ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS Instruction de procédure no INS990310BPC

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ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS Instruction de procédure no INS990310BPC du 1er décembre 1999 Version 2 du 27 mai 2002 S e c r é t a r i a t g é n é r a l B u r e a u d e p i l o t a g e e t d e c o o r d i n a t i o n – D i r e c t i o n d e s f i n a n c e s M A I 2 0 0 2

  • conseil administration

  • dfi

  • règles de gestion applicables

  • attribution de subventions par délégation

  • instruction de procédure

  • conseil d'administration en matière de subventions

  • attribution de subventions

  • marchés sans formalité préalable

  • procédure


Publié le : mercredi 1 décembre 1999
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S e c r é t a r i a t g é n é r a l
ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS
Instruction de procédure noINS990310BPC du 1erdécembre 1999
Version 2 du 27 mai 2002
B u r e a u d e p i l o t a g e e t d e c o o r d i n a t i o n  D i r e c t i o n d e s f i n a n c e s
M A I 2 0 0 2
DOMAINE FINANCIER
INSTRUCTION DE PROCÉDURE: ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS 1. Attribution de subventions par le conseil dadministration(procédure 1) 2. Attribution de subventions par délégation de pouvoir du conseil dadministration  (procédure 2)
Objet de linstructionLa présente instruction définit les modalités et les circuits: d'attribution des subventions, les principales règles de gestion, et les documents types applicables. Elle se substitue à la version publiée le 1erdécembre 1999.
Sommaire
Avant-propos - version 2.0 _____________ 3 _____________________________________ 1. Présentation générale __________________________ 4 __________________________ 1.1 Définition ________________________________________ 4 ________________________ 1.2 Cadre réglementaire général : règles communes _________________________________ 4 1.3 Principe réglementaire : attribution des subventions par le conseil dadministration _____ 5 1.4 Les procédures par délégation de pouvoir du conseil dadministration 6 ________________ _____________________________________________________ 2. Missions des acteurs 8 3. Circuit des documents, tâches par acteur_____________________________________ 9 3.1 Procédure 1 : Attribution de subventions par le conseil dadministration 10 _____________ 3.2 Procédure 2 : Attribution de subventions par délégation de pouvoir du conseil dadministration 12 __ . Textes f _____________________________________________________ 14 4 de ré érence 5. Règles de gestion applicables ____ 14 _________________________________________ e p _________________________________________________ 5.1 Les subventions en s èces 14 5.2 Les subventions en nature 17 __________________________________________________ 6. Modèles de documen mplé _____________________________________ ts et co ments 17 Annexes 19 ________________________________________________________________
Période dapplication :à compter de la parutionÉtat du document :Signé Référence: INS990310BPCDernière mise à jour : 26 mai 2002 Adresse Web :ationmodernis.srfb/cp.wgsc.rnhww//:pttVersion : 2.0
Secrétariat général Bureau de pilotage et de coordination 3 rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16 Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr Ce document a été établi en liaison avec ladirection des financeset avec le concours del agence comptable principale.Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables : dfi.procedures@cnrs-dir.fr
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                                                     1loi 2000-321 du 10/4/2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations 2utilisée dans la délégation de pouvoirs : « limite fixée pour les achatsCette formulation correspond à celle sur simple facture effectués par lÉtat ».
AVANT-PROPOS-VERSION2.0
En conséquence, la version 1.0 de linstruction de procédure n°INS990310BPC du 1erse substitue la présente révision de linstruction, estdécembre 1999, à laquelle abrogée.
Cette nouvelle version de linstruction de procédure « Attribution de subventions » a été rendue nécessaire afin de prendre en compte les évolutions récentes de la réglementation et les nouveaux seuils liés au passage à leuro :  Larticle 10, de la loi 2000-321 du 10 avril 20001, relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques, rend désormais obligatoire la conclusion d'une convention avec lorganisme de droit privé qui bénéficie dune subvention dun montant supérieur à 23 000  TTC ou exonéré de TVA ;  larticle 123 du précédent code des marchés publics, aujourdhui abrogé, servait de référence pour les délégations de pouvoir consenties au directeur général par le conseil dadministration en matière de subventions. La « limite fixée pour les marchés sans formalité préalable »2 été retenue comme nouvelle référence par le conseil a dadministration, au cours de la séance du 29 mars 2001. Ce seuil sélève actuellement à 90 000  HT. De plus, dans un souci de souplesse de gestion et dallègement des procédures, il a été jugé opportun doptimiser la mise en uvre de cette délégation de pouvoir. Ainsi, les aménagements apportés à la version du 1erdécembre 1999, sont les suivants :  suppression du visa préalable de la DFIpour les subventions en espèces relevant des cinq catégories dobjet définies par le conseil dadministration, dès lors que dans un souci defficacité, le seuil sapprécie désormais par subvention et non plus par bénéficiaire et par an ; les ordonnateurs secondaires veillent à attribuer une seule subvention par objet et par bénéficiaire afin de rester dans les limites de la délégation de signature ;  obligation d établir une conventiondès lors que lorganisme bénéficiaire relève du droit privé et que le montant de la subvention est supérieur à 23 000 euros TTC ou exonéré de TVA ;  les bénéficiaires des subventions, de remettre les comptes-obligation, pour rendus financiers de lutilisation de celle-ci dans un délai de six mois suivant la fin de lexercice pour lequel la subvention a été versée ;  nécessité pour les délégations de produire un compte-renduafin que la DFI prépare le rapport au conseil dadministration.
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1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE
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1.2 Cadre réglementaire général : règles communes Le support de la dépense de la subvention est soit une décision, soit une convention selon le tableau ci-dessous. Larticle 10 de la loi 2000-3213 du 12 avril 2000, relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques prévoit,                                                      32000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.Loi  
1.1 Définition Une subvention correspond à loctroi discrétionnaire et sans contrepartie directe dune somme dargent (subvention en espèces) ou dun matériel (subvention en nature) à un tiers juridiquement distinct de la personne morale qui lattribue. Par octroi discrétionnaireil convient dentendre que lattribution relève de la libre, décision de la partie versante. Sans contrepartie directesignifie que la partie versante nattend pas en retour un produit - un bien ou un service - dune valeur du même ordre que celle de la somme attribuée. La justification de lemploi des fonds, lorsquil y a affectation de la somme attribuée, ne constitue pas une contrepartie. La contrepartie directe est toujours formalisée par un engagement juridique bilatéral (bon de commande, marché, convention de recherche et la plupart des autres conventions). Les versements effectués dans ce type de cadre sont donc exclus du champ des subventions. Les principaux cas de versement par le CNRS sont présentés dans un tableau situé en annexe (p. 22). A titre dexemple doivent être considérées comme subvention : ƒ les participations au financement déquipements ou dopérations immobilières attribuées dans le cadre dune convention dès lors que la contrepartie directe ne peut être établie. A linverse, ne sont pas considérées comme subvention : ƒ les sommes attribuées aux universités dans le cadre dun mandat de gestion pour le compte du CNRS ; ƒ contributions allouées en vertu daccords nationaux ou internationaux de les coopération scientifique, ou en tant que membres statutaires de structures dotées dune capacité juridique distincte (GIP, GIE, filiales, sociétés civiles, etc.). Cas dérogatoire Les sommes attribuées à des partenaires extérieurs dans le cadre des programmes interdisciplinaires (cf.instruction no010001DSPR du 30 juillet 2001) nentrent pas strictement dans la définition de la subvention telle quindiquée ci-dessus car le bénéficiaire des sommes a été en fait retenu en fonction de son engagement à effectuer une étude, à mener une série dexpériences, etc. Pour des motifs de commodité et de souplesse de gestion, et dès lors que les résultats attendus ne sont pas susceptibles dêtre valorisés, ces attributions sont considérées comme des subventions et entrent dans le champ dapplication de la présente instruction.
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dès lors que le montant de la subvention attribuée à un organisme de droit privé excède un certain montant, de conclure une convention définissant lobjet, le montant et les conditions dutilisation de la subvention attribuée. Le décret n°2001-495 du 6 juin 2001 a fixé ce seuil à 23 000  TTC (ou exonéré de TVA). Lorsque la subvention attribuée a une affectation déterminée, le bénéficiaire (public ou privé) doit rendre compte de lemploi des fonds par un compte-rendu financier, dans un délai de 6 mois suivant la fin de lexercice pour lequel la subvention a été attribuée, en général, sous la forme dun compte-rendu financier succinct4. La décision ou convention peut prévoir également la production dun compte-rendu scientifique. Organisme bénéficiaire Organisme bénéficiaire dedroit publicdedroit privé Montant subvention Montant subvention Décision(1)inférieur ou égal à 23 000 (2)supérieur à 23 000 (2) Décision(1)Convention Demande decompte-rendu financier si subvention affectée à dépense déterminée Visapréalable ducontrôleur financier si montant supérieur à 180 000  HT (1) ou convention si lon souhaite formaliser avec le bénéficiaire les modalités doctroi de laide (2)TTC ou exonéré de TVA 1.3Principe réglementaire : attribution des subventions par le conseil d administration Cadre général En vertu du décret no62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, notamment de son article 167, et de son instruction d'application M 9-1, toute subvention accordée par un établissement public doit, au préalable, recevoir l'approbation de son conseil dadministration, par délibération précisant de manière expresse sa destination, de façon à pouvoir en contrôler la justification au regard des missions de lorganisme. Application au CNRS Dans le cas du CNRS, la très grande majorité des subventions est octroyée par le directeur général dans le cadre d'une délégation de pouvoir qu'il reçoit du conseil d'administration. Le conseil dadministration est informé de lexercice de cette délégation de pouvoir et prend acte des informations qui lui sont données. D'autre part, à loccasion de la présentation du budget primitif, des décisions modificatives, ou lors dautres réunions, le conseil d'administration délibère sur lattribution des subventions nentrant pas dans le cadre de la délégation de pouvoir. Les conventions ou décisions d'attribution desdites subventions sont ensuite établies et signées par les délégués régionaux compétents en vertu de leurs pouvoirs d'ordonnateur secondaire. Ceux-ci procèdent à l'ordonnancement des dépenses correspondantes.                                                      4Un arrêté du Premier ministre, non publié à ce jour, doit fixer les modalités de ce compte-rendu financier.  
6Instruction de procédures« Attribution de subventions »  
Dans la mesure où le montant de la subvention dépasse 180 000  HT, le visa du contrôleur financier est obligatoire.
1.4Les procédures par délégation de pouvoir du conseil d administration Le conseil dadministration a confirmé lors de sa séance du 29 mars 2001, les délégations de pouvoir au directeur général pour l'octroi des subventions répondant à certains critères, en ajustant les seuils par référence à la « limite fixée pour les marchés sans formalités préalables »2(tableau de synthèsecf. infra). Il a demandé qu'un rapport lui soit présenté comprenant notamment le nombre et le montant des subventions attribuées dans le cadre de ces délégations de pouvoir. La DFI prépare ce rapport à partir des comptes-rendus qui lui sont fournis, à sa demande, deux mois avant la séance du CA par chaque délégation (cf.modèles de document). Par la suite, le directeur général a délégué sa signature aux délégués régionaux et directeurs dinstitut. L'attribution des subventions entrant dans le champ d'application de ces délégations de pouvoir suit une procédure déconcentrée.Celle-ci vise les subventions relevant du cas général, en espèces et en nature, ainsi que celles attribuées dans le cas particulier des programmes interdisciplinaires.
Attribution des subventions en espèces Le bénéficiaire peut être soit une personne morale juridiquement distincte du CNRS soit, exceptionnellement, une personne physique. Les subventions en espèces entrant dans le cadre de cette procédure doivent satisfaire deux conditions.
Les conditions à remplir Quant au montant des subventions Le montant de chaque subvention doit être inférieur ou égal à la limite fixée pour les marchés sans formalité préalable, soit actuellement 90 000 euros HT. Quant à l'objet de la subvention Il doit rentrer obligatoirement dans l'une des cinq catégories suivantes : ƒ aides à la recherche ; il s'agit d'actions de soutien à l'activité de recherche, telles que par exemple la participation au développement de bibliothèques ou l'aide à la mobilité des chercheurs ; ƒ aide à la diffusion des résultats de la recherche ; elle couvre les domaines de la communication et de l'information scientifique et technique ; ce sont par exemple la publication d'ouvrages et la production de films scientifiques ; ƒ soutien aux réunions et colloques : il s'agit de rencontres de spécialistes d'une discipline pour confronter les résultats de leurs travaux (séminaires, écoles d'été, par exemple) ; ƒ ; il s'agit notamment des prix de financement de prix attribués aux scientifiques thèses accordés dans certaines disciplines ou des concours organisés sous l'égide d'une société scientifique ; ƒ versement à des institutions scientifiques et aux associations liées au CNRS ; il s'agit d'attribuer un soutien financier à des associations scientifiques ou à des académies, par exemple.
 Attribution des5subventions entrant dans le cadre des programmes interdisciplinaires La programmation interdisciplinaire approuvée par le conseil dadministration du 19 février 1998 a retenu une structuration des programmes intéressant plusieurs départements scientifiques autour de cinq grands domaines. La configuration de chacun de ces domaines est déterminée par le directeur général. Les modalités de gestion administrative des programmes interdisciplinaires sont définies dans linstruction du secrétaire général du CNRS no010001DSPR du 30 juillet 2001. Cest ainsi que des crédits inscrits dans le cadre de ces programmes peuvent être attribués à des laboratoires ou des partenaires extérieurs au CNRS. Dans ce cas et dès lors que les résultats attendus ne sont pas susceptibles dêtre valorisés, il peut être procédé au versement d'une subvention sans contrepartie à un autre établissement public (par exemple une université ou un autre EPST) ou à un organisme privé. Le principe est que la décision/convention de subvention est établie au bénéfice du partenaire (établissement public ou organisme privé) et inclut l'ensemble des crédits attribués aux laboratoires qui en relèvent. Les conditions à remplir Ces subventions peuvent être versées jusquau triple de la limite fixée pour les marchés sans formalité préalable, par an et par programme, soit actuellement 270 000 euros hors taxes. Le seuil autorisé par la délégation de pouvoir pour lattribution des subventions dans le cadre des programmes interdisciplinaires, est vérifié par le délégué ou le directeur dinstitut désigné comme gestionnaire dudit programme.      5   L i s  t e   d  e s    p r o  g r a  m   m  e s   i n  t e r d i s  c i p l i n aires au 9 juillet 2001 (voir actualisation sur le site Web du CNRS, rubrique Programmes et appels doffres) : Puces à ADN ; Bioinformatique ; molécules et cibles thérapeutiques ; Origine de lhomme, du langage et des langues ; Dynamique et réactivité des assemblages biologiques ; Protéomique et génie des protéines ; Imagerie du petit animal ; Sciences bio-médicales, santé et société ; Société de linformation ; Cognition et traitement de linformation ; robotique et entités artificielles ; Environnement, vie et sociétés ; Programme pour laval du cycle électronucléaire (PACE) ; Environnement et climat du passé : histoire et évolution (ECLIPSE) ; Géomicrobiologie des environnements extrêmes (GEOMEX) ; Impact des biotechnologies dans les agro-écosystèmes ; Nano-objet individuel (NOI) ; Action coordonnée optique (ACO) ; Matériaux ; Astroparticules.
Attribution des subventions en nature Le bénéficiaire peut être un organisme public français ou étranger. Les conditions à remplir Šattribuer doit être d'un montant inférieur ou égalLa subvention en nature à à la limite fixée pour les marchés sans formalité préalable,par bénéficiaire et par an soit actuellement 90 000  HT. Špour des raisons réglementaires (la cession à titre gratuit dun bien acquisEn outre, est interdite, sauf cas prévu à larticle 69-1 2e alinéa du code des domaines), les subventions en nature concernées doivent nécessairement correspondre à l'achat d'un matériel neuf. La direction des finances (DFI) vérifie le respect du seuil des subventions en nature en deçà duquel les décisions de subventions sont signées par les délégués régionaux ou les directeurs dinstitut. A cette fin de contrôle, les délégués régionaux et les directeurs dinstitut adressent à la DFI, par Mél (subventions@cnrs-dir.fr), leur demande dautorisation dattribution dune subvention en nature (cf.formulaire B). Lautorisation ou non, dattribuer la subvention sera transmise en retour par Mél. Les délégués régionaux et les directeurs dinstitut rendent compte à la DFI de la suite donnée aux demandes dattribution de subvention en nature.
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8procédures« Attribution de subventions » Instruction de
Appréciation des seuils Les seuils mentionnés dans chacun des trois types de subventions (en espèces, en nature, et entrant dans le cadre des programmes interdisciplinaires) sapprécient de façon séparée. Ainsi, dans le cadre des délégations de pouvoir du conseil dadministration, il peut par exemple être accordé à lINSERM une ou plusieurs subventions dun montant unitaire égal à la limite fixée pour les marchés sans formalité préalable, une autre égale au triple de cette même limite dans le cadre dun programme interdisciplinaire, indépendamment de celles autorisées par le conseil dadministration. Synthèse du cadre de la délégation de pouvoir Subvention en espèces Subvention es Programmes Type de subventionanriseenrueni nttaerdicipliédinifse5 técarigo ant maximSuemui)lp9ar0  s0u0b0v e nHtiTonp2a7r 0ep tr0o0g0r a mHmTepa9r0  b0é0n0é fi iHaiTre (mont par anet par acn Vérification du seuil Délégation Délégation DFI gestionnaire gestionnaire
2. MISSIONS DES ACTEURS Ledemandeur6 est la personne habilitée à signer, dans la limite des crédits dont elle dispose, une demande dattribution de subvention. Le institut régional ou le directeur d déléguésigne les conventions ou décisions de subventions après sêtre assuré de la validité de la demande, et du respect des seuils ainsi que de la réglementation en vigueur. Il est destinataire du compte rendu dexécution justifiant lemploi des fonds lorsque la subvention comporte une affectation déterminée. En labsence de justification ou demploi non conforme à laffectation donnée dans le délai fixé par la décision, il émet un ordre de reversement. Si la subvention comporte une affectation déterminée, le délégué ou directeur dinstitut transmet au comptable assignataire, au plus tard dans le délai de 2 mois suivant lexpiration du délai de justification de la subvention, un certificat administratif certifiant lemploi de la subvention conformément à son affectation, ou un ordre de reversement. A lissue de lexercice, le délégué ou directeur dinstitut rédige le rapport annuel, concernant les subventions accordées, qui sera présenté au conseil dadministration.
                                                     6 Par demandeur, il convient de comprendre « le promoteur de lattribution dune subvention ». Ce peut-être : directeur de laboratoire, délégué régional, directeur de département scientifique, directeur dinstitut ou autre notificateur à lexception du directeur de la stratégie et des programmes et du responsable du bureau de pilotage et de coordination.
Ladirection des financescontrôle lapplication des seuils de subventions en nature et, à partir des rapports établis par les délégués ou directeurs dinstitut, rend compte au conseil d'administration des subventions accordées dans le cadre de la délégation de pouvoir consentie au directeur général. Par ailleurs, la DFI inscrit, après vérification, les demandes de subventions, qui ne rentrent pas dans le cadre de la délégation de pouvoir, à lordre du jour des séances du conseil dadministration. Le administrationconseil d prend acte des rapports, établis en application des délégations de pouvoir quil a accordées, et délibère sur les demandes dattributions de subventions nentrant pas dans le cadre de la délégation de pouvoir. Ledépartement scientifiqueou plus généralement lenotificateur des créditspeut être consulté en opportunité par la délégation pour toute demande d'attribution de subvention.
Tâches enchaînées ET OU Opérateurs
Principaux qualificatifs utilisés Qualificatifs de support d'information :Transmission/courrier électronique Courrier Appel téléphonique Dossier papier Télécopie Qualificatif de destination :Pour information/attribution
3. CIRCUIT DES DOCUMENTS,TÂCHES PAR ACTEUR Formalisme adopté Contexte temps Entité X (Siège, délégation, direction....) Entité Y 1qFlux de données tâches vers procédure externe Flux optionnel de données responsable de la tâche
Fichier/ Dépôt de cteurs externes données début fin
 « serudtubirttAn ioctrucéro pde  9sn» de sion ntioubvenIts
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