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University of Maryland
Luna From Scratch!
Everything you need to know to setup your collection!
Srinivas  Deshraju,  Graduate  Assistant   OIT,  UMD   
Introduction Let  us  start  by  knowing  the  software  involved  in  the  LUNA  Suite/Insight  Suite.   
1.  Insight  Studio                              Insight  Studio  is  the  main  hub  for  the  collection  builder  (kind  of  like  a  studio  is  for  an  artist!).  It  provides  various  tools  which  can  be  used  to  create  collections,  upload  multimedia,  grant  access  to  users  etc.  This  is  software  is  a  must  for  a  collection  builder.  However,  students  dont  need  to  have  this.   
2.  Inscribe            Inscribe  is  a  record  publishing  software  of  the  Insight  Suite  (Get  it  .  Inscribe  ).  A  collection  owner/cataloguer  can  use  this  software  to  manually  add/edit/delete  records  which  is  normally  associated  to  an  image  or  multimedia  asset.  This  software  can  be  used  by  collection  builder  or  any  other  appropriate  user  (Cataloguers)  but  not  by  a  student.    
3.  Insight              They  call  this  software  just  Insight.  It  is  also  referred  to  as  Insight  Java  Client.   It  gives  you  an  Insight  to  the  various  collections  hosted  and  made  available  to  the  user.  This  software  allows  the  user  to  view  images,  download  images,  create  presentations,  and  annotate  images  and  lot  more.  This  software  is  mainly  for  the  End user.  This  will  be  used  heavily  mainly  by  the  faculty  and  the  students.   
Getting the Software Now  that  we  know  a  little  bit  of  the  software,  lets  go  and  get  it.  You  can  download  the  software  either  from  the  Universitys  Web  page  for  Luna  ( )  or  from  the  LUNAs  official  website  (  ).   Installation All  you  need  to  do  is  double click  on  the  downloaded  setup  file  and  the  installation  will  begin.  You  need  to  keep  in  mind  just  the  following  items  in  order  to  successfully  install  the  software.   During  installation  you  might  be  asked  to  select  which  type  of  installation  you  want.  Select  the  Advanced/Custom  ( if  they  are  available )  one  as  shown  below.  
 Click  Next  to  choose  the  Installation  Directory,  it  recommended  not  to  change  this.   Then  further  down  youll  be  asked  to  type  in  the  User  Manager  Address.  Type  instead  of  
rmal  steps  fo
r  all  th
Creating your First Collection Before  you  can  make  a  collection  you  need  to  first  acquire  proper  rights  to  the  system.  Please  contact  luna  for  the  rights.   I.  You  always  start  creating  a  collection  using  Insight  Studio.  You  need  to  start  Insight  Studio  and  Log  in.  You  should  see  a  list  of  collection  managers.  Select  the  one  you  have  access  to  and  select  the  option  Create  New  Collection.  
II.  III.  IV.  V.  
 Click  on  Next  till  you  reach  the  Collection  Properties  page.  Fill  in  the  fields  accordingly.  It  is  suggested  that  you  name  your  collection  using  the  format  College  Name   Collection  Name.  For  e.g.  a  collection  named  Buildings  of  Architecture  school  should  be  named  ARCH   Buildings.  This  will  help  to  organize  the  collections  pretty  easily.  The  next  page  allows  you  to  select  the  Collection  Theme.  This  is  will  set  the  background  of  the  collection.  Next  in  line  comes  the  Catalog  Templates.  Catalog  Templates  decided  the  Metadata  structure  that  is  associated  with  the  images.  You  can  either  select  from  the  available  options  or  you  can  create  your  own  template.  You  can  create  a  template  based  on  other  templates  as  well.  For  More  information,  consult  Users  Guide  to  Basic  Collection  Building  ( Guide.pdf  )  _ The  next  step  should  be  to  Publish  the  Collection.  This  will  set  up  the  Collection  with  the  above  set  properties.   
Uploading Data and Images This  section  explains  the  steps  required  to  import  data,  media  and  map  them  automatically  in  LUNA.  It  is  assumed  that  you  already  have  set  up  a  collection  with  the  required  metadata  template.  In  Order  to  get  started  we  need  two  main  things:  I.  The  Data  (preferred  in  a  Comma  Separated  File  )  If  you  already  have  data  in  a  database  or  other  program  find  if  you  can  export  them  to  a  Comma  Separated  File  Format.   The  Data  Fields  should  ideally  match  with  the  Fields  in  your  Metadata  Scheme  in  LUNA.   For  e.g.  consider  this  test  template  in  LUNA.  
  The  Corresponding  Data  File  has  the  fields:  
The  Red  Rectangle  Shows  the  Field  Names  and  the  Blue  Rectangles  shows  the  Data.   
II.  The  Mapping  information  (  in  a  Tab Limited  Text  File)  Mapping  File  contains  information  regarding  which  DATA  RECORD  relates  to  which  IMAGE  in  the  collection.  
It  should  like  this  It  should  contain  only  two  columns,  the  first  one  should  be  the  IMAGE  FILENAME  and  the  second  column  should  be  the  RECORD  NUMBER/IDENTIFIER  of  the  data .  Steps  to  Import  
1.  Log  in  to  INSIGHT  STUDIO  and  select  the  appropriate  collection.  2.  Click  on  Import  Data   3.  Select  the  DATA  Comma  Separated  File  that  you  have.  Make  sure  you  have  the  appropriate  type  of  File  selected.  Click  on  Next.
4.  After  you  click  next,  LUNA  reads  the  Data  File  and  maps  it  to  the  FIELDS  in  the  TEMPLATE.  If  everything  matches  it  will  show  you  the  mappings.  
  In  case  it  shows  <MISSING  MAPPING>,  you  need  to  click  on  it  and  manually  map  it  to  a  field.  
5.  Finally  Clicking  on  Finish  will  import  the  Data  into  the  collection.
6.  7.  8.  
The  Next  step  is  to  upload  the  Images.  Click  on  IMPORT  MEDIA.  We  need  to  first  create  a  new  Batch.  Select  the  option  of  Import  Images.  Browse  for  Images  and  select  them.  And  finally  Import  them.  
9.  Click  on  the  Tab  Linking.  Select  the  option  Use  External  Mapping.  Browse  to  the  Mapping  File.  Make  sure  that  the  Mapping  Field  Name  is  correct  (It  specifies  what  the  second  column  in  our  mapping  file  is).Finally  Click  Apply  Links.  
10.  You  can  Review  the  Mappings  by  clicking  the  Review  tab.  
11.  Click  on  the  Publish  Tab  to  finally  publish  the  collection.  First  Click  on  Select  All  Unpublished  Media.  Then  click  on  the  Down  Arrow.  Then  Click  on  Apply  Changes.  
 The  collection  should  now  have  the  data  and  the  images  linked.  
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