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sans aboo D’Excel àAccess Croiser, extraire et analyser ses données
sans l’informatique Pour que un outil soit et nonunennemi ! >>EodnnoseésvteexlploTittebazaénnonoénseetsuseddeloseElixsclcuatCabmseiteclnaminoiauledeâfcogaraleidào-suoadtoetSnlesstlixo Pour un traitement plus performant de vos données ! >Construisez une base de d Access, là où Excel s’arrête Q u a n di lf a u tc o n s i g n e rc h i f f r e s riez et filtrez des enregistrements dans vos listes de données et données, le premier réflexe est de recourir au classique tableur Excel (ou des xcroisés dynamiques Calc). Cependant, par crainte des’atta-quer aux concepts redoutés desbases>Modélisez une base de données relationnelle pérenne et évolutive de données, ou par méconnaissance,sous Access et Base l’utilisateur se prépare des lendemains >tables et leurs différents champsConcevez les difficiles. En effet, le tableur est vite >Créez une table par importation de fichiers Excel et Calc débordé à mesure que les besoins aug-mentent. Dans bien des cas, il suffit de>les tables maîtres et esclavesÉtablissez les relations entre faire jouer les fonctionnalités de base de >Bâtissez vos formulaires et alimentez votre base données d’Excel ou même de passer à >et modifier des requêtes de sélectionApprenez à créer Access (ou à Base) pour créer et gérer ses données dans une véritable base. >Identifiez les doublons et les enregistrements sans correspondance >Effectuez des calculs, tests conditionnels et manipulations de chaînes de caractères >Éditez et modifiez vos états Thierry Capronest diplômé de l’ESCP. Il a exercé diverses responsabilités opération-nelles en entreprise durant 15 ans (CBS,À qui s’adresse cet ouvrage ? Arcelor Mittal, Point P). Depuis 10 ans, il >la base de données atteint uneAux associations, TPE et PME dont consacre tout son temps à la formation en masse critique ingérable avec des feuilles de calcul Excel ou Calc. comptabilité et bureautique auprès de publics variés (EDF GDF, Eurocopter, Ceram>d’Excel et de Calc qui se sentent limités parAux utilisateurs Sophia Antipolis).l’organisation en feuilles et classeurs. >Aux débutants en base de données qui veulent partir Téléchargez les fichiers des cas pratiquesdu bon pied aussi bien sous MS-Office que sous surlleseyroons-ditie.wwwc.mopO.rg.oeciffOne
D’Excel àAccess Croiser, extraire et analyser ses données
Excel 2007 avancé. P. moreaueTP. morié. N°12217, 2008, 240 pages.
Excel Missing Manual. m. maCdoNaLd. N°12095, 2007, 818 pages.
Mémento Excel.m. GreyeTm. berGame. N°11756, 2005, 14 pages.
Excel 2003 – Programmation VBA. d. daVid. N°11622, 2005, 272 pages.
OpenOffice.org 2 Calc. s. GauTier,avec la contribution deJ.-m. THomas. N°11667, 2006, 220 pages.
OpenOffice.org Calc 2 Initiation. P. moreau. N°12035, 2006, 210 pages.
OpenOffice.org Calc 2 avancé. P. moreau. N°12036, 2006, 186 pages.
Ouvrages consacrés à Excel et Access
Sécuriser enfin son PCRéflexes et techniques contre les virus, spams, phishing, vols et pertes de données.P.LeGaNd. N°12005, 2006, 400 pages .
Ciel Compta.N.CrouzeT. À paraître.
Access 2007 Missing Manual. m. maCdoNaLd. N°12096, 2007, 740 pages.
Access 2003. P. moriéeTy. PiCoN. N°11490, 2004, 422 pages.
VBA pour Access 2003. a. TayLoreTV. aNdersoN. N°11465, 2004, 636 pages.
Ouvrages consacrés à Calc et Base
Mémento Calc –OpenOffice.org 2.s. GauTiereTm. berGame. N°11729, 2005, 14 pages.
OpenOffice.org 2.2 efficace –Writer, Calc, Impress, Draw, Base.s. GauTier, C. Hardy, F. LabbéeTmiCHeLPiNquier. N°12166, 2007, 394 pages.
Collection « Sans taboo »
Mac OS X Tiger.Laboratoire SUPINFO des technologies Apple. N°12204, 2007, 292 pages.
Mac OS X Leopard.Laboratoire SUPINFO des technologies Apple. À paraître.
Chez le même éditeur
e M.Nebra. –éditionRéussir son site web avec XHTML et CSS, 2. N°12307, 2008, 316 pages. P.Labbe. –Photoshop CS3.N°12121, 2008, 530 pages. e C.Gémy.Gimp 2.4.éditionDessin et retouche photo, 2. N°12152, 2008, 402 pages. A.aNdrieu. –Réussir son référencement web. N°12264, 2008, 302 pages. i. TayLoretb. JeLeN. –Analyse marketing et reporting avec Excel.N°12251, 2008, 234 pages. V.messaGerroTa.Gestion de projet.Vers les méthodes agiles.N°12165, 2007, 252 pages. a. FerNaNdez-Toro.Management de la sécurité de l’information.Implémentation ISO 27001.N°12218, 2007, 256 pages. M.Grey.Mémento Firefox et Thunderbird. N°11780, 2006, 14 pages. C.boNNiN. –Mémento SQL.Bases relationnelles. N°06258, 1998, 14 pages. C. souTou.Apprendre SQL avec MySQL.Avec 40 exercices corrigés. N°11915, 2006, 398 pages. C.souTouDe UML à SQL.Conception de bases de données. N°11098, 2002, 500 pages. H. Tardieu, a. roCHFeLdeTr. CoLLeTTi.La méthode Merise.Principes et outils. N°52473, 2000, 352 pages (Éditions d’Organisation). D.dioNisi. –L’essentiel sur Merise.N°09046, 1998, 272 pages. P.roques. –UML 2 par la pratique.Étude de cas et exercices corrigés. N°12322, 2008, 368 pages. F.VaLLée. –UML pour les décideurs.N°11621, 2005, 300 pages.
an T h i e r r yC a p r o n abo
D’Excel àAccess Croiser, extraire et analyser ses données
ÉDITIONS EYROLLES 61, bd Saint-Germain 75240 Paris Cedex 05 www.editions-eyrolles.com
er Le code de la propriété intellectuelle du 1juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans les établissements d’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’éditeur ou du Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. © Groupe Eyrolles, 2008, ISBN : 978-2-212-12066-0
© Groupe Eyrolles, 2008
Avantpropos
Bâtir une base de données relationnelle ne s’improvise pas. À l’ouverture des cours Access que nous donnions au Ceram Sophia Antipolis, nous demandions aux étudiants si l’un d’eux connaissait ce logiciel et ce qu’il en pensait. La meilleure réponse fut qu’Access est un « logiciel délicat ». Qui conque s’est « frotté » à ce type de logiciel sans préparation, sans connais sance et sans méthode particulière, appréciera la pertinence de la remarque. Ces futurs managers n’étaient pas particulièrement portés sur l’informa tique et encore moins sur la bureautique. Pourtant, en deux jours, ils étaient capables de monter une base de données relationnelle simple pour gérer leurs problèmes quotidiens de planning, d’occupation de salles, voire de trésorerie ou de gestion du personnel. Ce livre reprend les outils pédagogiques développés à cette occasion et testés grandeur nature avec un excellent taux de réussite. Dans la pre mière partie notamment, il expose de façon détaillée les étonnantes listes de données, bases de données simplifiées sous tableur, très largement méconnues et sousutilisées – pour être complet sur le sujet.
À qui s’adresse ce livre ? Vous gérez péniblement les statistiques commerciales de votre entreprise à grand renfort de classeurs, de feuilles de calcul et de formules alambiquées ?Vous devez suivre le planning d’occupation des salles de réunion ou celui des prochaines vacances ? Vous devez gérer les membres et les cotisations de votre association? Vous voulez suivre vos prêts de DVD ?Vous souhaitez connaître l’inventaire de votre cave à vin et en gérer la consommation ?
VI
Que ce soit pour des besoins professionnels ou personnels, vous trou verez dans cet ouvrage plusieurs applications de la même notion de base de données. Ce livre est un condensé de l’expérience accumulée en for mation sur ce thème pour des publics très variés (étudiants, cadres, mais également employés en réorientation professionnelle...). Nul besoin d’être un virtuose du clavier ou un champion des macros pour s’approprier cette méthode. Être à l’aise avec son ordinateur, maî triser l’essentiel de Windows et des fonctions de base d’un tableur suffi ront amplement.
Quelles sont les caractéristiques de cette méthode ? Structurer son approche d’un logiciel de base de données conditionne à 99 % la réussite d’un projet. C’est donc très logiquement que nous met trons ici l’accent sur la méthodologie de travail plus que sur les techni ques pures qui, de toute façon, trouveront naturellement leur place en temps et en heure. De plus, pour intéresser le public le plus vaste possible, l’ensemble de nos explications sont directement applicables par les utilisateurs de Micro soft Office 2003 et 2007 (Access et Excel) ainsi que par ceux d’OpenOffice.org 2.2 (Base et Calc).
Priorité à la méthode de travail Avec Access et Base, et dans une moindre mesure avec Excel et Calc, concevoir, programmer et exploiter une base de données nécessite certes des compétences techniques, mais surtout et avant tout une méthode de travail précise et une approche méthodologique sans faille. Aussi avons nous axé notre démonstration sur le déroulé d’une méthodologie rigou reuse et testée avec succès, inspirée en partie de la méthode Merise. Au plan des techniques proprement dites, Access et Base sont des logi ciels extrêmement vastes, touffus et complexes avec lesquels le risque de perdre de vue l’essentiel est important. Aussi avonsnous fait le choix de ne développer que les techniques incontournables, celles qu’il est impos sible de ne pas connaître. Heureusement, les choses sont bien faites: elles suffisent à résoudre la plupart des cas qui se présenteront à vous ! Toutefois, nous avons pu présenter la quasiintégralité de ce qu’Excel et Calc proposent en matière de liste de données – le sujet est plus simple.
© Groupe Eyrolles, 2008
100 % compatible Microsoft Office (2003 et 2007) et OpenOffice.org 2.2 Cette méthode aborde les bases de données sous deux angles: les tableurs et les bases de données relationnelles. Nous nous devions de maintenir cette ouverture sur le plan des logiciels traités. Nous avons ainsi choisi de présenter les solutions apportées par la dernière version de Microsoft Office (Excel et Access2007) car elle deviendra à terme la plus répandue, mais nous n’avons pas oublié les utilisateurs de la version précédente (Excel et Access 2003). Enfin, soucieux de fournir au lecteur une ouverture sur le monde du logiciel libre, nous traitons également d’OpenOffice.org 2.2 avec Calc et Base. Puisqu’il fallait bien choisir un angle de vue privilégié pour les explica tions et les captures d’écran, nous avons décidé d’axer notre exposé par défaut sur Excel et Access 2007. À chaque fois que cela a été nécessaire, nous avons spécifié les particularités des versions 2003 ou OpenOffice.org 2.2 dans des sections ou encadrés spécifiques.
Que trouverezvous concrètement dans ce livre ? À la fin de ce livre, vous serez capable de concevoir, programmer et exploiter des listes de données sous tableur (chapitres 1 à 4) ou des bases de données relationnelles simples (chapitres5 à13). Ces deux parties, indépendantes, sont articulées chacune autour de leur cas pratique, véri tables fils directeurs pédagogiques.
Les listes de données sous tableur (Excel et Calc) Les listes de données sous tableur sont, à tort, très largement mécon nues. Pourtant, elles offrent des possibilités étonnantes et sont très sim ples d’utilisation. Plus d’une fois, il nous est arrivé de conseiller à nos clients d’adopter pour leurs statistiques commerciales une solution de ce type. Les retours de terrain, émanant aussi bien des fonctionnels chargés de l’élaboration de ces listes de données que des opérationnels qui en étaient destinataires, ont toujours été excellents en termes de fiabilité, de rapidité et de finesse. Lechapitre 1un peu à la manière d’une bandeannonce, les balaye, avantages décisifs mais trop peu connus des listes de données par rapport aux feuilles de calcul traditionnelles.
© Groupe Eyrolles, 2008
Les cas pratiques du livre sont RESSOURCEdisponibles en téléchargement
Tous les cas pratiques de cet ouvrage, logiciel par logiciel et chapitre par chapitre, sont disponibles en téléchargement sur le site des Éditions Eyrolles. Bwww.editionseyrolles.com
VII
VIII
Lechapitre 2traite des règles de construction d’une liste de données per formante et fiable, celle qui vous fera gagner du temps. Il aborde égale ment les étonnantes analyses visuelles qu’autorise Excel 2007, notamment. À l’issue duchapitre 3, vous saurez tout des possibilités de tri et de sélec tion d’enregistrements dans une liste de données. Enfin, dans lechapitre 4, la découverte et la mise en œuvre des fonctions de soustotal et de tableau croisé dynamique vont vous permettre de réaliser toutes les analyses statistiques de votre liste de données, mettant ainsi défi nitivement au placard les bonnes vieilles fonctions Somme () et autresΣ.
Les bases de données relationnelles (Access et Base) Access et Base sont des logiciels délicats d’utilisation qu’il est impossible d’aborder comme un traitement de texte ou un tableur. Priorité est donc donnée à l’approche méthodologique, aussi bien pour la préparation du travail (la modélisation) que pour la programmation proprement dite. Le concept clé de relation est particulièrement développé. Lechapitre 5 estaxé sur la découverte du vocabulaire et des principes fondamentaux qui président au fonctionnement des bases de données relationnelles. Les méthodes d’analyse et de modélisation du modèle à traiter sont détaillées auchapitre 6. C’est une particularité importante de cette méthode que de traiter, en termes clairs et simples, tous les concepts fondamentaux qui vous permettront à coup sûr de définir précisément le dessein et l’organisation de votre base de données relationnelle. Lechapitre 7de se familiariser avec l’interface logicielle et les permet opérations essentielles (créer et ouvrir une base, gérer les problèmes de sécurité, créer une table et ses champs...). L’établissement des relations entre les tables, fondement du modèle rela tionnel d’une base de données, fait l’objet duchapitre 8. Essentielle entre toutes, cette étape valide définitivement le travail de modélisation et de programmation réalisé en amont. Lechapitre 9des méthodes d’entrée des données dans une base, traite par saisie directe (dans la table ou via un formulaire) ou par importation à partir de fichiers existants. Une base de données relationnelle ne trouve de justification qu’au travers des analyses qu’on peut réaliser sur ses données. Les requêtes servent de support à ces analyses. Vous saurez bâtir, manipuler et modifier une requête d’analyse des données simple après l’étude duchapitre 10.
© Groupe Eyrolles, 2008