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Les problèmes des archives en Afrique

De
169 pages
L'importance capitale des archives pour le développement d'un pays comme d'une entreprise est mise en évidence dans ce livre, qui tire le signal d'alarme devant les dégâts causés en Afrique francophone par l'absence d'organisation de leur conservation. L'auteur expose ici le fruit d'une expérience de terrain et d'un travail très approfondi.
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LES PROBLÈMES DES ARCHIVES EN AFRIQUE
À QUAND LA SOLUTION ?

© L'HARMATTAN, 2007 5-7, rue de l'École-Polytechnique ; 75005 Paris

http://www.librairieharmattan.com diffusion.harmattan@wanadoo.fr harmattan1@wanadoo.fr ISBN : 978-2-296-03573-7 EAN : 9782296035737

Albert MBAN

LES PROBLÈMES DES ARCHIVES EN AFRIQUE
À QUAND LA SOLUTION ?

L'Harmattan

Collection dirigée par Denis Pryen et François Manga Akoa Déjà parus Simon-Pierre E. MVONE NDONG, Bwiti et christianisme, 2007. Simon-Pierre E. MVONE NDONG, Imaginaire de la maladie au Gabon, 2007. Claude KOUDOU (sous la direction de), Côte d’Ivoire : Un plaidoyer pour une prise de conscience africaine, 2007. Antoine NGUIDJOL, Les systèmes éducatifs en Afrique noire. Analyses et perspectives, 2007. Augustin RAMAZANI BISHWENDE, Ecclésiologie africaine de Famille de Dieu, 2007. Pierre FANDIO, La littérature camerounaise dans le champ social, 2007. Sous la direction de Diouldé Laya, de J.D. Pénel, et de Boubé Namaïwa, Boubou Hama-Un homme de culture nigérien, 2007. Marcel-Duclos EFOUDEBE, L’Afrique survivra aux afro-pessimistes, 2007. Valéry RIDDE, Equité et mise en œuvre des politiques de santé au Burkina Faso, 2007. Frédéric Joël AIVO, Le président de la République en Afrique noire francophone, 2007. Albert M’PAKA, Démocratie et société civile au Congo-Brazzaville, 2007. Anicet OLOA ZAMBO, L’affaire du Cameroun septentrional. Cameroun / Royaume-Uni, 2006. Jean-Pierre MISSIÉ et Joseph TONDA (sous la direction de), Les Églises et la société congolaise aujourd’hui, 2006. Albert Vianney MUKENA KATAYI, Dialogue avec la religion traditionnelle africaine, 2006. Guy MVELLE, L’Union Africaine : fondements, organes, programmes et actions, 2006. Claude GARRIER, Forêt et institutions ivoiriennes, 2006 Nicolas MONTEILLET, Médecines et sociétés secrètes au Cameroun, 2006. Albert NGOU OVONO, Vague-à-l’âme, 2006. Mouhamadou Mounirou SY, La protection constitutionnelle des droits fondamentaux en Afrique : l’exemple du Sénégal, 2006. Toumany MENDY, Politique et puissance de l’argent au Sénégal, 2006. Claude GARRIER, L’exploitation coloniale des forêts de Côte d’Ivoire, 2006. Alioune SALL, Les mutations de l’intégration des Etats en Afrique de l’Ouest, 2006. Jean-Marc ÉLA, L’Afrique à l’ère du savoir : science, société et pouvoir, 2006.

Etudes Africaines

À ma famille À M.F. Blanquet, F. Delaunay, F. Gandon, A. GamoutNoche et H. Gay, pour leur confiance et leur fidélité en amitié. En souvenir et à la mémoire de mes amis et collègues aujourd’hui disparus : Antoine Moulié, Clément Aoué, Jean-Pierre Bitoumbou, Francis Abaraka et Jacques Matingou, tous étudiants de l’EBAD ; Jean Mavoungou et Maurice Manu Maniongui. Amicalement à tous les archivistes, documentalistes et bibliothécaires. Aux décideurs éclairés d’Afrique et d’ailleurs, comme pour dire, comme T. Levitt, que “la première condition du succès est de savoir anticiper, d’être capable d’évaluer les transformations qui caractérisent notre temps et d’en tirer parti”.

« L’exercice de la souveraineté ne consiste pas seulement à veiller sur l’intégrité du territoire et à faire respecter les obligations découlant des accords internationaux. Au-delà de ces tâches fondamentales et solennelles, l’exercice de la souveraineté signifie que le pouvoir de décision appartient au gouvernement. Or il n’y a pas de pouvoir réel sans information, c’est-àdire, dans le cas de l’activité gouvernementale, sans maîtrise des dossiers. » Charles Kecskemetty, ancien secrétaire exécutif du Conseil International des Archives Archives, développement et souveraineté, 1971 « Le sous-développement, en fin de compte, n’est peut-être que la conséquence de l’incapacité de générer de l’information, de la traiter valablement, de la mettre à jour, de la transformer régulièrement et de la partager équitablement. Loin d’être un simple problème pour les techniciens et les experts, l’information est déjà et sera de plus en plus la question politique majeure et la déterminante économique et socio-culturelle essentielle de tout projet de société. Où va l’information ? Là où la mènera la volonté politique. » Mahdi Elmandjara, Où va l’information ? 1984 « Pour fonctionner de façon efficace à l’ère de l’information, les administrations modernes doivent pouvoir compter sur une archivistique ayant des objectifs de gestion intégrée, une archivistique qui soit autre chose qu’une suite d’opérations et de techniques, qu’une opération à courte vue. Bref, nous sommes passés d’une archivistique de survie à une archivistique d’intervention structurée et articulée. Une saine gestion de l’information en général et des archives en particulier est devenue essentielle pour notre société…. » Carol Couture et collaborateurs, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, 1999 « L’espérance a besoin d’archives ! » Erik Orsenna Madame Bâ, 2003

TABLE DES MATIÈRES PRÉFACE AVANT-PROPOS INTRODUCTION 11 15 17

PREMIÈRE PARTIE : HISTOIRE DES INSTITUTIONS ARCHIVISTIQUES ET DOCUMENTAIRES EN AFRIQUE FRANCOPHONE AVANT ET APRÈS LES INDÉPENDANCES 21 I- L’Empire colonial français en Afrique Noire 1) La Fédération de l’Afrique Occidentale Française (AOF) 2) La Fédération de l’Afrique Équatoriale Française (AEF) 3) Le Gouverneur Général II- Notions générales sur les archives coloniales 1) Les archives métropolitaines 2) Les archives fédérales 3) Les archives des territoires 4) Les archives locales III- Les institutions archivistiques et documentaires en AEF et en AOF 1) Les archives et les bibliothèques en AEF 2) Les archives en AOF 3) Le sort des archives des anciens territoires d’AEF et d’AOF à leur accession à la souveraineté internationale IV- Les institutions d’archives nationales des États francophones d’Afrique 1) Le constat d’échec 2) Les causes de l’échec 22 24 27 30 31 31 31 35 39 40 40 46 53 55 55 66

DEUXIÈME PARTIE : L’ORGANISATION, LA GESTION ET LA CONSERVATION DES ARCHIVES : ÉTAT DES LIEUX 73 I- Démarche adoptée 1) La notion d’archives 2) Circuit et cycle de vie des documents 3) Comment organiser les archives ? II- La gestion du courrier et des documents dans les secrétariats 1) L’organisation du courrier 2) Le système d’identification et de cotation des documents 3) La gestion des dossiers et de l’information interne 74 74 75 77 78 78 80 80

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III- La gestion des documents dans les services 1) La gestion des archives actives au sein des bureaux 2) La gestion des documents préarchivés ou archives semi-actives IV- Les services d’archives dans les administrations et les entreprises en Afrique Francophone : organisation, fonctionnement, ressources 1) Organisation et fonctionnement des unités d’archives 2) Personnel des archives 3) Budget et crédits 4) Locaux d’archives V- La part des archives et de la documentation dans l’information des cadres et des décideurs 1) L’utilisation des ressources archivistiques et documentaires 2) Communication et transmission de l’information interne TROISlÈME PARTIE : PRINCIPAUX PROBLÈMES IDENTIFIÉS 1) Les problèmes d’organisation 2) Les problèmes de méthodes de travail 3) Les problèmes de procédures 4) Les problèmes de classement 5) Les problèmes des délais de conservation 6) Les problèmes de ressources humaines 7) Les problèmes de locaux et d’espace 8) Les problèmes d’accès aux archives 9) Les problèmes de gestion des dossiers et de l’information dans les secrétariats 10) Les problèmes de la répartition des tâches entre secrétariats et service du courrier 11) Les problèmes spécifiques liés à l’informatisation des archives et à la gestion électronique des documents

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QUATRIÈME PARTIE : RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS D’ORGANISATION 135 I- Recommandations se rapportant aux institutions d’Archives Nationales 136 II- Propositions concernant l’organisation archives et la politique d’information au sein des organismes publics ou privés 140 Annexes : Quelques photos d’illustration 149

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PRÉFACE
Nul ne conteste aujourd’hui l’importance de l’information dans le monde, comme l’a proclamé le récent Sommet mondial de la société de l’information. Après la maîtrise des matières premières, de l’énergie, des flux financiers, celle des « flux de connaissances » devient clairement le défi majeur des prochaines décennies. Ce défi concerne les États. Il concerne aussi les entreprises, les industries, les associations, les administrations, de toutes catégories et de toutes tailles, mais également les individus appelés à vivre dans une société de plus en plus complexe où le droit et l’écrit comme preuve, c’est-à-dire les archives, thème de cette étude, prennent une première place et deviennent vitales. Peut-on imaginer un pays sans mémoire ? Peut-on imaginer un pays amnésique de ses citoyens, de son histoire, de ses routes, de ses savoirs et de sa culture ? Les guerres, malheureusement, nous apprennent les nuisances de cet oubli créé par la destruction. Elles nous rendent témoins de la disparition des traces patrimoniales et de la vision de ruine et de décombres là où devrait être la vie. Cependant cette déstructuration ne concerne pas que les pays en guerre. Elle concerne tous les pays qui n’ont pas encore mis en place une politique d’information, c’est-à-dire un système d’information permettant une gestion saine et raisonnée de l’information qui y transite et où les décombres se révèlent être des dossiers et des documents d’archives laissés à l’abandon. Pourtant des archives nationales, des archives d’entreprises existent, trop réduites encore à la seule gestion des archives dites définitives ou inactives. Pourtant, l’importance de l’organisation des archives, dans la totalité de leur acception, pour le développement d’un pays est bien mise en évidence dans le titre et dans l’ensemble du texte rédigé par Albert MBAN, spécialiste reconnu des problématiques archivistiques, et plus spécifiquement en Afrique. Et Albert MBAN lance un signal de détresse, car les dégâts causés par l’absence de gestion des archives d’un pays sont tout aussi graves que ceux causés par la guerre. Mais ces dégâts sont sournois, aux conséquences graves et détectées parfois sur un très long terme. Ce signal de détresse, il le tire pour un continent dont il connaît bien l’âme : l’Afrique francophone. Ces pays, très fortement marqués par la colonisation et la décolonisation, s’efforcent aujourd’hui de se construire, de se reconstruire dans leur person-

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nalité propre. Mais ils oublient, jour après jour, faute d’organisation, leur passé proche comme leur passé lointain. On peut s’interroger sur cet état de fait. Il n’est pas question ici de douter de la responsabilité et de l’engagement des décideurs. Cependant ces derniers, qui ont pourtant un rôle de première importance, sont trop absorbés par le présent et, par ailleurs, ne sont pas suffisamment alertés sur les dysfonctionnements liés à l’absence de politique d’information. Il appartient à des spécialistes de le faire. C’est la mission, que, dans cette étude, s’est fixé l’auteur en s’efforçant de montrer non seulement l’impérative nécessité d’avoir des archives bien organisées dans les administrations, les entreprises et les organisations, mais aussi les avantages de cette politique de bonne gestion et de bonne gouvernance, à travers des économies de temps, d’espace, d’argent ; à travers aussi une meilleure communication dans les lieux professionnels entre les personnes, entre les bureaux, avec les partenaires… ; à travers enfin une satisfaction accrue des usagers. Car la réussite de cette politique dépend de l’engagement de l’ensemble des personnes présentes dans l’organisme concerné, qu’il soit public ou privé. C’est pour cette raison que ces derniers devront recevoir une formation et une information sur la ou les chartes qui résultent de la mise en place d’une politique globale de gestion de l’information. Mais la réussite de cette politique dépend, sur le plan pratique et technique, de l’engagement, des savoirs et des savoir-faire des professionnels de l’information et de la documentation : archivistes, documentalistes, bibliothécaires… Or, ces professions sont souvent méconnues dans leur fonctionnalité et souffrent d’un déficit d’images. Pour de nombreuses personnes, comme le déplore l’auteur, les archives évoquent de vieux documents, abandonnés dans des lieux poussiéreux où dort le vieil archiviste ! Il importe aujourd’hui de se débarrasser de cette image fausse et faussée, car le management de l’information est devenu incontournable. C’est cette nécessité qui a conduit les décideurs à créer, dans les années 90, une recommandation internationale portant sur les records management. Cette recommandation analyse l’importance de la gestion de l’information, mais décrit également les démarches à effectuer pour la mise en place d’un tel système de gestion. Mais ces démarches ne peuvent être effectuées que par un personnel compétent et dûment formé aux problématiques archivistiques. Car il 12

importe de se débarrasser de toute urgence de l’idée de vieux papiers attachée au terme d’archives. À juste titre, A. MBAN insiste sur la théorie des trois âges qui montre qu’un document naissant est déjà une archive. On peut même avancer l’idée que les archives naissent dans les idées qui sont à l’origine de la création d’un document dont on a, avant de le créer, vérifié le bien-fondé et la forme. Les archives vivantes, vives ou actives sont la matière première du records manager. C’est pourquoi le courrier, document essentiel dans la vie professionnelle revêt une si grande importance. Leurs flux entrant et sortant symbolisent, comme la respiration d’un être vivant, la vie de l’organisme concerné ; vie qu’il convient d’animer et d’entretenir. Cela veut dire aussi que les archives ne commencent pas leur vie, comme beaucoup le supposent, avec leur dépôt dans un local donné, quand ce dernier existe. Cela veut dire enfin que la place de l’archiviste doit être près des décideurs. Aucun État ne veut mourir. Vivre passe par la mise en place d’une gestion rigoureuse des fonds ou des collections d’archives, c’est-à-dire du patrimoine documentaire dont l’aspect quantitatif ne cesse de croître. Vivre, c’est s’interroger sur les documents à créer absolument ou, au contraire, à éliminer. C’est créer et traiter les dossiers et assurer leur conservation et leur intégrité. Vivre, c’est donc faire œuvre de professionnels de l’information de façon experte et pertinente. « Cette étude, écrit Albert MBAN, est comme une sonnette d’alarme, en même temps qu’un cri du cœur ». Puissent tous les lecteurs, particulièrement les décideurs, comprendre l’importance de ce message en oeuvrant pour que cesse de sonner l’alarme qui permettra d’entendre les battements du cœur d’un expert convaincu, précis et si proche de son Afrique bien-aimée ! Marie-France BLANQUET Maître de conférences à l’Université de Bordeaux III Mars, 2007

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AVANT-PROPOS
C’est en 1986, que j’ai effectué ma première mission d’expert : c’était pour le compte de l’Agence de Coopération Culturelle et Technique (ACCT).1 J’avais pour mandat d’organiser et de mettre sur pied le “service d’information, de documentation et d’archives” d’un ministère important. Initialement prévue pour quatre semaines, la mission fut élargie et sa durée prolongée de plusieurs mois. C’est ainsi que j’eus à assurer, en même temps, la formation des agents, l’organisation intellectuelle et matérielle des archives de deux directions clés de ce département ministériel, puis la mise en place de son système documentaire et d’archivage. Par la suite, je fus chargé des missions similaires dans d’autres pays d’Afrique francophone. Depuis le milieu des années 1990, j’ai réalisé de nombreuses études et audits, dans le domaine des archives et de la documentation, tant au sein des administrations que des entreprises et des organisations. De ces différentes interventions sur le terrain, il ressort que les pays d’Afrique francophone sont confrontés aux mêmes types de problèmes en matière d’archives et de gestion de documents. Ceci a été confirmé par les exposés et les témoignages des différents participants au stage de formation que nous organisons depuis quelques années.2 C’est d’ailleurs de retour d’une de ces sessions de formation que, le 5 septembre 2006, j’ai adressé un courrier à Marie-France Blanquet -qui, depuis longtemps, m’exhorte à écrire - pour lui faire part de mon intention et de ma décision d’écrire sur les problèmes des archives en Afrique francophone, en m’appuyant sur mes différents rapports techniques et sur mon expérience de terrain. Il faut aussi dire que les différentes promotions de stagiaires que nous avons eu à encadrer m’ont toujours encouragé dans cette démarche. La réaction de MarieFrance ne s’est pas fait attendre. Voici sa réponse : “Cher Albert, Je pense depuis longtemps que tu devrais écrire un texte sur les archives en Afrique. Je vais penser à un plan de travail et te l’enverrai.”

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Aujourd’hui, Organisation Internationale de la francophonie (OIF). L’auteur est le principal animateur de Mémoire & Développement, organisme spécialisé dans les études, la formation et le conseil en organisation des archives et de la documentation.

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C’est alors que je me suis mis à rassembler tous mes rapports de missions ainsi que l’essentiel des études que j’ai eu à réaliser ici et là. J’ai d’abord commencé par rédiger la partie historique que j’ai adressée à Marie-France qui l’a trouvée “passionnante à lire”. Ceci m’a incité à continuer d’écrire à et à lui envoyer les différents chapitres, au futur à mesure de leur rédaction. En retour, celle-ci ne cessait de me souhaiter “bon courage pour continuer un aussi bon travail.” C’est donc naturellement à Marie-France Blanquet que je vais, en premier, adresser mes vifs remerciements, car sans elle et sans ses encouragements, cet ouvrage n’aurait jamais vu le jour. Viennent ensuite nos stagiaires qui, chaque année, nous témoignent leur reconnaissance pour ce que nous leur apportons et, à travers eux, les différents organismes qu’ils représentent et donc, quelque part, l’Afrique en miniature. Ce livre est comme un témoignage, le mien. J’espère qu’il contribuera, ne serait-ce qu’un peu, à la prise de conscience globale et nécessaire sur le sort et la situation des archives et des documents en Afrique, particulièrement dans l’espace francophone. Je l’ai écrit aussi pour que ceux qui ont des responsabilités et le pouvoir de décision, en Afrique, sachent ce qui se passe véritablement et prennent toute la mesure du problème crucial des archives. La première pierre est posée. Le reste revient aux hommes d’État, aux dirigeants politiques, aux chefs d’entreprises et autres décideurs, car sans eux, rien ne pourra se faire, ni aujourd’hui, ni demain.

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