//img.uscri.be/pth/092320b660e09e3ef8eee7d16485fbee32c14239
Cet ouvrage fait partie de la bibliothèque YouScribe
Obtenez un accès à la bibliothèque pour le lire en ligne
En savoir plus

La secrétaire

De
79 pages
Essentiellement pratiqué par les femmes, le métier de secrétaire reste un emploi largement convoité. De nombreuses femmes pouvaient accéder à cette fonction sans avoir les qualifications particulières exigées, aujourd'hui les données ont changé. Ce livre montre comment étape par étape, l'assistante de direction doit faire preuve de réelles qualités d'organisation et de réelles connaissances du monde de l'entreprise. Voici un recueil de savoit-faire, de savoir être et de gestion administrative de tous les jours.
Voir plus Voir moins

La Secrétaire

© L'HARMATTAN, 2010 5-7, rue de l'École-Polytechnique ; 75005 Paris http://www.librairieharmattan.com diffusion.harmattan@wanadoo.fr harmattan1@wanadoo.fr ISBN : 978-2-296-11766-2 EAN : 9782296117662

Souadou Barry

La Secrétaire
Techniques de secrétariat

L’HARMATTAN

I. Introduction Essentiellement pratiqué par les femmes, le métier de secrétaire reste un emploi largement convoité. Si, il y a quelques années encore, de nombreuses femmes pouvaient accéder à cette fonction sans avoir les qualifications particulières exigées, aujourd'hui, les données ont changé. Nombreuses sont les entreprises qui enquêtent sur une personne pouvant exercer le métier de secrétaire, désirent avant tout recruter une personne compétente à même d’assurer cette tâche avec efficacité. En effet, la secrétaire d'aujourd'hui doit être non seulement polyvalente, mais également irréprochable. L'importance et la confidentialité de certains documents qu'elle manipule nécessitent discrétion et autonomie. De plus, elle est bien souvent interlocutrice première, voire principale, entre l'entreprise et l'extérieur. Qu'il s'agisse des divers clients, des employés ou des supérieurs qu'elle accueille, elle doit donc être pourvue d'un excellent sens relationnel. Même si l'outil informatique a atteint une place plus qu'importante et indispensable au sein de ce métier, la rigueur et l'organisation dans le travail reste un atout maître dans la profession. C'est pourquoi la plupart des prétendantes doivent être issues d'une école et d'une formation de secrétaire. Elles seront formées sur les différents logiciels informatiques utilisés en secrétariat ainsi que sur les diverses tâches à effectuer par l'employé de bureau.

5

L'intitulé même de cette profession est explicite : la secrétaire assistante de"direction" est une véritable assistante capable d'épauler efficacement le staff de direction de toute entreprise. À ce titre, elle apporte son concours précieux pour représenter la direction auprès de différents interlocuteurs, suivre les dossiers les plus importants et les plus délicats, faire circuler l'information de façon fluide. L'assistante de direction doit faire montre de réelles qualités d'organisation et de réelles connaissances du monde de l'entreprise. II. Ma perception du rôle de la secrétaire « Pour progresser et faire de sa vie une continuelle aventure, une des valeurs les plus sûres est de ne pas reculer devant l’inconnu et les difficultés ». Cette attitude, que j’ai adoptée très tôt, m’a toujours été favorable dans mon milieu de travail. Ma profession m’apporte énormément sur les plans culturel et social. Elle me maintient à jour sur tous les sujets d’actualité en lien avec le monde des affaires et, à ce titre, contribue à mon évolution personnelle. La variété des tâches reliées à cette profession me permet de développer mes aptitudes en ce qui concerne la communication, la planification, la maîtrise des techniques de travail de bureau et l’habileté à prendre des responsabilités sans supervision immédiate. Étant souvent appelée à être la porte-parole de mon employeur, j’établis de nombreux contacts dans le monde des affaires. 6

Lorsque l’on aime le travail qu’on fait et que l’on accomplit celui-ci avec ardeur, on crée son propre destin et invariablement les portes de la reconnaissance s’ouvrent devant soi et les occasions se multiplient. J’ai à cœur de faire fondre les préjugés et les ambiguïtés concernant les secrétaires. Au bureau, je m’efforce de faire en sorte que l’on reconnaisse la contribution indispensable de notre travail au succès de l’entreprise. Si je n’aimais pas ma profession, je me demande bien pourquoi je me donnerai tant de mal ! Si notre profession nous plaît et que nous y portons toute l’attention et l’énergie nécessaires, elle nous procure en retour un enrichissement personnel inestimable et nous permet d’atteindre un degré d’efficacité optimale. Dans toute entreprise, on a toujours besoin de soutien Le succès repose en grande partie sur la qualité de base des secrétaires. De par les fonctions qui y sont rattachées, cette profession nous permet de connaître tous les secteurs d’action de l’entreprise, que ce soit dans le secteur financier et de l’équipement ou dans la gestion des ressources humaines. Je ne délaisserai jamais une tâche sous prétexte que je ne l’aime pas. Je suis de nature perfectionniste. Je m’organise pour faire ces choses moins intéressantes… lorsque mon moi veut travailler moins fort. En tant que collaboratrice, j’occupe un poste de confiance, de responsabilité et la secrétaire ajoute au prestige de son patron si elle s’applique à faire de son bureau un modèle d’efficacité.

7