SSL Field Unit Audit Final Report v2-f
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AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU SAGUENAY ―ST-LAURENT RAPPORT FINAL FÉVRIER 2005 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Saguenay ―St-Laurent TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE...............................................................................................................................3 1 VUE D’ENSEMBLE..........................................................................................................6 1.1 CONTEXTE......................................................................................................................... 6 1.2 ObjectiFs ET PORTÉE ...................................................................................................... 6 1.3 MÉthodologIe ...................................................................................................................... 7 1.4 ÉNONCÉ D’Assurance 8 1.5 Conclusion........................................................................................................................... 8 2 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS............................................................9 2.1 cadre de contrôle de la gestion ........................................................................................ 9 2.2 recettes................................... ...

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AGENCE PARCS CANADA     VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L UNITÉ DE GESTION DU SAGUENAYST-LAURENT      RAPPORT FINAL     FÉVRIER 2005 
Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation
Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion du Saguenayne tS-taLru  
TABLE DES MATIÈRES
 SOMMAIRE...............................................................................................................................3 1 VUE D ENSEMBLE..........................................................................................................6 1.1 CONTEXTE......................................................................................................................... 6 1.2 ObjectiFs ET PORTÉE...................................................................................................... 6 1.3 MÉthodologIe...................................................................................................................... 7 1.4 ÉNONCÉ DAssurance...................................................................................................... 8 1.5 Conclusion........................................................................................................................... 8 2 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS............................................................9 2.1 cadre de contrôle de la gestion........................................................................................ 9 2.2 recettes...............................................................11................................................................ 2.3 passation de marchés...................................................................................................... 13 2.4 cartes dachat.................................................................................................................... 16 2.5 paiements aux fournisseurs............................................................................................ 18 2.6 dépenses liées aux voyages........................................................................................... 20 2.7 inventaire........................................................................................................................... 22 3 RÉPONSE DE LA DIRECTION....................................................................................24   Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation lors de la réunion du 27 juin 2005. 
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 Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion du Saguenayntre Stau-L  
CONTEXTE LAgence Parcs Canada (APC) procède à lheure actuelle à une série de vérifications cycliques dans les unités de gestion, les centres de services et le bureau national afin dexaminer les principales pratiques financières et administratives et procédures de gestion. Les vérifications visent principalement à sassurer du respect des politiques et des pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et lAPC. La vérification réalisée à lunité de gestion du Saguenay--Saint-Laurent (SSL) sinscrivait dans ce programme de vérifications cycliques.
OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de cette vérification consistaient à vérifier si une diligence raisonnable est exercée dans les principaux processus de gestion de lunité de gestion SSL et si les processus et les mécanismes de contrôle en place permettent dassurer le respect des politiques et des pratiques du SCT et de lAPC. Cette mission de vérification concernait les secteurs financiers suivants : les recettes; la passation de marchés; lutilisation des cartes dachat; les paiements aux fournisseurs; les dépenses liées aux voyages; et les inventaires. La vérification portait sur la période du 1ermars 2004 ainsi que sur lexerciceavril 2003 au 31 courant.
MÉTHODOLOGIE La méthodologie utilisée dans le cadre de la vérification consistait en un examen des documents de référence pertinents, en des rencontres avec le personnel de lunité de gestion SSL et en un échantillonnage des opérations dans les secteurs financiers clés. La visite à lunité de gestion SSL a eu lieu du 10 au 14 janvier 2005 et a été suivie dune entrevue par téléphone le 20 janvier 2005, à cause de la disponibilité limitée du personnel de lunité de gestion SSL.
ÉNONCÉ D ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve recueillis sont suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans ce rapport.
CONCLUSION Dans lensemble, les mécanismes financiers en place à lunité de gestion SSL garantissent la reddition des comptes à légard des opérations financières (recettes et paiements aux fournisseurs); toutefois, on pourrait renforcer le degré de diligence en définissant et en mettant en oeuvre de nouvelles procédures et mesures de  GRVE
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contrôle relativement à la passation de marchés, à la gestion des cartes dachat et aux paiements aux fournisseurs, afin de sassurer dune conformité rigoureuse avec les politiques du Conseil du Trésor et de lAPC.
RECOMMANDATIONS 
Passation de marchés 1. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer quun mécanisme est en place pour vérifier si les opérations liées à la passation de marchés respectent la politique en vigueur, afin de garantir la conformité du processus à la politique du Conseil du Trésor et aux lignes directrices de lAPC concernant la passation de marchés. 2. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer que le personnel concerné reçoit une formation adéquate sur lapprovisionnement et que lunité de gestion se tient au courant des principales politiques et procédures à respecter pour être conforme à la politique du SCT. 3. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait voir à prendre des mesures de contrôle pour que les paramètres et le calendrier dexécution des marchés soient suffisamment clairs, afin dêtre conforme à la politique du Conseil du Trésor concernant la passation de marchés, particulièrement en ce qui regarde les paramètres.
Cartes d achat 4. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer que le personnel de la section des finances et de ladministration reçoit une formation adéquate sur la gestion, le contrôle et le suivi (tenue dun registre à jour) des cartes dachat et que les titulaires de carte sengagent à observer rigoureusement une politique d'utilisation des cartes dachat en leur faisant signer, quand ils reçoivent leur carte, un accusé de réception et une reconnaissance de leurs responsabilités. 5. Après la formation mentionnée ci-dessus, le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer quon élabore des procédures de suivi et des mécanismes de contrôle des cartes dachat conformes à la politique du SCT et quon les met en uvre de manière à s'assurer que les titulaires de carte respectent les règles en vigueur.
Paiements aux fournisseurs 6. Le directeur devrait sassurer que, lorsque le gestionnaire, Finances et administration le remplace, le pouvoir exercé aux termes de larticle 33 est transféré à une entité compétente comme le bureau de la région du Québec et
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que les mesures de sécurité connexes du SAP sont ajustées pendant cette période ou quun mécanisme de contrôle équivalent est prévu pour que la politique du Conseil du Trésor soit respectée.
Dépenses liées aux voyages 7. Le directeur devrait sassurer que des mesures de contrôle financier sont en place afin que, conformément à la politique du Conseil du Trésor, la signature exigée par larticle 34 soit obtenue avant le paiement des dépenses liées aux voyages.
Inventaire 8. Le directeur devrait envisager de mettre en oeuvre des mesures de contrôle adéquates pour garantir lintégrité de la base de données dinventaire et, en conséquence, lexercice dun contrôle sur les biens. 9. Le directeur devrait envisager de mettre en oeuvre un mécanisme de contrôle pour sassurer que les nouvelles acquisitions, sil y a lieu, soient inscrites automatiquement dans linventaire, que lacquisition résulte dun approvisionnement par contrat ou dun achat réalisé à laide dune carte dachat.
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1 V U E D E N S E M B L E
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1.1 CONTEXTE LAgence Parcs Canada (APC) effectue une série de vérifications cycliques des principales pratiques en matière de finances, dadministration et de gestion utilisées dans lensemble de ses unités de gestion, centres de services ainsi quau bureau national. LAPC compte 32 unités de gestion et 4 centres de services. Les unités de gestion sont des regroupements de parcs nationaux, de lieux historiques nationaux et daires marines nationales de conservation qui sont habituellement situés à proximité les uns des autres. Cette proximité leur permet de partager des ressources de gestion et dadministration. Les centres de services apportent à lAgence un soutien relativement à divers aspects professionnels et techniques. Les directeurs des centres de services et des unités de gestion doivent voir à ce que les politiques, les directives et les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de lAPC soient respectées. Interis Consulting Inc. (Interis) a réalisé la vérification de lunité de gestion du SaguenaySaint-Laurent (SSL) dans le cadre du programme de vérifications cycliques. Lunité de gestion SSL est responsable du parc marin du SaguenaySaint-Laurent, situé au confluent des eaux de lestuaire du Saint-Laurent et du fjord du Saguenay et qui possède une superficie de 1 138 kilomètres carrés. Le parc protège un environnement marin unique ainsi que la topographie du fond marin et le fjord; sa principale attraction est lobservation des baleines. Le parc marin a été créé en 1998 et est géré conjointement par les gouvernements du Canada et du Québec. Il possède deux co-directeurs, dont un vient de lAPC et lautre, de lorganisme provincial équivalent. En pratique, le Québec a une présence minimale au sein du comité de travail et investit peu de ressources dans le parc. Le parc marin fonctionne en grande partie grâce à des partenariats et son comité de coordination comprend des représentants des gouvernements fédéral et provincial, des municipalités de la région et de la collectivité autochtone montagnaise Essipit, ainsi que des représentants du milieu scientifique et des groupes qui se préoccupent de la conservation et de la protection des ressources naturelles ainsi que de léducation et de linterprétation relatives à lenvironnement naturel.
1.2 OBJECTIFS ET PORTÉE Lobjectif de cette vérification consistait à vérifier si une diligence raisonnable est exercée dans les principaux processus de gestion de lunité de gestion SSL et si les processus et les mécanismes de contrôle en place permettent dassurer le respect des politiques et des pratiques du SCT et de lAPC. Pour ce faire, nous avons
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examiné le cadre de contrôle de la gestion en place et traité les secteurs financiers clés suivants : recettes; passation de marchés; utilisation des cartes dachat; paiements aux fournisseurs; dépenses liées aux voyages; inventaire. Cette vérification a porté sur les opérations effectuées durant la période du 1eravril 2003 au 31 mars 2004 et lexercice courant.
1.3 MÉTHODOLOGIE La méthodologie consistait en une visite sur place à lunité de gestion SSL et incluait les activités suivantes : un examen des documents pertinents, notamment le Plan dexploitation viable de 2003-2004 à 2007-2008, lorganigramme, les principes de gestion des ressources financières de lAPC, le diagramme des pouvoirs de signature des documents financiers de lAPC, les politiques du SCT et lAPC concernant les processus financiers clés mentionnés ci-dessus et des rapports financiers préparés par le gestionnaire, Finances et administration; des entrevues avec la direction et le personnel de lunité de gestion SSL responsable des processus financiers clés; lexamen dun échantillon dopérations dans chaque processus financier clé. Une fois le travail sur place terminé, nous avons informé le directeur de lunité de gestion SSL de nos premières constatations. Nous avons formulé nos constatations et nos recommandations conformément au système de notation ci-dessous :
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Système de notation utilisé pour le rapport  InsatisfaisantLes contrôles ne fonctionnent pas et/ou des activités  frauduleuses ont été constatées, qui ont ou auront un impact  sur les états financiers et les activités de lAgence.  Lenvironnement de contrôle laisse à désirer et/ou sest Améliorations détérioré depuis la dernière vérification et nuit à latteinte des importantes nécessaires objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates simposent pour corriger les lacunes constatées en matière de contrôle.  trôles sont en lace et fonctionnent; cependant, Aémélsiosraaitrieosn s moyennes pCleurstiaeiunrss  cpornoblèmes importpants ont été constatés et risquent de n ce compromettre latteinte des objectifs du programme ou les objectifs opérationnels. Légères améliorations Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu; nécessaires cependant, certaines modifications mineures simposent pour rendre lenvironnement de contrôle plus efficace. contrôles fonctionnent comme prévu et aucune aut Contrôlé Les re mesure ne simpose pour linstant.  
 
1.4 ÉNONCÉ D ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve recueillis sont suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans ce rapport.
1.5 CONCLUSION Dans lensemble, les mécanismes financiers en place à lunité de gestion SSL garantissent la reddition des comptes à légard des opérations financières (recettes et paiements aux fournisseurs); toutefois, on pourrait renforcer le degré de diligence en définissant et en mettant en oeuvre de nouvelles procédures et mesures de contrôle relativement à la passation de marchés, à la gestion des cartes dachat et aux paiements aux fournisseurs, afin de sassurer dune conformité rigoureuse avec les politiques du Conseil du Trésor et de lAPC.
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2 O B S E R VAT I O N S E T R E C O M M A N D AT I O N S
2.1 CADRE DE CONTRÔLE DE LA GESTION Contrôlé Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne simpose pour linstant.  
P O U R A N T E SR A T I Q U E S C En matière de gestion financière, lunité de gestion se réfère aux politiques de lAPC. Le diagramme des pouvoirs de signature des documents financiers de Parcs Canada est appliqué à lunité de gestion. Les gestionnaires interrogés ont confirmé que les nouveaux employés avaient reçu une formation pendant la période visée. Un nouveau programme de formation sur lapprovisionnement est en cours délaboration et sera mis en oeuvre au printemps de 2005. Le commis aux finances occupe son poste depuis deux ans et a reçu une formation de deux jours sur le SAP à Québec. Une personne-ressource à Québec offre un soutien continu à la section des finances. Lagent dapprovisionnement et le gestionnaire, Finances et administration sont à lemploi de lunité de gestion SSL depuis 12 ans. La section tient à jour, à titre de manuel de référence, un classeur contenant les directives, les politiques et les courriels qui se rapportent aux procédures. Les gestionnaires se fient aux services et à lexpertise de la section des finances et de ladministration. Le comité de gestion se réunit régulièrement, environ une fois par mois, et les gestionnaires assistent à ces réunions. Le comité examine la planification de lunité de gestion SSL, le rendement obtenu par rapport aux objectifs, les questions opérationnelles, les mises à jour et les activités. Le procès-verbal des réunions est affiché à lintention de lensemble du personnel. Bien quil ny ait pas de cadre de gestion des risques en place à lunité de gestion SSL, le plan d'affaires (nommé « plan dexploitation viable ») définit les principaux problèmes ainsi que les pratiques et les stratégies à adopter pour les atténuer. Le processus de planification des activités mis en application présentement est une initiative récente à Parcs Canada et la direction le qualifie d« excellent mécanisme » pour déterminer la situation courante, définir les problèmes, établir les priorités et élaborer des stratégies afin de faire des progrès. Le budget de lunité de gestion SSL au titre du fonctionnement et de lentretien (F & E) est de 2 millions dollars environ, dont 1,2 million pour les salaires et 0,8 million pour les produits et les services. Lunité de gestion SSL investit chaque année environ 800 000 $. Le budget des immobilisations est établi pour une période de cinq ans. On met à jour le plan dactivité quinquennal chaque année afin de tenir compte des projets et des budgets de lexercice courant et de fixer des cibles pour les années subséquentes.   
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 Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion du SaguenaySt-Lnt aure  Le budget est mis au point en même temps que le plan d'affaires (« plan dexploitation viable »). Au début de lexercice, les gestionnaires (« chefs de section ») définissent leurs besoins pour lannée aux postes du fonctionnement et de lentretien et des dépenses en immobilisations, à lintérieur dune enveloppe budgétaire. Le directeur demande des explications aux gestionnaires et prend la décision finale quant aux sommes allouées aux différentes sections. Le gestionnaire, Finances et administration joue un rôle de coordination à légard de lexercice de planification budgétaire, mais il nest pas habilité à effectuer une analyse critique. Les gestionnaires sont tenus responsables de la réalisation des résultats prévus relativement à leur budget et ils doivent justifier les écarts éventuels. Des rapports sur les écarts sont publiés en août (à lusage exclusif de lunité de gestion SSL) ainsi quen septembre, en décembre, en janvier, en février et en mars. À lunité de gestion, on considère les rapports sur les écarts comme la pierre angulaire de lobligation de rendre compte. Les gestionnaires ont indiqué quils demandent des rapports de dépenses plus souvent que cela est exigé afin de sassurer quils contrôlent les dépenses en prévision de lexamen des écarts. Lévaluation du rendement constitue un point de contrôle additionnel de la reddition des comptes et comporte un contrat (entre les gestionnaires et le directeur) relatif au rendement et aux réalisations. Bien que les évaluations du rendement aient normalement lieu chaque année, de nombreux événements, comme la grève, ont entraîné des retards à cet égard. On a donc décidé deffectuer deux évaluations du rendement portant sur 18 mois et de reprendre ensuite les évaluations annuelles. En plus du plan d'affaires, des rapports sur les écarts, des procès-verbaux des réunions du comité de gestion et des évaluations du rendement, les rapports suivants sont également préparés : Réalisation de la fin de lannée et Rapport dévaluation de la fin de lannée. Lunité de gestion SSL possède des plans de secours pour les systèmes critiques. On fait une copie de sauvegarde du serveur une fois par semaine et une copie de sauvegarde du SAP chaque jour à lextérieur du site, et les dossiers papier font lobjet dun suivi. Aux fins de sécurité, lunité de gestion SSL possède un coffre-fort où elle range les chèques, la petite caisse et dautres articles. Trois personnes ont accès au coffre-fort. Lune delles gère toutes les clés. Tous les employés ont la clé de limmeuble et connaissent les heures de fermeture. Le matériel marin de lunité de gestion SSL est rangé dans un entrepôt commercial en hiver et dans une marina commerciale en été. Il ny a pas de système dalarme au bureau de lunité de gestion. Les véhicules de lAgence sont garés dans un parc de stationnement public et non à lintérieur dune enceinte fermée.
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OB S E R V A T I O N S Le cadre de contrôle de la gestion en place à lunité de gestion est généralement adéquat pour assurer lintendance des ressources (ressources financières, ressources humaines, installations et systèmes de technologie de linformation). La vérification a permis de déceler quelques lacunes concernant la gestion des cartes dachat, la passation de marchés, les paiements aux fournisseurs et la gestion de linventaire. Ces lacunes sont examinées en détail dans les sections ci-dessous et sont suivies de recommandations. En ce qui concerne la sécurité, les faits suivants ont été observés : Lunité de gestion loue de lespace à la commission scolaire locale dans un immeuble annexé à lécole élémentaire. Celui-ci se trouve au centre de Tadoussac. Les locaux sont protégés par des verrous et le personnel a convenu dune procédure pour fermer les portes à clé, procédure qui semblait faire partie intégrante des tâches quotidiennes au moment de la vérification. Lorsque lunité de gestion SSL a emménagé dans cet immeuble, la direction de lunité de gestion a demandé au représentant de la gestion des installations de TPSGC de la région du Québec sil était nécessaire dinstaller un système dalarme. TPSGC lui a répondu que cela ne constituait pas une obligation et quelle devrait évaluer le risque et agir en conséquence. On na signalé aucun incident de vandalisme, deffraction ou de vol et, compte tenu de léloignement de la collectivité et de la valeur des biens sous gestion, la direction a jugé que le risque était faible (il est peu probable quun événement du genre survienne et, le cas échéant, les conséquences ne seraient pas importantes). Elle a donc choisi de ne pas faire installer de système dalarme. Il semble donc que la direction de lunité de gestion SSL a agit avec une diligence raisonnable dans sa gestion des ressources de lunité de gestion SSL et de la sécurité de ses installations.
RE C O M M A N D A T I O N  : Aucune
2.2 RECETTES Contrôlé Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne simpose pour linstant.  
P O U R A N T E SR A T I Q U E S C Le fonctionnement de lunité de gestion SSL repose en grande partie sur des partenariats avec les organisations des comtés ruraux (les MRC), dans le cadre dententes de collaboration. Les partenaires exécutent des programmes au nom de
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