Le Livre Blanc de la Facture Electronique

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Publié par

Préambule

Electronic Business Group
Septembre 2004




Le Livre Blanc de La Facturation
Electronique

-

Comment tirer parti au mieux des évolutions technologiques pour améliorer
sa facturation ?










Cyrille Sautereau
Directeur Général Délégué
Deskom


Jean-Christophe Hua
Directeur Général
Deskom


Avec la participation de Sami Mebazaa
Associé
Piwan Consulting

© Tous droits réservés EBG / Deskom
- 1 - Préambule
© Tous droits réservés EBG / Deskom
- 2 - Préambule


Organisation du livre


Le lecteur peut parcourir très rapidement le résumé et se référer au corps du
livre s’il souhaite approfondir les points abordés. Il trouvera l’essentiel des
données réglementaires originales dans les annexes. Il pourra enfin consulter
les entretiens réalisés dans le cadre de ce livre blanc en fin de ce document

L’ouvrage comprend quatre parties :
• un préambule,
•résumé des idées développées dans le corps du Livre Blanc,
• le Livre Blanc et sa table des matières détaillée,
• des annexes contenant l’essentiel des textes réglementaires qui
régissent la dématérialisation des factures et les entretiens réalisés.



© Tous droits réservés EBG / Deskom
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Préambule
Alors qu’en France la possibilité d’échanger des factures sans aucun support
papier date du début des années 1990, l’engouement pour la « facturation
électronique » n’y est que très récent. Cet engouement est aujourd’hui
puissant, porté ...
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Préambule Electronic Business Group Septembre 2004 Le Livre Blanc de La Facturation Electronique - Comment tirer parti au mieux des évolutions technologiques pour améliorer sa facturation ? Cyrille Sautereau Directeur Général Délégué Deskom Jean-Christophe Hua Directeur Général Deskom Avec la participation de Sami Mebazaa Associé Piwan Consulting © Tous droits réservés EBG / Deskom - 1 - Préambule © Tous droits réservés EBG / Deskom - 2 - Préambule Organisation du livre Le lecteur peut parcourir très rapidement le résumé et se référer au corps du livre s’il souhaite approfondir les points abordés. Il trouvera l’essentiel des données réglementaires originales dans les annexes. Il pourra enfin consulter les entretiens réalisés dans le cadre de ce livre blanc en fin de ce document L’ouvrage comprend quatre parties : • un préambule, •résumé des idées développées dans le corps du Livre Blanc, • le Livre Blanc et sa table des matières détaillée, • des annexes contenant l’essentiel des textes réglementaires qui régissent la dématérialisation des factures et les entretiens réalisés. © Tous droits réservés EBG / Deskom - 3 - Préambule Alors qu’en France la possibilité d’échanger des factures sans aucun support papier date du début des années 1990, l’engouement pour la « facturation électronique » n’y est que très récent. Cet engouement est aujourd’hui puissant, porté par une masse critique d’innovations technologiques et réglementaires parvenues à maturité, et encouragé par des retours d’expérience très positifs venus des Etats-Unis. Les projets se multiplient en France et en Europe. Dans ce contexte prometteur mais encore imprécis, l’EBG a demandé à DESKOM, un des principaux opérateurs européen de facturation dématérialisée, de rédiger un livre blanc dressant un panorama général de la facturation dématérialisée et de ses enjeux pour l’Entreprise. Nous remercions par ailleurs PIWAN Consulting, cabinet spécialisé dans l’optimisation de la supply chain, pour le travail précieux de conseil, de critique et de relecture qu’il a effectué sur cet ouvrage. Pour qui ? Pour quel enjeux ? Cet ouvrage est destiné aux décideurs de l’Entreprise désireux de comprendre la problématique et les enjeux de la dématérialisation des factures, et en particulier : • aux Directeurs Financiers intéressés par un levier supplémentaire de gestion de leur fonds de roulement, • aux Responsables Comptables en quête de potentiels de réduction de leurs coûts opérationnels, • aux Responsables Achats à la recherche de nouveaux arguments de négociation avec leurs fournisseurs, • aux Directeurs Marketing et Commerciaux avides d’éléments de différenciation de leurs offres, • aux Responsables Informatiques désireux de mieux cerner les impacts des systèmes de facturation dématérialisée sur leur système d’information, • aux Chefs de Projet de dématérialisation du traitement des factures, à la recherche d’informations pour rédiger un cahier des charges, gérer un appel d’offre ou suivre l’avancement de leur projet. Quel est l’objectif de ce livre ? L’objectif minimal est, dans une approche globale, d’aider les décideurs de l’Entreprise, à mieux appréhender : • les enjeux des nouvelles techniques de gestion de la facturation, • les solutions techniques pour y parvenir. • Les textes réglementaires associés, Nous espérons y être parvenu. © Tous droits réservés EBG / Deskom - 4 - Résumé du Livre Blanc © Tous droits réservés EBG / Deskom - 5 - Résumé Table des matières du résumé 1 Etat des lieux du traitement des factures en Entreprise...........................- 10 - 1.1 La facturation répond à des obligations à la fois opérationnelles et légales.....................................................................................................- 10 - 1.2 Le fonctionnement actuel des systèmes de facturation est à la fois coûteux, lourd et à faible rendement .......................................................- 10 - 1.3 La suppression du papier et la centralisation de l’information permettraient de réduire les coûts et d’augmenter le rendement du système...................................................................................................- 12 - 2 La faisabilité de la facturation électronique est acquise, mais sa mise en œuvre demeure floue pour les Entreprises .................................- 14 - 2.1 Préalable : distinction entre facturation dématérialisée et dématérialisation fiscale ..........................................................................- 14 - 2.2 Les changements techniques et réglementaires rendent aujourd’hui possible une facturation 100% électronique............................................- 14 - 2.3 Cependant, le concept de facturation électronique est encore flou pour beaucoup d’Entreprises...................................................................- 15 - 3 Les objectifs stratégiques d’un projet de facturation électronique.........- 17 - 3.1 Côté Acheteur (factures entrantes) : les 3 points clés d’un projet de dématérialisation des factures entrantes.................................................- 17 - 3.1.1 Dématérialiser massivement les flux de factures entrantes .............- 17 - 3.1.2 Inciter ses Fournisseurs à passer à la facturation électronique........- 18 - 3.1.3 Permettre aux Fournisseurs d’accéder à certaines données internes de traitement des factures ..................................................- 19 - 3.1.4 Mettre en place une configuration technique à même d’adresser ces trois points clés..........................................................................- 19 - 3.2 Côté Fournisseur (factures émises) : les 2 points clés d’un projet de dématérialisation des factures émises ....................................................- 21 - 3.2.1 Pouvoir envoyer ses factures aux formats demandés par ses Acheteurs .........................................................................................- 21 - 3.2.2 Inciter ses Clients à passer à la facturation électronique .................- 22 - 4 Les facteurs clés du succès d’un projet de gestion dématérialisée des factures ..................................................................................................- 24 - 4.1 Facteur clé de succès n°1 : déterminer ses objectifs pour identifier les choix fonctionnels pertinents à moyen terme ..........................................- 24 - 4.1.1 Factures entrantes .............................................................................- 24 - a Réception des factures....................................................................- 25 - b Intégration comptable.......................................................................- 26 - © Tous droits réservés EBG / Deskom - 6 - Résumé c Validation des factures.....................................................................- 26 - d Relation avec les fournisseurs .........................................................- 27 - 4.1.2 Factures sortantes .......................................................................... - 27 - 4.2 Facteur clé de succès n°2 : identifier l’architecture opérationnelle la plus adaptée économiquement ...............................................................- 29 - 4.3 Facteur clé de succès n°3 : bien gérer le développement et la mise en œuvre des composants du processus de dématérialisation....................- 29 - 4.3.1 Organisation cible.............................................................................- 30 - 4.3.2 Mise en oeuvre.................................................................................- 31 - 4.4 Facteur clé de succès n°4 : se donner les moyens de concrétiser les potentiels de gains créés par la dématérialisation...................................- 31 - 4.4.1 En réception de factures ....................................................................- 31 - 4.4.2 En émission de factures.....................................................................- 32 - 5 Conclusion....................................................................................................- 32 - © Tous droits réservés EBG / Deskom - 7 - Résumé © Tous droits réservés EBG / Deskom - 8 - Résumé Le Livre Blanc de la Facturation Electronique - Résumé Après un démarrage amorcé au milieu des années 90, la question du passage à la « facturation électronique » s’impose aujourd’hui aux Entreprises. Ce mouvement est provoqué par des pressions à la fois internes et externes. En interne, la facturation dématérialisée apparaît comme une réponse aux demandes de simplification des systèmes de facturation, et à l’obligation permanente de réduction des coûts des grands groupes internationaux. Les pressions externes sont nombreuses, notamment pour les Fournisseurs de taille moyenne qui sont de plus en plus sollicités par leurs grands Clients pour passer à la facturation électronique. La concurrence pousse également les Fournisseurs plus importants, notamment de frais généraux, à proposer spontanément une option de facturation électronique à leurs Clients. Enfin, à moyen terme, les acteurs publics vont certainement aller au bout de leur logique de soutien au développement de la facturation dématérialisée en l’imposant à leurs Fournisseurs. Pour tenter d’éclairer quelque peu les responsables d’Entreprises ayant à faire face à cette mutation, nous allons successivement essayer de décrire : • l’état des lieux des systèmes de facturation existants, • les possibilités offertes aux Entreprises pour passer à la facturation électronique et la perception que celles-ci en ont, • les objectifs stratégiques d’un projet de modernisation des processus de facturation, • les facteurs clés de succès d’un projet de facturation électronique. © Tous droits réservés EBG / Deskom - 9 -
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