L'essentiel de la note de synthèse - 7e édition

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Ce livre présente en 5 étapes, développées de manière synthétique et rigoureuse, l’ensemble de la méthode que l’étudiant doit mettre en œuvre pour réussir l’épreuve sur dossier, l’épreuve la plus originale de nombreux cursus et aux concours de la fonction publique.

C’est également une épreuve redoutable et redoutée par tous. Et pourtant, il s’agit d’une épreuve très objective qui n’exige aucune connaissance spécifique mais seulement une méthode. Ce livre la développe avec de nombreux conseils et des exemples.


- Étudiants des principaux cursus universitaires

- Étudiants des instituts d’études politiques

- Étudiants des instituts de préparation à l’Administration générale et des candidats qui préparent l’entrée dans un CRFPA ou à l’ENM

- Candidats aux concours des 3 fonctions publiques (État, territoriale, hospitalière)


Michel Deyra est docteur en droit, directeur de l’IPAG de Clermont-Ferrand (1996-2006), professeur associé à l’ESM de Saint-Cyr Coëtquidan (1999-2004), chargé de cours à l’EOGN et à l’ENSP.

Publié le : lundi 1 juillet 2013
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EAN13 : 9782297036061
Nombre de pages : 88
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Les
épreuves
sur
dossier
Dans les concours administratifs, les épreuves sur dossier se déclinent en de nombreuses variantes qui vont de la note de synthèsestricto sensuau procèsverbal, en passant par la note administrative, le rapport, la circulaire, lins truction, la lettre administrative, la note de synthèse juridique, la note assortie de propositions, voire la dissertation à partir dun dossier. Malgré ces dénominations diverses, les caractères généraux de ces épreuves sont quasiment similaires et un traitement méthodologique commun peut leur être appliqué. Dans tous les cas, il est demandé aux candidats de répondre à un sujet en sélectionnant les informa tions pertinentes contenues dans un dossier.
CHAPITRE 1
Ces épreuves correspondent à une réalité professionnelle : en effet, dans ladministration, lapti tude à synthétiser un flot dinformations délivrées en vrac est une qualité primordiale. La synthèse permet ainsi au destinataire, tout en lui épargnant la lecture de lensemble du dossier, de se faire une opinion et de préparer sur un sujet précis telle ou telle décision ou intervention, à partir du moment où linformation est clarifiée, notamment avec un plan apparent. Cest donc à la fois une épreuve générale et administrative : générale parce quelle ne fait appel à aucune connais sance spécialisée mais aux seuls matériaux écrits mis à la disposition des candidats ; administrative parce quelle correspond à lexercice que les fonctionnaires (et autres) sont amenés à faire tous les jours : la « réécriture » de textes longs et obscurs pour des élus, des supérieurs hiérarchiques, des subordonnés, des administrés. Parmi toutes les variantes possibles de cette épreuve, il convient de distinguer celles qui correspon dent à la note de synthèse objective de celles qui sen éloignent.
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LESSENTIEL DE LANOTE DE SYNTHÈSE
Note de synthèse
Il sagit de la rédaction en un temps limité dun texte de 4 à 6 pages à partir des différents éléments dun dossier tournant autour dun même sujet : articles de doctrine, lois, décrets, articles de presse, circulaires, décisions de justice, tableaux... représentant de 20 à 40 pages. Le nombre de documents est variable mais jamais inférieur à 2 ; le dossier est plus ou moins épais selon la catégorie du concours et le choix du jury, mais 40 pages de textes aérés, abondamment illustrés et daccès facile sont parfois préférables à 20 pages de textes denses et très techniques. Dans tous les cas,il est demandé au candidat détablir un document froid et impersonnel qui a pour objectif de faire le point sur une question, afin que le destinataire de la note ait connaissance, dune manière claire et précise, de lessentiel du dossier et puisse éventuel lement prendre toute décision utile. Dans les concours de la fonction publique, la note de synthèse correspond en réalité à trois épreuves différentes : La note de synthèsestricto sensu Elle porte sur les problèmes politiques, économiques, sociaux et culturels de la France ou du monde contemporain (ex. : illettrisme, santé, troisième âge, monde rural, démographie, liberté dexpression, droits de lenfant, ville, problèmes éthiques, nomadisme, lutte contre le tabagisme, etc.). Cest essentiellement une aide à linformation par lexposé de toutes les idées du dossier, mais uniquement de cellesci. À signaler une variante malheureuse introduite dans le Concours de Commissaire de Police : la note de synthèse et de propositions à partir dun dossier à caractère général sur un sujet dactua lité. Cette épreuve, inédite, est contestable dans sa formulation car il ne sagit pas dun rapport (avec mise en situation professionnelle) ou dune note administrative qui toutes deux peuvent être assorties de propositions : il sagit dune note de synthèse sur un sujet dactualité. Dès lors, comment faire des propositions ? Depuis 2006, il est demandé aux candidats de donner dans la conclusion, en une quinzaine de lignes maximum, son opinion sur le sujet abordé (la lutte contre le travail illégal des clandestins, la lutte contre le tabagisme, le phénomène des bandes). Cela dénature profondément lépreuve (cf. lobjectivité de la note) et surtout modifie les paramètres de corrections en surévaluant la conclusion !
CHAPITRE1Les épreuves sur dossier
La note, dite aussi note administrative Elle a un caractère professionnel plus marqué, car il sagit dun document interne permettant à deux unités administratives de correspondre entre elles. Les thèmes sont liés à la vie administrative (fraude fiscale, rythmes scolaires, travail au noir, congé parental, garde à vue, statut de lélu, lutte contre le surendettement, gestion du RMI, travail à temps partiel, taxe de séjour hôtelier, etc.). Cest aussi un outil dinformation, mais à partir de la connaissance de lenvironnement professionnel.
Exemple Dans une commune qui ne dispose pas de structures daccueil pour les gens du voyage, il vous est demandé de rédiger pour le maire une note indiquant les données juridiques, sociales et administratives du problème en faisant état des réalisations, expériences et structures exis tant par ailleurs.
Le rapport Adressé à un supérieur hiérarchique, il poursuit une double finalité : informer et aider à la décis ion. Le libellé du sujet demande au candidat de solliciter des instructions ou de proposer des soluti ons.
Exemple Vous êtes chef de la division de lenseignement supérieur au rectorat de X. Sollicité par une collectivité territoriale qui souhaiterait lassociation la plus étroite possible entre une biblio thèque spécialisée duniversité et un important centre de documentation technique municipal non doté de la personnalité morale, le recteur vous demande de rédiger à son intention une note synthétique portant sur lorganisation générale et le fonctionnement des bibliothèques dans les universités françaises, et comprenant des propositions pour répondre à la collectivité.
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Les variantes
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Il y en a au moins sept, et si chacune dentre elles exige une présentation formelle particulière, la démarche méthodologique reste identique car elles poursuivent, dans le cadre dun concours, les mêmes objectifs que la note de synthèse, avec des différences plus ou moins marquées. La circulaire Ce document a pour objet de préciser les modalités dapplication dune réglementation en vue de faciliter le travail des agents d: circulaire relative au port des insignes religieuxexécution (exemple dans les établissements denseignement).
Exemple Vous êtes attaché dadministration et dintendance dans une direction régionale. Vous avez reçu de ladministration centrale des instructions en ce qui concerne lapplication des textes relatifs à la décentralisation. Au vu de ces div ers documents, vous êtes chargé détablir un projet de circulaire destiné aux directeurs des établissements autonomes dépenda nts de votre direction régionale. Vous aurez soin dinclure dans cette circulaire toutes les informations susceptibles daider les directeurs à faire face à la nouvelle situation administrative.
Linstruction Assez proche de la circulaire (qui renseigne), ce document (qui prescrit) a cependant un caractère plus contraignant puisque son objet est de fixer les règles, mécanismes et modalités dapplication de textes législatifs et réglementaires (exemple : instruction relative à la mise enœuvre des intérêts moratoires). La lettre administrative En forme administrative (lettre échangée entre deux administrations) ou en forme personnelle (document externe), il sagit dun document succinct par lequel ladministration répond à une question posée au vu dune situation exposée dans le sujet et de la réglementation contenue dans le dossier (exemple : loctroi dune prime de déménagement à un fonctionnaire).
CHAPITRE1Les épreuves sur dossier
Exemple Secrétaire dadministration et dintendance dans un établissement pénitentiaire, vous êtes chargé, par votre directeur, de rédiger un projet de réponse à une demande de renseigne ment concernant le concours de recrutement déducateur de ladministration pénitentiaire. Vous donnerez également des éléments dinformation sur le déroulement de carrière dans le corps concerné.
La note de synthèse juridique Cette variante de la note de synthèse sanalyse davantage comme une épreuve de spécialistes où le candidat doit montrer son aptitude à manier des concepts juridiques, à confronter et exploiter des textes législatifs, réglementaires, des décisions jurisprudentielles. Il conviendra alors de tenir compte de la hiérarchie des normes, des retraits ou abrogations possibles, et de la hiérarchie des tribunaux, des annulations, appels et cassations éventuels (exemple : les vices du consentement et les contrats par lassitude). Les risques de piègestextes législatifs qui se contredisent et décisions jurisprudentielles contradictoiressont fréquents. À rapprocher de la note de synthèse juridique, la note à partir de textes législatifs ou réglemen taires où il convient de dire le droit par rapport à un cas concret énoncé dans le sujet. Le procèsverbal Il sagit le plus souvent dun compterendu des débats dune assemblée statutaire ou réglemen taire (ex. : procèsverbal dune réunion dun conseil municipal). Cette épreuve, peu fréquente, existe dans certains examens professionnels de la fonction publique territoriale. La note de synthèse suivie dune note de propositions Cette épreuve, que lon rencontre de plus en plus fréquemment, a une durée, en général, de 4 heures, et la répartition des points (128 ou 119) est indiquée. En tenir compte pour la réparti tion du temps, et prendre en considération le fait que le correcteur a plus de « marges de manœpour évaluer dans la partie propositions que dans la partie note de synthèse.uvres » à partir La dissertation « » dun dossier Cette épreuve est dabord une épreuve de culture générale, avec les idées personnelles du candidat. Mais il faut aussiet surtoutexposer celles du dossier. À noter une nouvelle variante
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de cette épreuve : la note de synthèse dont le sujet est alors ainsi formulé : « A partir, notamment des documents ci joints, faites une synthèse sur le problème de... »
Le fort coefficient en général affecté à la synthèse dans les concours administratifs se justifie par les objectifs de celleci : cest une épreuve professionnelle qui correspondra souvent au travail quotidien du futur fonctionnaire. Elle nest donc pas un simple exercice académique. Il faut substituer au rapport classique « copie dexamenétudiantle rapport « noteprofesseur » fonctionnaire qui est celui de la réalité administrative ;destinataire » cest un test de culture générale, juridique et administrative, car même si les convictions et les connaissances personnelles du candidat ne sont pas sollicitées, les erreurs sur le fond ou les lacunes sont impardonnables ; cest un test dintelligence, car lépreuve permet de vérifier la capacité de compréhension, laptitude à dégager le fil conducteur du dossier, le sens de lanalyse, pour repérer lessentiel et de la synthèse, pour ordonner autour dun plan les choix opérés. Le travail de synthèse consiste à associer des idées, combiner des éléments, regrouper des informations ; cest une rédaction en français et la maîtrise de lécriture doit permettre dinformer vite et bien avec sobriété, précision et concision. Il sagit, non pas dune épreuve de savoir mais dune épreuve de savoirfaire et même de fairesavoir : il faut faire savoir à son correcteur que lon maîtrise parfaitement lexercice. Il ne sagit pas dapprendre une matière mais dadopter une manière par une approche méthodo logique rigoureuse.
Les
qualités
requises
Dans cette épreuve, les erreurs conceptuelles, les oublis et les contresens sont bien évidemment durement sanctionnés. Mais il convient de noter que dans un concours administratif (externe), les candidats sont dans une situation dégalité quasi parfaite (même durée de lépreuve, même dossier, même niveau capaci taire). Aussi la notationet la sélectionse fera surtout sur les qualités formelles de la copie car les qualités propres à la note de synthèse sont la clarté, la conci sion, lobjectivité et le style ; et seule la troisième qualité permet véritablement dévaluer la copie sur le fond.
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La clarté
CHAPITRE 2
Pour être utile à son destinataire, une note de synthèse doit être claire. Dans un concours adminis tratif où les copies sont anonymes et manuscrites, la clarté est en quelque sorte un hommage rendu au lecteur (correcteur). Les paramètres qui doivent être respectés pour satisfaire à cette qualité, évaluée en quelques secondes dès le survol de la copie, sont les suivants.
Une écriture lisible La copie doit être lisible. Il faut donc éviter les écritures qui risquent dêtre perçues comme « anti pathiques » (« pattes de mouches » ou avec de grosses lettresqui, par ailleurs, ne permettent pas dévaluer la concision de la copie), les écritures certes personnalisées mais difficilement lisibles. Si le candidat na pas fait leffort de bien écrire, le correcteur risque de ne pas faire celui de bien lire mais peutêtre celui de sanctionner. Ne pas oublier que lécriture est le premier moyen de communication entre une copie anonyme et un correcteur par définition et par mission peu porter à la mansuétude ; ne pas oublier non plus que le jour du concours, pressé par le temps et
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peutêtre par langoisse de lépreuve, lécriture sera « et, comme la présentation, laccélérée » écri ture traduit le « look » de votre copie ! Et la dernière page, écrite dans la fatigue et la précipita tion, est souvent difficilement lisible, alors même que son contenu est important pour la notation. Une présentation correcte Il convient impérativement de rendre une copie au propre et non pas un brouillon (ratures, gribouillis, abus de blanc correcteur, flèches ou astérisques qui renvoient à loccasion doublis dans la rédaction). La mauvaise présentation est un défaut fréquent des notes de synthèse puisque lon na pas le temps de faire un brouillon (mais un relevé didées) et quil faut rédiger directement au propre. Pour ce faire, il ne faut commencer à écrire une phrase sur la copie que lorsquon en a conçu la fin : cest le meilleur moyen déviter les ratures. Se rappeler que la copie dun concours administratif est juridiquement un document administratif (auquelau passagele candidat a accès, ainsi, et surtout, quau bordereau dannotations) et que lune des caractéristiques dun tel document est sa solennité. Bien évidemment, lécriture et la présentation contribuent à cette « solennité ». Le risque de « points négatifs » sur cet aspect peut être important. Des phrases rythmées Lexpérience montre que plus lon résume, plus lon a tendance à faire des phrases longues (810 lignes). Par définition, ces phrases ne sont pas claires. Il y a une tendance à retarder léchéance du point qui termine une phrase sans doute parce quaprès ce point, le candidat perçoit, plus ou moins consciemment, que cela lui coûtera un effort intellectuel puisqularéamorcer » il faudra « nouvelle phrase avec des mots, ce qui coûte du temps et un effort supplémentaire. Il faut donc sen tenir à des phrases de 23 lignes maximum parce quen termes de communica tion écrite, ce sont les plus faciles à lire. Rythmer ses phrases consiste aussi à rédiger des phrases très courtes de 45 mots, et de préférence en début de paragraphe, dans lesquelles les idéessynthèses seront exprimées, et quelques phrases volontairement longues pour exprimer les idées complexes que lon a eu du mal à cerner. Lors de la notation, le correcteur sera plus influencé par les premières qui lauront marqué que par les secondes quil aura survolées. Il est donc souhaitable de faire un usage pertinent, mais trop souvent délaissé, de la ponctuation.
CHAPITRE2Les qualités requises
Une ponctuation pertinente Si la ponctuation permet la « respiration » de la phrase, elle peut traduire pour certains correcteurs la « gestuelle » de votre rédaction. Aussi : certaines ponctuations sont à conseiller : le point à la ligne qui met fin à une idée, ce qui implique de rester dans le même paragraphe dès lors que l; laon est dans la même idée virgule qui permet une courte pause pour coordonner plusieurs éléments de même fonction ou détacher un mot ou un groupe de mots ; le pointvirgule qui permet de faciliter la lecture dune phrase trop longue en séparant des parties déjà subdivisées par une virgule ; les deux points qui traduisent eux aussi un effort de synthèse et une volonté de clarté des candidats lorsquils sont employés pour introduire une énumération ou une explication ; d: les parenthèses dont on peut user mais dont on ne doitautres sont à éviter, sinon à bannir pas abuser car elles alourdissent les phrases et compliquent la lecture, même si elles sont très pratiques car elles dispensent souvent dune rédaction plus élaborée ; les points dinterrogation qui sont généralement la négation de lépreuve de synthèse qui doit donner des solutions au destinataire et ne pas lui poser de questions ; les points dexclamation qui nont pas leur place dans une rédaction administrative car ils soulignent un propos souvent trop excessif et qui ne convient pas au style administratif requis dans cette épreuve ; les points de suspension qui appa raissent souvent comme un artifice maladroit ou une solution de facilité désinvolte qui en réalité ne donnent pas linformation précise au destinataire, mais traduisent une emphase, ou une interruption volontaire pour marquer une réticence ou interrompre une énumération ; les guille mets que le candidat place sur ses propres mots révélant ainsi quil n;a pas choisi le bon mot les tirets ou les astérisques en début de ligne qui traduisent souvent une défaillance dans la rédaction. Un plan Toute note de synthèse pour être claire doit comprendre : une introduction, pas forcément brève, mais si possible structurée en trois temps : phrase dattaque, masse théorique, annonce du plan ; des développements comprenant deux ou trois parties, deux plutôt que trois (le raisonnement binaire étant souvent le plus clair et évitant tout risque de répétition), mais en tous cas jamais quatre, cinq ou six, ce qui serait une preuve flagrante du manque desprit de synthèse ; une conclusionsouvent oubliéequi est doublement impérative : en premier lieu parce quelle constitue l; en second lieuaboutissement intellectuel de la démonstration articulée par le plan
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parce sa présence est la preuve matérielle que le travail est bouclé, et que la fin de la seconde partie nest pas bâclée. Un plan apparent Si certains conseillent parfois de ne pas faire apparaître le plan avec des intitulés numérotés et soulignés parce que cette démarche est trop scolaire (en quoi dailleurs cela estil forcément critiquable ?), il convient de savoir que lexigence inverse est requise de la part de la majorité des correcteurs qui sanctionnent sévèrement (mais justement) une telle carence. Il est donc nécessaire de faire un plan apparent, cestàdire une note comportant des intitulés de parties et de sousparties (par exemple I. A. B., II. A. B.), mais sans subdivisions supplémentaires, du style 1) 2) ou a) b). Cette forte exigence de plan apparent est justifiée par trois séries de considérations : dabord, cest un critère efficace et équitable de correction parce que les intitulés, notamment des parties, sont la « synthèse de la synthèse » et quils constituent pratiquement le seul apport personnel du candidat, étant donné que la synthèse est une présentation personnelle des idées des autres ; il sagit dun paramètre de correction tout à fait pertinent ; ensuite parce quil est naturellement plus clair pour le correcteur de déceler ainsi le plan de la note plutôt que davoir à chercher un plan, seulement et éventuellement matérialisé par des décrochements en début de ligne. Il risque de ne pas le trouver et le candidat court le risque de ne pas faciliter la correction ; enfin et surtout, parce que lépreuve de note de synthèse nest pas une création «ex nihilo» mais quelle a un modèle ; la note de synthèse est dans la lignée des grandes circulaires interpré tatives des administrations centrales qui ont pour mission de faire une synthèse claire de textes législatifs et réglementaires dont la principale qualité nest évidemment pas la clarté. Afin de permettre une application effective des textes par les fonctionnaires dexécution, ces circulaires comportent toutes un plan apparent. Pour cette épreuve, il convient donc de ne pas récuser la norme de référence. La nécessité dun plan apparent ne relève donc pas dun formalisme excessif ou superflu mais dune exigence de communication : cest lordre (introductiondéveloppementsconclusion) qui construit le prétexte et donne un sens à la démonstration.
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La concision
La concision est lart dexprimer sa pensée de la façon la plus brève en réduisant le plus possible les propositions ou les termes dune même phrase et le nombre de phrases dun même
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