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Tutorial Beispiel zur Anbindung von Excel und Access Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 1 Willkommen............................................................................................................................... 3 Hinweise zur Schreibweise ..................................................... 4 Voraussetzungen und Einschränkungen.................................. 4 Einleitung....................................... 5 Die Schritte im Einzelnen .......................................................................................................... 6 Das Verzeichnis samples..................................................... 6 Beispieldaten ...................................... 6 Einlesen der fdf-Datei(en)................................................... 7 Erzeugen der csv-Datei ................................................... 7 Erzeugen der pdf-Dokumente ................................................................................................ 8 Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls ......................... 8 Beispiel 2: Die Datei Access_Sample.xls ..................... 13 Weitere Produkte................................................................... 19 Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 2 Willkommen das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Pro-gramme fdf-Converter und pdf-FieldMerge mit Excel und Access verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf ...
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Tutorial Anbindung Access und Excel
Seite 2  
 
Willkommen
 
Tutorail nAbinudng Access un
das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Pro-gramme fdf -Converter  und pdf -FieldMerge  mit Excel und Access verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf zu er-zeugen. Die Vorgehensweise lässt sich natürlich auch auf andere Pro-gramme übertragen. Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der täglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprüche sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen. Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen wollen, senden Sie uns eine E-Mail: support@pdf-office.com   Alle Markennamen und –bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller.      Copyright by  UNIVERSE Software GmbH  Deutzer Str. 35 D-41468 Neuss fon (++49) +21 31 / 35 00 50  eMail info@oviz.biz www.ovis.biz    
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Einleitung
Tutorial nAbindun gcAecs sun
Um alle Beispiele nachvollziehen zu können, benötigen Sie die Pro-gramme fdf -Converter  und pdf -FieldMerge  – es reichen die Demo-versionen. Die beiden Programme müssen installiert sein. Die Bei-spieldateien und Unterverzeichnisse liegen im Verzeichnis Ovis\samples_de. Extrahieren Sie die Zip-Datei bitte nach C:\, da-durch lassen sich die Beispiele fürs erste einfacher nachvollziehen. Warum benötigen Sie fdf -Converter und pdf -FieldMerge ? Mit dem Programm fdf -Converter können Sie sehr einfach fdf-Datei-en lesen und in das csv-Format konvertieren. (Zum technischen Hintergrund: in fdf-Dateien werden die Werte ge-speichert, die ein Benutzer in ein pdf-Formular eingegeben hat. Das eigentliche pdf-Formular bleibt unverändert und die Eingaben liegen quasi als eine weitere Schicht darüber.) In vielen Fällen sollen diese Eingaben in anderen Anwendungen wei-terverwendet werden. Dazu müssen die Werte aus der fdf-Datei ausge-lesen werden. Das Format der fdf-Datei ist aber für die meisten Nutzer nicht einfach zu lesen. Das Programm fdf -Converter  stellt die fdf-Datei in einer verständlichen und übersichtlichen Form dar. Beispiel: Sie haben eine Umfrage mittels eines pdf-Formulars durchgeführt. Die Antworten der Teilnehmer liegen Ihnen als fdf-Dateien vor. Für die weitere Auswertung möchten Sie diese Informationen z. B. in eine Excel-Tabelle oder eine Access-Datenbank überführen. Unter Angabe der Quell fdf-Datei(en) konvertiert der fdf -Converter die Informationen und erstellt eine csv-Datei. Diese csv-Datei wird als externe Datenquelle in das gewünschte Zielpro-gramm importiert. Mit dem Programm pdf -FieldMerge können Sie sehr einfach Daten in ein pdf-Formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen. Beispiel: Für weitere Umfragen wollen Sie bestimmte Daten z. B. die Adres-se der Teilnehmer gleich in das pdf-Formular eingetragen. Diese Daten stehen in einer Datenbank. Sie können die erforderlichen Da-ten aus der Datenbank auslesen und als Übergabeparameter an pdf -FieldMerge übergeben. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zum automatischen Aus-füllen von pdf-Formularen dargestellt. Und zwar am Beispiel einer Acces-Datenbank – die die Ausgangsdaten enthält – und einer Excel-Tabelle – die die eigentliche Steuerung übernimmt. Die benötigten Dateien ( sample.csv, sample.mdb, sample.xls ) befinden sich im selben Verzeichnis wie dieses Dokument.
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Die Schritte im Einzelnen Das Verzeichnis samples Beispieldaten Bevor Sie Daten verändern, schauen Sie sich zunächst die vorhande-nen Dateien im Verzeichnis samples_de an. Im Unterverzeichnis data  befinden sich Bei-spiel fdf-Dateien. Diese werden später mit dem fdf -Converter eingelesen. Im Unterverzeichnis templates liegt die Template1.pdf  als ein kleines Beispielformu-lar, das als Vorlage für die späteren personali-sierten pdf-Dokumente dienen soll. In das Unterverzeichnis forms werden päter die gemergten pdf-Dokumente gespeichert. In der sample.csv sind drei Datensätze angelegt. Bitte beachten Sie, dass in der ersten Zeile Feldnamen stehen und dann zeilenweise die Daten folgen. Wie diese Datei erzeugt wird lesen Sie im nächsten Ab-schnitt. Mit Hilfe der Sample.mdb  soll verdeutlich werden, wie eine Daten-bankverbindung hergestellt werden kann. Das Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. In die Sample.mdb  wurde die sample.csv  als verknüpfte Tabelle eingebunden. Der Vorteil ist, dass ein direktes Arbeit in der Daten-bank nicht notwendig und ein versehentliches Ändern der Datenbank ausgeschlossen ist. Die Datei Access_Sample.xls stellt die Verbindung zur Datenbank her und stellt Ihnen eine Auswahlbox zur Verfügung, um einzelne oder mehrere Datensätze mit einmal zu mergen. Die Datei Excel_Sample.xls stellt die direkt Verbindung zur csv-Datei her, für den Fall, dass Sie nicht mit Access arbeiten möchten. Die Auswahlbox steht Ihnen auch hier zur Verfügung. Damit die Excel-Datei richtig funktioniert müssen Macros und auto-matische Datenaktualisierung aktiviert werden. Die Excelarbeitsmappen beinhalten drei Arbeitsblätter, zu deren Ein-zelheiten wir später kommen. Beginnen wir erstmal mit der Änderung bzw. Ergänzung der Daten. Dazu schließen Sie bitte erst einmal alle evtl. noch offenen Dateien.
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Seite 7 Einlesend ref fdD-taiee(alrinb Aduin Angseccnu sxE d lecuTot attrp ür .eBmiS onverterft fdf-C( surebünelldoM -mrtü)enas dta S-foC ndf eed niSanueim mter nver red neguezrE )ntearSti teDav-cstnieegar  .nhcöMzeLiscnzüshll senid meS eiI rh eSie ein Fenster e ,thcin netlahrist errin en Wt.erti mebigts ser das, obgram Prollvo Fererrtn  iC-fdevnoiw lf dresem Falr. In dinoS äpeted nuBttf aue Sin keickl ,nenrel nennek nmalt ei ersrammrPgoad siS eet ntensi-ExDateals ähgnnaegsc voi n, eiatldelQur de driw sgnidrellachlagenen vorgess noednr naNem,nmeehSin  Üt.rnbehcined tib e ette niblxoezciV re hochnisd wäh unleshcew ni eiS nat Der dahswaueilp.esc.vI  meBerich Feld Optionenelhsla eiZ id lvoe anrhnedeam snI negiröheguz mded unn meNad elneF i rhm tidlree Fe allrdenn wessuAilhc thc sadrm eliögzibeenehitnoE ni .iD epOgelistethalt aufint chnisv cie dredleF e nedrew  Deamen.iertktivv noßene daNF leicpernheer dat Dz saelieiewns est. Wichtig für dD-taiee pxroitretäliget ktunnaioeba im rrats,tetnschränkt der Ei selidlgnu,gd sar deel Fervih icdrew trehciepseght freicdas en; otir suTeiesrüd a la .sue sEhcsrnteiun nas dig eneltciehA briestfenster. Zunächsm driw tefliH tiat Der dwaus-Aei xidlhoble l euQDatefdf-sgesi auua sed m eibtt eählen Siucht – waD e iettad id aiczeishnteUnerrveitsrel evtrC-no fdfdf. ey.fmickdleF ned tetsil nd ueiat Dseie dhalt aller Feldeanem nnu deFdlniir waud matosctiua r  .f slAleiZgesc voren. hlagenc  hietaievsD-tienidt t mih scetaD reDsi emanimit der geht es iefnca hosdnre snnkaBe. er wn desitatreia ssmoturozeer Pdieswie el ,pseiB ieeterei wie Senndfir etrevnoC-fdf  mu.nI  maHdnubhcz usammen zu fasseeid fdf taD-z nein echfast is, ep-els ma .oSc.vssätzaten dere inztej eiSD fnüf tst iightn beha, ne .itrevnre tokDaf-ieteinn in eA meiebrcssttirhg vielen (gleicha fuegabtune )df Vteetplhniczeertim essiibeileb -facMehrwahlhaus eök .iSk monnneenckli K).al Mentiewz mieb tsre  weratenie Dnd dtru S ata fuS eiat D aenennnie Sneguök , uenezre, klappttiviereninhc tkahnnäeg nkA .negnnereivitDad unt häann tee niS eiet i eaD bei Siewennde (O neoitpefsnredl send ine diidbeaptlnebürecsrhfi Feldnamen als S hien conaezsaG  fdf der mitnmalydnaS nov ietaD-ic resll annWe.  eigtln  slgiehc auch füatürlichbnet.knaid raD e Sen diero Perbii noDateinmach e .iS lnasset eümn neein atnsteDah rhem zaD .nebaden in csv-Dateineg sehcirbene .ch Senauie Sic sej h tzt eid-vsc