Pratiques associatives

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Créer une association, établir des statuts, solliciter une subvention, tenir une assemblée générale, organiser une manifestation (fête, vide-grenier, loto,...), remplir un compte de résultat, établir un budget prévisionnel, tenir la trésorerie, présenter un rapport moral ou financier, faire don de ses frais de déplacements, employer du personnel,... Ce sont là quelques unes des nombreuses questions que se posent les bénévoles des associations qui parfois, en les rebutant, les empêchent de s’engager.

L’auteur propose ici un guide pratique permettant de répondre aux nombreux questionnements des responsables associatifs de petites structures. Il apporte ses conseils et suggère des modèles de documents, faisant souvent référence aux sites mis en place par les pouvoirs publics.


Publié le : mardi 11 août 2015
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EAN13 : 9782332978530
Nombre de pages : 166
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Tous droits de reproduction, d’adaptation et de traduction,

intégrale ou partielle réservés pour tous pays.

 

ISBN numérique : 978-2-332-97851-6

 

© Edilivre, 2015

Du même auteur

 

Du même auteur :

Publication en 2012 (en auto édition)

Création de la Maison de la Famille de Brienne

Président fondateur de la Maison de la Famille, agréée en Centre social, il présente dans ce livre toute l’expérience de l’équipe qu’il a animée et présidée pendant 25 ans, créant plus de 30 emplois sur la région.

En partant d’un simple service d’aide à domicile, l’association a réussi à développer de nombreuses activités en faveur des familles, malades, personnes âgées, faisant construire une petite maison après de nombreuses transactions menées par les bénévoles, maison agrandie par la suite à la demande des autorités locales en raison du développement apporté dans ce milieu rural, de par la création du premier centre social rural du département de l’Aube…

Ce livre est également disponible sur Amazon en numérique.

Dédicaces

Aux 3 millions de bénévoles,

Remerciements

L’auteur remercie :

Bernard et Daniel, pour la relecture

Damien pour son aide technique

Fabienne pour sa collaboration

Présentation de l’auteur

Maurice Doiselet :

– Diplômé d’Etudes Comptables Supérieures,

– Expérience de 44 ans en Entreprise,

– Ancien Directeur Administratif et Financier d’un groupe coopératif,

– Retraité,

– Expériences associatives :

– Divers postes de trésorier, dont un poste dans une fédération nationale,

– Divers postes de président au niveau local, départemental et régional,

– Divers postes d’administrateurs,

– Vice-président d’association départementale,

– Administrateur d’union nationale,

– Contrôleur bénévole de comptes dans le milieu associatif,

– Délégué consulaire en Chambre d’Agriculture,

– Conseiller municipal,

– Délégué communautaire,

– Vice-président d’une banque mutualiste.

Avant-propos

Accepter une responsabilité au sein d’une association implique pour les bénévoles de prendre sur leur temps de loisirs, leur temps consacré à la famille, sur leur temps personnel, au service de la collectivité.

Accepter une responsabilité, c’est aussi accepter des contraintes, des règles, des obligations : c’est bien souvent se trouver devant des situations souvent inconnues.

Une association regroupe, rassemble plusieurs personnes et désigne un conseil d’administration, un bureau avec des hommes et des femmes qui prendront des décisions au nom des membres et au nom de l’association.

Bien sûr souvent, sa profession, ses engagements, vont décider de l’acceptation d’une responsabilité. Quelle est la personne qui travaille dans l’administratif, la comptabilité, adhérente dans une association, qui n’a pas été sollicitée pour être soit secrétaire ou pour tenir la comptabilité et la trésorerie ?

Mes nombreuses expériences vécues me font rencontrer de nombreuses personnes motivées, mais qui souvent reculent devant les responsabilités qui les attendent. Des problèmes administratifs, juridiques, financiers, souvent inconnus, surgissent et font peur.

De nombreux livres, de documentations diverses, des revues spécialisées, un grand nombre de sites internet existent pour aider et répondre à la plupart des questions.

Pourquoi donc en éditer un nouveau ?

Tout simplement pour répondre à une demande des bénévoles des petites associations, pour leur faciliter la compréhension des démarches à entreprendre quand ceux-ci malgré leur bonne volonté reculent par peur de ne pas y arriver.

J’ai voulu être simple, apporter des réponses concrètes en me servant des différentes documentations existantes, tant dans les revues spécialisées, que sur les sites internet. Je fais référence principalement au site mis en place par les Pouvoirs Publics.

Dans le cadre du chantier sur la simplification administrative voulue en 2014 par le gouvernement, des modifications vont probablement être poursuivies dans les années 2015 et suivantes. Mais déjà la dématérialisation est bien commencée !

Mais encore faut-il comprendre et bien suivre les consignes.

Les problèmes administratifs, juridiques, comptables ne doivent pas être un obstacle à la prise de responsabilité.

C’est la principale raison de ce guide pratique qui peut répondre à l’attente de nombreux responsables de petites structures qui ont la volonté première de faire vivre leur association et de militer pour elle, mais qui sont aussi soucieux de sa bonne marche administrative, juridique, comptable, financière, voire fiscale.

Maurice Doiselet

 

Première partie

Dossiers juridiques

Chapitre 1
Création

1.1 – QUEL TYPE D’ASSOCIATION ?

1.1.1 – ASSOCIATION NON DÉCLARÉE

Cette association est tout à fait licite, MAIS ne jouit pas de la capacité juridique :

– Elle ne peut donc pas agir en justice,

– Elle ne peut pas passer de contrats,

– Elle ne peut pas recevoir de dons,

– Elle ne peut pas obtenir de subventions,

– Elle ne peut pas avoir de compte bancaire en tant que titulaire responsable.

Elle n’est pas reconnue comme une personne morale et ce sont donc les personnes physiques adhérentes qui sont solidairement responsables sur le plan juridique.

1.1.2 – ASSOCIATION DÉCLARÉE

Ce type d’association constitue le droit commun.

L’association déclarée est une personne morale qui a une capacité juridique (dès les formalités de déclaration effectuées).

Elle peut donc,

– acquérir des biens, un fonds de commerce, des valeurs mobilières, des immeubles s’ils sont nécessaires à son activité,

– recevoir des dons manuels (encouragés par les Pouvoirs Publics puisque certaines associations peuvent faire bénéficier leurs donateurs d’une déduction fiscale),

– emprunter auprès des banques, des Caisses d’Épargne,

– ester en justice,

– avoir un ou plusieurs comptes bancaires,

– employer du personnel,

– percevoir des subventions,

– …

1.1.3 – ASSOCIATION RECONNUE D’UTILITÉ PUBLIQUE

Ce type de structure est réservé aux grandes associations et ne fait donc pas l’objet de la présente documentation.

Toutefois pour information, sachez qu’une association reconnue d’utilité publique :

– doit avoir fait l’objet d’un décret de reconnaissance,

– jouit d’une capacité juridique plus étendue que celle des associations déclarées,

– est soumise à des contrôles contraignants,

– doit exister depuis au moins 3 ans,

– regrouper au moins 200 adhérents,

– justifier de réalisations ou de services rendus et avoir des activités débordant le plan local,

– justifier de ressources financières suffisantes pour assurer son existence et sa durée,

– adopter des statuts types,

– peut recevoir des donations et des legs.

1.2 – QUELLES DÉMARCHES ?

Vous êtes donc plusieurs personnes et vous désirez vous regrouper pour avancer vos projets communs, vos idées. Vous voulez donner une vie légale à votre association.

C’est relativement simple, il vous faut :

– rédiger vos statuts

– les adopter en assemblée générale constitutive

– désigner les responsables en fonction des éléments inscrits dans vos statuts

– les enregistrer à la Préfecture ou sous-préfecture

– ouvrir un registre spécial

– régler les frais de parution au Journal Officiel

Et vous voilà fin prêts à vivre votre projet associatif.

J’ai donc choisi le type ASSOCIATION DECLARÉE, modèle retenu par la quasi-totalité des associations de taille modeste.

La vie de votre association commencera par la rédaction des statuts et une assemblée générale constitutive.

1.3 – RÉDACTION DES STATUTS

Je ferai souvent référence au site officiel du Service public qui me semble répondre aux demandes des associations pour lesquelles je m’intéresse dans cet ouvrage.

Ci-dessous le texte repris à l’adresse ci-dessous :

http://www.associations.gouv.fr/221-le-kit-gratuit-pour-votre.html

EXEMPLE DE STATUTS, proposé aux associations déclarées par application de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

Cet exemple est à compléter et à adapter ; certains articles peuvent même être supprimés. Les commentaires en italiques et en gras constituent une aide à la rédaction ; ils doivent être supprimés avant enregistrement et/ou impression.

ARTICLE 1 – NOM

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre :……………………………

Accorder de l’attention au choix du nom ; penser éventuellement au nom d’usage (sigle, etc.)

ARTICLE 2 – BUT OBJET

Cette association a pour objet : ……………………………

Prévoir un objet assez large afin d’éviter une révision de statuts et lister les activités envisagées pour atteindre l’objet. Préciser éventuellement dans cet article l’exercice d’activités économiques.

ARTICLE 3 – SIÈGE SOCIAL

Le siège social est fixé à ……………………………

Le siège social d’une association peut-être fixé au domicile d’un des fondateurs.

Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration.

Je conseille de préciser cette information, ce qui permet de modifier le lieu du siège social sans avoir recours à une assemblée générale.

ARTICLE 4 – DURÉE

La durée de l’association est illimitée.

Elle peut également être fixée pour une durée précise, ou bien à une date déterminée ou encore faire référence à l’atteinte de l’objet défini à l’article 2.

ARTICLE 5 – COMPOSITION

L’association se compose de :

a) Membres actifs (ou adhérents)

b) Membres d’honneur

ARTICLE 6 – ADMISSION

Pour faire partie de l’association, il faut être agréé par le bureau, qui statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées.

Cette proposition n’est bien sûr pas obligatoire, et cet article peut être supprimé !

ARTICLE 7 – MEMBRES – COTISATIONS

Sont membres actifs ceux qui ont pris l’engagement de verser annuellement une cotisation et qui participent régulièrement aux activités de l’association.

Sont membres d’honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l’association ; ils sont dispensés de cotisations.

ARTICLE 8 – RADIATION

La qualité de membre se perd par :

a) La démission,

b) Le décès,

c) La radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l’intéressé ayant été invité (par lettre recommandée) à fournir des explications devant le bureau et/ou par écrit.

ARTICLE 9 – AFFILIATION

La présente association est affiliée à… et se conforme aux statuts et au règlement intérieur de cette fédération (nom, logo, etc.).

Elle peut par ailleurs adhérer à d’autres associations, unions ou regroupements par décision du conseil d’administration.

Cet article est nécessaire uniquement si l’association est concernée ; par exemple dans le cas d’une association affiliée à une fédération ou union régionale ou nationale.

ARTICLE 10 – RESSOURCES

Les ressources de l’association comprennent :

1° Le montant des droits d’entrée et des cotisations

2° Les subventions de l’Etat, des collectivités territoriales (communes, département, région)

3° Toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.

Si cela n’a pas été fait à l’article 2, et si c’est le cas préciser ici que l’association exercera des activités économiques et lesquelles (Code de commerce Article L442-7).

ARTICLE 11 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils soient.

Elle se réunit une fois par an, dans les mois après l’arrêté de l’exercice social qui est fixé du …/…/…  au …/…/…

En fonction de l’activité et de l’objet de l’association, fixer des dates d’exercice (une année complète) qui correspondent le mieux au suivi : par exemple une association à caractère scolaire, arrêtera son exercice au 30 juin ou 31 août, pour un départ 1er juillet ou 1er septembre…

Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire. L’ordre du jour figure sur les convocations.

Le président, assisté des membres du conseil, préside l’assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l’association.

Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l’approbation de l’assemblée.

L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée (Si ceux-ci sont prévus).

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés (ou des suffrages exprimés).

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil.

Il est prudent de fixer des conditions de quorum et de majorité pour la validité des délibérations de l’assemblée générale ordinaire.

Prévoir les règles de représentation des membres absents si nécessaire, notamment par la signature de pouvoirs (on pourra préciser notamment combien de pouvoirs peuvent être attribués à chacun : on rencontre souvent la possibilité d’un seul pouvoir, ce qui limite donc les votes des présents à 2 voix).

Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du conseil.

Attention, à partir du moment où cette précision est donnée dans les statuts, le vote à bulletin secret serait obligatoire. Je propose que cette précision ne soit pas portée, ou que la phrase soit ainsi libellée : « toutes les délibérations sont prises à main levée sauf demande expresse d’un membre présent à l’assemblée ».

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

ARTICLE 12 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, (ou par exemple à la demande d’un quart des membres) le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts, la dissolution ou pour des actes portant sur des immeubles.

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.

Les délibérations sont prises à la majorité (ou des deux tiers) des membres présents (ou des suffrages exprimés).

ARTICLE 13 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

L’association est dirigée par un conseil de X membres, élus pour X années par l’assemblée générale. Les membres sont rééligibles.

Le nombre d’administrateurs sera fonction de l’importance de l’association et de ses besoins en responsables.

Le conseil étant renouvelé chaque année par moitié,(ou par tiers : ce que l’on rencontre souvent dans les associations actuellement) la première année, les membres sortants sont désignés par tirage au sort.

Le renouvellement des membres du conseil par fraction est préférable.

En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’expiration le mandat des membres remplacés.

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président, ou à la demande du quart de ses membres.

Les réunions du conseil peuvent être plus fréquentes, mais attention selon l’activité ou l’importance de l’association, sachez qu’à partir du moment où c’est écrit dans les statuts, il faut les respecter. En notant une fois tous les 6 mois, rien empêche de faire une réunion tous les trimestres, si vous jugez que c’est nécessaire.

Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

Le conseil d’administration peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres.

Depuis 2011, des précisions ont été apportées, par un nouvel article 2 bis, à la loi du 1er juillet 1901 pour faciliter la création et la gestiond’une association par des mineurs.

ARTICLE 14 – LE BUREAU

Le conseil d’administration élit parmi ses membres, (à bulletin secret ? attention même remarque que ci-dessus si vous l’écrivez dans les statuts, c’est obligatoire) un bureau composé de :

1) Un président,

2) Un ou plusieurs vice-présidents,

3) Un(e) secrétaire et, s’il y a lieu, un secrétaire(e) adjoint,

4) Un trésorier(e), et, si besoin, un trésorier adjoint.

Pour prévenir des difficultés fréquentes, préciser que les fonctions de président et de trésorier ne sont pas cumulables.

Préciser, ici ou dans un règlement intérieur, les fonctions, attributions et pouvoirs respectifs des membres du bureau.

Bien sûr en fonction de l’importance de l’association vous n’êtes pas obligés de prévoir des adjoints

ARTICLE 15 – INDEMNITÉS

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs.

ARTICLE 16 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration.

Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

ARTICLE 17 – DISSOLUTION

En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues à l’article 12, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution (ou à une association ayant des buts similaires)

Fait à ……………………………, le…/…/…

Signatures de deux représentants (nom, prénom et fonction) au minimum, nécessaires pour la formalité de déclaration de l’association. SOUVENT le président et le secrétaire.

1.4 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE CONSTITUTIVE

Si cette assemblée n’a pas été rendue obligatoire par les textes législatifs et n’est donc pas soumise à une règle particulière, il faut toutefois la prévoir et l’organiser car le procès verbal vous sera demandé lors de la déclaration de votre association à la Préfecture.

Cette assemblée donne le départ de la vie de l’association après accord de tous les partenaires fondateurs.

Cette assemblée générale constitutive :

– pourra faire l’objet d’une convocation,

– approuve les statuts,

– nomme les premiers dirigeants,

– désigne les personnes habilitées à signer les documents bancaires, chèques, virements, divers actes courants, procurations, …

Bien sûr cette assemblée fera l’objet d’un compte rendu, appelé aussi procès-verbal. Celui-ci vous sera demandé lors des démarches d’enregistrement de votre association.

Je vous présente en annexe 7 des exemples que je vous laisse le soin d’amender et de modifier en fonction de votre situation particulière :

Vous pouvez comme pour les statuts voir également les modèles présentés sur le site associations.gouv.fr

http://www.associations.gouv.fr/1008-le-kit-gratuit-pour-votre.html

(voir modèle annexe 7.1)

Le jour de cette réunion, pensez à relever le nom et les coordonnées des personnes présentes. Le mieux bien sûr est de préparer une liste d’émargement que vous ferez signer à l’arrivée des participants (voir modèle annexe 7.2).

L’assemblée devra être « présidée » par un responsable qui animera les débats. Vous pourrez également désigner un secrétaire. Il faudra préciser le projet et les buts de l’association et présenter les statuts, article par article, en ouvrant le débat. Vous pourrez faire adopter les statuts globalement ou article par article. C’est à l’assemblée et aux membres présents de le décider.

Conformément aux statuts et, après leur adoption, vous procéderez à l’élection des premiers administrateurs et désignerez la personne habilitée à faire les démarches administratives.

Tout simplement vous devrez suivre l’ordre du jour de cette réunion.

Il vous faudra faire le procès verbal de cette assemblée constitutive et procéder aux formalités d’enregistrement (voir modèle annexe 7.3).

1.5 – FORMALITÉS CONSTITUTIVES

Votre association étant maintenant constituée, il faut lui donner pleine capacité juridique (art.5 de la loi du 1er juillet 1901).

Vous devez donc adresser une déclaration de constitution à la préfecture ou sous-préfecture du siège social de votre association (ou à la préfecture de police si votre association a son siège à Paris).

Vous pouvez trouver sur le site déjà cité « associations.gouv.fr », un document Cerfa (n°13973*03) de 3 pages comprenant...

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