Microsoft office access 2013 et ses multiples applications

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Cet enseigement sur Microsoft office access 2013 poursuit deux objetifs : - sensibiliser le public d'utuilisateurs potentiels d'ordinateurs et de logiciels sur l'existence de deux types d'informatiques - élaborer des méthodes simples et claires pour la réalisation des applications de Microsoft office Access 2013, à savoir création, gestion et impression des bases de données à travers ses objets : Tables, Requêtes, Formulaires, Etats.
Publié le : dimanche 15 mai 2016
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EAN13 : 9782140009792
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Berthold N T D N
Berthold N T D N
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013
ET SES MULTIPLES APPLICATIONS
Création et gestion des bases de données
Cet enseignement sur Microsoft Ofce Access 2013, poursuit deux
objectifs :
- sensibiliser le public d’utilisateurs potentiels d’ordinateurs et de MICROSOFT OFFICE
logiciels sur l’existence de deux types d’informatiques. Il s’agit
de l’informatique pour les utilisateurs qui n’ont pas besoin d’une ACCESS 2013
formation solide et de l’informatique pour les fabricants d’ordinateurs
et de logiciels disposant d’une formation technique solide ; ET SES MULTIPLES
- élaborer des méthodes simples et claires pour la réalisation des APPLICATIONSapplications de Microsoft Ofce Access 2013, à savoir création,
gestion et impression des bases de données à travers ses objets :
Tables, Requêtes, Formulaires, Etats et Macros adaptées même pour
les nuls en informatique en vue de libérer les utilisateurs dépendant Création et gestion
des professionnels d’informatique souvent indisponibles même pour des bases de données
un moindre travail de traitement informatique quand bien même,
cela est payant.
Berthold N T D est docteur en Sciences
économiques et sociales de l’Université de Fribourg en
Confédération helvétique (Suisse). Il est Professeur à la faculté des
Sciences Economiques et de Gestion de l’Université de Kinshasa en
République démocratique du Congo et dans plusieurs Universités
et Instituts Supérieurs de ce vaste pays. Il est auteur de plusieurs
articles en Economie rurale, en Gestion des entreprises et en
Informatique de gestion.
Illustration de couverture : © Thinkstock.
ISBN : 978-2-343-09004-7
9 782343 090047
59 €
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MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013
Berthold N T D N
ET SES MULTIPLES APPLICATIONS
Création et gestion des bases de données





MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013
ET SES MULTIPLES APPLICATIONS
Création et gestion des bases de données
Berthold NSUMBU TSHAHE DJANGA









MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013
ET SES MULTIPLES APPLICATIONS
Création et gestion des bases de données
















L’Harmattan

































© L’Harmattan, 2016
5-7, rue de l’École-Polytechnique ; 75005 Paris
http://www.harmattan.fr
diffusion.harmattan@wanadoo.fr
harmattan1@wanadoo.fr
ISBN : 978-2-343-09004-7
EAN : 9782343090047












A mes enfants,
A mes petits enfants















Avant-propos

Que des stress, que d’anxiété, que d’usure de chaussures de suite de
multiples rendez-vous manqués, que de va et vient incessants avant
d’obtenir, enfin, un service désiré et tant souhaité de traitement informatique
auprès de professionnels d’informatique, en nombre limité. A toute cette
panoplie d’inconvénients, il me faut encore ajouter le coût élevé de ces
services. Ceci implique, partant de la loi de l’offre et de la demande, le net
déséquilibre entre, d’une part, l’accroissement vertigineux de la demande des
services de traitement informatique et d’autre part, l’offre limitée de ces que l’on peut expliquer par l’indisponibilité, pour la plupart des
temps, des professionnels d’informatique, partagés entre plusieurs activités
au quotidien. Ce sont eux, entre autres, les fabricants des programmes et
langages informatiques, Ingénieurs programmeurs, ingénieurs concepteurs,
analystes, informaticiens de métier ou professionnels d’informatique, dotés
d’une formation théorique et technique solide (programmation, algorithme,
mathématique…). Ce sont eux qui ont inventé l’informatique, l’ordinateur
sous toutes ses formes (mainframe, computer, laptot), les logiciels, les
progiciels et les langages informatiques pour libérer largement l’homme des
travaux complexes, pénibles et fastidieux du fait de leurs traitements
automatiques par l’ordinateur. Dans le même élan, ils continuent, par
l’apparition sur ces ordinateurs, des programmes de plus en plus puissants et
de plus en plus performants, d’en faciliter l’utilisation afin susciter l’intérêt,
la motivation et la passion ainsi que d’accroitre la productivité des
utilisateurs avec ou sans formation
Faciliter, libérer largement et non remplacer, car l’ordinateur ne
remplace pas, il facilite et libère largement son utilisateur. Ce dernier n’a pas
cédé toute sa place à l’ordinateur. Il est toujours là. C’est lui le donneur
d’ordre à l’ordinateur. C’est lui qui fait entrer les données dans l’ordinateur
en tapant sur les touches du clavier. C’est toujours lui qui clique avec les
boutons de la souris pour déplacer un mot, une phrase, un paragraphe… d’un
emplacement à un autre dans la base de données. C’est toujours lui qui
clique sur les commandes courantes d’exécution des tâches de tous les jours,
telles que « nouveau, enregistrer, enregistrer sous, ouvrir, imprimer un
document et fermer l’ordinateur » du menu « fichier » et des icônes
spécifiques. C’est aussi à lui qu’incombe la charge de la mise en œuvre des
étapes de l’informatisation de la création et de la gestion des bases de
données que l’ordinateur traite pour trouver des solutions (résultats)
appropriées aux problèmes lui posés par l’utilisateur en temps réel. C’est
encore pour lui que l’informatique, l’ordinateur, les programmes et les
langages informatiques sont fabriqués. Bref, pas d’informatique, ni
d’ordinateur sans utilisateur.
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Malgré l’apparition sur les ordinateurs des programmes et langages
informatiques de plus en plus puissants et performants permettant à un
utilisateur de tout informatiser, en général et de tout informatiser avec
Microsoft Office Excel permettant à un utilisateur de réaliser rapidement et
intuitivement des tableaux, de réaliser des calculs, de construire des
graphiques, de créer et de gérer de bases de données, en particulier, ceux-ci
ressemblent à une coquille vide sans aucun intérêt pour les utilisateurs, en
général.
L’Informatique pour les fabricants des programmes et langages
informatiques est une informatique fondamentalement technique, du reste,
aujourd’hui, relativement maitrisée. L’Informatique pour les utilisateurs est
une informatique d’application des programmes et langages informatiques.
Elle ne s’encombre d’aucuns problèmes ni détails techniques. Quiconque
ressent l’envie et/ou le besoin d’informatiser la création de bases de données
peut devenir un utilisateur motivé, compétent, passionné, opérationnel et
efficace.
Malgré l’apparition sur les ordinateurs des programmes et langages
informatiques de plus en plus puissants et performants permettant à un
utilisateur de tout faire, en général et malgré les outils graphiques qui
viennent avec Microsoft Office Access et qui permette à un utilisateur de
réaliser rapidement et intuitivement des bases de données, ceux-ci
ressemblent à une coquille vide dépourvue de tout intérêt, si l’utilisateur ne
sait pas s’en servir pour en tirer pleinement parti
Deux problèmes se posent : comment rendre opérationnels ces
ordinateurs ces outils modernes de travail qui s’imposent aujourd’hui dans
toutes les organisations ? Comment transformer l’utilisateur qui ressentirait
l’envie et/ou le besoin d’informatiser la création de ses propres bases de
données, en praticien motivé, passionné, compétent, opérationnel et
productif quel que soit son niveau de formation ?
Les ouvrages en volumes toujours croissants disponibles dans les
librairies et bibliothèques avec des titres attractifs, tels que l’initiation à
l’informatique, premiers pas en Informatique, l’informatique, c’est simple,
l’informatique pour les nuls, l’informatique en un week-end, l’informatique
en clin d’œil…, ne passent pas souvent au peigne fin toutes les commandes
(méthodes) de chaque groupe d’objet de Microsoft Office Access 2013
destinées à informatiser la création de bases de données. Ils sont orientés, le
plus souvent vers la programmation, le développement des applications et
l’approche théorique. ils ne permettent pas à l’utilisateur de construire
luimême ses applications des bases de données, ni de le motiver, ni de le
transformer rapidement en praticien motivé, compétent, opérationnel,
passionné et efficace, ni de le libérer du joug des professionnels
d’informatique. Face à ce handicap, je pense que la solution se trouve dans la
vulgarisation des procédures. Ils se limitent uniquement aux deux méthodes
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qui sont le Mode création et l’Assistant Access. Ce qui réduit la marge de
manœuvre des utilisateurs.
C’est donc dans ce domaine des méthodes des création et de gestion
de bases de données que j’apporte ma modeste contribution dans le fond
commun de connaissances en Microsoft Office Access en s’efforçant de
combler ce qui me semble constituer un vide sur le plan des méthodes
d’informatisation de création et de gestion de bases de données.
Dans ce livre, les commandes ou les méthodes d’informatisation de
création et de gestion de bases des données utilisées sont toutes examinées,
théorisées, formalisées et systématisées de bout à bout, selon un
enchaînement logique de succession des étapes à suivre et selon la règle :
une commande – plusieurs étapes – des illustrations offrant ainsi à
l’utilisateur plus de variétés de méthodes comportant toutes les étapes du
début à la fin.
Avec ce livre, il n’est plus question d’essai-erreur et des tâtonnements.
Des simples clics avec les boutons de la souris sur chacune des étapes à
suivre suffisent dans le processus de l’informatisation de la création et de la
gestion de bases de données.
Avec cet ouvrage, l’apprentissage de l’informatisation de la création et
de la gestion des bases de données avec Microsoft Office Access 2013 peut
se faire sans beaucoup d’assistance, voire sans assistance de tout, même des
nuls en informatique peuvent s’en sortir avec moins de peine.
Pour faciliter cet apprentissage et de le rendre réellement pratique,
convivial et à la portée de tout utilisateur, j’ai adopté un style simple,
illustratif et redondant. Un style simple, car les matières et la mise en œuvre
de l’informatisation de la création et de la gestion des bases de données y
sont décrites avec des phrases simples du genre : sujet, verbe, complément et
des mots clairs couramment utilisés. Un style illustratif ensuite, parce que,
chaque concept et les étapes pour chaque méthode sont illustrées par des
images, fenêtres ou boites de dialogue pour coupler la théorie avec la
pratique. Enfin, un style redondant, car nous faisons table rase des prérequis
et des présupposés connus, chers aux professeurs et répéter plus ou moins
systématiquement certaines étapes des méthodes de base déployées, , dans la
mise en œuvre de l’informatisation de la création et de la gestion de bases de
données. L’intérêt de ce style est double : premièrement, je voudrais voir
l’utilisateur acquérir rapidement l’habitude, l’intuition et le savoir-faire en
cette matière. Deuxièmement, je voudrais motiver l’utilisateur et le
transformer, en peu de temps, en praticien motivé, passionné, compétent,
opérationnel, productif, efficace et apte à réaliser ses propres bases de
données et à les personnaliser selon ses besoins. « La répétition est la mère
des sciences », dit-on. .
Dans ce travail,, les résultats ne sont plus de simples évidences
comme c’est le cas dans la plupart des ouvrages que j’ai consultés et
exploités dans l’élaboration de celui-ci, mais ils sont plutôt le fruit de
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l’application systématique et méthodique des étapes à suivre dans la mise en
œuvre de l’informatisation des multiples applications de Microsoft Office
Access 2013.
Dans cette étude qui est le fruit d’une démarche d’enseignement, de
recherches ainsi que de pratiques qui s’étalent sur de plus d’une décennie sur
Microsoft Office Access et ses multiples applications (création et gestion de
bases des données) en milieux universitaires, me permet de faciliter la mise
en œuvre de l’informatisation de la création de bases de données dans une
organisation avec aisance et pertinence
Par l’articulation des matières traitées, cette œuvre se veut à la fois
pratique et formatif pour les uns et informatif pour les autres. Elle commence
par expliquer l’univers de Microsoft Office Access 2013, ensuite elle
analyse Microsoft Office Access 2013, pour décrire tour à tour, les diverses
étapes des commandes de différents groupes utilisées dans la mise en œuvre
de l’informatisation de la création et de la gestion des bases de données avec
Microsoft Office Access 2013 et culmine enfin avec la préparation de
l’impression mais aussi avec l’impression de la base de données avec
Microsoft Office Access 2013.
En ma double qualité de chercheur en informatique et de Professeur
des cours d’informatiques appliquées au système de gestion de bases de
données avec Microsoft Office Access, je livre en ce jour, au public
d’utilisateurs cette publication de haute portée scientifique sur
l’informatisation de la création et la gestion de bases des données avec
Microsoft Office Access 2013
Aux étudiants, gestionnaires, enseignants et autres utilisateurs, je
formule trois recommandations :
- exploiter largement cette publication sur l’automatisation de la
création et de la gestion de bases de données avec Microsoft Office
Access 2013 comme un livre de référence mais aussi comme livre de
chevet parmi tant d’autres en informatique appliquée à la création et
à la gestion de bases de données ;
- lire les pages de cet ouvrage qui n’attendent que vos yeux pour être
lues ;
- expérimenter et appliquer les méthodes utilisées pour
l’informatisation de la création et de la gestion de bases de données
décrites dans cet ouvrage avec un ordinateur sur lequel est
configurée l’interface de Microsoft Office Access 2013.

Berthold NSUMBU TSHAHE DJANGA

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Remerciements
Tout est parti des Promoteur et Co promoteur de ma thèse de doctorat,
de quatre estimés collègues et de la maison d’éditions MOUVEMENTS ET
ENJEUX SOCIAUX, MES en sigle.
Jean VALCHE (que son âme repose en paix) et Jacques PASQUIER,
respectivement Promoteur et Co-promoteur de ma thèse de doctorat,
Professeurs à l’Université de Fribourg en Confédération Helvétique (Suisse)
par leurs commentaires et appréciations positifs de ma thèse de doctorat, ils
m’ont donné confiance à mes capacités intellectuelles et de chercheur et
parlà, ont attisé mon ardeur à la recherche.
Grégoire BAKADEDJA wa MPUNGU, Professeur Ordinaire, à
l’époque, Doyen de la Faculté de Droit de l’Université de Kinshasa, non
seulement m’avait attribué le cours d’informatique à sa Faculté, mais aussi
m’avait obligé de produire un article à publier dans une revue scientifique de
renommée Internationale en France. Malheureusement, achevé avec un
léger retard par rapport au calendrier de publication de cette revue, cet article
qui a été bel et bien finalisé a été publié dans une Maison d’éditions de la
place MOUVEMENTS ET ENJEUX SOCIAUX, MES en sigle.
Séraphin MVUDI MATINGU, Professeur, à l’époque, Doyen de la
Faculté des Sciences Economiques et de Gestion de l’Université de
Kinshasa, m’a interpellé, à maintes reprises, pour me responsabiliser devant
ma conscience, mais également devant l’Histoire et l’Humanité de ma
léthargie inexpliquée pour tout le retard accumulé dans mes publications
scientifiques et partant, dans mes promotions, c’est-à-dire dans ma carrière
académique.
Edouard BONGO BONGO, Professeur, à l’époque, Vice Doyen,
chargé de l’enseignement, à la Faculté des Sciences Economiques et de
Gestion de l’Université de Kinshasa, m’a proposé et m’a soutenu avec
succès dans ma démarche de dispenser les cours d’informatiques à la Faculté
des Sciences Economiques et de Gestion de l’Université de Kinshasa.
Phocas PHUNGA PHUNGA, Professeur à la Faculté des Sciences
Economiques et de Gestion de l’Université de Kinshasa qui, malgré ses
nombreuses responsabilités, a accepté de dépenser son énergie et de
consacrer son temps précieux à la lecture de mes projets d’articles. Après
lecture, il m’a encouragé à les publier.
J’adresse à ces estimés collègues, de manière particulière, mes
sincères remerciements et l’expression de ma profonde gratitude pour
m’avoir tiré de mon immobilisme de chercheur et d’homme des sciences et
pour avoir exercé sur ma conscience une pression morale et psychologique,
sans laquelle mes projets publications resteraient encore dans les tiroirs. Leur
impulsion morale sur ma conscience m’a marquée, me marque encore et me
marquera à jamais dans ma vie comme dans ma carrière académique.
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Dans le même ordre d’idées, la Maison d’éditions MOUVEMENTS
ET ENJEUX SOCIAUX, MES en sigle a davantage enfoncé le clou dans le
mur par son appréciation très favorable de mes projets d’articles en les
alignant parmi les deux articles « Far » dans leurs numéros n° 36 et 37,
respectivement de novembre-décembre 2006 et de janvier-février 2007.
Cette appréciation positive n’a fait que me réconforter et me rassurer de mes
capacités intellectuelles mais aussi de chercheur. J’adresse au personnel de
cette Maison d’éditions mes sincères remerciements.
Que son Excellence Moise EKANGA LOSHIMA et toute sa chère
famille daignent bien trouver, ici, l’expression de mes sincères
remerciements pour leurs soutiens multiformes. Sans me le dire
ouvertement, je lisais, dans ses pensées, son exhortation : « Professeur, il
faut aller jusqu’au bout dans votre carrière académique et scientifique ».
Mes remerciements du fond du cœur s’adressent également à mon très
cher ami et frère, Daniel KIALA KISALU et à sa chère famille pour leur
amitié inébranlable et leur hospitalité légendaire pour m’avoir logé dans leur
somptueuse résidence de Ma Campagne où ont eu lieu les premières
préparations de mes cours d’informatiques. Dany ne cesse, à chaque fois que
l’occasion se présente, de me poser la question suivante : « Berthold, où sont
tes publications ? » Pour moi, cette était non seulement une
interpellation, mais aussi un défi à relever. A l’occasion de la publication de
ce livre, je suis sûr et certain que Dany me félicitera et m’encouragera, tout
comme il ne manquera pas de me dire qu’il n’y a jamais de un sans deux, ni
de deux sans trois et que je ne devrais pas de m’arrêter en si bon chemin. Il
ne faut pas t’arrêter là, il faut continuer à publier davantage, car c’est là le
prix à payer pour le métier que tu t’étais choisi ».
J’adresse mes sincères remerciements à Peter KASONGO BATUSSE,
à l’époque Assistant à la Faculté des Sciences Economiques et de Gestion de
l’Université de Kinshasa, d’abord, pour avoir bien accepté, malgré ses
multiples occupations, de se charger de l’impression de mon premier
syllabus du cours d’informatique en 2005, ensuite, pour m’avoir, avec
beaucoup d’insistance, suggéré l’idée de solliciter d’enseigner les cours
d’informatiques à la Faculté des Sciences Economiques et de Gestion. C’est
finalement, grâce à cette suggestion et à cette insistance que j’ai fini par
mordre à l’hameçon et à me décider de solliciter l’attribution des cours
d’informatique à la Faculté. Ce qui fut fait, voici, aujourd’hui, plus de dix
ans que je dispense ici cet enseignement.
Je ne saurais remercier, à sa juste valeur, Riga KASONGO
MUGABE, grand opérateur de saisie pour sa maitrise, expérience et
expertise dans le traitement des illustrations des concepts et des étapes de
chaque commande par des images, fenêtres et boites de dialogue.
Que tous ceux que ma mémoire et ma distraction auraient trahi, qui
ont contribué, d’une manière ou d’une autre, à la réalisation de cet ouvrage,
se sentent infiniment remerciés.
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Introduction
L’avènement de l’informatique et de la machine de traitement
automatique des données, appelée ordinateur, continuent, à travers des
progrès technologiques sans arrêt, de provoquer de grandes mutations dans
tous les secteurs d’activités. La mutation la plus spectaculaire est le passage
des activités manuelles du secteur tertiaire à leur informatisation (ou à leur
automatisation). Tel est le cas de la création et de la gestion, en général, et de
la création et de la gestion des bases de données avec les systèmes de gestion
des bases de données relationnelles (SGBDR) comme Microsoft Office
Access 2013, en particulier. Cette mutation n’épargne aucune organisation
ayant des données (informations ou enregistrements) à traiter et à gérer.
Les préoccupations majeures de cette étude peuvent se résumer au
travers de deux questions suivantes :
- Qu’en est-il de l’informatisation de la création des bases de données
avec Microsoft Office Access 2013 ?
- Qu’en est-il de l’informatisation de la gestion des bases de données
Informatiser la création d’une base de données avec Microsoft Office
Access 2013 serait la créer à l’aide des objets de la base de données, à
savoir, Table, Formulaire pour renseigner la base de données et Requête,
Etat et Macro pour sélectionner et pour restituer tout ou partie de données de
la base de données et de ses objets.
Informatiser la gestion d’une base de données avec Microsoft Office
Access 2013 serait la gérer à l’aide :
- de la barre de navigation pour sélectionner un enregistrement à la
fois en vue de le mettre en surbrillance ou en évidence ;
- des commandes Filtrer, Trier, Sélection, Options avancées et
Activer/Désactiver du groupe Trier et Filtrer et des commandes
Rechercher, Remplacer, Atteindre et Sélectionner du groupe
Rechercher de l’onglet Accueil de Microsoft Office Access 2013 ;
- des opérations courantes, à savoir, Sélection, Projection, Jointure,
Union et Différence selon le format de base des instructions du
langage SQL (SELECT, FROM, WHERE) ou format enrichi en
utilisant les commandes SQL direct du groupe Type de Requête ou
Mode SQL de la commande Affichage du groupe Résultats de
l’onglet Outils de requête, Créer en passant par la commande
Création de requête du groupe requêtes de Microsoft Office Access
2013 .

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Les objectifs généraux poursuivis dans cette étude se déclinent comme suit :
- Informatiser la création d’une base de données avec Microsoft
Office Access 2013 à l’aide des objets de la base de données de
l’onglet Créer, à savoir Tables, Formulaire, Requête, Etat et Macro ;
- Informatiser la gestion d’une base de données avec Microsoft Office
Access 2013 à l’aide soit de la barre de navigation, soit des
commandes Filtrer, Trier, Sélection, Options avancées et
Activer/Désactiver du groupe Trier et Filtre et des commandes
Rechercher, Remplacer, Atteindre et Sélectionner du groupe
Rechercher de l’onglet Accueil, soit de la commande SQL direct du
groupe Type de requête ou de la commande Mode SQL de la
commande Affichage du groupe Résultats de l’onglet Outils de
Requête, Créer, inséré en cliquant avec le bouton gauche de la souris
sur la commande Création de Requête du groupe Requêtes de
l’onglet Créer de Microsoft Office Access 2013..
Les objectifs spécifiques assignes à cet ouvrage sont entre autres de :
- soit décrire Microsoft Office Access 2013 pour découvrir les
onglets, les objets et les commandes de chaque objet utilisés pour
informatiser la création et la gestion de la base de données et de ses
objets, à savoir tables, requêtes, formulaires, états et macros ;
- soit appliquer correctement les onglets Créer et Accueil de Microsoft
Office Access 2013 utilisés pour informatiser la création et la
gestion de la base de données et de ses objets ;
- soit appliquer correctement les commandes (méthodes) de chaque
objet utilisées pour informatiser la création et la gestion des bases de
données et de ses objets ;
- soit décrire, de bout à bout les étapes de commandes (méthodes) de
chaque objet de la base de données utilisées dans la mise en œuvre
de l’informatisation de la création et de la gestion des bases de
données avec Microsoft Office Access 2013 ;
- soit découvrir et d’appliquer correctement les nouvelles
fonctionnalités de Microsoft Office Access 2013 qui servent à
faciliter l’informatisation de création et de gestion des bases de
données et de ses objets.

Plusieurs considérations justifient le choix et l’intérêt de notre étude.
Parmi celles-ci, nous pouvons relever ce qui suit :
Microsoft Office Access 2013 représente l’évolution la plus récente de
la technologie en Ms Access, un des systèmes de gestion d’application
classique spécialisés dans l’informatisation de la création et de la gestion de
grandes bases de données, c’est-à-dire de centaines, peut-être de milliers
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d’enregistrements. Autrement dit celles dont le volume de données dépasse
la capacité de la mémoire centrale. C’est à ce titre qu’il a retenu mon
attention.
Avec l’évolution sans arrêt des progrès technologiques, en général, et
de l’informatique, en particulier, Microsoft Office Access a cessé d’être un
logiciel élémentaire. Il devient de plus en plus puissant, performant, efficace
et productif et traitent des volumes importants des données de plus en plus
complexes. Il peut résoudre avec rapidité, efficacité et efficience la
quasitotalité de problèmes rencontrés en gestion. A ce sujet, voici le propos de
Laurie Ulrich Fuller et Ken Cook (Laurie Ulrich Fuller et Ken Cook, 2011) :
« Une grande base de données, c’est une base de données avec un grand
nombre d’enregistrements. Par grand, je veux dire des centaines, peut-être
des milliers d’enregistrements. Et si vous avez des milliers d’enregistrements
à traiter, il vous faut de toute évidence un outil, tel qu’Access pour y arriver.
Par conséquent, tout ce qui contient un tas d’enregistrements et de données
complexes a besoin d’Access pour vivre. Quand il s’agit d’organisation, de
stockage et de récupération des données, Access est en tête de classe ».
Les organisations de la place se sont déjà habituées à informatiser la
création et la gestion de leurs bases de données avec les versions antérieures
de Microsoft Office Access, raison pour laquelle je me suis investi à
produire cet ouvrage en vue de faciliter la mise en œuvre de
l’informatisation de la création et de la gestion des bases de données avec
Microsoft Office Access 2013 qui représente l’évolution la plus récente de la
technologie en Ms pour permettre aux gestionnaires, aux étudiants et
aux autres utilisateurs de s’adapter aux nouvelles commandes (méthodes)
ainsi qu’aux nouvelles fonctionnalités de Microsoft Office Access 2013.
Microsoft Office Access 2013 est un système de gestion de la base de
données qui pérennise l’informatisation de la création et de la gestion des
bases de données dans une organisation. Pour cela, il présente un avantage
évident par rapport à d’autres systèmes de gestion plus spécifiques qui lient
l’utilisateur au contrat de louage des services de création et de gestion des
bases de données, généralement, de courte durée, renouvelable et au prix
fort. Dans ce cas de figure, un moindre retard dans le renouvellement du
contrat entraine l’arrêt immédiat et sans préavis de fournitures des services
informatiques de création et de gestion des bases de données.
Malgré les théories de division du travail et de spécialisation, théories
chères aux économistes, la tendance, qui se dégage dans l’enseignement de
l’informatique, est la confusion de l’informatique pour les utilisateurs des
logiciels et de l’informatique pour les fabricants des systèmes d’exploitation
et des programmes informatiques (logiciels et progiciels), confusion que cet
ouvrage cherche à lever.
La généralisation de l’utilisation des ordinateurs portables personnels,
l’apparition sur ces ordinateurs des programmes et langages informatiques
de plus en plus puissants et performants, le fait qu’il n’y aurait pas
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d’informatique, sans utilisateur, le fait aussi du déséquilibre net entre l’offre
des services informatiques des fournisseurs en nombre fort limité et
l’accroissement sans cesse de la demande des services de traitement
informatique des consommateurs (ou utilisateurs) en surnombre, il n’y a plus
de raisons pour que les utilisateurs avec ou sans formation théorique, ni
technique solide (algorithme, programmation, mathématiques…) ne se
transforment pas en praticiens motivés, passionnés, compétents,
opérationnels, capables de construire et d’informatiser, eux-mêmes, leurs
propres bases de données avec ou sans assistance.
Cette transformation porte en elle-même le sentiment
d’autosatisfaction avec comme conséquence l’autodétermination de
l’utilisateur en vue de :
- accroitre la productivité, le rendement, la performance, l’efficacité et
l’efficience de l’utilisateur des logiciels ;
- améliorer le savoir-faire de l’utilisateur des logiciels ;
- se libérer du joug des professionnels d’informatique indisponibles en
permanence ;
- éviter les multiples faux rendez-vous, les stress, l’anxiété et l’usure
des chaussures que provoquent l’attente, les multiples faux
rendezvous, les multiples va et vient avant d’obtenir un moindre traitement
informatique et qui pis est à un prix élevé.
L’évolution sans arrêt de Microsoft Office Access porte en elle-même
les germes des progrès technologiques. Ce qui implique un ajustement sans
cesse des connaissances pour les adapter aux nouvelles méthodes et
fonctionnalités qu’imposent les changements de technologies, ajustement
sans lequel l’optimalisation des services que l’on peut attendre de
l’informatisation de la création et de la gestion de bases de données avec
Microsoft Office Access 2013 risque d’être compromise ou de s’amoindrir
sans cesse. L’utilisateur a donc tout intérêt à s’investir pour s’y adapter afin
d’en tirer pleinement parti et de se libérer du joug de professionnels
d’informatique le plus souvent indisponibles.
Ma modeste contribution dans le fond commun de connaissances en
Ms Access est double : d’abord, de lever la confusion entre l’informatique
pour les utilisateurs des logiciels et l’informatique pour les fabricants des
programmes informatiques ou les professionnels d’informatique, ensuite, de
développer, en plus de méthodes classiques des créations et de gestion de
bases de données traitées généralement dans les ouvrages disponibles dans
des bibliothèques et librairies ainsi qu’à l’internet, à savoir, Assistant Access
et Mode Création, d’autres méthodes pour combler ce qui me semble être un
vide dans le domaine de méthodes d’informatisation de création et de gestion
des bases de données.
Dans l’espace, dans la matière et dans le temps, la mise en œuvre des
commandes (méthodes) d’informatisation de création et de gestion des bases
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de données traitée dans cet ouvrage relèvent du système d’exploitation
Windows 8 et de Microsoft Office Access 2013, représentant les
développements les plus récents de la technologie en vigueur en Ms Access.
Pour mener à bien mon étude, les méthodes descriptive, analytique,
déductive et expérimentale appuyées par les techniques documentaires et des
illustrations ainsi que l’Internet m’ont été d’un grand intérêt.
La méthode descriptive explique l’univers de Microsoft Office Access
2013, décrit Microsoft Office Access 2013, examine les commandes
du menu « Fichier », étudie les onglets, les groupes et les commandes
utilisés pour l’informatisation de la création et de la gestion des bases de
données et développe les étapes des méthodes dans l’esprit et dans la lettre
de la construction d’un système pour former un tout cohérent (selon le
principe d’exclusivité de méthodes).
La méthode analytique informatise la création et la gestion des bases
de données avec les commandes des objets de la base de données,
c’est-àdire commande par commande.
La méthode déductive est facilitée par mon accumulation des
connaissances, d’expériences professorales, des recherches et des lectures,
de plus d’une décennie, décrit les étapes de la mise en œuvre de
l’informatisation de création et de gestion des bases de données, après les
avoir testées plusieurs fois.
La méthode expérimentale, quant à elle, m’a permis, par l’utilisation
régulière de l’ordinateur comme outil de travail, de tester plusieurs fois les
étapes des méthodes de la mise en œuvre de l’informatisation de création et
de gestion des bases de données et de découvrir de nouvelles fonctionnalités
qui servent à faciliter l’informatisation de création et de gestion des bases de
données avec Microsoft Office Access 2013.
La technique documentaire consiste en la documentation écrite et
orale. La documentation écrite, par l’exploitation des ouvrages, des études
déjà réalisées ayant trait au sujet traité et de l’internet, m’a permis
d’expliquer l’univers de Microsoft Office Access 2013, de décrire Microsoft
Office Access 2013, d’examiner les commandes du menu « Fichier », de
décrire les onglets, groupes et commandes utilisés pour l’informatisation de
la création et la gestion des bases de données ainsi que les différentes étapes
des méthodes de chaque commande mises en place et utilisées dans la mise
en œuvre de l’informatisation de la création et de la gestion des bases de
données selon la logique de construction d’un système pour former un tout
cohérent. La documentation orale, à travers différents entretiens avec le
personnel des départements de services informatiques de quelques
organisations de la place et avec les personnes ressources compétentes et
expérimentées en la matière, m’ont permis de recueillir des avis et
considérations ainsi que des informations pratiques nécessaires et
complémentaires dans la mise en œuvre de l’informatisation de chaque
commande utilisée dans la création et la gestion des bases de données.
19


Avec la technique des illustrations, chaque concept et chaque étape
sont appuyés par une icône, une fenêtre ou une boîte de dialogue et par des
applications d’illustrations.
Quant à l’Internet, il m’a permis d’accéder et d’exploiter les nouvelles
évolutions ayant trait au sujet traité afin d’actualiser les connaissances et les
contenus des concepts et d’adapter les méthodes de création et de gestion des
bases de données avec Microsoft Office Access 2013, conscient du fait que
l’informatique connait au jour d’aujourd’hui, une évolution qui s’opère a la
vitesse de l’éclair.
A cette suite des techniques, il me faut ajouter l’observation de
certaines situations réelles ou des éléments concrets de la vie de tous les
jours se rapportant au sujet traité, l’apprentissage (l’entrainement) au travail
de recensement exhaustif, non redondant et pertinent des données, la
créativité et l’intuition pour personnaliser la base de données.
En plus de cette introduction et de la conclusion qui met un terme à
cette étude, le présent ouvrage s’articule autour de quatorze chapitres. Le
premier traite des considérations d’ordre général sur l’univers de Microsoft
Office Access 2013 pour une bonne compréhension du sujet traité dans son
approche conceptuelle et théorique. Le deuxième décrit l’écran de Microsoft
Office Access 2013 pour découvrir les onglets, les groupes, les commandes
et les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Office Access 2913 qui servent
à l’informatisation de création et de gestion des bases de données avec
Microsoft Office Access 2013. Du troisième aux neuvièmes chapitres, est
étudié de manière détaillée, respectivement, les commandes du menu Fichier
de Microsoft Office Access 2013, les commandes des groupes de l’onglet
« Créer » utilisées pour l’informatisation de la création des tables, des
relations, des requêtes, des Formulaires, des Etats et des Macros avec
Microsoft Office Access 2013 et la commande Relation du groupe Relations
de l’onglet Outils de bases de données de Microsoft Office Access 2013. Le
dixième chapitre est consacré à l’informatisation de la gestion avec la barre
de navigation de Microsoft Office Access 2013. Le onzième Chapitre traite
de l’informatisation de la gestion des bases de données avec les commandes
Filtrer, Trier, Sélection, Options avancées et Activer/Désactiver du groupe
Trier et Filtrer et des commandes Rechercher, Remplacer Atteindre et
Sélectionner du groupe Rechercher de l’onglet Accueil de Microsoft Office
Access 2913. Le douzième chapitre aborde l’informatisation de gestion des
bases de données avec la commande SQL direct du groupe Type de Requête
et de Mode SQL de la coAffichage et Exécuter du groupe Résultats
de l’onglet Outil de Requête, Créer insère en cliquant avec le bouton gauche
de la souris sur la commande Création de Requête du groupe Requêtes de
l’onglet Créer de Microsoft Office Access 2013. Le treizième chapitre donne
un panorama des états de sortie des objets de la base de données avec
Microsoft Office Access 2013. Enfin, le quatorzième et dernier chapitre
20


porte sur la préparation d’impression et l’impression des résultats de création
et de gestion des bases de données avec Microsoft Office Access 2013.


















21


Chapitre I
Univers de Microsoft Office Access
2013

L’univers de Microsoft Office Access 2013 est extrêmement
complexe. Malgré le volume toujours croissant des livres disponibles dans
des librairies et bibliothèques, on n’en dira jamais assez. L’important est-il
finalement de dire assez ou de tout dire tout le temps ? Non, ce qui est
important, à mon avis, c’est de dire même peu pourvu que ce peu soit
porteur du renforcement des capacités et de savoir-faire. C’est là mon souci
permanent tout au long de l’élaboration de cet ouvrage. Vouloir tout
connaitre et tout dire serait une utopie, une illusion. Personne ne détient le
monopole de la science, dit-on. Qu’en cela ne tienne, nous pouvons relever
de cette complexité de l’univers de Microsoft Office Access 2013, ce qui
suit :

Informatique
Pour les uns, l’informatique est la science de traitement automatique
de l’information (donnée) à l’aide d’un ou plusieurs ordinateurs. Pour les
autres, le terme Informatique désigne l’ensemble de méthodes et techniques
de traitement automatique des informations à l’aide d’un ou plusieurs
ordinateurs. De mon point de vue, la première définition me semble plus
objective et universelle. N’est-ce pas les méthodes et techniques sont plus
subjectives, du fait qu’elles dépendent plus de l’orientation de la recherche
de chercheur et de chaque auteur ? L’informatique se décline en plusieurs
spécialités parmi lesquelles on compte tour à tour l’informatique
scientifique, l’informatique médicale, l’informatique spatiale, l’intelligence
artificielle et robotique, les réseaux, l’informatique industrielle,
l’informatique de gestion notamment avec Excel et Access. C’est Microsoft
Office Access 2013, création et gestion de bases de données qui feront
l’objet de cette étude comme le précise son intitulé.

Ordinateur
L’ordinateur est une machine spécialisée dans le traitement et dans la
gestion automatique des données. Il prend en charge et libère largement
l’homme de toute la partie technique de traitement, de la gestion et de la
restitution des résultats.
23





Microsoft Office
S’agissant de Microsoft Office, il spécifie un groupe de programmes
(ou logiciels) des systèmes de gestion Windows de bases de données
d’application générale (ou classique) configuré, dans l’ordinateur, tels que
Word, Excel et Access.

Microsoft Office Access 2013

Au sujet de Microsoft Office Access 2013, il désigne un des logiciels
ou des systèmes de gestion Windows de bases de données d’application
générale (ou classique) avec ou sans langage informatique SQL permettant
d’informatiser la création et la gestion de grandes bases de données,
c’est-àdire comportant des centaines, voire des milliers d’enregistrements (ou
dépassant la capacité de la mémoire centrale de l’ordinateur) e traitant des
données complexes.

Gestion ou Management
Le management est un terme anglais signifiant gestion en français
Quant au terme gestion, il vient du verbe gérer. Selon Fayol, gérer signifie
administrer qui à son tour peut se traduire par prévoir, organiser,
commander, coordonner et contrôler.
- En gestion financière, gérer, signifie effectuer des choix rationnels
dans toutes les ressources disponibles de l’entreprise : financières,
techniques, humaines, temporelles, informationnelles, etc.
- En gestion budgétaire, gérer, c’est affecter les ressources financières
disponibles à des dépenses significatives.
- En Microsoft Office Access 2013, gérer, c’est organiser les données
de la base de données, sélectionner les données tirées de la base de
données, rechercher, trier, filtrer les données, mettre à jour la base
de choisir des données à mettre dans les objets de la base
de données, modifier des données, en ajouter ou en supprimer (ou
mettre à jour), établir des relations entre les tables, effectuer les
calculs, interroger la base de données à l’aide des langages
informatiques comme SQL afin d’obtenir des résultats recherchés en
24


temps réel. 2013 représente le développement le plus récent de la
technologie en Microsoft Office Access.

Informatique de gestion ou de management avec Microsoft Office
Access 2013
L’informatique de gestion ou de management avec Microsoft Office
Access 2013 est entendue comme étant la science de traitement automatique
des informations à l’aide d’un ou plusieurs ordinateurs avec un système de
gestion de base de données relationnelles (SGBDR), dénommé «Microsoft
Office Access 2013 » représentant la version la plus récente dans
l’évolution de Microsoft Office Access.

Barre de navigation

La barre de navigation comporte les flèches noires triangulaires,
l’icône « Filtre désactivé » et le bouton « Rechercher » situés en bas des
fenêtres des objets de la base de données « Table, Requête, Formulaire, Etat
et Macro ».
Explication des éléments de la barre de navigation
- Enr pour enregistrement ;
- Cliquer sur pour afficher le premier enregistrement ;
- pour afficher l’enregistrement précèdent ;
- Case vide pour indiquer le volume des enregistrements actuels des
objets de la base de données, tel que 1 sur 6 pour la table
T_Articles ;
- Cliquer sur pour afficher l’enregistrement suivant ;
- pour afficher le dernier enregistrement ;
- Cliquer sur pour afficher le nouvel enregistrement ;
- Nom filtre pour indiquer qu’il est désactivé ;
25


- Rechercher : pour saisir une valeur et afficher l’enregistrement
recherché.

Filtrer, n’est rien plus qu’une opération de gestion de la base de données qui
consiste à afficher les données répondant à certains critères sous la forme
de la feuille de données et masquer les données qui ne répondent pas aux
critères posés
Trier est une opération de gestion qui qui a pour objet l’organisation ou le
classement des enregistrements selon le tri croissant ou décroissant.
.
Le tri croissant classe les enregistrements :
- en commençant par la lettre A pour se terminer par la lettre Z pour
les champs de texte ;
- en allant de la plus petite valeur à la plus grandeur valeur pour les
champs numériques ;
- en commençant par la date la plus ancienne pour se terminer par la
date la plus récente pour les champs de dates.
Le tri décroissant classe les enregistrements :
- en commençant par la lettre Z et remonter vers par la lettre A pour
les champs de texte ;
- en allant de la plus grande valeur à la plus petite valeur pour les
champs numériques ;
- en commençant par la date la plus récente pour déboucher sur la date
la plus ancienne pour les champs de dates.
Le tri est symbolisé par deux flèches.
La commande « Trier» du groupe « Trier et Filtrer » de l’onglet « Accueil »
de Microsoft Office Access 2013 permet d’ordonner les données soit en
ordre « croissant », soit en ordre décroissant, soit pour supprimer un tri.
SQL
SQL est un langage informatique de transmission des instructions ou
clauses au système de gestion de base de données, tel que Microsoft Office
26


Access 2013. Ces instructions ou clauses servent à gérer une ou plusieurs
bases de données en définissant la requête ou les requêtes.
La forme générale ou la commande de base du langage informatique SQL se
compose de 3 clauses :
- SELECT
- FROM
- WHERE
Les clauses SELECT et FROM sont obligatoires.
Les clauses SELECT et FROM sont des instructions utilisées pour
effectuer l’opération « Sélection ». Par contre, les clauses SELECT, FROM
et WHERE sont utilisées pour effectuer l’opération « Projection ».
De ce format de base, on arrive au format enrichi suivant :
A – SELECT
B – FROM
C – WHERE
D-BETWEEN (…AND…)
E – GROUP BY
F – HAVING
f – ORDER BY
SELECT : c’est une clause qui indique que l’action à effectuer est une
sélection (ou restriction), c’est-à-dire qu’il sélectionne certaines lignes de la
base de données répondant aux critères posés. Il est toujours suivi d’un ou
plusieurs attributs (ou de plusieurs champs). Cette clause constitue la base
des interrogations en langage SQL :
Par exemple : SELECT Code Article, Nom Article, Prix unitaire
FROM : c’est une clause qui sert à indiquer la source de données
recherchées. Autrement dit, FROM indique les tables desquelles le résultat
tire ses valeurs. En général, est suivi d’une table ou des tables. Dans
le cas où un critère de sélection fait référence à un champ d’une autre table,
il vous appartient de saisir, en outre, son nom. Ainsi, par exemple : FROM
Articles
WHERE : est utilisé pour filtrer certains enregistrements. Il exprime la ou les
conditions de la sélection ou de la jointure. Il est suivi de l’opérateur de
27


comparaison (=, <, >, <=, >=…) puis de la valeur de la comparaison mise
entre apostrophes.
WHERE donne la condition de sélection que doivent satisfaire les lignes qui
fournissent le résultat.
Le résultat d’une requête, SFW (SELECT – FROM – WHERE) est une table
qui s’affiche à l’écran.
Par exemple WHERE >= ‘15’
AND est utilisé soit pour indiquer une seconde restriction (dans le cas où les
informations recherchées proviennent d’une seule table ou d’un filtre,) soit
pour établir une jointure entre les tables (dans le cas où les informations
recherchées proviennent de plusieurs tables). Il exprime la ou les conditions
de la sélection ou de la jointure.

ORDER BY : indique un ordre de tri. Il est suivi du nom du champ utilisé
comme clé de tri, puis de l’opérateur ASC (Ascendant) pour un tri croissant
ou de l’opérateur DESC (Descendant) lorsqu’il s’agit d’un tri décroissant.

Par exemple : ORDER BY Code Article ASC

Cet enrichissement des instructions SQL dépend des besoins de gestion de la
base de données de l’utilisateur.

28


Grille d’instructions

29


Par grille d’instructions. Il faut entendre la partie inférieure de la fenêtre de
conception de Requête sous forme double affichage en mode Création de
Requête composée de lignes ci-après :
• Champ (Select) : qui affiche les noms des champs
sélectionnés ou la table avec * ;
• Table : qui affiche le nom de la table de laquelle les champs
ou les attributs ont été tirés;
• Tri (ORDER BY) : qui permet l’exécution des commandes
de tri ;
• Afficher : qui est composé des cases à cocher attestant
l’affichage ou non d’un champ dans la feuille des réponses
ou requêtes ;
• Critère (WHERE) : qui permet la définition des critères
d’extraction des enregistrements de la requête ;
• Où (FROM) : qui fait apparaitre les tables sources a partir
desquelles sont tirées les informations. Pour les afficher, il
suffit de cliquer sur la première de la table, soit
« T_Articles », puis, double cliquer avec le bouton gauche
de la souris sur la ligne Où de chaque colonne sélectionnée.
Cliquer, c’est positionner l’extrémité du pointeur de la souris sur un
élément de la base de données, un bouton, une case à cocher ou toute autre
chose à activer. C’est aussi appuyer sur le bouton gauche de la souris puis
ensuite relâcher.
Cliquer double, c’est placer le pointeur de la souris comme si l’on cliquait,
puis a pour ensuite appuyer deux fois d’affiler sur le bouton gauche de la
souris
Cliquer et faire glisser (ou mettre en surbrillance), c’est placer l’extrémité du
pointeur de la souris là où l’on a l’intention de mettre quelque chose en
surbrillance (c’est-à-dire pour normalement le sélectionner). Appuyer sur le
bouton gauche de la souris, garder le bouton gauche de la souris enfoncé.
tout en continuant d’appuyer sur ce bouton, déplacer le pointeur jusqu’à
l’extrémité opposée de la région à mettre en surbrillance, relâcher le bouton
de la souris, une fois que l’on y est arrivé.
Cliquer droit : C’est exactement comme cliquer à ceci près que l’on appuie a
l’instant sur le bouton droit de la souris.





30


Fenêtre « Bureau ou Start »

Fenêtre « Bureau ou Start », c’est la toute première fenêtre affichée à
l’écran de l’ordinateur, une fois l’ordinateur allumé. Elle contient tous les
raccourcis programmes, l’icône « Démarrer ou Start » et les barres. Elle a
une nouvelle apparence en Microsoft Office Access 2013 par rapport aux
versions antérieures. Elle n’affiche plus tous les raccourcis programmes
entassés dans un même espace, mais affiche les icônes des programmes par
filtrage en appuyant sur la touche de direction fléchée vers la droite ou en
bougeant la roulette de la souris pour glisser la fenêtre Bureau ou Start vers
la gauche. L’Icône « Démarrer ou Start » est un bouton en bas de la fenêtre
Bureau ou Start affiché en pointant le curseur de la souris au coin bas à
gauche ou au coin haut à droite de la fenêtre « Access Récent et Icônes de
modèles de bases de données » après avoir allumé l’ordinateur.
Copier une application avec presse-papiers

Copier une application avec presse-papiers, c’est déplacer
l’application vers un autre endroit en la sélectionnant, puis en cliquant avec
le bouton gauche de la souris sur l’icône copier du groupe « Presse-papiers »
de l’onglet « Accueil », ensuite, en sélectionnant l’emplacement et en
cliquant avec le bouton gauche de la souris sur la commande « coller » du
groupe « Presse-papiers » de l’onglet « Accueil ».
Copier une application sans presse-papiers
31


Par contre, copier une application sans presse-papiers, c’est déplacer
l’application vers un autre emplacement en la sélectionnant, puis en cliquant
avec le bouton droit de la souris en pointant le curseur de la souris sur la
sélection pour afficher le menu contextuel, puis cliquer avec le bouton
gauche de la souris à l’endroit désiré, ensuite sur la commande coller de
menu contextuel.



Sélectionner une colonne, une ligne, une valeur d’un champ
C’est mettre une ligne, une colonne, une valeur d’un champ en surbrillance.
Pour sélectionner une ligne ou une colonne, on clique avec le bouton gauche
de la souris sur l’en-tête de la ligne ou de la colonne concernée.

32



33


Pour sélectionner plusieurs lignes, il est indiqué de cliquer avec le
bouton gauche de la souris sur l’en-tête de la première ligne à sélectionner
puis, pour une sélection continue, maintenir la touche Shift du clavier
enfoncée et cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l’en-tête de la
dernière ligne à sélectionner ou pour une sélection discontinue, maintenir la
touche CTRL du clavier enfoncée et cliquer avec le bouton gauche de la
souris successivement sur les différents en-têtes des lignes à sélectionner.

34



35


Pa contre, pour désélectionner une ligne de, il importe maintenir la
touche CTRL du clavier enfoncée puis cliquer avec le bouton gauche de la
souris sur la ligne à désélectionner.Toutefois, pour sélectionner toute la
feuille de données, on clique avec le bouton gauche de la souris à
l’intersection des en-têtes de ligne et de colonne.


Pour sélectionner une valeur d’un champ, on clique avec le bouton gauche
de la souris directement sur le champ concerné.

Pour sélectionner une donnée visible (mots, caractères) dans un champ, il
vous appartient de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur un mot
pour le sélectionner, cliquer avec le bouton gauche de la souris et faire
glisser pour sélectionner plusieurs mots ou plusieurs caractères.
36



Pour renommer un champ : double-cliquer avec le bouton gauche de la
souris sur un champ et ensuite renommer le champ.

Ecran de Microsoft Office Access 2013 de Windows 8
Un écran de Microsoft Office Access 2013 de Windows 8 est la
fenêtre de Microsoft Office Access 2013 comprenant trois parties : Interface
en haut, espace de travail au centre et tous les objets sous le volet de gauche
(détails au chapitre 2), tel qu’illustré ci-après :
37



38


Fonctions de Microsoft Office Access
Microsoft Office Access 2007 est un logiciel du système de gestion de
base de données multifonctions qui permet de :
- créer la base de données et leurs objets : tables, requêtes,
formulaires, états, macros et code ;
- gérer une base de données ;
- organiser les données ;
- enregistrer les données ;
- imprimer les données ;
- créer des tables, requêtes, formulaires, états, macros et code ;
- choisir des données à mettre dans les objets de la base de données ;
- établir des relations entre les tables,
- poser des questions pour essayer de satisfaire à une de vos
demandes ;
- effectuer les calculs ;
- gérer une base de données ;
- stocker les données dans la base de données ;
- extraire de la base de données les enregistrements répondant aux
critères spécifiés ;
- etc.
Evolution du logiciel Microsoft Office Access
Le développement de la technologie de Microsoft Office Access dont
la première version a vu le jour, en 1992, a évolué dans le temps comme
suit : Microsoft Office Access 97, Microsoft Office Access 2000, Microsoft
Office Access 2003, Access XP, Microsoft Office Access 2007, Microsoft
Office Access 2010, Microsoft Office Access 2013.
Utilisation de Microsoft Office Access 2013
Microsoft Office Access est utilisé :
- dans la création de grandes bases de données, c’est-à-dire
comportant des centaines voire des milliers d’enregistrements ou
dépassant la capacité de la mémoire centrale de l’ordinateur et des
données complexes ;
- dans la création des objets de la base de données : Tables et
Formulaires pour renseigner la base de données et Requêtes, Etats et
Macros pour sélectionner et restituer tout ou une partie de données
de la base de données ;
- dans les opérations de gestion de la base de données : filtrer, trier,
sélection, options avancées du groupe Trier et Filtrer et rechercher,
39


remplacer, atteindre et sélectionner du groupe Rechercher de
l’onglet Accueil de Microsoft Office Access 2013 ;
- dans les opérations de gestion de bases de données, telles que la
sélection, la projection, la jointure, l’union, l’intersection et la
différence avec la commande SQL direct du groupe Type de
Requête et SQ Mode SQL de la commande Affichage du groupe
Résultats de l’onglet Outils de Requête, Créer, en cliquant avec le
bouton gauche de la souris sur la commande Création de Requête du
groupe Requêtes de Microsoft Office Access 2013 en précisant des
critères dans la grille de critères ;
- dans les opérations d’importation des données, à partir d’autres
sources comme Excel, Word et la méthode de questionnement
appelée requête.
Evolution du système d’exploitation « Windows »
Le système d’exploitation (Software de base) est l’ensemble de
programmes qui permettent le fonctionnement harmonieux de l’ordinateur.
C’est une partie de Software. Le système d’exploitation « Windows » est un
système d’exploitation populaire en RDC, Cette popularité s’explique ici par
la généralisation de son utilisation.
Le développement de la technologie du système d’exploitation « Windows »
a évolué comme suit : …Windows XP, Windows 7, Windows 8.
Base de données
Définitions
Notre définition
De mon point de vue, le concept « Base de données » peut être défini,
à partir les explications de deux termes qui sont Base et Données. Par Base,
il faut entendre fondation, support, soubassement alors qu’en ce qui
concerne Donnée, ce terme désigne des attributs mais des valeurs qui
définissent de manière concrète ces attributs. Dès lors, une base de donné
n’est rien d’autre qu’un support des attributs et des valeurs, appelé, en
informatique, Table. Celle-ci décrit un sujet ou un objet particulier que les
SGDB, tel que Microsoft Office Access stocke dans les objets de la base de
données, à savoir Table, Requetés, Formulaires, Etats et Macros.
Définition des autres auteurs
Plusieurs auteurs ont défini la base de données. Parmi eux, on peut
citer :
Georges GARDARIN pour qui une base de données est un ensemble de
données modélisant les objets d’une partie du monde réel et servant de
40


support à une application informatique (G. GARDARIN, 1995). Il améliore
sa définition en ajoutant que pour mériter le terme de base de données, un
ensemble de données non indépendantes qui doit être interrogeable par le
contenu dans lequel il doit être possible de retrouver instantanément les
informations dont on a besoin.
Pour sa part, O’BRIEN définit une Base de données comme étant un
ensemble d’enregistrements et de fichiers liés par la logique (O’BRIEN,
1995).
De son cote, Robert REIX pense qu’une base de données est un ensemble
des données structurées qui, après avoir été saisies une seule fois, sont
accessibles aux différents utilisateurs (R. REIX, 1991).
L’arrêté du 22 décembre 1981 de l’AFNOR définit la base de données
comme un ensemble de données organisées en vue de son utilisation par des
programmes correspondant à des applications distinctes de manière à
faciliter l’évolution indépendante des données et des programmes.
Dans la logique d’ETENNIN, une base de données est une
reproduction d’un fichier classique sur lequel on a consigné des informations
classées par ordre et constituées des champs enregistrés.
Laurie Ulrich Fuller – Ken Cook définissent la base de données comme une
collection regroupant tout ce qui a trait à un ensemble particulier
d’informations ou encore un fichier collectif qui contient un ensemble
d’objets qui permettent d’exploiter les informations enregistrées dans votre
base de données (Laurie Ulrich Fuller – Ken Cook, 2011).
Il se dégage de toutes ces définitions qu’une base de données est à la fois un
ensemble de données et un support de ces données.
Principes fondateurs de construction de bases de données
On distingue plusieurs principes fondateurs de construction d’une base
de données. Pour cela, il y a lieu de distinguer :
Principe d’organisation des données, selon ce principe, les données doivent
être homogènes et organisées sur une rubrique ou sur un champ appelé Clé
primaire ;
Principe d’exhaustivité des données qui consiste à recenser tous les
renseignements relatifs à un sujet ou à un objet précis. Ces renseignements
sont appelés « tables » pour l’objet décrit et attributs (ou propriétés) pour
définir les tables ;
Principe de non redondance des données, concernant ce principe, chacune
des informations de la base de données ne peut y figurer qu’une et une seule
fois.
Principe de pertinence des données, ici les données doivent être utiles,
c’esta-dire qu’elles doivent présenter un intérêt évident pour l’objet décrit et
classer selon le degré de leur intérêt.

41


Une base de données peut être petite ou grande. Elle est petite lorsque les
données à traiter sont moins complexes et le volume de celles-ci est inférieur
ou égal à la capacité de la mémoire centrale et. Dans ce cas de figure, elle est
réalisée par Microsoft Office Excel. Grande, lorsque les données a traiter
sont complexes et le volume de celles-ci est supérieur à la capacité de la
mémoire centrale, soit en ordre de grandeurde centaines ou de milliers
d’enregistrements. Dans ce cas de figure, elle est réalisée par Microsoft
Office Access.
Base de données relationnelle
Une base de données relationnelle est celle qui contient toutes les
tables décrivant un objet ou un sujet particulier ainsi que leurs attributs
qu’Access aide à créer et à gérer pour répondre à des besoins spécifiques.
C’est donc une collection de tables.
Selon Jean-Luc Hainaut (J.L. Hainaut, 2002), une base de données
relationnelle est une collection de tables de données ou fichiers plats (une
seule table).
Illustration :














42


Base de données relationnelle selon le schéma organisationnel











43


Base de données relationnelle selon le schéma structurel

44




45


Conception d’une base de données
Avant de penser à l’informatisation de la base de données, il est
important de réfléchir en premier lieu sur les sujets des bases de données que
l’on cherche à créer et à représenter, ensuite de définir leurs composantes
significatives et enfin de décrire ces dernières. Ces sujets désignent les noms
des bases de données. Cette réflexion consiste à :
- identifier de manière univoque, dans le monde réel observé, un ou
plusieurs objets ou sujets que l’on cherche à représenter ;
- recenser et identifier, de manière exhaustive, dans le monde réel
observé, des éléments qui présentent un intérêt pour la situation que
l’on cherche à représenter ;
Ces éléments sont appelés «Tables » et sont définis de manière
univoque par des réponses aux questions, telles que par des par des réponses
aux questions, telles que : quelles sont les informations (ou données) qui
identifient un sujet que l’on cherche à décrire ? Par quelles informations
peut-on identifier de manière significative et univoque, un sujet (ou un objet)
que l’on cherche à représenter ?
Les éléments de réponses à ces questions sont appelés « Attributs ou
propriétés ». Ces éléments peuvent être identifiés également à partir
notamment de :
- l’observation d’une situation réelle pour en retirer les informations
concrètes de la v le de tous les jours utiles aux attributs et à la base
de données ;
- la consultation et l’exploitation des documents existants, q’il
s’agisse des ouvrages, des études et de l’internet pour se ressourcer
sur ce que les autres ont dit sur le sujet traité ;
- l’entretien avec le personnel de l’organisation ainsi qu’avec les
personnes ressources compétentes et expérimentées sur le sujet,
externes à l’organisation, pour recueillir les informations pratiques,
nécessaires et complémentaires sur le terrain ;
- l’établissement des relations entre les tables
- l’élimination des synonymes (plusieurs signifiants pour un signifié)
et des polysémies (plusieurs signifiés pour un signifiant) ;
- le calcul des cardinalités ;
- la personnalisation de la base de données a travers la créativité et
l’intuition ;
- etc.
Une table est formée des lignes, des colonnes et des cellules à leurs
intersections. Celle-ci est destinée à contenir des données se rapportant à un
objet ou un sujet particulier. Une ligne contient de valeurs qui définissent les
46


attributs des tables d’une base de données de manière concrète, tandis que
une colonne contient les propriétés ou les attributs de cet objet alors qu’une
cellule est une case dans laquelle sontsaisies les données.
Une base de données est identifiée par le nom de son sujet ou de son objet.
Celui-ci est décrit par ses caractéristiques (attributs ou propriétés) organisées
et structurées de manière exhaustive, non redondante et pertinente que
Microsoft Office Access stocke dans la base de données ou dans ses objets, à
savoir Tables, Requêtes, Formulaires, Etats et Macros.Certains objets sont
utilisés pour renseigner la base de données, tels que Tables et Formulaires.
D’autres, par contre, servent à restituer tout ou une partie de données de la
base de données comme Requêtes, Etats et Macros.
Les sujets des bases de données susceptibles d’être crées sont
extrêmement variés. A titre indicatif, je peux citer : les attestations
académiques, le budget prévisionnel, la carte d’étudiant, la carte d’identité,
la carte de service, la carte d’électeur, la facture, la grille de délibération, le
registre de patients d’un hôpital, le personnel d’une organisation, la
promotion d’étudiants, le suivi du chiffre d’affaires, la moto.
Ces différents sujets ont chacun une existence propre et présente un
certain intérêt pour l’organisation. Ils sont décrits par au moins deux
informations (ou tables) qui les identifient de manière significative et
univoque.
Les composantes d’un objet, tel que la facture sont Clients, En-tête,
Articles, Détails. Les composantes d’un sujet, tel que Suivi du chiffre
d’affaire sont Numéro facture, Montant, Versement, Date d’émission, Date
d’échéance. Nom du client, Nom du vendeur. Les composantes d’un sujet,
tel que Budget prévisionnel sont Salaire, Loyer, Frais des photocopies, Frais
informatiques. Les composantes des objets, tels que Carte de service, Carte
d’identité, Carte d’électeur, Carte d’étudiant, liste d’étudiants sont
respectivement En-têtes, Employés, En-têtes, Electeurs, En-têtes, Etudiants.
Les informations qui décrivent un sujet comme Promotion d’étudiants sont :
En-tête, Etudiants, Cours, Horaire, Locaux (ou auditoires), Professeurs et
Assistants. En informatique, ces informations sont appelées Tables. Les
composantes d’un objet, tel que la moto sont : la consommation, la couleur,
le modelé, la puissance.
Objectifs d’une base de données
Les objectifs d’une base de données sont nombreux. Je peux en citer
quelques-uns :
- le choix des données ;
- l’organisation des données ;
- la structure des données ;
- le stockage des données ;
- la gestion de la base de données.
47


Gestion d’une base de données
En Microsoft Office Access 2013, gérer, c’est organiser les données
de la base de données, sélectionner les données tirées de la base de données,
rechercher, trier, filtrer les données, mettre à jour la base de données, choisir
des données à mettre dans les objets de la base de données, modifier des
données, en ajouter ou en supprimer (ou mettre à jour), établir des relations
entre les tables, effectuer les calculs, interroger la base de données à l’aide
des langages informatiques comme SQL afin d’obtenir des résultats
recherchés en temps réel. 2013 représente le développement le plus récent de
la technologie en Microsoft Office Access.
Objets d’une base de données
Les objets d’une base de données sont des supports informatiques
qu’Access aide à créer pour stocker et pour gérer les données d’une base de
données en vue de répondre à des besoins spécifiques. Il s’agit des objets
suivants : tables, requêtes, formulaires, états et macros. L’onglet « Créer » de
Microsoft Office Access 2013 permet d’accéder aux objets de la base de
données.
Certains objets sont utilisés pour renseigner la base de données, tels
que Tables, Formulaires, d’autres, par contre, servent à restituer tout ou
partie de données de la base de données comme Requêtes, Etats ou Macros.
Banque de données et Base de données
Selon ma vision de la chose, une banque de données est un fourre-tout
organisé. Par exemple : une bibliothèque, des objets gardés dans un
coffrefort, un musée, des archives, etc. A l’opposé, une base de données porte sur
un sujet particulier d’une banque de données. C’est donc un sous ensemble
d’une banque de données.
Selon Afnor, une banque de données (data bank, en anglais) est un
ensemble d’informations (ou de données) concernant plusieurs domaines,
plusieurs sujets ou plusieurs objets, organisé pour être offert aux
consultations d’utilisateurs. Par exemple : une bibliothèque, objets gardés
dans un coffre-fort, musée, archives.
Les informations de chaque domaine particulier sont généralement et
directement structurées en bases de données. Par exemple : ouvrages en
sciences économiques, dictionnaire, carnet d’adresses, etc.
On appelle « Archive » de données, de données réunies à des fins de
stockage et d’utilisation future. Quant aux « fichiers », ce sont de données de
différents supports lisibles par ordinateurs (bandes magnétiques, cassettes,
disques, etc.). Ils comportent les données résultant d’une étude ou d’une
énumération particulière.
48


Sécurité d’une base de données
La sécurité d’une base de données concerne sa protection contre des
destructions accidentelles, des modifications intempestives de données et la
préservation de la confidentialité des informations.
• La protection d’une base de données contre les accidents repose
sur le double enregistrement des informations. Plusieurs
techniques sont possibles et sont souvent utilisées
conjointement :
- la recopie de la base de données sur un support amovible
stocké en lieu sûr et exploité, si nécessaire, pour restaurer la
base ;
- la journalisation, qui consiste à enregistrer sur un support
séparé toutes les modifications apportées à une base de
données depuis sa dernière sauvegarde. En cas d’incident, il y
a successivement restauration de la base dans l’état où elle se
situait lors de la sauvegarde, suivie de l’application grâce à un
utilitaire de toutes les modifications enregistrées depuis ;
- le mirroring, qui consiste à dupliquer automatiquement et en
temps réel le contenu d’un disque sur un autre disque. Cette
technique permet de redémarrer rapidement un ordinateur si
l’un de deux disques vient à être altéré.
• La confidentialité et la protection contre les modifications
intempestives sont assurées par un système d’identification (mot
de passe de connexion), de droits d’accès et par la création de
vues physiques limitant l’action des acteurs de l’entreprise (les
vues sont des extraits de la base de données destinés aux
utilisateurs).

La sécurité d’une base de données se situe aussi au niveau :
- technique : plusieurs procédés sont utilisables à cet effet : accès filtré
par des mots de passe, verrouillage du tout ou partie de la base de
données pour éviter le plantage de la machine ou vue partielle de la base
de données.
- légal : les confidentialités doivent être protégées contre toute
manipulation non autorisée.

Accès aux objets de la base de données :
Etape 1 : Appuyer sur le bouton « Power » pour allumer l’ordinateur et
afficher la fenêtre « Bureau » en français et « Start » en anglais
49


ainsi que les icônes des raccourcis programmes configurés dans
l’ordinateur ;
Etape 2 : Appuyer sur la touche de direction fléchée vers la droite, bouger la
souris ou bouger la roulette de la souris pour glisser la fenêtre
« Bureau ou Start » vers la gauche jusqu’à localiser l’icône de
Microsoft Office Access 2013 :


Etape 3 : Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l’icône de Microsoft
Office Access 2013 pour afficher la fenêtre « Access Récent et
icônes des modèles de bases de données :
1


Etape 5 : Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l’icône « Base de
données du bureau vide » pour afficher la fenêtre « Base de
données du bureau vide » :
50




Etape 6 : Saisir le nom descriptif, parlant, explicite, significatif ou suggestif
attribué à la base de données à la place du nom générique « Base
de données » proposé par défaut par Microsoft Office Access
2013 :


Etape 7 :
- Soit en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur le bouton
« Créer » situé en bas de la fenêtre « Base de données du bureau
vide » :

51




- Soit en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur une base de
données existante de son choix sous le volet « Access Récent », tel
que Facture-Sauvegarde pour l’activer et le sélectionner;



- Soit en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur un modèle de
base de données de son choix sous le volet de droite « icônes des
modèles de bases de données » :
52




L’utilisation de ces trois variantes : Base de données du bureau vide,
Base de données existante parmi les bases de existantes sous le
volet « Access Récent et modèle de base de données parmi les modèles
prédéfinis sous le volet « Icônes des modèles de bases de données
prédéfinis » permettent ensemble d’afficher l’écran de Microsoft Office
Access 2013, le passage obligé pour accéder au menu Fichier et aux objets
de la base de données ;


53


Etape 8 : Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l’onglet « Créer » de
Microsoft Office Access 2013 pour afficher les groupes d’objets
de la base de données organisés en commandes.

L’onglet « Créer » de Microsoft Office Access 2013 comporte des objets à
partir desquels Access aide à créer et à gérer une base de données pour
répondre à des besoins spécifiques. Il s’agit des objets suivants : tables,
requêtes, formulaires, états et macros.
Tables
Définition de table
Ce terme table appelé aussi relation ou colonne est utilisé pour
désigner un support informatique qui décrit et stocke les données revêtant un
intérêt pour un sujet (ou domaine) particulier que l’on cherche à décrire. Elle
est l’objet principal de la base de données à partir duquel tous les autres
objets de la base de données : requête, formulaire, état et macro sont
directement ou indirectement créés.










54


Organigramme des objets de la base de données.

BASE DE



TABLES



MACRO REQUETES




FORMULAIR


RAPPORTS


Les données d’identification d’une table doivent être conformes au
choix de l’organisation. Par exemple, les données conformes au choix d’une
entreprise commerciale pour son identification sont : Clients, Articles,
Fournisseurs. Les données conformes au choix d’une faculté pour identifier
une promotion d’étudiants sont : Etudiants, Cours, Horaires, Locaux,
Professeurs, Assistants.
Une table (une relation ou une colonne) est organisée en colonnes, en
lignes et en cellules. Les colonnes désignent les noms de champ ou rubriques
qui sont des titres ou des valeurs en-tête des colonnes, correspondant aux
attributs (caractéristiques ou propriétés) du sujet de la base de données.
Contenu d’une table
Une table contient des éléments qui présentent un intérêt pour les
objets que l’on cherche à représenter. Ces éléments sont appelés «
Attributs, Propriétés ou Caractéristiques » et sont définis de manière
univoque. Les propriétés sont des données ou des valeurs. Par exemple : N°
Client, nom client, etc.
55


Un attribut ne doit figurer aucunement sur deux tables différentes,
dans la même base de données. Il faut pour cela spécialiser, par exemple
l’attribut nom en nom du client, en nom du produit et en nom du fournisseur.
Les attributs contribuent à donner une existence propre et concrète à la
table et sont définis par des techniques comme les réponses aux questions,
telles que : quelles sont les attributs qui décrivent les tables, telles que
Clients, Etudiants, Personnel, Patients, Professeurs, Assistants ? Par quelles
caractéristiques peut-on définir un objet d’une table (relation ou colonne),
tels que Articles, Produits, Cours, Horaire ?

Les attributs qui décrivent les tables d’un objet de la base de données, tel que
la facture sont :
- Table Clients qui contient les attributs code client, nom, post-nom,
prénom, sexe, état civil, adresse habitation, adresse e-mail (ou
électronique), téléphone fixe, téléphone mobile ;
- Table En-tête qui contient les attributs : Coordonnées de
l’organisation, lieu d’émission, date d’émission, nom de l’objet ou
du sujet, Numéro de facture ;
- Tables Articles qui contient les attributs : code Article, nom Articles,
liste Articles commandés, le prix ;
- Table Détails qui contient les attributs : Code Article, N0 d’ordre,
Quantités, Désignation, Stock, Prix Unitaire, Prix total, Signature,
Commentaires.
Les attributs contribuent à donner une existence concrète à la table.
Clé primaire ou Identifiant (ID) et clé étrangère
La clé primaire est un attribut qui définit de manière unique une table.
Elle est un champ spécial qui est toujours souligné pour le distinguer des
autres attributs ou propriétés à partir duquel dépendent tous les autres
attributs d’une table. Il permet :
- d’identifier de manière unique chaque enregistrement d’une table ;
- d’organiser les données d’une table en identifiant chaque
enregistrement de manière unique.
Microsoft Office Access 2013 indexe automatiquement le champ
servant de clé primaire sous l’index clé primaire.
La clé primaire ne peut être un champ de type Calculé, Pièce jointe, Mémo,
Objet OLE, Lien hypertexte, ou Oui/Non ou encore un champ « texte ou
libellé » ou un mnémonique. Elle est toujours un champ numérique de type
Cde client, Numéro Commande, Numéro matricule, etc.
56


En Microsoft Access, une table Access ne peut manquer de clé
primaire ou d’identifiant. Ce dernier peut être constitué d’un champ ou des
plusieurs champs. Ainsi, puisque l’identifiant ou la clé primaire doit
identifier de façon unique chaque enregistrement, la propriété indexée du
champ clé primaire est toujours Oui et sans doublon. En effet, on ne peut
répéter la donnée deux fois dans ledit champ.
L’identifiant ou le champ susceptible d’être clé primaire de la table
CLIENT, à savoir Code client est souligné. Le nom de la table (colonne ou
relation) figure en haut et est séparé des propriétés ou des attributs par une
ligne horizontale d’un bout à bout du rectangle.
Dans une base de données relationnelle, la liaison entre deux tables est
traduite par la répétition d’un attribut clé primaire de la table source de
relation dans une autre table en relation. Cette clé est appelée clé étrangère
ou secondaire et par convention, on fait précéder les clés étrangères d’un
dièse {♯} dans la description des colonnes d’une autre table liée.

Exemple :
Ajouter la clé primaire appelée clé étrangère précédée d’un dièse dans la
description d’une autre table en relation ;
Clients Commande
N° client N° commande
Nom client Date
Prénom #n° client
Adresse client

Remarques
- une même table peut avoir plusieurs clés étrangères mais une seule
clé primaire (éventuellement composées de plusieurs colonnes) ;
- une clé étrangère peut aussi être primaire ;
- une clé étrangère peut être composée (c’est le cas lorsque la clé
primaire en liaison est composée).
L’informatisation de la création des tables et des relations sera développée
ultérieurement.


57


Définition des attributs d’une table
Les attributs sont des noms de champ ou rubriques qui sont des titres
ou des valeurs en-tête des colonnes. Ils décrivent le sujet de la base de
données.
Les attributs contribuent à donner une existence propre et concrète à la
table. Ils sont définis par des techniques, telles que :
- des réponses aux questions de l’ordre : quelles sont les attributs qui
décrivent les tables, telles que Clients, Etudiants, Personnel,
Patients, Professeurs, Assistants ? Par quelles caractéristiques
définit-on un objet d’une table (relation ou colonne), tels que
Articles, Produits, Cours, Horaire ?
- de l’observation d’une situation réelle pour en retirer : c’est à partir
d’ici qu’on peut tirer les informations utiles aux attributs et à la base
de données ;
- des documents existants aussi bien des ouvrages, des études deet
l’internet pour se ressourcer sur ce que les autres ont dit sur le sujet ;
- des éléments concrets de la vie de tous les jours pour en tirer les
informations utiles aux attributs et à la base de données ;
- de divers entretiens avec le personnel de l’organisation et les
personnes ressources compétentes et expérimentées sur le sujet,
externes à l’organisation, en vue de recueillir les informations
pratiques, nécessaires et complémentaires, fruits des expériences
vécues sur le terrain ;
- la créativité et l’intuition pour personnaliser une base de données.

Organisation d’une table
Une table (une relation ou une colonne) est organisée en colonnes, en
lignes et en cellules. Les colonnes désignent les noms de champ ou rubriques
qui sont des titres ou des valeurs en-tête des colonnes correspondant aux
attributs (caractéristiques ou propriétés) du sujet de la base de données.
Quant aux lignes, elles constituent une suite de valeurs qui définissent, de
manière illustrative, les attributs (caractéristiques ou propriétés) d’un objet
(ou d’une personne) que Microsoft Office Access stocke dans une base de
données. Ces valeurs contribuent à donner une existence propre et concrète à
un objet (ou à une personne). L’association de valeurs en lignes forme des
enregistrements (ou articles). Une table contient autant d’enregistrements
qu’il y a des clients, d’étudiants, de produits. Par exemple, mille
enregistrements pour mille étudiants. Chaque ligne représente un fait, tel
qu’un client du nom X, du prénom Z, de sexe F, de l’état civil C, résident sur
l’adresse H et dont le numéro de téléphone est W.

58


Une cellule est une case à l’intersection des colonnes et des lignes dans
laquelle l’utilisateur saisit les données recensées relatives aux tables du sujet
de la base de données.
Composition d’une table.
Une table est composée de deux parties : En-tête et Corps.
L’en-tête est lui-même composé d’autant de colonnes qu’il y a des attributs.
Par exemple, pour la table (colonne ou relation) « Clients », on peut avoir les
en-têtes colonnes suivants :
Numéro Nom Post- Prénom Sexe Etat E- N°
ou Code nom civil mail Téléphone
Client

Quant au corps, il s’agit d’un ensemble de lignes composé d’autant de lignes
qu’il y a d’enregistrements.
Voici huit colonnes et quatre lignes pour la table (colonne ou relation)
« Clients » :
.
Numér Nom Post-nom Préno Sex Etat civil E- N°
o m e mai Télépho
l ne
1 DJAMB ONYEM Jean M Célibatai
A BA re
2 NTUMB KALALA Josep M Marié
A h
3 ZOLA ZOLA Danie M Divorcé
l

Structure d’une table
S’agissant de la structure de la table, quel que soit la méthode de
l’informatisation de création utilisées (Table ou Création de table), celle-ci
dispose les noms de champs (attributs, caractéristiques ou propriétés)
horizontalement en-tête des colonnes d’une table ou de plusieurs tables de
manière à établir des relations entre les tables par une contrainte référentielle
qui sera représentée par une ligne fléchée qui part du nom de la table de
référence (source ou parent) vers le nom de la table référencée (secondaire,
enfant ou liée).

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Schéma descriptif d’une table (ou fichier plat) :


Schéma descriptif de plusieurs tables :





Cette structure représente l’état de sortie d’une base de données et/ou d’une
table sous la forme de feuille de données.
60


Selon Hainaut, une base de données est une table (ou fichier plat) ou
plusieurs tables en relation entre elles décrivant un sujet particulier.
La structure organisationnelle, quant à elle, consiste à représenter
schématiquement les tables sous la forme d’un rectangle pour les disposer de
manière à établir des relations entre les tables par une ligne de jointure et
selon la logique de leur apparition sur l’état de sortie d’une table et d’une
base de données, tel qu’illustré par les schémas organisationnels ci-après :
Schéma organisationnel avec une table (ou fichier plat)














61


Schéma organisationnel avec plusieurs tables



Selon ces schémas, la table contient le nom de l’objet souligné de bout
à bout du rectangle et ses attributs (noms de champs, propriétés ou
caractéristiques) définissant la table de manière significative et sans
équivoque, tels que la clé primaire (ou Identifiant, ID en sigle) soulignée
pour identifier la table source, impérativement un champ numérique et des
autres attributs dépendant de l’attribut Clé primaire ainsi que d’une
contrainte référentielle qui sera représentée par une ligne de jointure reliant
les tables entre elles.
En plus de ces éléments, la table référencée (secondaire, enfant ou
liée) contient aussi la clé étrangère soulignée par des traits pointillés (ou
précédée d’un symbole dièse #). Les traits pointillés (ou dièse #) sont des
symboles d’identification de la table liée.

62


La table est utilisée pour renseigner la base de données qu’elle
présente les données sous la forme d’une feuille de données ou d’un tableau
formé de colonnes et de lignes
Structure de la feuille de données de la table
La feuille de données de la table est divisée en deux parties : la partie
supérieure et la partie inférieure.
La partie supérieure est composée de l’interface, de la partie centrale
comprenant trois colonnes, à savoir : « Nom du champ », «Types de
donnés » et « Description ou Légendes » et la partie de gauche « Tous les
objets ».

- Nom de chaque champ
Ce sont les propriétés ou les attributs de la table en-têtes des colonnes-.

- Types de données et procédure d’accès
Access propose le choix entre neuf types de données. Il suffit de
cliquer sur la flèche noire triangulaire de la colonne « Type de
données » pour afficher la liste de neuf types de données définis par
Access par défaut.
63



64



65


Il s’agit de :
- Texte : utilisé dans les champs destinés à contenir des données du
type alphabétiques ou alphanumérique. Par défaut, Access indique
que la taille du champ est de 50 caractères. On peut toujours
modifier la taille du champ selon ses propres besoins.
- Mémo : utilisé pour inscrire des commentaires. La taille du champ
n’est pas déterminée. Le maximum est de 65535 caractères (65 ko)
- Numérique : utilisé dans les champs destinés à contenir les
informations chiffrées. On peut aussi déterminer le nombre de
chiffre après la décimale selon ses besoins.
- Date/heure : utilisé dans les champs destinés à contenir les dates et
les heures. Bien qu’une date ou une heure soit affichée, Access
conserve ces données sous forme de chiffre. Chaque chiffre
ierreprésente la date d’une journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier
2011. Le chiffre 2 pour le 2 janvier…Access conserve l’heure, les
minutes et les secondes en fraction de journée. Donc, 0,5 est
l’équivalent de midi, 0,75 de 18 h, etc. C’est aussi plus facile de
calculer la différence entre deux dates.
- Monétaire : utilisé dans des champs destinés à contenir les données
chiffrées, mais avec le signe monétaire par défaut de la machine : $
ou FC, par exemple.
- Numéro-Auto : utilisé dans des champs qui doivent s’incrémenter
automatiquement lors de la saisie de chaque enregistrement. Si l’on
choisit ce type de champ, on ne peut rien saisir dedans. C’est
Access qui y placera un nombre automatiquement à chaque fois
que l’on se propose de créer un nouvel enregistrement. On
l’utilisera chaque fois que l’on voudra s’assurer que le contenu de
ce champ ne pourra pas se retrouver dans un autre enregistrement
de la table, par exemple pour le numéro de client : chaque nouveau
client aura un numéro unique automatiquement affecté par Access.
C’est un champ de ce type qui sera le plus souvent utilisé pour être
une clé primaire. Une clef primaire est une valeur numérique
incrémentée automatiquement lors de la saisie de chaque
enregistrement.
- Oui/non : utilisé dans des champs ne pouvant contenir que deux
possibilités, soit oui, soit non. Exemple : fumeur, non-fumeur.
Access conserve l’information sous forme numérique. 0 = faux, 1 =
vrai.
- Objet OLE : OLE (objectLinked and Embbeded) est utilisé dans
des champs destinés à recevoir les données du type multimédia :
image, son, etc.
66


- Lien hypertexte : utilisé pour les champs destinés à recevoir des
liens hypertextes à un autre objet ou à l’un des services de
l’Internet qui permet le URL (UNIFORM ? Ressource Locator), tel
que FTP, gropher et newsgroup.

La partie inférieure de la feuille de données de la table de Microsoft
Office Access 2013 renferme une série de propriétés par défaut qui peuvent
être modifiées par l’utilisateur de la base de données selon ses besoins. Elles
sont affichées dans l’onglet « Général » dans la partie inférieure de la feuille
de données. L’onglet « général » affiche chaque propriété du champ et
propose, des explications à côté de chaque propriété.
Voici ci-dessous la liste de propriétés définies par Microsoft Office Access
2013 par défaut :

Taille du champ Indique le nombre de caractères qu’un champ doit
recevoir en une fois. Ce nombre peut aller de 0 à
255 caractères. Cette propriété est seulement valide
pour les champs du type texte. Les autres types de
champs ont déjà une taille prédéterminée. Pour le
champ du type Numérique, il y a lieu de différencier
Entier long et Réel double qui sont des tailles
généralement utilisées pour des développements. En
effet, la taille Entier long ne permet pas la saisie de
la partie décimale au cas où les données comportent
une partie.
Format Permet de préciser, à l’avance, le type d’affichage
de données dans le champ considéré. A titre
d’illustration, la saisie du signe « > » dans la
propriété Format du champ sexe permet de façon
automatique, la conversion de toutes les données en
majuscule. Son inverse se fait avec le signe « < ».
Pour le champ du type Date/heure, le format permet
de formater la date saisie dans le champ. En outre,
cette propriété permet de préciser que les données
du champ en question seront soit des heures, soit des
dates.
Masque de saisie Indique la façon dont l’information sera entrée dans
le champ.
Légende Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les
67


formulaires et les états, à la place du nom du champ.
Valeur par défaut Indique une valeur initiale lors de l’ajout de
nouveaux enregistrements.
Valide si Place des bornes ou des limites sur le genre
d’information susceptibles d’entrer dans un champ.
Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à
travailler pour un salaire négatif.
Message si erreur Affiche ce message si le contenu du champ ne
respecte pas les restrictions de la propriété valide si.
Nul interdit Ne permet d’avoir un contenu vide dans le champ.
La valeur de cette propriété est par défaut Non. Si
l’on n’autorise pas une valeur Nulle dans ce champ,
il faut alors établir cette propriété à oui.
Chaîne vide autorisée La valeur par défaut est aussi Non L’on peut définir
le champ à une chaîne de longueur nulle si l’on
affecte la valeur Oui à cette propriété. Elle permet
d’insérer des espaces « » dans un champ.
Indexée Cette propriété permet d’accélérer la recherche des
données dans une table, car elle crée une
organisation des données selon l’ordre du champ
considéré (ordre croissant ou décroissant). Sa valeur
est, par défaut, Non pour le commun des champs et
Oui pour la clé primaire. Notons en outre que
l’indexation est sans doublon si le champ ne peut
accepter la même donnée deux fois tandis qu’elle est
avec doublon si l’on peut répéter la même donnée
dans le champ plusieurs fois.

Relation entre les tables
Les relations entre les tables consistent à relier les données d’une
table, appelée Table source(table parent ou table de référence) à celles d’une
autre table, appelée table liée (table enfant ou table référencée) par un
connecteur ou par une ligne de jointure à partir d’un champ en commun,
appelé « clé primaire » pour les tables sources, tels que Code Client, Num
Cde et la même clé primaire précédée d’une dièse (#) ou souligné en
pointillée appelée « clé étrangère ou secondaire » pour la table liée (enfant
68


ou refrénée). Les relations entre les tables permettent d’utiliser les données
d’une table dans une autre et d’éviter ainsi la saisie d’informations.

La relation se lit dans les deux sens :

Un client passe une ou plusieurs commandes, une ou plusieurs commandes
sont passées par un client.
Le lien entre la clé étrangère et sa clé primaire est symbolisé par un
connecteur ou une ligne de jointure. Pour cela, il faut mettre en relation les
tables crées les unes avec les autres. Ces relations vont faire de ces tables
une base de données relationnelles, c’est-à-dire une collection de tables de
données prédéfinies possédant des champs qui sont appelés « clé primaire et
clé étrangère » de même type, tel que Code Client et #Code Client, Num Cde
et #Num Cde. Ce sont ces relations qui vont indiquer comment ces
différentes tables sont reliées entre elles à travers les champs appelés« clé
primaire et clé étrangère ». Il ne devrait pas y avoir de table non reliée.
Schéma relationnel
Le schéma relationnel est le schéma logique des tables et des données utilisé
pour décrire une base relationnelle. Un schéma relationnel est une
représentation théorique des tables constituant physiquement une base de
données. Un tel schéma relationnel, on le sqit, est composé d’un ensemble de
relations (à ne pas confondre le sens du terme « relation » avec celui qui peut
désigner une association). Dans le schéma relationnel, la relation se compose
d’attributs (attribut de relation = champ de table). La clé de la relation (clé de
relation = clé primaire) est un identifiant formé d’un ou de plusieurs attributs
et qui ne prend pas deux fois la même valeur. Le schéma relationnel met en
évidence les clés primaire et secondaire.
Par exemple :
FACTURE (numéro facture, date, état, #code client)
Numéro facture : clé primaire
#Code client : clé étrangère ou clé secondaire en référence au code client de
la table CLIENTS).
Une relation peut s’écrire en notation fonctionnelle. Dans un cas comme
celui-ci on doit alors souligner sa clé afin de la mettre en évidence :
NOM RELATION (attribut1, attribut2, attribut3,…, attribut n) pour une clé
simple ;
NOM RELATION (attribut1, attribut2, attribut m, …, attribut n) pour une
clé composée.
69


Exemple :
CLIENT (code client, nom client, prénom, adresse).
Règles de normalisation des relations
Cardinalité
Une cardinalité d’un lien entre tables est le minimum et le maximum
de fois qu’une entité ou une table peut concerner la relation. Les cardinalités
sont des quantificateurs : 1, n, 1, 1, n, 1, n, n, portés sur les « pattes » des
relations. Ils indiquent le nombre des liens minimum et maximum de fois
qui peuvent exister entre les différentes tables. Ces deux nombres sont
toujours séparés par une virgule.
En outre, il existe plusieurs types de relations ou d’associations : un –
à – plusieurs, notée 1, n, p– à un, notée n, 1, un– à - un, notée 1, 1,
plusieurs à plusieurs, notée n, n
Relation de type « un – à – plusieurs », notée 1, n
Dans ce type de relation, un enregistrement de la table source est en
relation avec plusieurs enregistrements de la table reliée. La table source de
la contient la clé primaire nécessaire à l’établissement de la relation.
Un à plusieurs, noté 1, n : entre 1 et n fois, par exemple un client a au moins
acheté un article et acheté plusieurs articles ; un ou plusieurs articles sont
livrés par 1 fournisseur.
Relation de type « plusieurs – à - un », notée n, 1
Dans ce type de relation, plusieurs enregistrements de la table source
de la relation sont en relation avec un seul enregistrement de la table reliée.
Relation de type « un – à - un, » notée 1, 1
Dans ce type de relation, un enregistrement de la table de la relation
ne peut correspondre qu’à un et un seul enregistrement de la table reliée.
Relation de type « plusieurs à plusieurs », notée n, n
Dans ce type de relation, plusieurs enregistrements de la table source de la
relation peuvent être en relation avec plusieurs enregistrements de la table
reliée.

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Schéma d’informatisation de création ou de construction d’une base de
données
- identifier l’objet ou le sujet à décrire ;
- recenser d’une manière exhaustive les attributs décrivant l’objet
identifie ;
- cliquer avec le bouton gauche de souris sur l’onglet Créer pour
afficher les objets de la base de données ;
- cliquer avec le bouton gauche de souris sur les commandes soit
table, soit Création de table pour créer la table ;
- saisir les attributs recensés, puis enregistrer et attribuer le nom à la
table ;
- cliquer avec le bouton gauche de souris sur l’icône X pour fermer ou
sur la commande Fermer du menu Fichier ;
- cliquer avec le bouton gauche de souris sur la commande Ouvrir du
menu Fichier ;
- saisir les valeurs définissant de manière concrète les attributs ;
- répéter l’opération autant de fois qu’il y a des tables à créer ;
- cliquer avec le bouton gauche de souris sur la commande Création
de Requête du groupe Requêtes pour afficher les tables ;
- cliquer avec le bouton gauche de souris sur le nom de la table et
maintenir le bouton gauche de souris enfonce, déplacer les tables
pour les disposer de manière à les relier deux à deux.

Inconvénients d’une table
L’inconvénient majeur de la table, lorsque le volume de données est
important, est le risque de saisir plusieurs fois les mêmes données, d’oublier
ou de sauter certaines données, de saisir les données dans les mauvaises
colonnes ou dans la mauvaises lignes, taper enregistrement après
enregistrement provoque un stress intense. Pour éviter ces inconvénients, le
formulaire représente la solution plus conviviale, moins fastidieuse et moins
stressante.
Requêtes
La requête est un autre objet de la base de données créée à partir d’une
ou de plusieurs tables et/ou requêtes sources. Elle questionne la table ou le
formulaire sur les données qu’elle contient selon un ou plusieurs critères.
Comme les tables, elles présentent les données sous la forme d’une feuille de
données, c’est-à-dire d’un tableau organisé en colonnes et en lignes. Les
données affichées dans une requête peuvent être modifiées. Dans ce cas, la
mise à jour dans une table sera automatique. Par exemple une requête peut
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sélectionner la liste de clients de la table Clients qui habitent la Ville
Province de Kinshasa. Autrement dit, la requête questionne la table sur les
données qu’elle contient et les résultats sont affichés soit par le biais d’un
état, soit par le biais d’un formulaire d’affichage selon qu’il y a nécessité ou
non d’impression.
La requête sert à restituer tout ou une partie du résultat de la base de
données. Ces résultats sont affichés, soit par le biais d’un état, soit par le
biais d’un formulaire d’affichage selon qu’il y a nécessité ou non
d’impression sous la forme d’une feuille de données ou d’un tableau
organisé en colonnes et en lignes.
La requête permet de :
- créer des listes à partir d’une ou des plusieurs tables,
- effectuer des calculs simples ;
- effectuer des recherches, des extractions, des suppressions
des informations ou des données contenues dans une ou
plusieurs tables ou formulaires à partir de certains critères
préalablement définis ;
- fournir des informations synthétiques aux utilisateurs et à
l’organisation ;
- accroître la facilité d’accès aux données, l’efficacité de la
cohérence et de la non redondance des données ainsi que la
restitution du résultat en temps réel ;
- interroger une ou plusieurs tables sur les données qu’elle
contient selon un ou plusieurs critères.

Les requêtes sont utilisées pour :
- rechercher, dans la table ou formulaire, les informations
correspondant à certains critères. Par exemple, dans une table
contenant les informations relatives au personnel d’une entreprise,
on peut retrouver toutes les personnes embauchées avant une
certaine date, rechercher tous les clients grossistes, semi grossistes,
détaillants ou franchisés ;
- extraire de la table ou d’un formulaire les informations
correspondant à certains critères, c’est-à-dire recopier certaines
colonnes, certaines lignes de son choix comme par exemple : la liste
de clients habitant la ville Province de Kinshasa, la liste de clients
ayant un chiffre d’affaires supérieur à la moyenne, le nombre de
commandes par semaine ;
- trier, imprimer, sauvegarder les données d’une ou des plusieurs
tables dans un fichier séparé ;
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- interroger les données d’une ou des plusieurs tables selon un ou
plusieurs critères ;
- filtrer et afficher les enregistrements selon un ou plusieurs critères ;
- filtrer et afficher les enregistrements selon un ou plusieurs
critères ;
- présenter, comme les tables, les données sous la forme d’une
feuille de données ou d’un tableau organisé en colonnes et en
lignes.
- filtrer et trier de la table ou du formulaire les informations,
telles que :
 la liste de clients habitant à Kinshasa ou
MbanzaNgungu,
 la liste de clients ayant un chiffre d’Affaires
supérieur à la moyenne,
 le nombre de commandes par semaine,
 meilleur client par type client : quel est le client qui
a fait le plus gros chiffre d’affaire parmi les types de
clients grossistes, semi-grossistes, détaillants,
- imprimer et sauvegarder les résultats dans un fichier séparé, etc.

Formulaire
Définition
Un formulaire est un d’objet de la base de données comme les autres, I estl
créé à partir d’une table ou d’une requête et spécialisé dans :
- la saisie des données dans un masque, grille ou fiche de saisie des
données ;
- la visualisation et l’affichage individuel de tous les enregistrements
de la table ;
- l’ajout de nouveaux enregistrements ;
- la modification des données de la base de données. Il se présente
sous la forme d’un masque, d’une fiche ou d’une grille de saisie de
données.
- l’impression et l’édition des données.
Par masque ou grille de saisie, il faut entendre une structure imposée ou
définie pour faire entrer les données dans la table.
Le formulaire est utilisé pour renseigner la base de données. Il présente les
données sous la forme d’un un masque, grille ou d’une fiche de saisie des
données, un enregistrement à la fois.

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TYPES DE FORMULAIRES
On distingue plusieurs types de formulaires : Formulaire de saisie, de
sélection, d’action et d’affichage.
- le formulaire de saisie permet d’introduire les données dans la table ;
- le formulaire d’affichage et l’état permettent de visualiser les
données ainsi introduites. La différence entre un formulaire
d’affichage et un état est que l’état est utilisé lorsqu’i y a nécessité
d’impression ;
- le formulaire de sélection ;
- ulaire d’action.

Etat ou rapport
Définition
Un état ou un rapport de synthèse est un autre objet de la base de
données destiné à l’impression des données d’une table ou d’une requête. Il
est vrai que les données visualisées à partir d’un formulaire peuvent être
imprimées. Toutefois, il est recommandé pour une impression, de passer par
des états, car ces derniers facilitent l’analyse et le regroupement des données.
Il prend en charge :
- la création d’un rapport de synthèse soit statique, soit dynamique
généré automatiquement à partir de données des tables et/ou
requêtes existantes, telles que celles de T_Articles ;
- la visualisation des données ;
- l’impression du contenu des autres objets de la base de données, plus
exactement la table et la requête selon un style (disposition) vertical
ou disposé en colonnes, ou selon un style tabulaire;
- le tri soit par ordre alphabétique, soit par code ;
- la restitution de tout ou d’une partie du résultat de la base de
données.
Bref, il est possible de regrouper les données et de créer à partir de ces
données un rapport statique ou un rapport dynamique.
Types d’états ou rapports
Il existe deux types d’états ou rapports : état statique et état
dynamique.
L’Etat statique est celui sur lequel les données du rapport ne peuvent
pas se mettre à jour, même si les données de la table et/ou requête utilisée
pour créer l’état sont modifiées.
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L’Etat dynamique est celui sur lequel la modification de données de
la table/ou requête source seront automatiquement répercutées dans le
rapport dynamique.
Types de styles ou dispositions des états (ou rapports)
On distingue deux types de styles des états : le style vertical ou
disposé en colonne et le style tabulaire.
Le style (ou disposition verticale ou disposé en colonne) est celui où
les descriptions et les contenues des champs sont placés ligne après ligne et
qui ainsi se trouvent tous dans la section Détail. Selon ce style, les données
sont présentées sous la forme d’une feuille de données, les champs en
colonnes et les enregistrements en lignes.
Illustration

Style (ou disposition tabulaire) quant à lui est celui où les descriptions de
champs ou des étiquettes (noms de champs) se trouvent dans la section
Entête de page et les ou les noms de champ deviennent les en-têtes
des colonnes de données et apparaissent dans la section Détail. Selon ce
style, les données sont présentées sous la forme d’une feuille de données, les
champs en colonnes et les enregistrements en ligne.






75


Illustration

Structure des états
Les états sont divisés en plusieurs sections : En-têtes, Détails et Pieds.
En-têtes
Il existe deux types d’en-têtes selon que l’on voudrait voulez imprimer
une information au début du document de l’état ou sur chaque page. Ainsi,
on a :
- l’en-tête d’état : Cette section contient généralement le titre général
du rapport imprimé une fois et une seule fois au début de l’état ;
- l’en-tête de page : Cette section suit immédiatement l’en-tête d’état
sur la première page du rapport et contient, en priorité, les noms de
colonnes apparaissant en haut de chaque page. L’on peut ici y
ajouter d’autres éléments (lignes, rectangles ombres, etc.) afin de
séparer cet en-tête des données elles-mêmes.
Détails
La section Détails constitue le cœur de l’état, (ce qui est assez normal
si l’on considère que c’est pour elle que l’état est fabriqué). Les données de
la section Détail remplissent l’essentiel des pages. Autrement dit c’est là
qu’apparaissent les enregistrements de la base de données. Elle ne figure
qu’une seule fois en mode Création. En revanche, elle est répétée pour
chaque enregistrement affiché dans l’état. C’est qui permet de vérifier le
mode Page.
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L’état insère automatiquement autant de sections Détail (et donc
d’enregistrements) entre l’en-tête et pied de page que peut en contenir une
page.
Pieds
Il existe deux types de pieds selon que l’on cherche à imprimer une
information au début du document de l’état ou sur chaque page. On distingue
ainsi :
- Pied de page : Située en bas de chaque page. Cette section contient,
le plus souvent, les éléments, tels que la date et le numéro de la page
courante.
- Pied d’état : Située à la fin du rapport, c’est la section qui contient,
généralement, des formules de calcul (par exemple, le total de
ventes) ou le dénombrement (comme le nombre de clients présentés
dans le rapport) imprimé une fois et une seule fois.
Macro
Définition
Une macro est, une fois encore de plus, un objet de la base de données
créé à l’aide des actions, telles que « Ouvrir Formulaire, Agrandir
fenêtre… ».
Elle qui permet entre autres :
- d’exécuter automatiquement une série complexe de tâches
fréquentes (ou répétitives) regroupées au sein d’une même
commande, notamment : imprimer, ouvrir, fermer une table, un
formulaire ou un état, afin d’éviter de les répéter ou les
recommencer, tout au long de la journée ou chaque jour ;
- de simplifier l’accès à une option de boite de dialogue ;
- d’accélérer les opérations de modification et de mise en forme
habituelles ;
- de créer des interfaces plus conviviales ;
- de restituer tout ou partie du résultat de la base de données.
Les entreprises ou d’autres organisations utilisent quotidiennement
une base de données. C’est ainsi, exemple, qu’il il faut imprimer cinq états
différents les uns à la suite des autres. Ainsi qu’on s’en aperçoit, toutes ces
manipulations sont fastidieuses et répétitives. Pour éviter de refaire, sans
cesse, toutes ces manipulations, il sera plus pratique d’ouvrir la base de
données en cliquant sur un raccourci, appelé « macro ».


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Système de gestion de la base de données « SGBD »
Aperçu historique
Avant l’apparition des systèmes de gestion de base de données (SGBD
ou DBMS pour Data Base Management System en anglais), les données
étaient stockées dans des fichiers binaires et gérées par des programmes
exécutables (Basic, Cobol ou Dbase par exemple). La maintenance des
programmes (en cas de modification de la structure des données,
notamment) était très problématique. Sont alors apparus les SGBD
hiérarchiques dans lesquels des données sont organisées sous forme d‘arbre
(IMS-DL1 d’IBM, par exemple), puis les SGBD réseaux dans lesquels des
données sont organisées selon un graphe plus général (IDS2 de Bull, entre
autres). Ces deux types de SGBD sont dits navigationnels, car on peut
retrouver l’information à condition d’en connaître le point de départ ou
d’accès au chemin.
Aujourd’hui, ils sont largement remplacés par les SGBD relationnels
(SGBDR) a partir desquels l’information peut être obtenue par une requête
formulée dans un langage SQL quasiment naturel ou humain. Ce sont les
SGBD les plus répandus (OracleData base, Ms Access, PostgréSQL, SQLite,
par exemple).
Plus récemment, sont apparus des SGDB orientés objets. Ce sont des
objets dans lesquels les données sont contenues dans ce qu’on appelle
Relations qui sont représentées sous forme de Tables.
Définition de SGBD
Le système de gestion de base de données, SGBD » est un logiciel ou
un ensemble des programmes (ou logiciels) qui permettent, à l’aide des
langages spécialisés, tel que SQL :
- de créer ;
- de gérer « trier, interroger, sélectionner, afficher sauvegarder,
insérer, modifier, classer, rechercher, mettre à jour (ajouter ou
supprimer), mettre en forme les informations d’une base de données
afin de fournir des informations précieuses aux utilisateurs ou à
l’organisation » ;
- d’assurer la cohérence, la non redondance et la sécurité des données
ainsi que la restitution du résultat en temps réel.
Pour P. Morvan, le SGBD est « l’ensemble d’informations
exhaustives et non redondantes nécessaires à une série d’applications
automatisées et connues par un système logiciel qui en assure la gestion.
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Les SGBD, les plus connus sont : ORACLE DATABASE, POSTGRE
SQL Server, Microsoft Access ou MS ACCESS, SYBASE, SQLITE,
MYSQL, DB2, etc.
Fonctions du SGBD
Les principales fonctions du SGBD sont : décrire, interroger, mettre à
jour et transformer les données de base, assurer le contrôle d’intégrité,
assurer le contrôle de sécurité, fournir des informations synthétiques aux
utilisateurs, accroître l’efficacité d’accès aux données, la cohérence des
données, la non redondance des données, la restitution des résultats en temps
réel, examiner la mise en œuvre de différentes actions de gestion de la base
de données avec Microsoft Office Access, action par action.
Dictionnaire de données
Le dictionnaire de données est un tableau ou un document dans lequel
on récapitule toutes les utiles à une application. Elle comprend
quatre colonnes, à savoir : Nom de champ (ou rubrique), Types de données,
Description ou légendes et Nature/Règles/Format/Contraintes/Observations.
Il donne la liste exhaustive de toutes les informations strictement nécessaires
aux traitements. Ainsi donc, le tableau de création de table en mode création
issu de son remplissage s’appelle « Dictionnaire des données ».
La présentation du dictionnaire de données peut varier. En particulier,
il n’est pas obligatoire d’y faire figurer les rubriques par ordre alphabétique.
STRUCTURED QUERY LANGUAGE « S Q L »
C’est un langage informatique qui transmet les instructions par
l’intermédiaire du système de gestion de base de données pour effectuer les
opérations de gestion sur la base de données. Une instruction SQL construit
et gère une requête, c’est-à-dire une instruction que SGBD doit exécuter
pour créer et gérer une requête.C’est un langage de requête (LDR), un
langage de description de données (LDD) et un langage standardisé
accessible aux SGBDR.

SQL permet de :
- sélectionner les enregistrements à partir de la table ou de la
requête ;
- générer une requête en mode SQL afin de pouvoir l’utiliser pour
l’élaboration d’un rapport ;
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