La boîte à outils de l'assistante

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Les attentes des entreprises en matière de secrétariat ont évolué. Les secrétaires d'aujourd'hui doivent faire preuve d'un réel professionnalisme et aborder de nouvelles activités et de nouveaux comportements pour devenir de véritables assistantes. Voici en 1 seul livre tous les outils indspensables pour réussir et acquérir les compétences techniques et comportementales du métier d'assistante. Regroupés par mission et performances attendues, dans une logique terrain, tous les outils sont structurés de la même façon sur 2 ou 4 pages :
- Présentation visuelle de l'outil, définition et mots clés, l'essentiel de l'outil en anglais, Pourquoi l'utiliser ?( objectifs et contexte), Comment l'utiliser ? (étapes et méthodes), Avantages et précautions à prendre.
- Éventuellement un approfondissement, Comment être plus efficace, et un cas pratique dans lequel l'outil est utilisé concrètement.
Publié le : mercredi 17 juin 2009
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Licence : Tous droits réservés
EAN13 : 9782100542284
Nombre de pages : 192
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D 1 2
D o s s i e r 1 Sorganiser, gérersontesmp priorités et ses
tre assistante aujourdhui, cest dabord contribuer à lefficacité des managers et des équipes. Mission éternelle certes, mais qui Ê sexerce aujourdhui avec des exigences accrues. Il sagit dêtre plus autonome au service de personnes ellesmêmes encore plus auto nomes. Doù une adaptation continuelle de lexercice du métier et la nécessité de sorganiser différemment et daider léquipe à sorga niser.
Savoir sorganiser et organiser léquipe sont des compétences fondamen tales de lassistante. Ces compétences requièrent de la rigueur, de la méthode, du bon sens et de la discipline. Il faut savoir réfléchir avant dagir, éliminer les tâches sans grande plusvalue ou le surperfectionnisme, relan cer régulièrement et fermement si nécessaire, se faire un plan de travail, passer par lécrit pour ne rien oublier et se fixer des objectifs réalistes.
Mettre en place des outils efficaces
On reconnaît un bon ouvrier à ses bons outils diton. Le choix des bons outils dorganisation démultipliera votre efficacité. Ils vous permettront de rien oublier et de mieux suivre vos activités, de faire chaque chose au bon moment, de mettre en évidence visàvis de votre équipe lensemble de vos responsabilités (ils nen ont certainement pas conscience), de mieux gérer les imprévus et de vous protéger des croquetemps. Leur mise en place vous o s s i e r 1 demandera certes un peu de temps, mais il faut savoir investir du temps pour en regagner par la suite.
1  S  o r g a n i s e r , g é r e r s o n t e m p s e t s e s p r i o r i t é s
Faire le diagnostic de son organisation
La première chose à faire quand on souhaite améliorer son organisation est de réaliser un état des lieux de la situation actuelle. Cest à partir de cet état des lieux que vous pourrez poser les fondations dune nouvelle organisation. Cest à quoi nous vous invitons avec 3 outils : lautopointage, le questionnement systématique et la méthode OPEA. Lautopointage vous permettra davoir une vision objective de la manière dont vous occupez votre temps et dont vous vous organisez. Le questionne ment systématique vous conduira à remettre en cause vos habitudes et votre manière de travailler. La méthode OPEA, méthode de résolution de problè mes, vous aidera à imaginer des solutions innovantes à vos problèmes.
Gérer les priorités
Comment établir un ordre de priorité parmi toutes les activités que vous devez mener à bien ? Nous avons une tendance naturelle à confondre lurgent et limportant. Dautant que lurgence avec son côté stressant exerce sur nous une pression qui lui donne plus de poids que limportance. On réalise immédiatement sans plus attendre lurgence sans se soucier de limportance. Le schéma des quatre quartiers vous aidera à mettre un peu dordre dans des activités qui se présentent en désordre.
Organiser les activités et les échéances
Une bonne organisation du travail passe par la planification rationnelle des activités. Il faut prévoir : anticiper, avoir la vision dans le temps. Léchéancier, le plan de travail et la méthode PERT sont trois outils qui vous permettront respectivement de gérer vos échéances sans retards et sans oublis, dorganiser rationnellement votre journée de travail et de gérer effi cacement vos grands et petits projets.
Sorganiser à plusieurs
Outil de polyvalence la bible du poste facilite les remplacements, lorgani sation en équipe et permet de capitaliser les savoirfaire.
Organiser son outil de travail
Votre premier outil de travail est, bien entendu, votre microordinateur. Pour être efficace, il importe quil soit lui aussi bien organisé. Vous trouverez dans cet outil les conseils qui vous permettront de gagner du temps.
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Les OUTILS 1Lautopointage ............ p. 14
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Le questionnement systématique ............... p. 16
La méthode OPEA ....... p. 18
Le schéma des quatre quartiers ..................... p. 22
Léchéancier ............... p. 24
Le plan de travail ........ p. 26
La méthode PERT ......... p. 28
La bible du poste ........ p. 30
Organiser son ordinateur ............ p. 32
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Outil
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R e l e v é d  a c t i v i t é
8 h
8 h 30
9 h
9 h 30
10 h
Lautopointage
Heure
En résumé
Activité
Lepointage des activitésest souvent utilisé lorsquune mission daudit dorganisation se déroule dans le ser vice. Il est aussi très intéressant dappliquer cette démarche à sa propre organisation. Faire un auto pointage consiste à noter pendant une période de temps plus on moins longue toutes les activités que lon réalise. On utilise généralement pour cela une grille.
1 4
Interruption
Temps
I n s i g h t Checking tasksis frequently used during an organi zational audit. Nevertheless it is a good practice to implement this principle in ones personal organiza tion.Selfcheckingmeanswritingdown,onacustom ized form, every task to be performed during a specified span of time.
1  S  o r g a n i s e r , g é r e r s o n t e m p s e t s e s p r i o r i t é s
Sastreindre à noter lheure de début et Pourquoi lutiliser ?de fin de chaque activité. Noter également les interruptions (un bâton pour une interrup Objectif tion brève, 5 minutes ou moins). La première étape dune bonne organisaLautopointage Au bout de la période choisie, réaliser tion est davoir une vision réaliste de la lanalyse quantitative : temps passé à cha permet davoir manière dont on occupe son temps. que activité, temps passé aux interruptions, Faire lautopointage de ses activités consisteune vision nombre dinterruptions, nombre de dépla à recueillir des informations quantitatives cements pour une même activité, etc. réaliste (nombre dactivités entreprises, dinterlocu Procéder ensuite à lanalyse qualitative teurs, temps passé) et qualitatives (combien,de lutilisation des résultats obtenus : ce travail estil vrai pourquoi, qui). ment nécessaire ? que se passeraitil sil de son temps. Lautopointage permet de poursuivre plu nétait pas réalisé ? estil logique que ce soit sieurs objectifs : moi qui le réalise ? estce la meilleure façon Prendre du recul par rapport au quotidien. de sy prendre ? lendroit et le lieu sontils Avoir une vision objective de lutilisation bien choisis ? le nombre dinterruptions sem de son temps et du poids quoccupent les bletil excessif ? comment pourraiton le différentes activités dans lemploi du temps. réduire ? Repérer et quantifier ses sources de perte de temps. Méthodologie et conseils Repérer les anomalies dans lorganisa La grille proposée est générale. Vous tion de son temps. pouvez concevoir votre propre support. Réorganiser son travail de façon plus Il nest pas obligatoire de pointer toutes pertinente grâce à lanalyse de la situation les activités. On peut ne pointer que les acti existante. vités que lon souhaite analyser plus parti Planifier son travail de façon plus réa culièrement : le téléphone, les interruptions, liste. Cestàdire que lon planifie sur la la frappe, les photocopies.base de temps réellement observés et non de temps idéaux. Négocier avec son manager. On peut argumenter sur des faits « jai x dossiers à traiter » et non sur des opinions ou des impressions : « je suis débordée ».
Contexte Il nest pas utile de pointer son temps en per manence. Il est suffisant de le faire pendant 15 jours en choisissant de préférence une période représentative de lactivité habituelle.
Comment lutiliser ? Étapes Concevoir son support de pointage. Le tirer en plusieurs exemplaires et numéroter les feuilles.
Avantages
Lautopointage est la seule façon davoir une vision réaliste de lutilisation de son temps et de pouvoir ainsi mieux sorganiser.
Précautions à prendre
Garder le support dautopointage à portée de main en permanence.
Avoir de la discipline et sy tenir, car lexploitation de lautopointage est vraiment intéressante.
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Outil
Les commentaires (1)
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reineana

Bonjour, ce document est intéressant. il vient une fois de plus édifier monsieur tout le monde sur les attributions qu'incombent la secrétaire aujourd'hui; et répond aux attentes des secrétaires qui dans la plupart des pays du tiers-monde sont sous-employés

mercredi 30 mars 2016 - 08:09