Les Carrés DCG 8 - Systèmes d'information de gestion 2014-2015 - 3e édition

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Publié le : lundi 1 septembre 2014
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Licence : Tous droits réservés
EAN13 : 9782297044325
Nombre de pages : 228
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L’information
Le terme « informer » vient du latin «informare» qui signifie « donner une forme ».
FICHE1
1DÉFINITIONS L’information est définie comme un renseignement, une réalité quiapporte une connaissancesur un objet ou sur un événement. Elle est constituée de données qui peuvent être manipulées par les technologies de l’information et de sensqui est attribué par les individus. Pour préciser les concepts associés à l’information, rappelons qu’unedonnéeest un point incon-testable ou admis comme tel sur lequel on peut fonder un raisonnement. C’est également un renseignement, un document qui sert depoint d’appui. L’informationest alors ce que deviennent les données quand elles sont interprétées donc traitées. Par traitement de l’information, on entend : – sacollecte, c’est-à-dire trouver l’information ; sasaisie;, c’est-à-dire la fixer sur un support sonstockagesur un support aujourd’hui informatisé ; sontraitementdit, c’est-à-dire sélectionner la ou les informations nécessaires, proprement effectuer des calculs, des tris... Ensuite, l’information peut être mise en forme, éditée, diffusée. L’information concerne des domaines variés :économique(conjoncture internationale et natio-nale),juridique(lois, directives, règlements),technique(matériels, processus),commercial(mar-ché, concurrence, clientèle),culturel(valeurs, modes de vie).
G 8LESCARRÉSDUDCG8– SYSTÈMESD'INFORMATIONDEGESTION Enfin, laconnaissanceest l’utilisation « intelligente » qui est faite de l’information. Exemple: l’ensemble des charges d’une organisation sont des données (charges d’exploitation, charges financières, charges exceptionnelles). L’analyse et le traitement (ou retraitement) de ces charges permettront d’obtenir des informations telles que le coût d’achat, le coût de production, le coût de revient de tel ou tel produit. La structuration de ces informations, leur interprétation nous apportera la connaissance : est-ce que l’organisation est bénéficiaire en produisant ou en vendant tel ou tel produit ? Tel produit est-il plus rentable que tel autre ?...
2NATURE DE L’INFORMATION Les organisations n’ont jamais eu autant d’informations à leur disposition. Toutefois, parmi cette masse d’informations à traiter, on peut distinguer les informations internes et les informations externes. Lesinformations internesproviennent des différents services de l’organisation. Elles sont direc-tement exploitables et d’un coût peu élevé. Types d’information interne Exemples Informations juridiquesContrats de vente, contrats de travail, conventions collectives... Informations commercialesBons de commande, évolution des ventes Informations comptablesFactures, bilan, compte de résultat... Informations socialesRelevés d’heures, bulletins de paie... Informations techniquesBrevets, processus de fabrication...
Lesinformations externes, quant à elles, émanent de l’environnement de l’organisation. Elles sont nombreuses, parfois payantes et pas toujours directement adaptées aux besoins de l’organisation. Quelques sources d’information externe Exemples Institut National de la Statistique et des ÉtudesStatistiques sur l’économie française Économiques (INSEE) Organismes sociauxAssiette et taux de cotisations sociales BanquesTaux d’intérêt long terme FournisseursLeurs conditions générales de vente Autorités fiscalesCharte du contribuable
Parmi ces nombreuses informations, on peut distinguer celles que l’on qualifie deprimaireoubrute, c’est-à-dire prises telles quelles et celles qui sontsecondaires, résultant donc d’un traite-ment tel qu’un tri, un calcul, un regroupement...
G FICHE1L’information 9 Exemple: au niveau social, un relevé d’heures effectuées par M. Dupond est une information primaire – L’élaboration du bulletin de paie de M. Dupond nécessitant de reprendre le relevé de ses heures, ses coordonnées personnelles et bancaires, le taux horaire, de calculer son salaire brut, son salaire net... est une information secondaire. Enfin, on peut distinguer les informations quantitatives et les informations qualitatives: l’information quantitativeest une donnéeobjective: elle estchiffréeet exprime des ordres de grandeur, des évolutions, des tendances. Exemples : taux d’évolution du chiffre d’affaires, le CAC 40 est sur une tendance haussière, le colis livré pèse 25 kg; l’information qualitativeest plutôtsubjective: elle estnon chiffréeet exprime des points de vue, des comportements, des changements. Exemples : les conditions de vie en prison, l’atmosphère dans les classes.
3CARACTÉRISTIQUES DE L’INFORMATION L’information peut être :
Sélective ou non
Synthétique ou non
Temporelle (c’est-à-dire valable jusqu’au jj/mm/aaaa) Évaluable
Ladiffusion sélective de l’informationest un service qui consiste à diffuser aux usagers, de façon régulière, les résultats d’un profil derecherche personnalisé. Vous pouvez, par exemple, créer des alertes Google – Vous serez alors averti par e-mail lorsque de nouveaux articles correspondant aux termes que vous recherchez seront publiés en ligne. Un tableau de bord, par exemple, peut être considéré comme un outil offrant une visualisation simplifiée des situations décrites et des constats effectués par les indi-cateurs. Il permet à son utilisateur de se construire une représentation synthétique de la réalité. Au contraire, un roman-fleuve (vaste roman en plusieurs tomes) n’est pas synthétique. Lors de la création d’un devis, la validité de ce dernier doit être mentionnée.
Le coût total de l’informationn’est pas simple à évaluerétant présente et car utilisée dans et par différents services de l’organisation, son coût est dispersé. C’est la somme des coûts derecherche, detraitement, de sauvegarde, de diffusion, de mise à jour et de destruction de l’information.L’intérêt d’une information étant de diminuer ou de supprimer l’incertitude sur un sujet donné,oncomparera son coût à sa valeur, cette dernière devant être supérieure.
G 10LESCARRÉSDUDCG8– SYSTÈMESD'INFORMATIONDEGESTION 4QUALITÉ DE L’INFORMATION L’information doit être :
Fiable et objective
Précise
À jour ou actuelle
Licite
Non redondante
Pertinente
Disponible
Accessible
Elle doit donner unebonne représentation de la réalité. La fiabilité peut dépendre de la source de l’information. En astronomie, par exemple, l’information en provenance d’un observatoire sera beaucoup plus fiable que celle d’un « amateur éclairé ». Elle doit êtresuffisamment détailléepour envisager tous les aspects à traiter. Le Plan Comptable Général, par exemple, est l’ensemble des règles d’évaluation et de tenue des comptes qui constitue la norme de la comptabilité. C’est une «denrée périssable». On doit pouvoir mesurer la durée de vie d’une infor-mation c’est-à-dire le temps pendant lequel cette information est utile. Par exemple, un cours de bourse évoluant constamment, l’information est rapidement obsolète. Son usage doit être estpermis par le droit. Sont considérés comme illicites, notam-ment, les sites pédophiles, pornographiques, néonazis, racistes ou portant atteinte à la vie privée. Une information est redondante quand elle peut être obtenue à partir d’autres infor-mations ou qu’elle existe en plusieurs exemplaires. Par exemple, grâce à la date de naissance d’une personne, on peut calculer son âge. Ces deux informations sont donc redondantes. Elle doit êtreenrapport directavec les besoins identifiés, le problème traité. On peut utiliser la méthode 3QOCP (Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ?) pour sélectionner cette information. Elle doit parvenir aubon moment, aubon endroitsous une forme facilement et exploitable. Les bonnes questions à se poser peuvent être? combien de: où se trouve l’information temps faut-il pour trouver l’information ? quelles difficultés rencontrées pour extraire l’information recherchée ?
Pour veiller à laqualitéde l’information, il faut la contrôler, effectuer unemise à jourrégulièreet s’assurer d’unstockd’informationsimportant.
FICHE1L’information
5REPRÉSENTATION DE L’INFORMATION Les informations peuvent être présentéessous forme: Écrite (caractères alphabétiquesUn procès-verbal est un acte juridique écrit. ou numériques) SonoreLe bruit d’une alarme incendie nous alerte. OlfactiveUn « nez » apprend à identifier et mémoriser 1 500 à 3 000 senteurs afin de créer des parfums. TactileLe braille est un système d’écriture tactile. GustativeIl existe 4 saveurs primaires : le sucré, le salé, l’amer et l’acide.
L’information est transmise sur unsupport: PapierLe rapport de l’UE 13 « Relations professionnelles » du DCG comporte 40 pages maxi-mum, hors annexes. AérienLa voix d’un(e) chanteur (se) est facilement reconnue par tous ses fans. OptiqueLes CD et DVD. ÉlectriqueLe téléphone. NumériqueUn lecteur MP3 pour enregistrer et écouter de la musique.
L’information est en généralcodéeafin d’être transmissible sur un support donné.
G 11
6FONCTIONS DE L’INFORMATION A – L’information est un outil de communication interne et externe On définit la communication comme étant la manière dont l’information circule à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation : la communication interne: elle permet de diffuser des informations au sein d’une organisa-tion.Ceci permet d’assurerlacoordination entre l’activité des membres d’une organisation.Exemple: le bon de commande permet à la production de fabriquer les produits demandés ; après la fabrication et la livraison, le bon de livraison visé entraîne l’édition et l’enregistrement de la facture par le service gestion commerciale et/ou comptabilité. C’est également unesource de motivation du personnelqui se sentimpliquédans la vie del’organisation. Exemple : le journal d’entreprise permet à chacun d’obtenir des informations sur la vie de l’organisation;
G 12LESCARRÉSDUDCG8– SYSTÈMESD'INFORMATIONDEGESTION lacommunication externe: elle permet de transmettre des informations à l’environnement de l’organisation. De multiples contacts avec les partenaires de l’organisation permettent de mener à bien des activités. Exemple : le bon de livraison est envoyé avec la marchandise par le fournisseur. Le client vérifie la marchandise et vise le bon de livraison. Ce dernier est retourné au fournisseur qui peut facturer la marchandise. En cas de problème (erreur sur la quantité, marchandise en mauvais état...), le client annote le bon de livraison. Le fournisseur pourra établir un avoir voire proposera une remise commerciale. Elle permet également devéhiculer l’image de marquede l’organisation. Exemple des confi-tures Bonne maman : le nom de la marque, le pot en verre, le motif vichy et la typographie del’étiquette... évoquent un produit traditionnel fait maison, la tendresse maternelle, l’enfance...
B – L’information permet de prendre des décisions Lemanque d’informationpeut entraîner une mauvaise analyse d’un problème entraînant une décision inadéquate, un achat inapproprié... Le prix d’achat d’une imprimante multifonction est très raisonnable. Mais pour obtenir son coût réel, il faut intégrer le prix des cartouches et le coût à la page. Les deux premiers éléments sont assez simples à obtenir. Par contre, les informations fournies avec l’appareil ne précisent pas le coût à la page, qui s’échelonne entre 0,06 € et 0,26 €. Le choix d’une imprimante n’est donc pas si simple. A contrario, «trop d’information tue l’information». En effet, un surplus d’information repré-sente un coût inutile, est un facteur de stress et nuit à l’efficacité du travail. Il faut de nouveau filtrer l’information, ce qui prend du temps, et peut entraîner des erreurs. Un tableau de bord (par définition synthétique) de 80 pages destiné au Comité de Direction de l’entreprise Alpha ne per-met pas de cerner les indicateurs qui « virent à l’orange » voire « au rouge » et pour lesquels on doit rapidement proposer et mettre en place des actions correctives. On se rend compte, à travers ces exemples, que la prise de décision est étroitementliée à la qua-litéde l’information: plus celle-ci est fiable et précise et plus la prise de décision sera rapide et efficace.
C – L’information est un instrument du travail collaboratif La circulation de l’information facilite latransparenceentre les structures et les acteurs de l’orga-nisation et améliore lescompétencesprofessionnellesde chacun car uncapital informationnelest mis à la disposition de tous.
G FICHE1L’information 13 Les informations porteront : sur les conditions actuelles et futuresde l’organisation et de son environnement, ce qui permet au personnel d’avoir confiance dans leur organisation. Sur Intranet, on pourra diffuser, par exemple, le nombre de produits vendus chaque mois, les projets écologiques qui seront mis en place dans les prochains mois... ; sur l’utilisation de documents communs par des groupes différents afin d’avoir un voca-bulaire commun. Lors du développement d’un nouveau produit, par exemple, un groupe de travail transversal est mis en place – Il est constitué de personnes utilisant souvent un « jargon » spécifique : ingénieurs en robotique, informaticiens, logisticiens, acheteurs, financiers... Il faut mettre en place un plan d’action reprenant qui fait quoi, quand, où, comment... avec des termes non ambigus afin que le projet ait les meilleures chances d’aboutir ; sur l’échange d’informations entre différents groupes ce qui permet de capitaliser les connaissances et le savoir-faire de différents acteurs. On peut développer, par exemple, au sein d’un service de réclamations consommateurs une base de données reprenant les remarques déjà effectuées par les clients, les solutions proposées auparavant, les courriers types à transmettre afin de gagner en efficacité et de répondre rapidement aux attentes des consommateurs.
Le système d’information
FICHE2
1L’ENTREPRISE SYSTÈME D’après Joël de Rosnay, un système est un «ensembled’éléments en interaction dynamique, organisés en fonction d’un but». L’entreprise est un système... : organisé: une structure de fonctionnement permet d’assurer la coordination des éléments du système ; finalisé: elle poursuit des buts précis : profit, croissance... ; composéde différentes fonctions, différents services et individus en interaction permanente et d’éléments concrets (machines, bâtiments...) et abstraits (culture, histoire) ; ouvert: en relation avec son environnement économique, juridique, technique... ; dynamiquecar en constante évolution ; régulé: les décisions sont prises par un groupe de personnes organisé et hiérarchisé. ... composé detrois sous-systèmes indépendants: – lesystème de décision (ou de pilotage) : qui analyse l’environnement de l’entreprise et son fonctionnement interne, qui assigne des objectifs, qui contrôle les tâches réalisées par le système opérant... ; – lesystème opérant;: qui réalise la production physique de flux de biens et services – lesystème d’information: qui mémorise des informations diverses, internes et externes, qui les traite et les transmet aux autres sous-systèmes auxquels il est relié.
G 16LESCARRÉSDUDCG8– SYSTÈMESD'INFORMATIONDEGESTION Exemple d’une société qui assemble et vend des PC :
Système de décision = Direction
Nouveaux produits Statistiques de ventes Système d’informationcommercial et comptableOrdres de fabrication Nombre de PC assemblés, livrés
Pièces détachées Fournisseur
Système opérant = Ateliers Commande Livraisondes PC Clients
Facture
2DÉFINITION D'UN SYSTÈME D'INFORMATION Il existe dans la littérature une très grande variété de définitions. On peut en retenir une de type organique : «Un système d’information estunensemble organisé de ressources: matériel, logiciel, per sonnel, données, procédures permettant d’acquérir, de traiter, de stocker, de communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc.) dans des organisations.» (R. Reix, 1998)
3ORIGINE DES SYSTÈMES D’INFORMATION L’ancêtre des systèmes d’information est lesystème comptableavec, notamment, les marchands phéniciens qui cherchaient à garder une trace de leurs activités. Certains remontent à l’invention de l’écriture voire de la période préhistorique. Dans tous les cas, les systèmes d’information existaientbien avant la naissance de l’informa-tiquequi est lapartie automatiséeet partagée du système d’information.
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