Réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access

Lydia Provin

Description

Tutoriel pour réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access. Créer un courrier personnalisé avec une base de données en utilisant le bloc d'adresse, les formules d'appel et les champs de fusion.

Sujets

• Microsoft Word

Informations

• Publié par: Votreassistante
• Publié le: 20 janvier 2021
• Nombre de lectures: 43
• Licence : Tous droits réservés
• Langue: Français

Extrait

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 05/03/2013

Réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access Vous souhaitez envoyer un courrier identique, mais personnalisé à plusieurs destinataires ? Pour cela, vous devez utiliser lafonction publipostage du logiciel Word et votre base de données sousWord,ExcelouAccess. Création du modèle type Pour commencer, créez votre document type sous Word.Pour vous entraîner, j’ai mis à votre disposition le document utilisé au bas decette page.

Lancement de l’assistant Fusion et publipostage pas à pas Puis, dans l’ongletPublipostage, cliquez surDémarrer

publipostage

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Assistant

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: un panneau latéral apparaît.

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Choix du type de document Pour notre exemple, nous laisserons cochée la caseLettrespuisque nous réalisons un courrier. En bas du panneau, cliquez surSuivante : Document de base.

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Choix du document de base Étant donné que nous avons créé notre documentet que nous l’avons ouvert, choisissezUtiliser le document actuel. Si vous souhaitez utiliserun modèleouun document existant, cochez la case correspondante. Cliquez surSuivante : Sélection des destinataires.

Choix des destinataires Dans notre exemple, nous allons laisser la caseUtilisation d’une liste existantecochée, car notre base de données est créée, mais si vous souhaitez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Sélection à partir des contacts OutlookouSaisie d’une nouvelle listesi vous souhaitez créer votre liste. Cliquez surParcouriret recherchez votre liste de contacts sur votre ordinateur. Pour

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vous entraîner, vous pouvez utiliser les bases de données que j’ai mises à votre dispositionau bas decette page. Vous pouvez utiliser une base de données :

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Soit surWord:

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Soit surExcel:

Soit surAccess(n’hésitez pas à consultermon article sur la création d’une base de données Accesspour apprendre à en créer une) :

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Si votre base de données est sousWord,cette fenêtre apparaîtra, cliquez surOk:

Si votre base de données est sousExcel,cette fenêtre apparaîtra, cliquez surOk:

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Puis, une autre fenêtre apparaîtra, cliquez surOk:

Si votre base de données est sousAccess,cette fenêtre apparaîtra, cliquez surOk:

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Si vous souhaitez apporter des changements dans le cadre de votre publipostage, cliquez sur Modifier la liste des destinataires et la fenêtre précédente réapparaîtra afin de cocher ou décocher certains destinataires.

Ajout des champs de fusion Lorsque votre liste est prête, cliquez surSuivante : Écriture de votre lettre.

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Pour insérer le blocd’adresse du destinataire, cliquez surBloc d’adresse…et choisissez dans quel format afficher les coordonnées, cliquez surOk.

Dans cet exemple, on s’aperçoit que leCode postaln’apparaît pas. Nous allons donc cliquer surFaire correspondre les champs…. Dans cette boîte de dialogue, il suffit, en face deCode postal, de faire apparaître le menu déroulant et de sélectionner votre champ correspondant, à savoirCP. Comme les autres champs ont les bonnes correspondances, je les laisse ainsi.

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De retour sur ma boîte de dialogue, je constate que monbloc d’adresseest présenté de la bonne manière, donc je clique surOk. De cette manière, toutes les coordonnées de vos destinataires seront remplacées par« BlocAdresse ». Si vous souhaitez voir apparaître chaque champ individuellement, utilisez l’insertion des champs manuelle.

Insertion d’une formule d’appel En cliquant surFormule d’appel…, vous pouvez insérerMonsieur,Madameou mêmeCher ouChèredevant le nom de votre destinataire.

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Correspondance des champs En regardant l’aperçu, je m’aperçois que mon champCivilitén’est pas reconnu puisque j’aurais dû avoirChère Emma MARTIN, et nonCher Emma MARTIN. Pour cela, je clique surFaire correspondre les champs….

En face deTitre, je fais dérouler le menu déroulant et je choisis le champCivilité. Je clique sur Ok.

En cliquant sur le menu déroulant deCher, je peux retirer cette formule d’appel. Une fois que ma formule est correcte, je clique surOk. Ma formule d’appel se situera à l’emplacement de « FormuleAppel ». Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net 11