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Project 2013 Pour les Nuls

De
226 pages

L'outil idéal pour piloter vos projets au doigt et à l'oeil !





Microsoft Project 2013 est un outil de gestion de projet qui vous offre une puissance et une facilité d'utilisation qui vous permettront de gérer les projets les plus ambitieux avec souplesse et efficacité.


Il vous fournit les informations nécessaires pour contrôler le travail effectué, la planification des tâches et les finances et vous permet d'être constamment en mesure de donner des directives aux équipes pour respecter les impératifs du projet. Dans ce livre, vous apprendrez à visualiser les impacts d'un changement, faire des projections avec des scénarios théoriques, contrôler facilement les finances, utiliser le Guide de Projets, gagner du temps en utilisant les modèles.





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Project 2013 pour les Nuls

 

Titre de l’édition originale : Project 2013 For Dummies
Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc
For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc

 

Collection dirigée par Jean-Pierre Cano
Traduction : Patricia Moritz, Jean-Louis Gréco
Maquette : Marie Housseau

 

 

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre, est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

 

 

Édition française publiée en accord avec Wiley Publishing, Inc.

© 2012 par Éditions First-Gründ

Éditions First-Gründ
60 rue Mazarine
75006 Paris
Tél. : 01 45 49 60 00
Fax : 01 45 49 60 01
e-mail : firstinfo@efirst.com

ISBN numérique : 9782754055338

ISBN : 978-2-7540-5413-3

Dépôt légal : 3e trimestre 2013

 

 

Limites de responsabilité et de garantie. L’auteur et l’éditeur de cet ouvrage ont consacré tous leurs efforts à préparer ce livre. Wiley Publishing et l’auteur déclinent toute responsabilité concernant la fiabilité ou l’exhaustivité du contenu de cet ouvrage. Ils n’assument pas de responsabilités pour ses qualités d’adaptation à quelque objectif que ce soit, et ne pourront être en aucun cas tenus responsables pour quelque perte, profit ou autre dommage commercial que ce soit, notamment mais pas exclusivement particulier, accessoire, conséquent, ou autres.

 

Marques déposées. Toutes les informations connues ont été communiquées sur les marques déposées pour les produits, services et sociétés mentionnés dans cet ouvrage. Wiley Publishing, Inc. et les Éditions First-Gründ déclinent toute responsabilité quant à l’exhaustivité et à l’interprétation des informations. Tous les autres noms de marque et de produits utilisés dans cet ouvrage sont des marques déposées ou des appellations commerciales de leur propriétaire respectif.

Chapitre 1 - Gestion de projet, Project 2013 et vous
B.A. BA de la gestion de projet
Rôle d’un chef de projet
Responsabilités d’un chef de projet
Présentation de Project 2013
En savoir plus sur vous
Naviguer dans les onglets et le Ruban
Afficher plus d’outils
Trouver de l’aide dans Project
Chapitre 2 - Démarrer le projet
Établir la charte du projet
Réaliser le tableau de répartition du travail (WBS)
Organiser le travail
Commencer le projet
Entrer les informations du projet
Planification manuelle ou planification automatique
Entrer le WBS
Entrer les tâches
Importer des tâches depuis Outlook
Hausser et abaisser des tâches : promotion et dégradation
Enregistrer le projet
Chapitre 3 - Devenir le maître des tâches
Créer des tâches récapitulatives et subordonnées
Nombre de niveaux à prévoir
Tâche récapitulative générale
Déplacer les tâches dans tous les sens
Glisser-déposer des tâches
Couper-coller (ou copier-coller) des tâches
Afficher et masquer les détails
Toujours et encore : tâches périodiques
Définir des jalons
Supprimer des tâches et utiliser des tâches inactives
Ajouter une remarque à une tâche
Chapitre 4 - La nature interdépendante des tâches
Comment les tâches deviennent dépendantes
Tâches dépendantes : quel ordre ?
Types de dépendances
Loi de Murphy : retards et avances
Définir une dépendance
Ajouter le lien de dépendance
Étendre la portée du projet avec des dépendances externes
Conseils aux sages
Comprendre que les choses changent : supprimer des dépendances
Chapitre 5 - Estimer la durée des tâches
En première ligne pour la durée
Des tâches pour tous les goûts : identifier les types de tâches
Tâches pilotées par l’effort : 1 + 1 = ½
Estimer l’effort et la durée
Techniques d’estimation
Définir la durée des tâches
Contrôler le planning avec des contraintes
Comprendre les contraintes
Définir des contraintes
Définir une échéance
Démarrer et suspendre une tâche
Entrer la date de début d’une tâche
Faire une pause : fractionner une tâche
Chapitre 6 - Quelle vue !
Un projet avec vue
Naviguer entre onglets et affichages
Défiler
Atteindre un point spécifique du planning
Les affichages en détail
Affichage de base : Diagramme de Gantt
Des vues pleines de ressources : Tableau des ressources et Planificateur d’équipe
Vision globale du planning avec la Chronologie
Surfer sur la vague : affichage Réseau de tâches
Solliciter l’affichage Calendrier
Personnaliser les affichages
Travailler avec les volets des affichages
Modifier l’affichage Réseau de tâches
Réinitialiser l’affichage
Deuxième partie - Gérer les ressources
Chapitre 7 - Créer des ressources
Ressources : personnes, lieux et matériel
Devenir plein de ressources
Comprendre les ressources
Types de ressources : Travail, Matériel et Coût
Influence des ressources sur la durée des tâches
Estimer les besoins en ressources
La naissance d’une ressource
Créer une ressource après l’autre
Identifier les ressources avant de connaître leur nom
L’union fait la force
Gérer la disponibilité des ressources
Estimer et définir la disponibilité
Quand une ressource va et vient
Partager des ressources
Exploiter un réservoir de ressources
Importer des ressources depuis Outlook
Chapitre 8 - Travailler avec les calendriers
Maîtriser les calendriers de base, de projet, de ressource et de tâche
Fonctionnement des calendriers
Interactions entre les calendriers
Planifier avec les options des calendriers et les horaires de travail
Configurer les options de calendrier
Définir des exceptions du temps de travail
Travailler avec les calendriers de tâche et de ressource
Configurer un calendrier de ressource
Modifier un calendrier de ressource
Créer un modèle de calendrier personnalisé
Partager une copie de calendrier
Chapitre 9 - Affecter des ressources
Trouver la bonne ressource
Profil recherché : personne consciencieuse
Champs personnalisés et compétences
Optimiser l’affectation
Déterminer les unités d’affectation des ressources de travail, de matériel et de coût
Réaliser des affectations
Trouver le bon profil
Un planificateur très utile
Chapitre 10 - Déterminer le coût du projet
Comprendre le calcul des coûts
L’addition, SVP !
Choisir la date d’allocation
Spécifier des informations sur les coûts
Impossible d’éviter les coûts fixes
Entrer les taux horaires, des heures supplémentaires et d’utilisation
Affecter des ressources matérielles
Impact sur le budget
Troisième partie - Avant de définir le planning de référence
Chapitre 11 - Peaufiner le planning
Filtrer pour trouver
Appliquer des filtres prédéfinis
Activer un filtre automatique
Créer des filtres personnalisés
Grouper les informations
Appliquer un groupe prédéfini
Créer un groupe personnalisé
Identifier les pilotes du projet
Inspecter les tâches
Gérer les avertissements et les suggestions
Annuler, annuler, annuler !
Chapitre 12 - Négocier les contraintes du projet
L’heure, c’est l’heure !
S’accorder une marge
Abréger les délais
Réduire les coûts
Recourir aux ressources
Vérifier la disponibilité des ressources
Supprimer ou modifier une affectation
Replanifier vite fait, bien fait
Demander du renfort
Niveler les ressources
Replanifier le projet
Chapitre 13 - Un projet bien présenté
Place à la création !
Relooker le diagramme de Gantt
Mettre en forme les barres de tâches
Se concentrer sur les questions critiques
Relooker le diagramme de Gantt
Mettre en forme les cases de tâches
Configurer la disposition
Modifier le quadrillage
Une image parle d’elle-même
Créer des champs personnalisés
Chapitre 14 - Tout commence par un planning de référence
Tout sur le planning de référence
Enregistrer un planning de référence
Enregistrer plusieurs plannings de référence
Effacer et réinitialiser un planning de référence
Planification temporaire
Enregistrer une planification temporaire
Effacer et réinitialiser une planification temporaire
Quatrième partie - Assurer le suivi
Chapitre 15 - Sur les rails
Définir un planning de gestion de la communication
Collecter des données
Appliquer une méthode de suivi
Utiliser les outils de suivi
Choisir l’affichage approprié
Effectuer le suivi
Spécifier la date d’état
Rester dans les rails
Définir le pourcentage d’achèvement
Enregistrer les dates réelles de début et de fin
Saisir le temps passé
Les fameuses heures supplémentaires
Spécifier les durées restantes des tâches planifiées automatiquement
Mettre à jour les coûts fixes
Déplacer une tâche
Mettre à jour le projet : balayer les changements
Suivre l’utilisation des matériels
Assurer le suivi de projets consolidés
Consolider des projets
Mettre à jour un projet consolidé
Modifier les options de liaison
Chapitre 16 - Affichages : observer l’avancement
Observer l’état des tâches
Comparer le prévisionnel avec le réel
Courbes d’avancement
Plonger dans les détails
Suivre l’avancement grâce à la gestion de la valeur acquise
Calculs en tâche de fond
Options de valeur acquise
Plusieurs chemins critiques
Chapitre 17 - Et maintenant ?
Utiliser Project avec des journaux de risques et de problèmes
Imprimer des plannings de référence et des planifications temporaires
Imprimer des remarques de tâches
Simulations
Trier
Filtrer
Étudier le chemin critique
Utiliser le nivellement des ressources (encore)
Déterminer les facteurs qui influencent la durée des tâches
Comment l’ajout de ressources ou de temps affecte le projet
Aller plus vite et apporter des modifications
Renforcer les ressources
Modifier les dépendances et les contraintes
Derniers recours…
Donner du temps au temps
Changer la donne
Chapitre 18 - Communiquer avec des rapports
Générer des rapports standard
Rapports disponibles
Aperçu des tableaux de bord
Créer de nouveaux rapports

Introduction

Au fil des années, la gestion de projet a évolué : d’une discipline à base de fiches et de fil à ses débuts, elle utilise aujourd’hui des analyses et des techniques sophistiquées, des projections, un suivi temporel et économique et des rapports. Les logiciels de gestion de projet qui existent seulement depuis 25 ans offrent à la gestion de projet une nouvelle image et des fonctionnalités qui rendent l’organisation et le suivi de projets complexes légèrement plus gérables.

À propos de ce livre

Microsoft Office Project 2013, la version la plus récente du célèbre logiciel de gestion de projet, met à disposition des utilisateurs une impressionnante mine de fonctionnalités. Cependant, comme la plupart des logiciels, son apprentissage peut décourager. La clé est de comprendre le lien entre ses fonctions et les actions que vous menez chaque jour en tant que chef de projet.

 

Microsoft Office Project 2013 pour les Nuls a pour objectif de vous aider à explorer tout ce que Project 2013 peut vous apporter en vous fournissant des informations sur des concepts pertinents de gestion de projet, et en vous offrant des méthodes spécifiques pour structurer et assurer le suivi de vos plannings Project. De plus, il vous donne des conseils pour que toutes ces fonctions et méthodes s’accordent avec vos connaissances théoriques de chef de projet dans le but de faciliter la transition vers Project 2013.

 

Voici quelques points que nous vous aiderons à explorer dans ce livre. Vous allez

  • coche.jpg Démarrer dans Project 2013 : entrer des tâches et des dépendances, estimer des durées et travailler avec des vues.
  • coche.jpg Travailler avec des ressources, des calendriers et des coûts.
  • coche.jpg Négocier des contraintes, ajuster le planning et définir un planning de référence.
  • coche.jpg Collecter des données, analyser des avancements, effectuer des corrections et créer des rapports de l’été du projet.

Profil des lecteurs

Nous avons fait quelques suppositions sur vous, cher lecteur. Nous supposons que vous avez des notions d’informatique et que vous savez utiliser une souris, un clavier, des menus et des barres d’outils. Nous partons également du principe que vous savez utiliser les fonctions de Windows les plus courantes (le Presse-papiers, par exemple) ainsi que les fonctions logicielles basiques (comme sélectionner du texte, glisser et déposer des éléments avec la souris).

 

Nous présumons également que vous avez de l’expérience dans la gestion de projets. Que vous gériez de vastes projets depuis plusieurs années et que vous ayez endossé le rôle de chef d’équipe pour un projet unique, les informations contenues dans ce livre sont plus accessibles si la gestion de projet vous est familière.

 

Nous supposons aussi que vous n’avez jamais utilisé Project ou tout autre logiciel de gestion de projet. Si vous êtes débutant, vous allez trouver tout ce qu’il vous faut pour bien démarrer, notamment des informations sur le fonctionnement de Project, une description de son interface et des indications pour créer votre premier planning. Si vous avez déjà utilisé une version précédente de Project, vous allez découvrir Project 2013 ainsi que les nouvelles fonctions qu’il propose.

Conventions utilisées dans ce livre

Nous tenons à expliquer quelques détails pour simplifier la lecture de ce livre :

  • coche.jpg Les mots en italique sont définis lors de leur première utilisation.
  • coche.jpg Les commandes du Ruban sont spécifiées dans l’ordre dans lequel vous cliquez sur l’onglet et la commande (sans indication du groupe), par exemple “Cliquez sur Projet/Informations sur le projet”. Si nécessaire, nous fournissons des informations complémentaires (avec indication du groupe), par exemple “Cliquez sur Affichage/Tables (dans le groupe Données)”.
  • coche.jpg Les options des boîtes de dialogue commencent par des majuscules (même si elles apparaissent en minuscules sur votre écran) pour vous aider à les distinguer du reste du texte. Par exemple, Afficher la tâche récapitulative du projet de la boîte de dialogue Options sera noté Afficher La Tâche Récapitulative Du Projet dans ce livre.

Ce que vous n’avez pas besoin de lire

Sachez qu’il n’est pas nécessaire de lire ce livre du début à la fin, ni toutes les sections d’un même chapitre. Si vous avez besoin d’informations sur un sujet spécifique, lisez le chapitre concerné et n’en tirez que les informations nécessaires.

 

Cela dit, ce livre est structuré de manière à vous initier à des concepts basiques permettant de comprendre le fonctionnement de Project, puis à vous guider au fil des étapes de création d’un projet classique. Si vous avez un besoin incontrôlable de respecter cette logique, vous pouvez commencer la lecture au début et travailler au fil des pages pour créer votre premier planning Project.