Le contrôle en environnement informatisé - article ; n°3 ; vol.20, pg 109-122

Patrice Cailleau

Description

Politiques et management public - Année 2002 - Volume 20 - Numéro 3 - Pages 109-122
14 pages
Source : Persée ; Ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche, Direction de l’enseignement supérieur, Sous-direction des bibliothèques et de la documentation.

Informations

• Publié par: POLITIQUES_ET_MANAGEMENT_PUBLIC
• Publié le: 01 janvier 2002
• Nombre de lectures: 35
• Langue: Français
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Extrait

Patrice Cailleau
Le contrôle en environnement informatisé
In: Politiques et management public, %vol. 20 n° 3, 2002. Actes de la journée d'étude. Cour des comptes-chambres
régionales des comptes « L'évaluation du contrôle interne » - 7 décembre 2001. pp. 109-122.
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Cailleau Patrice. Le contrôle en environnement informatisé. In: Politiques et management public, %vol. 20 n° 3, 2002. Actes de
la journée d'étude. Cour des comptes-chambres régionales des comptes « L'évaluation du contrôle interne » - 7 décembre
2001. pp. 109-122.
http://www.persee.fr/web/revues/home/prescript/article/pomap_0758-1726_2002_num_20_3_2743jh9
LE CONTROLE EN ENVIRONNEMENT INFORMATISE
Patrice CAILLEAU*
L'ensemble de la gestion publique fait appel à un système d'information. Le
contrôle en environnement informatisé fait donc inévitablement partie des
techniques d'audit.
Objet ou moyen, Pour le juge des comptes, le système d'information de l'organisme contrôlé
faculté ou peut-être l'objet du contrôle :
nécessité
- Répond-il aux besoins définis ?
- Correspond-il aux objectifs fixés ?
- L'information est-elle mémorisée et traitée avec une fiabilité suffisante ?
- Dispose-t-il d'un niveau suffisant de sécurité interne et externe ?
- Quel est son coût ?
Etc.
Le système d'information peut être aussi un moyen du contrôle :
II contient, concernant l'ensemble des pans de la gestion de l'organisme, une
masse considérable d'informations organisées, beaucoup plus rapidement et
aisément accessibles au contrôleur que celles imprimées sur papier.
Dès lors, le juge des comptes a tout loisir d'user de cette faculté.
Mais il importe de voir plus loin : certaines informations ne sont déjà plus
disponibles sur papier et leur nombre va considérablement s'accroître dans les
mois et les années qui viennent. Car la dématérialisation est en marche,
irréversible.
Les avancées technologiques le permettent, l'engorgement des locaux par des
afflux croissants de pièces l'exige : la dématérialisation d'un certain nombre de
pièces comptables est inéluctable ; elle est d'ailleurs expérimentée depuis
plusieurs années en ce qui concerne les titres de recettes d'hospitalisation et a
été organisée par l'instruction codificatrice n° 02-01 5-MO du 14 février 2002.
Des demandes semblables ont été formulées par des OPHLM, des services
d'eau et d'assainissement, des départements, tant pour les titres que pour les
bulletins de salaire.
Aussi, le juge des comptes ne pourra bientôt plus éviter cette nécessité.
* Premier conseiller à la Chambre régionale des comptes des Pays de Loire.
Revue POLITIQUES ET MANAGEMENT PUBLIC, Volume 20, n° 3, septembre 2002.
© Institut de Management Public - 2002. 110 Patrice CAILLEAU
Demain, le métier de contrôleur exigera le passage par des techniques de
contrôle sur fichiers informatiques issus, soit du contrôlé, soit de son poste
comptable de rattachement.
Avantages Avantages,
limites et
contraintes
L'utilisation, depuis 1993, des fichiers informatiques dans le cadre des
contrôles a montré plusieurs avantages.
Le premier, c'est que certains contrôles seraient impossibles sans cette
méthode. Il n'est pas envisageable, en effet, de feuilleter des tonnes de liasses
à la recherche d'un mandat dont on ne connaît pas préalablement le numéro
ou l'imputation.
Le deuxième, c'est qu'une quasi-exhaustivité est ainsi accessible dans un
certain nombre de domaines : on peut relever tous les paiements à Untel, tous
les mandatements postérieurs à telle date, tous les virements sur tel compte
bancaire, etc.
Le troisième, c'est que, par le croisement ou le recoupement d'informations de
diverses sources, on peut tirer des informations rarement atteintes sans cette
approche.
Le quatrième, c'est que, si le recours à la liasse reste incontournable, puisque
chaque observation, chaque injonction, doit reposer sur des pièces du dossier
liasse rapport (DLR), ce recours est grandement facilité : on va à la liasse en
sachant exactement quelle pièce on va chercher et où elle se trouve.
Limites et contraintes
- La première limite tient au contrôlé
Notre demande exigera du contrôlé un travail d'extraction au moyen de
requêtes. L'extraction des données peut être imparfaite (requête mal rédigée
par le technicien du service informatique). Des contrôles de validité, simples à
réaliser à la chambre, devront être effectués avant tout travail de fond.
Nos contrôles sont exercés a posteriori. Le système d'information en service le
jour du contrôle n'est pas forcément celui en service au cours des exercices
contrôlés. Il se peut que les matériels et logiciels actuels ne permettent plus ou
alors seulement à grands frais, l'accès à l'information utile.
Il serait bon que le législateur se penche sur cette question. Le code des
juridictions financières garantit notre droit d'obtenir communication des
données informatiques sous la forme qui nous convient. Pour les cas où
l'ordonnateur n'a pas pris les mesures nécessaires à l'exercice de ce droit, le
code ne prévoit rien... sauf le délit d'obstacle. Le contrôle en environnement informatisé 111
- La seconde limite tient au contrôleur
Notre équipement informatique doit s'adapter constamment.
L'extension de nos domaines de contrôle et le développement de la
dématérialisation vont faire surgir des problèmes de capacité. Les fichiers de
paye d'un gros organisme peuvent dépasser le million de lignes. Le traitement
de ce volume de données, qui dépasse les capacités matérielles et logicielles
ci-dessus évoquées, exigera un équipement logiciel et matériel adéquat.
Notre potentiel humain doit être adapté à ces évolutions.
Le maniement de ces outils, le contrôle de ces systèmes, requièrent un
minimum de technicité.
La première contrainte concerne la méthode. Il faut prendre garde de gérer
trop d'information, de s'y noyer et de saturer matériel et logiciel. Il faut donc
sélectionner, dès le stade de la demande, toute l'information utile et seulement
l'information utile.
La deuxième contrainte concerne la fondation. La technicité minimale existe
ou peut être acquise et généralisée rapidement, grâce à la formation. Elle
devra être nécessairement complétée par d'autres formations plus
approfondies et la création de pôles de sous-traitance.
En tout état de cause, la technicité de la matière ne peut justifier un refus de
l'obstacle.
Les exemples qui suivent, extraits de mon expérience personnelle, pourront
illustrer quelques aspects de cette technique.
L'exemple du Ce contrôle a fait du système d'information tantôt un objet, tantôt un moyen.
contrôle d'un
parc automobile
- L'amorce du contrôle
La gestion du parc automobile de la ville de X a été retenue par le magistrat
rapporteur comme axe de contrôle.
L'annexe au budget 1995 mentionne 445 véhicules immatriculés, et fournit
quelques données quantitatives, dont le kilométrage parcouru dans l'année.
Pour certains véhicules, des informations manquent (cases non renseignées)
ou sont manifestement erronées. Un doute naît donc sur leur fiabilité.
Il apparaît, après enquête, que cette annexe est rédigée par la direction des
finances, à partir des informations saisies par le centre technique automobile,
le directeur de ce centre précisant qu'il ne dispose pas des informations
concernant les véhicules du cabinet, informations détenues par le service du
contrôle de gestion. 112 Patrice CAILLEAU
La ville met en avant son système d'information de gestion, qui s'appuie sur la
comptabilité budgétaire, la comptabilité analytique, des tableaux de bord, un
programme pluriannuel d'investissement et des contrats d'innovation. En outre,
dans le cadre de la gestion analytique mise en place depuis plusieurs années,
le centre automobile facture ses coûts aux services utilisateurs (« clients »).
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