Organisation & Mission des Réceptions, Mission du Réceptionnaire

Organisation & mission des réceptions Mission du réceptionnaire Formation Le réceptionnaire ne peut être qu’une personne formée aux contrôles et à l’utilisation de l’outil de réception. Mission de contrôle Le Réceptionnaire assure une mission de contrôle et d’herméticité :  Aucun mouvement, qu’il soit de marchandise ou de personne, ne doit échapper à son contrôle.  Il engage sa responsabilité sur : • Les quantités entrées ou sorties en nombre de colis/unité d’expédition, • La qualité des colis réceptionnés ou expédiés, • La qualité du traitement des litiges de réception avec les transporteurs.  Il assure l’herméticité et la propreté de la cour et des quais de réception.  Il fait respecter le protocole de sécurité et la charte des transports signée entre le magasin et les transporteurs. ère ère Rôle de la 1 réception La 1 réception a plus que jamais un rôle primordial :  Plus de la moitié des marchandises passent directement en linéaire ou en réserve : contrôle aléatoire sur les fournisseurs directs  sur les entrepôts :  les produits sensibles  Les contrôles manuels déclenchés en 1ère réception : réserves en cours de transport…  Détermination des responsabilités entre le fournisseur et le transporteur lors de litiges ultérieurs.  Dans le processus d’accélération des flux physiques d’entrées de marchandises en magasin : tri des marchandises, balisage des flux Contrôles de première La première Réception exerce donc un contrôle sur : réception  La qualité de la prestation du transporteur, contrat de transport :  Le dénombrement de marchandise prise en charge par le transporteur est présent lors du déchargement du camion. : - nombre colis/palettes/unités d’expédition indiqués sur le bon de transport ou la lettre de voiture  Les unités d’expédition (colis, palettes...) sont en bon état : 1. Détection de vols en cours de transport : herméticité du camion ou de la remorque, cheminement correct du câble T.I.R. pour les savoyardes (camions bâchés), plombs non conformes ou détériorés, colis ouverts, 2. Détection d’articles invendables : colis mouillés, colis abîmés… 3. Dégerbage des unités d’expédition  Les litiges ou réserves détectés en première réception sont notés sur le bon de transport ou la lettre de voiture et co-signés par le chauffeur et le réceptionnaire.  Les heures d’arrivée et de départ du camion sont inscrites sur le bon de transport ou la lettre de voiture.  L’herméticité des boxes cartons agrafés (contenant des produits sensibles) est èresystématiquement contrôlée en 1 réception.¤ ¤ Le Réceptionnaire assure une fonction indépendante, non soumise au commercial : Fonction indépendante  Il est la seule personne à fixer les rendez-vous avec les transporteurs.  Il est la seule personne autorisée à créer les réceptions.  Il crée les réceptions au vu de la marchandise.  Il signale, aux Responsables Appro ou C.D.G., toute anomalie de fonctionnement. Cour de service et accès réception Surveillance du quai La surveillance du quai est assurée par le Réceptionnaire. Accès extérieur sécurisé Les accès, donnant vers l’extérieur, sont sécurisés. Accès autorisé La cour de service fait partie de l’enceinte de l’Hypermarché et à ce titre, il ne doit pas être possible d’y pénétrer sans autorisation. Les allées et venues dans la cour de service doivent être motivées, connues et contrôlées par le Réceptionnaire :  La liste des mouvements autorisés et non autorisés est connue du réceptionnaire En dehors des heures En cas d’absence du Réceptionnaire : d’ouverture  Les accès à la cour de service se font sous contrôle. Exemples : Clés confiées à une personne désignée, caméra, présence de la sécurité etc.. Accès par la cour L’accès du magasin par la cour de service est interdit au personnel. Accès à la cour fermés A chaque fois que cela est possible, les accès à la cour de service seront fermés. Caméra P.C. Il est conseillé d’installer une caméra reliée au P.C. permettant le balayage de l’ensemble du quai de jour comme de nuit. 2 Réception et bureau du réceptionnaire Zones de réception La réception est divisée en zones matérialisées par un marquage au sol : 3 Zone de déchargement et de contrôle : la zone est vide au moment du déchargement. 3 Zone de tri ou d’éclatement : flux de marchandises 3 Zone de retours : dépôt des retours fournisseurs en attente d’enlèvement. croisement des flux réception / expédition Dégagement des quais L’aire de réception est toujours dégagée :  Le nombre de camions en cours de déchargement est limité au nombre de réceptionnaires : programmation des heures de rendez-vous ; Bureau du Le bureau du réceptionnaire est disposé de sorte que le réceptionnaire ait une bonne réceptionnaire visibilité du quai et de la cour.  Le bureau du Réceptionnaire doit être surveillé ou fermé, son entrée est formellement interdite à toute personne étrangère non accompagnée.  En dehors des heures d’ouverture, le bureau du réceptionnaire est fermé à clé. Les clés sont déposées au P.C. sécurité.  Le tampon de réception est mis sous clé. Toute disparition de document engage la responsabilité du réceptionnaire. Matériel à disposition Chaque réception doit mettre en place ou disposer au minimum de : Elément Fonction Un planning de réception  Gestion des rendez-vous transporteurs : affichage du planning actualisé et daté  Communication du planning aux Chefs de marché et gestionnaires d’appros Un téléphone Une imprimante laser Un fax Tampon de réception A apposer sur les documents officiels de livraison ou de retours Tampon de refus A apposer lors de refus de livraison Un appareil photographique Etayer les dossiers de litiges au déchargement numérique : plus de qualité, permet une transmission WEB Remarque : L’appareil peut être utilisé conjointement par le Service Sécurité et la Réception Support et documents Chaque réception doit disposer de support ou documents suivants : 3Elément Fonction Catalogue des différents emballages Photo à l’appui, désignation, taux de consignation Avis de réception manuels Frais généraux uniquement Avis de sortie Retour de marchandises vers les fournisseurs ou entrepôts Avis de cession Cessions de marchandises entre magasins Carnet de refus : Pour confirmation au fournisseur 3 contrôle de température NB : Les refus sont motivés sur le bon du transport co-signés par le réceptionnaire et le 3 dépassement délai de livraison chauffeur. Carnet de réserves Pour confirmation au fournisseur NB : Les réserves sont motivées sur le bon du transport co-signées par le réceptionnaire et le chauffeur Bon de réception frais généraux Réception des frais généraux Un exemplaire du protocole de sécurité Opération de chargement et de déchargement signé avec les transporteurs 4Gestion des flux de marchandises Planning de livraisons Le Réceptionnaire reçoit ses livraisons en fonction du planning de livraisons :  Le planning est établi en concertation avec les Chefs de rayon.  Le planning est révisé en permanence et au minimum tous les trois mois. Eléments du planning Le planning de livraison doit comporter :  Les jours de rendez-vous dont le samedi.  Les plages horaires de 15,20,30 minutes.  Le nom des transporteurs permanents.  Des cases vides pour indiquer les transporteurs ou rendez-vous ponctuels.  Un espace pour indiquer le volume exprimé en colis ou en palette.  Des zones bloquées pour les réunions, les pauses, les retours ou autres obligations Flux de marchandises Le Réceptionnaire a tout pouvoir pour faire respecter cette organisation.  L’organisation des flux est sous la responsabilité du Réceptionnaire et doit permettre une évacuation immédiate des marchandises réceptionnées. Fax d’annonce Le FAX d’annonce et de validation des livraisons comporte : transporteur  Le n° de rayon ou le type de produit.  Le nom du fournisseur.  Le n° de la commande.  Le nombre de palettes ou colis avec des colonnes pour donner ou refuser l’accord.  Une zone observation pour indiquer la cause du refus ou futures dates de présentation. cf. modèle La veille de la livraison Le réceptionnaire vérifie : Fournisseurs directs Plate-forme La présence de la commande en fonction du La présence de la commande en fonction du fax. fax envoyé la veille : commande /nombre de colis ou d’unités d’expédition (U.E). Traitement fax Les transporteurs communiquent la veille, par fax, les commandes à livrer (maxi en fin de transporteurs matinée) Annexe 5  Le téléphone peut, de façon exceptionnelle, être utilisé.  Après la réception du FAX, le réceptionnaire vérifie l’existence de la commande dans le portefeuille de commandes : Si… alors… Annote sur le FAX l’heure du rendez-vous dans Existence de la commande la case « OUI » de «Accord» en regard des N° de commandes autorisés. Cocher la case « NON » de «Accord» en regard Absence de commande du N° de commande refusé et le motif du refus  Renvoi du fax, ainsi complété, au transporteur. 5Livraison fournisseurs directes Contrôle aléatoire Les fournisseurs directs sont contrôlés en seconde réception, de façon aléatoire, la fréquence dépend de la classe auquel appartient le fournisseur. En première réception, deux types de flux de marchandises :  Flux de marchandises avec contrôle de seconde réception  Flux de marchandises sans contrôle de seconde réception 6Livraison fournisseurs directes Documents obligatoires Le chauffeur remet obligatoirement au réceptionnaire les documents de réception :  Le bon de transport ou lettre de voiture  Le bon de livraison Remarque : L’absence de bon de transport ou lettre de voiture et/ou bon de livraison du fournisseur est un motif de refus de la marchandise. Plates-formes Le réceptionnaire, pour les plates-formes, en cas de rajout sur le fax, vérifie dans l’outil de réception :  La présence de la commande  La date de livraison attendue Les contrôles Le réceptionnaire effectue les contrôles qualitatifs et quantitatifs :  L’état des unités d’expédition : colis ou palettes ...,unité d’expédition endommagée : colis ouvert, abîmé ou palette filmée détériorée.  La quantité des unités d’expédition livrées : palettes ou colis ou poids, cohérence entre le nombre d’unités d’expédition reçu par la réception et celui annoncé sur le bon de transport ou la lettre de voiture. Cheminement correct du Le cheminement correct du câble TIR est le suivant : câble T.I.R. ­ passage de ce dernier dans tous les pontets, attention à l’avant de la remorque en partie supérieure. - état et longueur du câble(et non des deux câbles ! !). Face avant de la remorque bâchée. Cheminement correct du câble T.I.R. Pontets A proscrire ! ! Bord de la bâche. uite… Plomb homologué Le plomb homologué est le scellé métallique à bords recourbés. Exemple type « TYD » 7å Liste des produits Les contrôles de seconde réception entrepôts sont obligatoires sur la liste des produits sensibles et les box agrafés de produits sensibles livrés par l’entrepôt : sensibles vérifier l’intégrité du box en première réception, réserves à mettre sur la lettre de voiture dans le cas contraire puis contrôle forcé en seconde réception. 8Les emballages Echange standard Le réceptionnaire pratique l’échange standard. Suivi des emballages La gestion des emballages se fait par la lettre de voiture. Un suivi doit permettre au réceptionnaire de justifier la dette emballage, par entrepôt et par fournisseur, pour lesquels le magasin ne peut pratiquer l’échange standard (Callens, Lebrun etc...). Cf. document de suivi proposé en annexe. Emballages restitués Les emballages restitués sont impérativement notés sur le Bon de Transport ou la Lettre de Voiture. Principe et suivi entrepôt Lorsque l’échange standard n’est pas possible, l’entrepôt, en accord avec le magasin, fait un enlèvement par le transporteur habituel. Gestion entrepôt Les entrepôts gèrent les sorties et les entrées d’emballages à partir des lettres de voiture :  Validation des palettes réceptionnées sur lettres de voiture.  Annonce des palettes restituées sur la lettre de voiture. Etat de la dette Chaque fin de mois le réceptionnaire reçoit un état de la dette palettes qu’il doit valider, avec son propre suivi et retourner à :  L’interlocuteur entrepôt : Service « Gestion des palettes » de l’Entrepôt d’origine. Frais retour emballages Les frais relatifs au retour des emballages en entrepôts sont intégrés dans le Taux de Prestation Logistique payé par chaque Magasin :  En cas de retour massif dû à un stockage volontaire magasin, les frais de retour sont à la charge du magasin.  Lorsque le transporteur refuse régulièrement la prise en charge des palettes en retour, il y a lieu de mentionner sur la lettre de voiture. « Refus de reprise de XX palettes» Niveau de la dette et La dette emballage vis-à-vis des entrepôts et des fournisseurs : épuration  doit représenter approximativement la valeur des emballages d’une livraison moyenne.  doit être apurée au moins une fois par trimestre. Rangement Les emballages sont rangés par catégorie, sur des emplacements définis. 9La seconde réception marchandises Présentation Fonction & mission de l’employé logistique de seconde réception Formation L’employé logistique de seconde réception ne peut être qu’une personne formée au principe du contrôle de seconde réception. Mission L’employé logistique de seconde réception assure une mission de contrôle. Il engage sa responsabilité sur :  Les quantités entrées ou sorties en nombre de pièces,  La qualité de la marchandise réceptionnée,  La codification : le bon passage en caisse de chacun des articles  Il assure la propreté de la zone de seconde réception et de la zone de mise en conformité Garant du contrôle des L’employé logistique de seconde réception est le garant qu’aucune marchandise ne quitte la marchandises zone de seconde réception sans avoir été contrôlée. Polyvalent L’employé logistique de seconde réception doit être polyvalent : Il doit pouvoir contrôler aussi bien du textile que du bazar, de l’EM ou du PGC . Tâches transformation de L’employé logistique de seconde réception assure également des tâches de transformation de la marchandise la marchandise: antivolage, étiquetage, filmage… 10