Economie de coût liée à l'automatisation d'un processus ...

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Economie de coût liée à l’automatisation d’un
processus d’entreprise
Etude de cas du logiciel Isabel




Professeur dr. Werner Bruggeman
Dr. Valérie Decoene











Livre blanc
1












TABLE DES MATIERES


BIOGRAPHIE DES AUTEURS ............................................. 02


1. OBJECTIF DU LIVRE BLANC......................................... 04
Time-Driven Activity-Based Costing ......................... 04

2. METHODOLOGIE DE COLLECTE DE DONNEES ......... 05

3. ENVOIS D’UN PAIEMENT A LA BANQUE ..................... 06
Impact des fonctionnalités du logiciel Isabel .......... 07
Equation de temps ..................................................... 07

4. RECEPTION D’UN EXTRAIT DE COMPTE ..................... 08
Impact des fonctionnalités Isabel............................. 08
Equation de temps 09

5. ECONOMIES DE COUTS PAR L’AUTOMATISATION.... 09

6. CONCLUSIONS ................................................................ 10



Livre blanc
2






BIOGRAPHIE DES AUTEURS










Werner Bruggeman est Managing Partner chez B&M Consulting et possède une
longue expérience en conception de systèmes de gestion des coûts.
Il est professeur à temps plein en calcul de coûts de revient et en gestion des coûts
à l’Université de Gand, Faculté des Sciences économiques et de Gestion, ainsi
qu’à la Vlerick Leuven Gent ...
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Livre blanc
1
Economie de coût liée à l’automatisation d’un
processus d’entreprise
Etude de cas du logiciel Isabel
Professeur dr. Werner Bruggeman
Dr. Valérie Decoene
Livre blanc
2
TABLE DES MATIERES
BIOGRAPHIE DES AUTEURS
............................................. 02
1. OBJECTIF DU LIVRE BLANC
......................................... 04
Time-Driven
Activity-Based Costing
......................... 04
2. METHODOLOGIE DE COLLECTE DE DONNEES
......... 05
3. ENVOIS D’UN PAIEMENT A LA BANQUE
..................... 06
Impact des fonctionnalités du logiciel Isabel
.......... 07
Equation de temps
..................................................... 07
4. RECEPTION D’UN EXTRAIT DE COMPTE
..................... 08
Impact des fonctionnalités Isabel
............................. 08
Equation de temps
..................................................... 09
5. ECONOMIES DE COUTS PAR L’AUTOMATISATION
.... 09
6. CONCLUSIONS
................................................................ 10
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BIOGRAPHIE DES AUTEURS
Werner Bruggeman
est Managing Partner chez B&M Consulting et possède une
longue expérience en conception de systèmes de gestion des coûts.
Il est professeur à temps plein en calcul de coûts de revient et en gestion des coûts
à l’Université de Gand, Faculté des Sciences économiques et de Gestion, ainsi
qu’à la Vlerick Leuven Gent Management School.
Valérie Decoene
est consultante chez B&M Consulting. Elle est docteur en
économie appliquée (Université de Gand, Faculté des Sciences économiques et de
Gestion). Elle
enseigne le calcul de coûts de revient en tant que professeur invité
à l’Université de Gand.
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1.
OBJECTIF DU LIVRE BLANC
Ce Livre Blanc a pour but de démontrer comment le logiciel Isabel
offre aux utilisateurs des possibilités de réduire les délais de
traitement en proposant des fonctions capables de supprimer des
activités sans valeur ajoutée et de faciliter les activités à valeur
ajoutée. Concrètement, nous désirons montrer ici comment le logiciel
Isabel offre la possibilité de créer de la valeur.
Time-Driven Activity-Based Costing
Notre argumentation repose sur une démarche méthodologique et
scientifique solide. Nous utiliserons la méthode « Time-Driven
Activity-Based Costing » pour démontrer comment des fonctions
spécifiques d’Isabel contribuent à réduire les temps de traitement. En
tant que méthode de calcul des coûts, la méthode Time-Driven
Activity-Based Costing
permet d’identifier les temps de traitement
prévus car elle fait appel à des équations de temps pour saisir de
manière relativement simple les facteurs déterminant le temps
d’exécution d’un processus. Les équations de temps reflètent plus
particulièrement la manière dont les facteurs de coûts peuvent
entraîner une variation au niveau des temps de traitement.
Pour illustrer la signification des équations de temps, nous partirons
d’un exemple issu de la logistique. Dans ce secteur, le temps dont un
grossiste a besoin pour emballer des produits dépend des
caractéristiques de la commande. Pour saisir les attributs de temps,
c’est-à-dire les caractéristiques de la commande qui entraînent des
variations du temps de traitement, on fait généralement appel à des
interviews. Les données des interviews réalisées chez le grossiste
peuvent indiquer un délai de conditionnement standard de 0,5 s.
Dans certains cas cependant, des conditionnements spéciaux sont
requis. Il faut alors ajouter 6,5 s au temps standard. Souvent, les
produits conditionnés doivent être transportés par avion, ce qui
allonge encore le temps de traitement de 2,0 s. Au total, l’équation
de temps utilisée pour estimer le temps nécessaire au
conditionnement de la commande revêt la forme suivante
:
“temps de conditionnement = 0,5 s + 6,5 s [si conditionnement
spécial requis] + 2,0 s [si transport aérien requis]”.
Dans ce Livre Blanc, nous utiliserons des équations de temps pour
identifier la manière dont les fonctionnalités Isabel peuvent entraîner
une réduction du temps de traitement. Le processus complet
démarre par la vérification de la facture et se termine par l’encodage
de l’extrait de compte dans l’application comptable. Nous
examinerons deux sous-processus : l’envoi d’un paiement à la
banque et la réception d’un extrait de compte bancaire. L’envoi d’un
paiement à la banque englobe la préparation des données du
paiement en provenance du logiciel de comptabilité et l’envoi d’un
ordre à la banque (c’est-à-dire le flux d’information depuis le logiciel
de comptabilité jusqu’à la banque). La réception d’un extrait de
compte permet la réconciliation entre la banque et le logiciel de
Notre
argumentation
repose sur une
démarche
méthodologique et
scientifique solide.
Supprimer des
activités sans
valeur ajoutée et
faciliter les
activités à valeur
ajoutée
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comptabilité (c’est-à-dire le flux d’information de la banque jusqu’au
logiciel de comptabilité).
Start of routing
Verification of incoming invoice
Encoding in Accounting package
Entering payment data in Isabel
Payment instruction to bank
Encoding of bank statement in
accounting package
End of routing
Manual
Electronic file upload
Manual
Electronic
data exchange
Lorsqu’on fait appel à la méthode Time-Driven Activity-Based
Costing pour calculer les délais de traitement
escomptés dans un
environnement Isabel, il fait avoir une perception des facteurs de
consommation de temps des différentes fonctionnalités Isabel ainsi
qu’une perception des coûts par unité de temps.
Dans la suite de ce Livre Blanc,
nous parcourons successivement
les étapes suivantes. Premièrement, description de la méthodologie
de collecte de données utilisée pour composer les équations de
temps. Deuxièmement, pour chaque processus (envoi du paiement
et réception de l’extrait de compte), description des fonctions Isabel
susceptibles de réduire le temps de traitement et des équations de
temps utilisées pour évaluer l’impact des fonctions Isabel sur le
facteur temps. Troisièmement, utilisation de ces équations de temps
pour défendre l’argument selon lequel le logiciel peut générer de la
valeur en réduisant les temps de traitement. Et enfin, synthèse des
principales conclusions de ce Livre Blanc.
2.
METHODOLOGIE DE COLLECTE DE DONNEES
Pour concevoir une équation de temps, nous devons avoir un aperçu
des fonctions Isabel susceptibles de réduire les temps de traitement.
Nous devons ensuite estimer les facteurs de consommation de
temps pour chaque processus (en l’occurrence, envoi des paiements
à la banque et réception des extraits de comptes).
Pour obtenir une perception des fonctionnalités Isabel, des
interviews avec des responsables Isabel ont été complétées d’études
de cas approfondies dans
cinq sociétés différentes. Le choix de ces
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études de cas est représentatif des utilisateurs Isabel.
Pour obtenir une perception des facteurs de consommation de temps
de chaque processus,
des interviews avec des responsables Isabel
ont été complétées de questionnaires visant à mesurer la manière
dont le temps est perçu. Cette méthodologie nous permet de définir
des facteurs de consommation de temps moyens applicables dans
tous les secteurs d’activité. Notons ici que les facteurs de
consommation de temps moyens peuvent varier légèrement des
facteurs de consommation de temps individuels (spécifiques).
Comme nous l’avons déjà expliqué, les facteurs de consommation
de temps individuels se mesurent généralement à l’aide d’interviews
sur le site faisant l’objet de l’étude. Les facteurs de consommation de
temps moyen sont précis pour les besoins de la présente étude, dont
le but est d’évaluer les économies de temps moyennes liées à
l’utilisation du logiciel Isabel. (Le but n’est pas ici d’estimer
l’économie de temps pour un secteur d’activité donné ou pour un
client en particulier, bien que cela soit possible à l’aide de Time-
Driven Activity-Based Costing ) Pour valider
l’efficacité du
questionnaire – dont le but est de recueillir les estimations de temps
perçues – un questionnaire préliminaire a fait l’objet d’un test
préalable dans une vingtaine d’entreprises. Les données finales
relatives aux estimations de temps perçues ont été collectées dans
245 sociétés (184 utilisateurs, 61 non-utilisateurs) par le bureau
d’étude de marché ICMA . Les consommations de temps moyennes
et les économies de temps moyennes ont été calculées à partir de
cet échantillon représentatif par la société GBSC.
3.
ENVOI D’UN PAIEMENT A LA BANQUE
Impact des fonctionnalités du logiciel Isabel
Avant que le logiciel Isabel puisse envoyer des paiements à la
banque, il faut collecter les données des paiements à partir des
factures et les introduire dans Isabel. Pour ce faire, les utilisateurs
ont deux possibilités : encodage manuel ou importation de fichiers
électroniques. L’encodage manuel implique l’intervention d’un
utilisateur qui tape toutes les données nécessaires au paiement, y
compris, au minimum, le montant, le nom du bénéficiaire, l’adresse
et le numéro de compte bancaire, la communication et la date de
paiement souhaitée. En ce qui concerne les paiements
internationaux, il faut ajouter d’autres informations telles que code
BIC, numéro IBAN et devise. S’il préfère, l’utilisateur Isabel peut
cependant effectuer un téléchargement électronique des fichiers de
paiement à partir de son programme de comptabilité. Cette opération
couvre l’échange de données électroniques entre le module
‘comptes fournisseurs’ du logiciel de comptabilité et Isabel, et cela
sans aucun encodage manuel. Ce téléchargement électronique
élimine le risque de faute de frappe. Soulignons par ailleurs que le
logiciel Isabel peut être intégré en toute transparence à la plupart des
logiciels de comptabilité (voir liste des partenaires certifiés sur
www.isabel.be).
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Avec Isabel, les ordres de paiement sont envoyés par voie
électronique à la banque. Cela présente plusieurs avantages pour
l’utilisateur. Le logiciel Isabel garantit une sécurité maximale lors du
traitement électronique des paiements. Isabel est une solution très
sécurisée, certifiée TruSecure. Ce logiciel fait appel au principe de la
signature électronique pour garantir l’identité de la personne qui
accède à la solution. Qui plus est, l’utilitaire WebSign permet à
plusieurs utilisateurs de signer et d’autoriser une transaction, y
compris à partir de sites éloignés. Pour profiter de ces avantages,
aucun investissement IT massif n’est nécessaire car Isabel tourne
dans un environnement Windows.
Isabel permet aux utilisateurs de supprimer des activités sans valeur
ajoutée telles que les paiements cash et les virements papier - des
activités
qui coûtent cher et prennent beaucoup de temps (par
rapport à un processus automatique). Les paiements cash et les
virements papier sont en outre sujets aux erreurs et à la fraude.
Enfin, Isabel permet de créer de la valeur en facilitant la gestion de la
trésorerie. Concrètement, Isabel offre la possibilité de gérer plusieurs
comptes bancaires sur une même plate-forme. Les utilisateurs Isabel
peuvent ainsi disposer en un clin d’oeil d’une vue globale sur tous
leurs comptes bancaires. Isabel met aussi à la disposition de
l’utilisateur des outils conviviaux tels que listes de favoris, filtres et
catégories, ce qui lui permet de surveiller en permanence la position
de sa trésorerie et de gérer plus efficacement ses liquidités.
Equation de temps
Dans ce chapitre, nous utilisons des équations de temps pour saisir
mathématiquement l’impact positif des fonctions Isabel sur les temps
de traitement escomptés. Avec Isabel, le temps dont un utilisateur a
besoin pour envoyer des paiements à la banque dépend du type
d’introduction – manuelle ou automatique – des données (voir
schéma page 5). Concrètement, nous utiliserons l’équation de temps
pour calculer le temps nécessaire au traitement du paiement d’une
facture :
temps de traitement escompté = 59,03 s [si encodage manuel des
données de paiement dans Isabel] + (10/300) s [si téléchargement
électronique des fichiers de paiement]
Si les paiements doivent être encodés manuellement dans Isabel, le
temps de traitement comprend le temps pour retrouver une facture,
identifier le montant à payer, le fournisseur et les références,
encoder les données puis marquer la facture comme payé et la
classer. Les temps de traitements dépendent de paramètres tel que
paiement d’une facture d’un fournisseur national existant, d’un
fournisseur international existant, d’un nouveau fournisseur national
ou d’un nouveau fournisseur international. Si les fichiers de paiement
sont téléchargés électroniquement, les temps de traitements sont
plus court puisque la mise à jour de l’application comptable se fait
sans traitement ni encodage manuel.
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Le premier terme de l’équation indique que le traitement manuel des
données de paiement demande un temps moyen d’environ
59,03 s.
Soulignons que ce temps de
59,03 s représente une moyenne
calculée sur un échantillon de 245 sociétés de taille différente. Pour
calculer cette moyenne, des responsables Isabel ont demandé l’aide
professionnelle de GBSC, spécialiste en analyse de données. Le
second terme de l’équation de temps montre que, si les fichiers de
paiement sont téléchargés par voie électronique, le temps de
traitement est d’environ
0,033 s.
4.
RECEPTION D’UN EXTRAIT DE COMPTE
Impact des fonctionnalités Isabel
Régulièrement, les entreprises reçoivent des extraits de comptes
bancaires pour réconciliation avec les comptes enregistrés dans le
logiciel de comptabilité. Les extraits de comptes se présentent
souvent sous forme d’extraits papier, auquel cas il y a lieu d’encoder
manuellement les données de ces relevés dans le programme de
comptabilité. Le logiciel Isabel permet de recevoir des extraits de
comptes par voie électronique, une fonction qui offre manifestement
d’énormes avantages. Une fois de plus, l’échange de données
électronique entre la banque de l’utilisateur et le programme de
comptabilité réduit le temps de traitement puisqu’il ne faut plus
réencoder tout manuellement dans le logiciel de comptabilité. De
toute évidence, l’échange de données électronique réduire le risque
d’erreurs de frappe. Qui plus est, un échange électronique permet à
l’utilisateur de mieux gérer les créances douteuses. Concrètement, le
programme de comptabilité peut réconcilier les listes d’effets à
recevoir avec les extraits de comptes bancaires d’Isabel pour
identifier les comptes impayés et les créances douteuses.
Equation de temps
Une fois de plus,
nous utiliserons des équations de temps pour
démontrer l’impact des fonctionnalités Isabel sur le temps nécessaire
au traitement des extraits de comptes bancaires. Ce temps de
traitement dépend du format - papier ou électronique- sous lequel les
extraits sont reçus (voir schéma page 5). Concrètement, nous
utiliserons l’équation suivante pour calculer le temps prévisionnel
requis pour traiter un extrait de compte :
temps de traitement escompté = 86.97 s [si encodage manuel des
extraits de comptes papier dans le programme de comptabilité] + 0 s
[si échange de données électronique]
Le temps d’encodage manuel d’extrait de compte comprend la
réception et l’ouverture des enveloppes, le classement et l’encodage
des extraits et la réconciliation du paiement avec la facture. Les
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données estimatives du temps perçu issues des réponses au
questionnaire démontrent que le traitement manuel des extraits de
comptes demande un temps moyen de traitement d’environ 86,97 s.
Ici aussi, rappelons que ce temps de 86,97 s représente une
moyenne, calculée à partir des réponses d’entreprises de tailles
diverses par des GBSC, spécialiste de l’analyse des données. Le
temps nécessaire à l’échange électronique d’extraits de comptes
bancaires entre Isabel et le programme de comptabilité est perçu
comme négligeable par les utilisateurs Isabel. Il est clair que ce
temps de 0 secondes n’est qu’une perception qui découle du fait que
l’encodage manuel est extrêmement lourd.
5. ECONOMIES DE COUTS GENEREES PAR
L’AUTOMATISATION D’UN PROCESSUS D’ENTREPRISE
Pour calculer les économies de coûts en Time-Driven Activity-Based
Costing , nous utiliserons la formule suivante
: “économie de coût =
réduction du temps de traitement * unité coût/temps”.
Dans les pages précédentes, nous avons pu démontrer le gain de
temps général issu d’un usage optimal du logiciel Isabel. Il est plus
difficile d’établir des principes généraux en matière d’unités
coût/temps parce que l’unité coût/temps dépend fortement des
particularités d’une entreprise (sa taille par exemple) et de la
composition du parc logiciel de la société. Nous pouvons donc en
conclure que toutes autres choses (en l’occurrence l’unité
coût/temps) restant égales, un raccourcissement des temps de
traitement engendre des économies de coûts et offre des
opportunités de générer de la valeur.
D’une manière plus spécifique, le logiciel Isabel crée de la valeur
pour ses utilisateurs en réduisant les temps de traitement requis. Les
utilisateurs Isabel peuvent donc gagner sur le temps de traitement
grâce à l’élimination d’activités sans valeur ajoutée telles que
l’encodage manuel des données de paiement dans Isabel, le
réencodage des extraits de comptes papier, etc. Qui plus est, les
utilisateurs Isabel peuvent créer de la valeur pour leur entreprise en
utilisant ce logiciel comme outil de gestion efficace de la trésorerie
(page 7), et comme outil d’amélioration de la gestion des créances
(douteuses) (page 8).
6.
CONCLUSIONS
Dans ce Livre Blanc, nous avons démontré l’aptitude du logiciel
Isabel à réduire le temps nécessaire à l’envoi de paiements à la
banque et à la réconciliation des extraits de comptes avec le
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programme de comptabilité. Nous avons utilisé plus précisément la
méthode Activity Based Costing et notamment, des équations de
temps, pour modéliser mathématiquement l’impact positif des
fonctionnalités du logiciel Isabel sur les temps de traitement. Selon la
philosophie Time-Driven Activity-Based Costing , nous pouvons dire
que les gains de temps résultant de l’utilisation d’Isabel engendrent
effectivement des économies de coûts et créent des opportunités de
générer de la valeur. Notre analyse a démontré que d’importants
gains de temps peuvent être réalisés grâce au téléchargement
électronique des fichiers de paiement, du programme de
comptabilité vers le logiciel Isabel, et grâce à l’échange électronique
des extraits de comptes bancaires entre Isabel et le programme de
comptabilité. En plus des gains de temps, Isabel a bien d’autres
avantages à offrir :
facturation électronique, services de courrier
électronique, fonctions WebSign et services d’eGovernment tels que
déclaration de TVA électronique, Dimona électronique, soumission
électronique des comptes annuels…
La portée de ce Livre Blanc se limite à l’étude de l’impact des
fonctionnalités Isabel sur les temps de traitement. Le logiciel Isabel
ne se contente pas de traiter plus rapidement les paiements ; il
permet aussi aux organisations d’encaisser leurs créances plus vite,
ce qui a des répercussions directes sur leur performance financière.
En récupérant plus rapidement l’argent qui lui est dû, l’entreprise
améliore son fonds de roulement1 grâce au logiciel Isabel.
Nous aimerions souligner, enfin, que les entreprises qui doivent
traiter des quantités plus importantes de transactions financières
profiteront, grâce au logiciel Isabel, d’avantages eux aussi plus
importants. Ce qui va naturellement de soi, puisque les sociétés
appelées à devoir traiter plus de transactions gagneront plus de
temps grâce aux services électroniques d’Isabel et pourront par
ailleurs répartir sur un plus grand nombre d’opérations les efforts liés
à la mise au point de l’intégration entre Isabel et leur programme de
comptabilité.
1 Le fonds de roulement mesure le degré de liquidités dont dispose une société. Il
est égal à l’actif à court terme (ex. : stocks, comptes clients, cash) moins le passif
à court terme (ex : .comptes fournisseurs)
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