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D 1 2
D o s s i e r 1 Sorganiser, gérersontesmp priorités et ses
tre assistante aujourdhui, cest dabord contribuer à lefficacité des managers et des équipes. Mission éternelle certes, mais qui Ê sexerce aujourdhui avec des exigences accrues. Il sagit dêtre plus autonome au service de personnes ellesmêmes encore plus auto nomes. Doù une adaptation continuelle de lexercice du métier et la nécessité de sorganiser différemment et daider léquipe à sorga niser.
Savoir sorganiser et organiser léquipe sont des compétences fondamen tales de lassistante. Ces compétences requièrent de la rigueur, de la méthode, du bon sens et de la discipline. Il faut savoir réfléchir avant dagir, éliminer les tâches sans grande plusvalue ou le surperfectionnisme, relan cer régulièrement et fermement si nécessaire, se faire un plan de travail, passer par lécrit pour ne rien oublier et se fixer des objectifs réalistes.
Mettre en place des outils efficaces
On reconnaît un bon ouvrier à ses bons outils diton. Le choix des bons outils dorganisation démultipliera votre efficacité. Ils vous permettront de rien oublier et de mieux suivre vos activités, de faire chaque chose au bon moment, de mettre en évidence visàvis de votre équipe lensemble de vos responsabilités (ils nen ont certainement pas conscience), de mieux gérer les imprévus et de vous protéger des croquetemps. Leur mise en place vous o s s i e r 1 demandera certes un peu de temps, mais il faut savoir investir du temps pour en regagner par la suite.
1  S  o r g a n i s e r , g é r e r s o n t e m p s e t s e s p r i o r i t é s
Faire le diagnostic de son organisation
La première chose à faire quand on souhaite améliorer son organisation est de réaliser un état des lieux de la situation actuelle. Cest à partir de cet état des lieux que vous pourrez poser les fondations dune nouvelle organisation. Cest à quoi nous vous invitons avec 3 outils : lautopointage, le questionnement systématique et la méthode OPEA. Lautopointage vous permettra davoir une vision objective de la manière dont vous occupez votre temps et dont vous vous organisez. Le questionne ment systématique vous conduira à remettre en cause vos habitudes et votre manière de travailler. La méthode OPEA, méthode de résolution de problè mes, vous aidera à imaginer des solutions innovantes à vos problèmes.
Gérer les priorités
Comment établir un ordre de priorité parmi toutes les activités que vous devez mener à bien ? Nous avons une tendance naturelle à confondre lurgent et limportant. Dautant que lurgence avec son côté stressant exerce sur nous une pression qui lui donne plus de poids que limportance. On réalise immédiatement sans plus attendre lurgence sans se soucier de limportance. Le schéma des quatre quartiers vous aidera à mettre un peu dordre dans des activités qui se présentent en désordre.
Organiser les activités et les échéances
Une bonne organisation du travail passe par la planification rationnelle des activités. Il faut prévoir : anticiper, avoir la vision dans le temps. Léchéancier, le plan de travail et la méthode PERT sont trois outils qui vous permettront respectivement de gérer vos échéances sans retards et sans oublis, dorganiser rationnellement votre journée de travail et de gérer effi cacement vos grands et petits projets.
Sorganiser à plusieurs
Outil de polyvalence la bible du poste facilite les remplacements, lorgani sation en équipe et permet de capitaliser les savoirfaire.
Organiser son outil de travail
Votre premier outil de travail est, bien entendu, votre microordinateur. Pour être efficace, il importe quil soit lui aussi bien organisé. Vous trouverez dans cet outil les conseils qui vous permettront de gagner du temps.
D
Les OUTILS 1Lautopointage ............ p. 14
2
3
4
5
6
7
8
9
Le questionnement systématique ............... p. 16
La méthode OPEA ....... p. 18
Le schéma des quatre quartiers ..................... p. 22
Léchéancier ............... p. 24
Le plan de travail ........ p. 26
La méthode PERT ......... p. 28
La bible du poste ........ p. 30
Organiser son ordinateur ............ p. 32
1 3
o
s
s
i
e
r
1
Outil
1
R e l e v é d  a c t i v i t é
8 h
8 h 30
9 h
9 h 30
10 h
Lautopointage
Heure
En résumé
Activité
Lepointage des activitésest souvent utilisé lorsquune mission daudit dorganisation se déroule dans le ser vice. Il est aussi très intéressant dappliquer cette démarche à sa propre organisation. Faire un auto pointage consiste à noter pendant une période de temps plus on moins longue toutes les activités que lon réalise. On utilise généralement pour cela une grille.
1 4
Interruption
Temps
I n s i g h t Checking tasksis frequently used during an organi zational audit. Nevertheless it is a good practice to implement this principle in ones personal organiza tion.Selfcheckingmeanswritingdown,onacustom ized form, every task to be performed during a specified span of time.
1  S  o r g a n i s e r , g é r e r s o n t e m p s e t s e s p r i o r i t é s
Sastreindre à noter lheure de début et Pourquoi lutiliser ?de fin de chaque activité. Noter également les interruptions (un bâton pour une interrup Objectif tion brève, 5 minutes ou moins). La première étape dune bonne organisaLautopointage Au bout de la période choisie, réaliser tion est davoir une vision réaliste de la lanalyse quantitative : temps passé à cha permet davoir manière dont on occupe son temps. que activité, temps passé aux interruptions, Faire lautopointage de ses activités consisteune vision nombre dinterruptions, nombre de dépla à recueillir des informations quantitatives cements pour une même activité, etc. réaliste (nombre dactivités entreprises, dinterlocu Procéder ensuite à lanalyse qualitative teurs, temps passé) et qualitatives (combien,de lutilisation des résultats obtenus : ce travail estil vrai pourquoi, qui). ment nécessaire ? que se passeraitil sil de son temps. Lautopointage permet de poursuivre plu nétait pas réalisé ? estil logique que ce soit sieurs objectifs : moi qui le réalise ? estce la meilleure façon Prendre du recul par rapport au quotidien. de sy prendre ? lendroit et le lieu sontils Avoir une vision objective de lutilisation bien choisis ? le nombre dinterruptions sem de son temps et du poids quoccupent les bletil excessif ? comment pourraiton le différentes activités dans lemploi du temps. réduire ? Repérer et quantifier ses sources de perte de temps. Méthodologie et conseils Repérer les anomalies dans lorganisa La grille proposée est générale. Vous tion de son temps. pouvez concevoir votre propre support. Réorganiser son travail de façon plus Il nest pas obligatoire de pointer toutes pertinente grâce à lanalyse de la situation les activités. On peut ne pointer que les acti existante. vités que lon souhaite analyser plus parti Planifier son travail de façon plus réa culièrement : le téléphone, les interruptions, liste. Cestàdire que lon planifie sur la la frappe, les photocopies.base de temps réellement observés et non de temps idéaux. Négocier avec son manager. On peut argumenter sur des faits « jai x dossiers à traiter » et non sur des opinions ou des impressions : « je suis débordée ».
Contexte Il nest pas utile de pointer son temps en per manence. Il est suffisant de le faire pendant 15 jours en choisissant de préférence une période représentative de lactivité habituelle.
Comment lutiliser ? Étapes Concevoir son support de pointage. Le tirer en plusieurs exemplaires et numéroter les feuilles.
Avantages
Lautopointage est la seule façon davoir une vision réaliste de lutilisation de son temps et de pouvoir ainsi mieux sorganiser.
Précautions à prendre
Garder le support dautopointage à portée de main en permanence.
Avoir de la discipline et sy tenir, car lexploitation de lautopointage est vraiment intéressante.
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Outil