membres du personnel de l’UG NP et des contrôles des transactions dans les principaux secteurs financiers. Les visites à l’UG NP ont eu lieu du 11 au 14 octobre 2005 (parc national Elk Island) et du 17 au 21 octobre 2005 (parc national de Prince Albert).
DÉCLARATION D’ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport.
CONCLUSION Dans l’ensemble, les procédures financières de l’UG NP garantissent la bonne comptabilisation des transactions financières à l’égard des voyages et du codage financier. Cependant, l’établissement et la mise en œuvre de contrôles et de procédures supplémentaires pourraient renforcer la diligence raisonnable dans les secteurs de la passation de marchés, de la gestion des cartes d’achats, des recettes et des paiements aux fournisseurs afin d’assurer une conformité constante aux politiques du SCT et de l’APC.
GREV
4
Octobre 2005
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
Agence Parcs Canada Résumé de l’évaluation du rapport de vérification Renvoi Processus de gestion Parc national Elk Island 2.1 Cadre de contrôle de la gestion 2.2 Paiements aux fournisseurs 2.3 Cartes d’achats
2.4 Dépenses relatives aux voyages
2.5 Passation de marchés
2.6 Recettes
2.7 Codage financier
Parc national de Prince Albert
RECOMMANDATIONS Unité de gestion du Nord des Prairies Cadre de contrôle de la gestion 1. Le directeur de l’UG NP devrait s’assurer que l’on prenne les mesures nécessaires pour attribuer un numéro d’identification unique à chaque bien de technologie de l’information (TI) et créer une base de données destinée au suivi des biens. Cette base de données devrait contenir l’information suivante : le numéro, la description et la date d’achat du bien, la date à laquelle il a été attribué à un employé et le nom de cet employé ou de sa section. On devrait la mettre à jour régulièrement (c.-à-d. tous les
GREV
5
Octobre 2005
Agence Parcs Canada
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
trois mois) pour assurer l’exactitude des données et procéder à des vérifications ponctuelles pour veiller à la sauvegarde des biens. 2. La combinaison du coffre-fort du bureau administratif du parc national Elk Island (PNEI) devrait être changée régulièrement, chaque année par exemple, afin de limiter les risques d’accès sans autorisation. La combinaison devrait être placée dans un lieu distinct et sûr et n’être accessible qu’aux personnes autorisées à ouvrir le coffre-fort. Parc national Elk Island
Paiements aux fournisseurs 3. Le directeur devrait accroître la formation des employés sur l’approvisionnement et leur rappeler les avantages qu’apporte la conformité aux procédures réglementaires, y compris l’utilisation des bons de commande et des autorisations d’achats locaux (AAL). Cette formation devrait comprendre une description détaillée des avantages d’un meilleur respect des normes pour les contrôles exercés par le PNEI et l’accroissement des capacités de communication de l’information financière de Parcs Canada. Les AAL devraient être signées par une personne autorisée en vertu de l’article 32 et une copie de chaque AAL devrait être envoyée au groupe des finances. À la réception d’une facture, on devrait s’assurer que les modalités et les prix d’achat correspondent à ceux de l’AAL. 4. Le directeur devrait s’assurer qu’un employé signe pour chaque bien reçu au parc et que les bordereaux de marchandises ou autres documents attestant la réception des biens sont envoyés au groupe des finances. Cette procédure permet d’avoir une preuve écrite de la réception des biens par l’acheteur et de leur bon état à la réception.
Cartes d’achats 5. Le directeur devrait s’assurer que l’agent financier d’Elk Island met en œuvre l’utilisation d’un registre d’achats par les titulaires de cartes, conformément à la politique actuelle de l’APC. La date, le montant, le codage financier et la description des dépenses devraient être consignés au moment de l’achat et, à la fin du mois, on devrait établir le rapprochement entre le registre et le relevé de la carte d’achats. 6. Le directeur devrait s’assurer que l’agent financier d’Elk Island, à titre de coordonnateur des cartes d’achats, vérifie si les employés remettent toutes les cartes annulées au groupe des finances afin qu’elles soient détruites.
Dépenses relatives aux voyages 7.Le directeur devrait encourager tous les employés voyageant pour affaires à utiliser la carte-voyage. Cela faciliterait le suivi des coûts des voyages et aiderait les employés à
GREV
6
Octobre 2005
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
Agence Parcs Canada profiter pleinement des économies supplémentaires réalisables avec la carte-voyage émise par le gouvernement.
Passation de marchés 8. Le directeur devrait veiller à ce qu’un mécanisme soit en place pour surveiller les transactions relatives à la passation des marchés et assurer leur conformité à la politique du Conseil du Trésor et aux lignes directrices de l’APC dans ce domaine. Le groupe des finances devrait créer et tenir à jour un registre des marchés afin de documenter en détail les marchés actifs. 9. Le directeur devrait veiller à ce que les membres du personnel concernés reçoivent une formation adéquate sur l’approvisionnement et que l’unité de gestion tienne à jour les politiques et procédures clés qui assurent la conformité continue à la politique du SCT. 10. Le directeur devrait veiller à ce que les contrôles nécessaires soient en place pour que les mandats et les échéances des marchés soient clairs et conformes à la politique du Conseil du Trésor sur la passation de marchés, particulièrement en ce qui a trait au mandat. Chaque marché devrait comprendre une ébauche de l’énoncé de travail ou de la description des services prévus et une copie de chaque marché conclu devrait être envoyée au groupe des finances.
Recettes 11. Le groupe des finances et de l’administration devrait charger un commis aux finances de récupérer le courrier dans la salle du courrier. Cette personne dresserait une liste des chèques reçus et ferait suivre les chèques à un autre commis aux finances, responsable de leur entrée dans SAP. Enfin, une troisième personne serait chargée des dépôts bancaires. Veuillez noter que les responsables du courrier et des dépôts bancaires ne devraient effectuer aucune entrée dans les comptes de recettes de SAP et, si possible, leur accès à ces comptes devrait être restreint. 12. Tous les trois mois, un commis aux finances devrait faire le rapprochement entre la liste des chèques reçus et les dépôts bancaires. L’agent financier d’Elk Island devrait ensuite effectuer un examen officiel de ce rapprochement. 13. Le directeur devrait s’assurer qu’un superviseur vérifie l’exactitude de tous les relevés sommaires de l’encaisse préparés par les préposés aux points d’entrée et confirme cette vérification en signant chaque relevé. L’argent du dépôt bancaire préparé par un préposé devrait être compté par une seconde personne, un superviseur en visite ou un préposé au point d’entrée autre que celui qui a préparé le dépôt. Cette mesure devrait être prise avant que l’enveloppe du dépôt bancaire ne soit scellée, de manière à assurer la concordance entre le montant de l’argent placé dans l’enveloppe et celui du relevé sommaire de l’encaisse et du bordereau de dépôt. En raison du personnel limité, cette
GREV
7
Octobre 2005
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
Agence Parcs Canada procédure n’est peut-être pas possible pour chaque dépôt de fin de quart de travail, mais on devrait au moins procéder à des comptages ponctuels. 14. Le directeur devrait assurer une séparation adéquate des tâches liées à la collecte et à la consignation des recettes tirées de sources particulières : les droits perçus lors des auto-inscriptions par les campeurs et les droits perçus aux distributrices automatiques de cartes d’entrée. On devrait faire appel à deux personnes pour chaque processus (la collecte et le comptage de l’argent) et à une troisième, du groupe des finances, pour entrer les recettes dans SAP. 15. Le directeur devrait assurer la mise en œuvre d’un contrôle adéquat des auto-inscriptions par les campeurs de manière à limiter la possibilité d’utilisation des emplacements de camping sans permis valide. Il devrait aussi envisager le recours à un préposé de parc qui circulerait sur le site durant les périodes où l’auto-inscription est possible. Le préposé devrait tenir un registre du nombre de visiteurs et des numéros de leur plaque d’immatriculation. On devrait établir le rapprochement entre cette information et le nombre d’enveloppes d’inscriptions, y compris la quantité d’argent comptant déposée dans les boîtes verrouillées situées à chaque point d’entrée des terrains de camping. 16. Le directeur devrait exiger de l’exploitant du terrain de golf d’Elk Island qu’il présente des états financiers vérifiés afin d’appuyer le montant des droits du permis versés en vertu de l’entente actuelle. 17. L’agent financier d’Elk Island devrait s’assurer que toutes les recettes, y compris celles générées par les programmes scolaires, sont entrées dans le système financier à titre de sommes à recevoir, immédiatement après l’émission d’une facture. Cette mesure faciliterait la surveillance et la collecte des sommes non payées.
Parc national de Prince Albert
Cartes d’achats
18. Le gestionnaire des finances et de l’administration de l’unité de gestion devrait envoyer aux titulaires de cartes d’achats du PNPA un autre courriel officiel pour leur rappeler les modalités d’utilisation de ces cartes, y compris l’obligation d’une approbation indépendante de chaque relevé en vertu de l’article 34. Pendant les quelques mois suivants, un membre du personnel des finances devrait vérifier tous les relevés de cartes d’achats afin de s’assurer que la personne prévue accorde l’approbation en vertu de l’article 34 ou, en cas d’exception, obtenir des explications de cette personne.
GREV
8
Octobre 2005
Agence Parcs Canada
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
19. Le directeur devrait s’assurer que l’agent financier de Prince Albert met en œuvre l’utilisation de registres d’achats par tous les titulaires de cartes d’achats, conformément à la politique actuelle de l’APC. La date, le montant, le codage financier et la description des dépenses devraient être consignés au moment de l’achat et, à la fin du mois, on devrait faire le rapprochement entre le registre et le relevé de la carte d’achats. Recettes 20. Le directeur devrait assurer une séparation adéquate des tâches liées à la collecte et à la consignation des recettes tirées de sources particulières : les droits perçus lors d’auto-inscription et ceux perçus aux distributrices automatiques de cartes d’entrée. On devrait faire appel à deux personnes pour chaque processus (la collecte et le comptage de l’argent) et à une troisième, du groupe des finances, pour entrer les recettes dans SAP. 21. Le directeur devrait réviser les niveaux actuels du personnel ou envisager d’embaucher un employé saisonnier qui aiderait le personnel des finances à traiter les transactions liées aux recettes dans SAP, pour éviter les retards dans le travail. 22. Le directeur devrait envisager de mettre en œuvre les mécanismes de contrôle appropriés pour la sauvegarde et le rapprochement des permis d’entrée dans le parc. Les cartes d’entrée étant numérotées en série, on devrait tenir à jour une base de données contenant les numéros de celles délivrées à chaque point d’entrée en début de saison. De plus, au début de chaque quart de travail, le préposé au point d’entrée devrait noter le numéro de série de la première carte d’entrée délivrée et, à la fin de son quart de travail, le numéro de série de la dernière carte d’entrée. Ces nombres devraient être inscrits dans son rapport sommaire de quart de travail et comparés au nombre de cartes d’entrée vendues entré dans le système informatique (CAMIS). La gestion devrait établir un rapprochement distinct trimestriel ou annuel, en comptant matériellement les permis et en comparant leur nombre au nombre total des ventes entrées dans le système. En cas d’écart important, le superviseur des Services aux visiteurs devrait procéder à une enquête. 23. Le directeur devrait s’assurer que les dépôts d’argent comptant effectués aux points d’entrée du parc et des terrains de camping sont comptés et vérifiés indépendamment, par un superviseur ou un autre préposé au point d’entrée qui n’a pas préparé la pochette de dépôt. Si c’est impossible en raison de manque de personnel, le superviseur des Services aux visiteurs devrait au moins procéder à des comptages ponctuels. 24. Le directeur devrait envisager de mettre en service un nouveau système informatisé des ventes à tous les kiosques des points d’entrée du PNPA. Le nouveau système devrait être relié au tiroir-caisse, qui serait programmé pour ouvrir seulement après l’entrée d’une vente dans le système. De plus, les tiroirs devraient être équipés de
GREV
9
Octobre 2005
Agence Parcs Canada
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
verrous et rester verrouillés lorsqu’il n’y a pas un membre du personnel suffisamment proche pour les voir et les surveiller.
25. Le gestionnaire des finances et de l’administration de l’unité de gestion devrait s’assurer que les bordereaux de dépôt estampillés retournés par la banque concordent avec le rapport des ventes applicable et les bordereaux de dépôt non estampillés préparés par le préposé des Services aux visiteurs. Cette mesure est nécessaire pour respecter la politique de l’APC concernant la perception et le dépôt des deniers publics.
GREV
10
Octobre 2005
Agence Parcs Canada 1 V U E D ’ E N S E M B L E
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Nord des Prairies
1.1 CONTEXTE L’Agence de Parcs Canada (APC) effectue une série de vérifications cycliques des principales pratiques en matière de finances, d’administration et de gestion utilisées dans l’ensemble de ses unités de gestion et centres de services ainsi qu’au Bureau national. Elle compte 32 unités de gestion et quatre centres de services. Les unités de gestion sont des regroupements de parcs nationaux, de lieux historiques nationaux et d’aires marines nationales de conservation habituellement situés à proximité les uns des autres. Cette proximité leur permet de partager des ressources pour la gestion et l’administration. Les centres de services apportent à l’APC un soutien relativement à divers aspects professionnels et techniques. Les directeurs des centres de services et des unités de gestion doivent veiller à ce que les politiques, les directives et les lignes directrices du SCT et de l’APC soient respectées. Au nom du Groupe du rendement, de l’évaluation et de la vérification, Deloitte & Touche LLP, dans le cadre de ce programme de vérifications cycliques, a effectué des vérifications dans les bureaux de l’unité de gestion du Nord des Prairies (UG NP). L’UG NP comprend le parc national Elk Island (PNEI) et le parc national de Prince Albert (PNPA). Situé à moins d’une heure d’Edmonton, en Alberta, le PNEI a été créé en 1906 à titre de réserve faunique pour protéger ce que l’on pensait être le dernier wapiti dans les Prairies canadiennes. Le parc est maintenant l’habitat de troupeaux de bisons des plaines, de bisons des bois, d’orignaux, de cerfs et de wapitis en liberté, ainsi que de 250 espèces d’oiseaux. Situé à une heure de route au nord de Prince Albert, en Saskatchewan, le PNPA protège une tranche de la forêt boréale et sert de point de rencontre ou de zone de transition entre la forêt-parc et la forêt septentrionale. On y trouve de nombreuses particularités naturelles et culturelles exceptionnelles, dont la seule colonie nicheuse entièrement protégée de pélicans blancs d’Amérique au Canada, la cabane isolée du protecteur de la nature Grew Owl et un troupeau libre de bisons des plaines. Objectifs et portée Les objectifs de cette vérification étaient de s’assurer que l’on exerce une diligence raisonnable dans les principaux processus administratifs de l’unité de gestion du Nord des Prairies (UG NP) et que les processus et contrôles en place sont adéquats et conformes aux politiques et pratiques du SCT et de l’APC. Pour y parvenir, l’exercice comprenait un examen du cadre de contrôle de la gestion (CCG) et des processus des secteurs financiers clés suivants : ♦Recettes; ♦Passation de marchés;
GREV
11
Octobre 2005
© 2010-2024 YouScribe