Épisode n° 8 - Le traitement de texte : des fonctions annexes peu exploitées, et pourtant bien utiles

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Épisode n° 8 – Le traitement de texte : des fonctions annexes peu exploitées, et pourtant bien utiles

Publié le : dimanche 30 décembre 2012
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Savoir compter, savoir conter
Épisode n° 8 – Le traitement de texte : des fonctions annexes
peu exploitées, et pourtant bien utiles
! Daniel Temam*
usage du traitement de texte per si nécessaire, et surtout de sup- et, une fois qu’on a compris son fonc-L’ tionnement, son utilisation est très s’est généralisé. Les utilisateurs primer d’éventuels enchâssements.
simple. Le rapport coût-avantage est connaissent désormais les fonctions
Vous pouvez même choisir le seuil à alors excellent.de base des logiciels tels que Word,
partir duquel une phrase sera repérée pour ne citer que le plus utilisé. Mais
Le mode plan permet de désigner comme longue ; 25 mots semblent un leurs fonctions annexes sont peu
des parties de votre texte comme des bon compromis.connues. Elles facilitent pourtant la
titres ou des sous-titres. Plusieurs mise au point et la présentation des
niveaux sont possibles, jusqu’à huit ! textes.
Mais il est peu probable que vous Faire appel au correcteur
ayez un jour besoin d’un aussi grand Cet article est consacré à quelques- grammatical
nombre de niveaux.unes de ces fonctions annexes, par-
ticulièrement utiles, de Word. Il les Word comporte un correcteur ortho-
Vous pouvez ensuite bien sûr, comme présente et s’efforce de montrer l’aide graphique, très utilisé, mais aussi
vous le feriez pour n’importe quelle qu’elles apportent. Pour leur mise un correcteur grammatical, qui l’est
autre partie du texte, modifier ces en œuvre effective, les explications moins. Il est pourtant très performant
titres, ainsi d’ailleurs que les changer nécessaires figurent dans l’aide de pour repérer en particulier les fautes
de niveau (sous-titre devenant un
Word, ou encore dans les manuels de d’accord. Mais son usage est un peu
titre, ou inversement).
présentation de ce logiciel. fastidieux : il suggère de nombreuses
erreurs qui, en fait, n’en sont pas. Il Ainsi, pour un Insee Première, vous
vaut donc mieux attendre, pour le désignez comme titre, de niveau 1,
mettre en œuvre, d’avoir une version Repérer les phrases les intertitres. Vous n’aurez plus alors
quasi définitive du document que longues besoin de vous préoccuper de les
vous préparez. mettre en gras, ce sera fait automa-
Comme il a été dit dans l’épisode 2 tiquement. En outre, vous serez sûr
Cela dit, c’est ce même correcteur qui de cette rubrique (Courrier des statis- qu’un intertitre ne sera jamais en bas
signale les phrases longues. En prati-tiques n° 113-114, janvier-juin 2005), d’une page : Word change automa-
que, il est donc préférable de le faire les phrases longues sont générale- tiquement de page après un titre de
passer une première fois assez tôt, ment à éviter. Elles contiennent sou- n’importe quel niveau, s’il n’y a pas
surtout pour repérer les phrases lon-vent deux idées ; il faut alors se la place pour encore au moins deux
gues, puis une deuxième fois quand demander s’il n’est pas préférable lignes du paragraphe suivant.
le texte est au point, pour corriger de faire deux phrases. Pire, certai-
d’éventuelles fautes de syntaxe.nes phrases longues recèlent des Par ailleurs, il vous est possible de
« enchâssements », qui gênent la n’afficher sur votre écran que les
compréhension. Elles doivent alors intertitres, sans le texte qui les accom-
être réécrites. pagne. Cela permet de voir s’ils s’har-Utiliser le mode plan
Or, Word vous permet justement de Word comporte un mode plan. Cet
* Article publié dans le n° 123, janvier-avril 2008.
repérer les phrases longues. Vous ne outil est une aide pour la rédaction et Au moment de la rédaction de cet article, Daniel
risquez donc plus d’en laisser échap- Temam était chef de la division Rédaction des pour la présentation des documents.
publications au sein du département de l’Offre
per par inadvertance. À vous ensuite Cette aide n’est pas certes considé-
éditoriale de l’Insee, et en particulier rédacteur
d’examiner ces phrases, de les cou- rable. Mais l’outil est facile à maîtriser en chef d’Insee Première.
Courrier des statistiques, Hors-série, décembre 2009 33Daniel Temam
monisent bien entre eux. Cela vous ces modifications en tant que telles. que nécessaire. Le gain de temps
permet aussi de visualiser votre plan, Le texte apparaîtra à l’écran sous est d’autant plus important que l’ex-
ce qui est particulièrement précieux sa nouvelle forme, les modifications pression est longue et qu’elle revient
quand vous vous demandez s’il res- étant ou non explicites, à votre choix. souvent.
pecte bien le principe de la pyramide La faculté de ne pas afficher explici-
inversée (épisode 4, Courrier des sta- tement les modifications est très utile Une fois enregistrées, les insertions
tistiques n° 117-119, année 2006). quand elles sont nombreuses, car elle automatiques peuvent être utilisées
permet de bien visualiser le résultat pour tous vos documents.
Dans le cas d’un texte plus long, obtenu.
définir plusieurs niveaux de titres pré-
sente bien sûr les avantages décrits Cette fonction est surtout utile pour Choisir son mode
précédemment. Mais, avantage sup- les relectures. Lorsqu’un texte a été d’affichage
plémentaire extrêmement important, revu par un relecteur, l’auteur peut
vous pouvez générer automatique- prendre connaissance sans difficulté
Word vous donne la possibilité d’af-
ment une table des matières. Et ce des modifications introduites. Mais ficher des barres d’outils. Elles facili-
n’est pas tout : une fois générée, elle est utile aussi pour un auteur
tent l’accès aux fonctions, mais elles cette table peut être mise à jour qui met au point son propre texte. Il
réduisent la place disponible pour le automatiquement, aussi souvent que peut ainsi apporter des modifications
texte proprement dit.nécessaire. qui lui semblent l’améliorer, tout en
gardant la faculté de revenir aisément Pour cette raison, il est intéressant de Par ailleurs, visualiser votre plan est
en arrière si, en revoyant ces modi- limiter le nombre de barres d’outils d’autant plus utile que votre texte est
fications, elles ne lui paraissent pas
affichés, voire de les supprimer com-long. Vous pouvez faire apparaître satisfaisantes.
plètement. Il faut certes, en contre-seulement les titres de niveau 1, ou
partie, mémoriser les touches don-les titres de 1 et 2,
nant accès aux menus. Le gain en ou encore tous les titres de niveau 1 Insérer des commentaires confort de travail justifie largement ce ainsi que les titres de niveau 2 d’une
petit effort, sauf pour les utilisateurs seule partie.
Word vous permet d’insérer des com-
les plus occasionnels.
mentaires dans vos documents. Vous
Vous pouvez ainsi être toujours bien
pouvez ainsi, sans surcharger le corps
au clair sur la structure de votre docu- Word vous permet par ailleurs de
du texte, noter des réflexions ou des
ment, ce qui est indispensable si vous fractionner un document, ce qui faci-
pistes de travail.voulez qu’il soit bien structuré. lite le déplacement de morceaux de
texte à l’intérieur d’un document. De
Les commentaires sont encore plus Petit avantage supplémentaire, si même, Word permet de visualiser
utiles pour les relecteurs : ils leur per-vous souhaitez modifier votre plan, simultanément sur votre écran deux
mettent d’expliquer les raisons des vous pouvez, grâce au mode plan, documents différents, ce qui permet
modifications qu’ils proposent, ainsi déplacer très facilement une partie de cette fois de récupérer un morceau
que toutes les réflexions que le texte votre texte, en limitant au minimum de texte dans un document pour l’in-
leur inspire.le risque d’erreur. Par ailleurs, vous tégrer dans l’autre.
pouvez passer de l’affichage en mode
[Attention : avec les options standard plan à l’affichage en mode normal, et Enfin, si les caractères d’un docu-
de Word, les commentaires n’appa-vice versa, à votre convenance. ment vous paraissent trop petits, ou
raissent généralement ni à l’écran ni à
trop grands, vous pouvez « zoomer »
l’impression. Pour qu’ils le fassent, il [Si le document Word doit ensuite être
dans un sens ou dans l’autre pour
faut modifier ces options.]récupéré pour être maquetté avec le
leur donner la taille qui vous convient
logiciel Ventura, il faut au préalable
le mieux.
repasser les titres en texte normal, ce
qui se fait d’ailleurs très rapidement. Se servir des insertions
Par ailleurs, une table des matières automatiques
Connaître la longueur créée dans Word n’est pas directe-
Dans la majorité des textes, certai- des documentsment utilisable dans Ventura.]
nes expressions, directement liées
Pour de nombreuses publications, au sujet traité, reviennent fréquem-
des consignes vous sont données en ment. La fonction « insertion automa-Mettre en œuvre le mode
tique » vous permet d’éviter d’avoir matière de longueur. Word vous aide modifications
à taper chaque fois l’intégralité de à les respecter, en vous permettant
de connaître à tout moment la lon-Word comporte un mode modifica- l’expression. Il suffit de lui donner
tions. Il permet, quand vous ajoutez un nom, d’une ou deux lettres, et de gueur de votre texte. Mais il faut faire
ou supprimez du texte, de mémoriser taper ensuite ce nom chaque fois attention à quelques petits pièges.
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Word affiche deux nombres de carac- – les commentaires, pour insérer des En résumé
tères, « espaces non compris » et remarques ou des réflexions ;
« espaces compris ». Les consignes
de longueur sont en principe relatives Ne négligez par les fonctions annexes – les insertions automatiques, pour
au nombre de caractères « espaces de Word : s’épargner quelques frappes ;
compris », ce qui est plus logique : il
indique avec une meilleure précision – les diverses possibilités d’affichage, – le correcteur grammatical, pour
la place qu’occupera le texte. C’est pour éviter les écrans encombrés et repérer les phrases longues et certai-
donc ce nombre qu’il faut prendre en les caractères trop petits ;
nes coquilles ;
compte.
– le décompte des caractères,
S’il y a des tableaux intégrés dans un – le mode plan, pour examiner plus pour ne pas rédiger des textes trop
document, Word tiendra compte des facilement la structure de vos docu- longs. n
caractères inclus dans ces tableaux. ments et régler certains problèmes de
Il faudra donc soustraire leur nombre.
présentation ;
Par ailleurs, si vous utilisez le mode
modifications, il faut afficher à l’écran
– le mode modifications, pour garder le texte sans modifications explicites
trace des modifications tant que c’est pour que le calcul du nombre de
caractères soit correct. nécessaire ;
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