Managez à distance

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A l’heure où le télétravail ne cesse de se développer, où les entreprises font de plus en plus appel à des collaborateurs extérieurs et où les grands groupes s’internationalisent, il est devenu indispensable de maîtriser toutes les clés du management à distance.
Riche de techniques innovantes, de conseils pratiques et d’exemples concrets, ce guide pratique vous permettra de réussir rapidement à :
-vous positionner dans votre rôle de manager ;
-optimiser l’utilisation des outils de communication et d’information ;
-motiver, fédérer et superviser votre équipe « virtuelle » ;
-maîtriser les spécificités interculturelles ;
-exercer un pilotage réussi dans une atmosphère de confiance.
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Managez
à distance


Hannah Besser



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Fidèle à l’esprit du magazine Management, facile d’accès et très opérationnelle, cette collection propose des guides pratiques qui vous accompagneront dans votre quotidien professionnel comme personnel.

Dans chaque ouvrage, vous trouverez :

 des apports méthodologiques synthétiques ;

 des exercices pour vous entraîner : quiz, mises en situation, auto-évaluations jalonnent votre lecture ;

 des conseils pratiques, des témoignages pour illustrer les outils proposés ;

 des points clés repérables d’un seul coup d’œil, à réexploiter dans vos missions quotidiennes ;

 et, en fin d’ouvrage, les résultats des exercices commentés afin de capitaliser et de progresser.

Quatre axes de développement professionnel vous sont proposés grâce à cette collection : Efficacité professionnelle ; Pratique du management ; Développement personnel ; Les outils du pro.



© ESF éditeur, 2013

Division d’Intescia

52, rue Camille-Desmoulins

92448 Issy-les-Moulineaux Cedex


Direction éditoriale : Sophie Courault

Responsable éditoriale : Virginie Hamelin

Édition : Nicolas Rabeau

Relecture – correction : Caroline Chabot et Laurence Petit

Composition : Maryse Claisse

Illustrations : Rachid Maraï


www.esf-editeur.fr


ISBN : 978-2-7101-2546-4 ⁄ ISSN : 1771-9895


Le Code de la propriété intellectuelle n’autorisant, aux termes de l’article L. 122-5, 2e et 3e a, d’une part, que les « copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective » et, d’autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration, « toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur ou ses ayants droit, ou ayants cause, est illicite » (art. L. 122-4). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Dans la même collection

 

Si vous avez aimé cet ouvrage, retrouvez les autres titres de la collection :

 

 Série Efficacité professionnelle

  •  Changer de job
  •  Comment manager votre manager ?
  •  Cultivez efficacement vos réseaux
  •  Décidez vite, décidez bien
  •  Développez votre culture générale
  •  Dynamisez vos réunions
  •  Faites rebondir votre carrière
  •  Gérez votre temps… pour en gagner !
  •  Lisez vite, lisez mieux
  •  Optimisez votre organisation
  •  Réorientez votre carrière
  •  Réussissez dans vos nouvelles fonctions
  •  Réussissez toutes vos négociations
  •  Réussissez vos prises de parole
  •  Savoir se vendre
  •  Sept minutes pour convaincre
  •  Small Talk : tirez profit des conversations informelles
  •  Zéro faute à l’écrit comme à l’oral

 

 Série Pratique du management

  •  Déléguez en toute sérénité
  •  Évaluez vos collaborateurs pour bien manager
  •  Fédérez votre équipe avec succès
  •  Libérez vos talents de manager
  •  Managez avec humour
  •  Managez des personnalités difficiles
  •  Managez en restant vous-même
  •  Managez un projet avec succès
  •  Motivez pour gagner
  •  Optimisez vos relations aux autres
  •  Recrutez gagnant-gagnant
  •  Réussissez vos premiers pas de manager
  •  Toutes les clés d’un bon coaching

 

 Série Développement personnel

  •  Affirmez-vous au quotidien
  •  Apprenez à vous connaître
  •  Bien se connaître pour réussir
  •  Boostez votre créativité
  •  Boulot-vie privée : équilibrez vos vies
  •  Décidez d’être heureux au bureau
  •  Décriptez les types de personnalités avec le MBTI ® et le CCTI®
  •  Développez votre confiance en vous
  •  Mieux communiquer avec la PNL
  •  Mieux vivre avec votre stress
  •  Musclez votre mémoire
  •  Positivez vos émotions au travail
  •  Toutes les clés du savoir-vivre au bureau
  •  Toutes les clés pour être écolo au bureau

 

 Série Les outils du pro

  •  Auto-entrepreneur : 99 pistes de business
  •  Réussissez votre business sur le web
  •  Toute la finance pour non-financiers
  •  Toutes les clés de l’auto-entrepreneur
  •  Toutes les clés du droit du travail
  •  Toutes les clés d’un business plan réussi
  •  Toutes les clés d’une stratégie gagnante
  •  Toutes les clés pour réussir son plan marketing

 

 Hors-série

  •  La bible du manager
  •  La bible pour bien communiquer
  •  La bible pour bien gérer son temps
  •  La bible pour bien négocier
  •  La bible pour bien travailler avec les autres
  •  Réussissez votre création d’entreprise

Sommaire


CHAPITRE 1

Comprendre son rôle de manager à distance

Découvrez les spécificités du management à distance

Cernez les attentes de vos collaborateurs

Transformez le management à distance en opportunité

Identifiez les différentes formes de management à distance

CHAPITRE 2

Créer un esprit d’équipe et donner du sens

Organisez votre présence sur le terrain

Développez la cohésion de votre équipe

Donnez du sens à votre équipe

Soignez votre communication

CHAPITRE 3

Développer l’autonomie de son équipe

Adoptez le bon système de délégation

Managez par les objectifs

Responsabilisez vos collaborateurs

Faites « grandir » votre équipe

CHAPITRE 4

Organiser l’activité de son équipe

Définissez les rythmes de rencontre de votre équipe

Dynamisez l’animation de vos réunions

Établissez un système de pilotage et de reporting

Occupez le terrain, même à distance !

CHAPITRE 5

Utiliser les nouvelles technologies de l’information

Appropriez-vous les outils du manager nomade

Organisez des réunions virtuelles

Optimisez l’utilisation de votre messagerie électronique

Développez des méthodes de travail collaboratives

CHAPITRE 6

Manager dans un contexte multiculturel ou international

Prenez en compte les différences culturelles

Pilotez des activités externalisées

Apprenez à vivre ensemble

Faites des différences une force


Résultats des exercices

Bibliographie

Introduction

Le management à distance n’est pas un phénomène récent : au xve siècle, les marchands vénitiens étaient déjà des managers à distance d’une certaine manière ! Cependant, depuis quelques années, il prend une dimension nouvelle avec la mondialisation de l’économie et l’internationalisation des entreprises.

La volonté de renforcer les liens de proximité avec le client et le raccourcissement des lignes hiérarchiques conduisent au développement d’équipes multisites. Émergent également de nouvelles formes de management à distance, telles que l’externalisation des activités ou la gestion de projets transverses.

Les évolutions résultent aussi des salariés eux-mêmes, qui souhaitent notamment bénéficier des possibilités offertes par le télétravail pour mieux équilibrer leurs vies professionnelle et personnelle.

En tant que manager à distance, votre rôle diffère de celui d’un manager traditionnel, proche physiquement de ses équipes. Votre autorité ne repose pas sur le contrôle hiérarchique et sur la proximité, mais plutôt sur un « management d’influence » qui consiste à savoir convaincre et faire adhérer.

Manager nomade, vous devez être capable de créer de la cohésion et de donner du sens à des équipes dispersées géographiquement et n’ayant pas toujours les mêmes références culturelles. Coordinateur et planificateur rigoureux, vous devez aussi vous assurer que vos collaborateurs respectent les règles de l’entreprise, les priorités définies et les délais impartis.

Il s’agit, pour vous, de réussir à mettre en place un management par la confiance, de responsabiliser vos collaborateurs et de développer leur autonomie, tout en affirmant votre rôle de leader.

Cet ouvrage a pour objectif de vous donner les outils indispensables afin d’exercer au quotidien, avec succès, votre rôle de manager à distance :

- comprendre les situations spécifiques que vous vivez ;

- organiser l’activité de vos équipes en favorisant la coopération et le travail en réseau ;

- faire circuler les informations et fluidifier la communication ;

- déléguer et responsabiliser grâce à un système de pilotage efficace ;

- affirmer votre rôle de manager et repérer où se situe votre valeur ajoutée ;

- donner du sens, pour que tout le monde avance dans la même direction.

Avec ce guide pratique, riche en exercices et exemples concrets, vous découvrirez que le management à distance vous donne une formidable opportunité de développer des compétences clés et de faire « grandir » vos collaborateurs.

Chapitre 1

Comprendre son rôle
de manager à distance

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Objectifs du chapitre

 Cerner sa mission.

 Identifier les besoins de ses collaborateurs.

 Prévenir les risques liés à la distance.

Section 1

Découvrez les spécificités
du management à distance


Le management à distance consiste à gérer des équipes qui sont éloignées de vous physiquement. Alors que le management classique se caractérise par la proximité et le contact direct avec les équipes, le manager à distance doit mettre en place d’autres formes de contact et d’animation au quotidien avec ses collaborateurs.


 Repérez les caractéristiques du management à distance

Le manager à distance gère des équipes éloignées de lui. Il n’existe pas une seule forme de management à distance. Celui-ci renvoie en fait à une multitude de situations. La distance géographique nécessite d’adapter les organisations de travail.

Le management à distance implique une animation renforcée. À la différence du manager classique, le manager à distance n’a pas ses collaborateurs « sous la main ». Il doit veiller à ce que ses consignes et ses messages parviennent aux destinataires concernés, soient bien compris, et que tout le monde est en ligne avec les objectifs. Pour cela, il doit avoir des contacts physiques réguliers avec ses collaborateurs (déplacements sur sites, réunions physiques).

Une animation structurée (reporting, rythme de réunion) lui permet de structurer le cadre de travail de ses collaborateurs. Les outils de communication à distance (échanges par mails, contacts téléphoniques, visioconférences) peuvent compenser partiellement l’éloignement physique, à condition de les utiliser de manière adaptée. En fonction de la taille de son équipe, le manager à distance peut être amené à mettre en place des relais locaux, c’est-à-dire des animateurs sur sites chargés du management de proximité de l’équipe, sur lesquels il s’appuie au quotidien.


Mémento


Différentes formes de management à distance existent


 Le territoire couvert peut être plus ou moins large : une région, un département, le pays.

 Les équipes peuvent être basées dans d’autres pays : on parle alors de management d’équipes internationales ou multiculturelles.

 Les équipes du manager à distance peuvent être concentrées dans un lieu donné, ou au contraire disséminées sur différents sites.

Elles peuvent être constituées d’individus isolés sur un site.

 Les membres de l’équipe peuvent avoir un lieu de travail fixe ou être eux-mêmes nomades.

 Les équipes peuvent travailler dans les locaux de l’entreprise, ou en télétravail.

 Le manager lui-même peut être sur un site éloigné de ses équipes, à proximité d’une partie de ses équipes et éloigné des autres, ou bien nomade, sans lieu de travail fixe.



 Identifiez les raisons de son développement

Le management à distance s’est considérablement développé ces dernières années, pour accompagner les évolutions de l’environnement externe et de l’organisation interne des entreprises.

 Les évolutions du contexte externe des entreprises : la mondialisation. Les entreprises interviennent sur des marchés de plus en plus globalisés et s’internationalisent. Elles créent des sites et des filiales à l’étranger, ce qui leur permet d’agir au plus près de leurs marchés, de raccourcir les délais de mise à disposition des produits (conception, fabrication, livraison) et de réduire les coûts de main-d’oeuvre, ceux-ci étant plus compétitifs dans certains pays. On assiste ainsi au développement de managers internationaux, parfois expatriés, parfois gérant à distance des équipes à l’étranger.

 Les évolutions de l’organisation interne des entreprises.Dans un contexte de concurrence accrue, les entreprises mettent en place des organisations et des équipes décentralisées, pour plus de proximité avec leurs marchés et leurs clients. Par exemple dans le domaine bancaire, des agences clientèle locales assurent un contact de proximité avec les clients

Les organisations en mode projet se développement également. Il s’agit de faire travailler ensemble diverses entités (exemple : marketing, production, équipes commerciales), pour délivrer un nouveau produit ou service répondant aux besoins du marché, dans des délais courts. Ce type d’organisation implique de faire collaborer des équipes issues de différentes parties de l’entreprise, et de différents métiers. Une partie des activités peuvent être externalisées. Par exemple, une partie de la production peut être confiée à une usine en Chine, pour des raisons de coûts ou pour que l’entreprise puisse se recentrer sur les activités à valeur ajoutée. Ces prestations externalisées, souvent réalisées à distance, doivent être pilotées pour s’assurer du respect des délais et de la qualité.

Le développement des nouvelles technologies et des moyens de communication ont également facilité le développement du management à distance. Les nouvelles technologies rendent possible des organisations de travail qui n’existaient pas auparavant, et parmi elles le management à distance. Les moyens de transport (avion, train, TGV) se développent et se démocratisent. Les autoroutes permettent également de meilleures liaisons entre les différentes régions. Le développement des moyens informatiques a totalement bouleversé les organisations de travail. Aujourd’hui, Internet permet de communiquer quasiment en temps réel et sans limitation de frontières. La téléphonie se rapproche de l’informatique, ce qui permet de diminuer les coûts et de mettre en place de nouvelles formes d’échanges (par exemple, les visioconférences).


Définition


Les salles de téléprésence


Les salles de téléprésence sont équipées de tables en demi-lune, d’un écran et d’un système de visioconférence. Elles permettent d’organiser des réunions virtuelles avec des interlocuteurs équipés de la même technologie, en ayant l’impression que tous les participants sont réunis autour d’une même table, même si chaque équipe est à l’autre bout du monde.
Cette technologie a été développée par Cisco Systems. Ces salles de téléprésence peuvent être installées dans l’entreprise, ou louées pour une réunion.


Et vous, où en êtes-vous ?

Êtes-vous un manager à distance ?

Les situations suivantes sont celles que rencontre communément un manager à distance. Êtes-vous concerné par une ou plusieurs de ces situations ?


En tant que manager, suis-je concerné par l’une de ces situations professionnelles ?

Oui

Non

1

Je manage des équipes réparties sur plusieurs sites.

2

Je gère des collaborateurs à l’étranger.

3

Je suis responsable d’un projet dont font partie des représentants de plusieurs directions ou métiers, qui ne sont pas basés sur le même site.

4

Je gère des collaborateurs « nomades » (exemple : forces de vente).

5

Mon bureau n’est pas sur le lieu où sont basées mes équipes (ou une partie des équipes).

6

Je manage un ou des collaborateurs qui sont en télétravail, à temps partiel ou à temps complet.

7

J’ai dans mon équipe une ou plusieurs personnes qui sont isolées sur un autre site que le reste de l’équipe.

8

Je suis animateur d’un réseau de personnes appartenant à différentes directions ou différents sites.

9

Je gère une entreprise dans une autre ville ou un autre pays que mon lieu de résidence.

10

Je pilote une prestation externalisée, réalisée à distance.

11

Je gère des collaborateurs qui sont en mission dans des entreprises (exemple : cabinets de conseil).


Accéder aux résultats de votre autoévaluation.

Bibliographie

BARNI Myriam, Manager une équipe à distance, Éditions d’Organisation, 2003

BUSSIÈRES Michel, GAUTHIER Jean-Pierre, SAVEL Stéphanie Déléguer au quotidien : les 7 règles d’or, Éditions d’Organisation, 2003.

CAYATTE Ramez, Manager une équipe à distance : 8 bonnes pratiques pour relever de nouveaux défis, Dunod, 2009.

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