Collaboration d'entreprise dans le cloud

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Collaboration d'entreprise dans le cloud Pourquoi les entreprises se tournent vers les solutions SaaS pour stimuler la productivité parmi leurs effectifs mondiaux
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Publié le : mardi 27 mars 2012
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Source : citrixonline.fr
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Pourquoi les entreprises se tournent vers les solutions SaaS pour stimuler la productivité parmi leurs effectifs mondiaux
La concurrence dans l’environnement commercial complexe d’aujourd’hui
Dans un contexte commercial de plus en plus mondialisé, les entreprises étendent leurs opérations à de nombreuses régions du monde afin de dénicher et de faire fructifier les talents là où ils se trouvent. Cette tendance se traduit par une véritable explosion des équipes virtuelles dispersées.
Les équipes mondiales rencontrent des obstacles spécifiques pour collaborer et travailler ensemble de façon productive. Les employés ne peuvent pas simplement descendre à la salle de réunion pour planifier des projets, discuter des objectifs ou résoudre un problème informatique s’ils sont à Palo Alto, Bangalore ou Shanghai. Sans les compétences en matière de communication et les outils nécessaires, les équipes virtuelles ne parviendront pas à collaborer efficacement et finiront par être placées dans la catégorie « faibles performances ».
Les entreprises se tournent donc vers la technologie pour améliorer les efforts de collaboration. Alors que les technologies traditionnelles antérieures à Internet étaient lourdes, coûteuses et complexes, l’informatique dématérialisée ou cloud computing, les applications à la demande, un accès haut débit omniprésent et les technologies mobiles actuelles ont constitué une révolution pour l’interconnexion des effectifs. Les solutions de cloud computing se sont avérées pratiques, puissantes et économiques pour rassembler des équipes diversifiées et dispersées géographiquement.
Ce livre blanc présente les résultats de l’étude du Sand Hill Group intitulée « Leaders in the Cloud », visant à explorer les moteurs du marché du cloud computing et des technologies SaaS à la demande, et à mieux comprendre les avantages du déploiement de ces technologies pour résoudre les défis complexes d’un climat de mondialisation des marchés, d’équipes virtuelles et d’évolution constante de l’entreprise.
Moteurs du marché : Rencontre du commerce mondial et du cloud La tendance à la virtualisation des bureaux s’est accélérée au cours des dernières années à mesure que les entreprises recherchent de nouvelles façons de réduire les coûts relatifs aux installations, aux déplacements et autres frais généraux. Les petites et moyennes entreprises jouent un rôle considérable dans ce phénomène, puisqu’elles sont le moteur de la croissance économique et de la reprise de l’économie en général.
Sur le front économique mondial, les marchés émergents se sont rétablis plus vite et sont ressortis plus forts des récentes difficultés économiques. Ils continuent de stimuler une nouvelle croissance à la fois pour les entreprises établies et nouvelles. En acquérant de la maturité, ces marchés offrent un vivier de personnes plus expérimentées et qualifiées à l’effectif mondial, entraînant une hausse de l’externalisation. Les organisations externalisent non seulement le travail courant de maintenance et de gestion, mais aussi de plus en plus la recherche et le développement stratégiques, ainsi que d’autres projets à haute valeur ajoutée exigeant l’intervention d’experts hautement qualifiés.
« On note un contraste discordant : le travail de bureau intègre certes aujourd’hui l’usage de technologies mobiles en voiture et les appels par VoIP à partir d’un bureau à domicile, mais avec la popularité constante de la bande dessinée Dilbert et de la série télévisée à succès « The Office », des antiquités telles que les cubicules, les écrans, les télécopieurs et les distributeurs d’eau semblent parfaitement figées dans le temps » – écrit Oliver Marks dans le blog Collaboration 2.0 sur ZDNet.
À mesure que le monde se rapproche et que les marchés mondiaux s’étendent, les entreprises ont besoin de nouvelles façons de se connecter et de collaborer. Le cloud computing promet de rendre cet avenir possible par des moyens qui auraient été inimaginables il y a encore quelques années. Grâce aux applications actuelles basées sur le cloud computing, les entreprises organisent des visioconférences haute définition entre plusieurs personnes éloignées géographiquement, et ce à moindre coût. Aussi peut-on dire sans exagérer que le cloud computing constitue la plus grande vague de transformation qu’a vécu l’informatique depuis la révolution des PC et des clients-serveurs.
Au cours des dix dernières années, l’informatique massivement parallèle et l’Internet à haut débit se sont tellement banalisés que les ressources et les applications informatiques sont aujourd’hui accessibles de façon omniprésente de diverses manières à tout un chacun, avec une évolutivité quasi instantanée.
Des experts ont relevé des similitudes avec l’époque de l’informatique centralisée en temps partagé. Cependant, cette époque ne s’est jamais prévalue du niveau actuel de démocratisation et de banalisation des ressources informatiques à une échelle massive et de l’accès Internet à haut débit à tout moment dans l’histoire de l’informatique.
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Toutes les conditions sont réunies pour que le « Coûts extrêmement réduits par rapport aux cloud computing se développe. Premièrement, des solutions traditionnelles… Développement technologies habilitantes comme la virtualisation, l’open d’applications sur les plateformes de source, l’automatisation à une échelle massive et la cloud computing en 15 minutes… multi-location sont désormais largement répandues. Création d’applications en un week-end… Deuxièmement, les fournisseurs retenus et leurs offres Consolidation des investissements serveur de alimentent le marché en expériences client positives. 13 machines à 1… Réaffectation des budgets Troisièmement, la récession mondiale continue informatiques de 80 % à la maintenance à d’épuiser les fonds des budgets informatiques et incitent 80 % à l’innovation… » les responsables des technologies de l’information à rechercher d’autres façons d’économiser de l’argent. Les entreprises pionnières du cloud computing, telles que Google, Amazon, Citrix et Salesforce, ont amené l’échelle massive et l’automatisation à des niveaux sans précédents, accélérant la tendance à l’industrialisation de l’informatique et au modèle de consommation utilitaire.
Bon nombre des premières entreprises à avoir adopté des solutions de cloud computing et leurs responsables informatiques, en particulier les petites et moyennes entreprises, ont tiré une nouvelle valeur commerciale de leur investissement. Dans le cadre d’une étude menée en 2010 par Sand Hill Group, 40 entretiens approfondis ont été réalisés auprès de cadres d’entreprise et de fournisseurs, et 511 décideurs du domaine technologique ont été interrogés. Le rapport en résultant, « Leaders in the Cloud », décrit la capacité du cloud computing à augmenter le retour sur investissement, réduire le coût total de possession, accélérer le développement, améliorer la fiabilité et réhabiliter la perception des technologies de l’information dans leur entreprise. Résultat ? Une entreprise plus agile et compétitive.
Ce ne sont que quelques-uns desexemples concrets d’avantagesdéjà réalisés au final par les leaders du cloud computing.
L’étude a également révélé que pas moins de 60 % des participants à l’enquête avaient mis en place des solutions de cloud computing. Une faible proportion des petites et moyennes entreprises (PME) interrogées exécutent plus de 80 % de leurs activités dans le cloud.
Cette étude a également indiqué que les PME sont deux fois plus susceptibles que les grandes entreprises de déplacer leurs services critiques essentiels vers le cloud (25 % contre 12 %). Le graphique suivant illustre les différences entre les petites et les grandes entreprises. Notez également le très faible pourcentage (4 à 6 %) d’entreprises n’ayant aucune intention de mettre en œuvre des solutions de cloud computing.
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Défis commerciaux : Les obstacles à une collaboration à distance La répartition des effectifs dans le monde engendre trois défis principaux : 1.Gestion des réunions et collaboration médiocres 2. Perte de productivité due aux temps d’arrêt 3. Manque d’accès aux informations en temps voulu
« Aujourd’hui, très peu de logiciels sont exécutés via une infrastructure interne. Nous avions 55 serveurs physiques et je prévois de les réduire à 6. J’ai déjà réussi à n’en avoir plus qu’une vingtaine. Globalement, je dirais que 80 % de nos processus sont exécutés dans le cloud » — déclare un responsable informatique d’une PME de génie électrique.
Gestion des réunions et collaboration médiocres Les employés disséminés et/ou distants ne bénéficient pas souvent de la communication haut débit émanant des réunions en face-à-face. Certaines situations nécessitent non seulement la collaboration d’équipes de différents sites, mais aussi de différents services, tels que la gestion des produits, le marketing, l’ingénierie et l’assistance, pour résoudre les problèmes du client ou concevoir de nouveaux produits et services. Les e-mails, le téléphone et la messagerie instantanée ont leurs limites : ils ne parviennent pas à former un mode de communication suffisamment riche pour travailler ensemble sur des présentations, documents ou concepts. Le coût élevé de solutions de collaboration complexes et leur faible taux d’adoption par les employés ont découragé de nombreuses entreprises à justifier l’achat de telles solutions. Le problème est d’autant plus important pour les employés en déplacement, comme les représentants, qui doivent travailler avec leurs collègues d’autres services ou effectuer des présentations ou démonstrations auprès de clients éloignés depuis n’importe quel lieu. Faute de bonnes solutions, les entreprises finissent par « Le défi consistait à permettre à nos dépenser plus en frais de déplacement et par perdre en effectifs mondiaux de collaborer de façon productivité et en compétitivité. productive et efficace. Nous devions trouver des solutions technologiques pour que les Perte de productivité due aux temps employés puissent collaborer à distance d’arrêt dans l’entreprise comme s’ils étaient là en Fournir une assistance de qualité aux employés répartis personne » dans diverses régions du globe constitue souvent un défi — explique Eugene Alfaro, Responsable des pour les équipes informatiques. Lorsque l’ordinateur services informatiques mondiaux chez BigBand d’un utilisateur final est en panne, celui-ci passe souvent Networks. plus de 45 minutes au téléphone avec un technicien informatique pour décrire le problème et tester les solutions proposées.
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L’utilisateur final n’est pas nécessairement compétent sur le plan technique ; et comme le technicien ne peut pas voir son poste de travail, il aura besoin en moyenne de délais de 40 à 50 % plus longs pour résoudre un problème que s’il disposait d’un accès physique à l’ordinateur. De plus, de nombreux utilisateurs travaillant à domicile possèdent des connexions Internet, des routeurs et des pare-feu impliquant un travail de dépannage accru. Cela se traduit par des pertes de productivité pour l’utilisateur final incapable d’effectuer un travail en raison du temps d’arrêt, ainsi que pour le technicien dont le temps de réponse global et l’efficacité diminuent.
« Lorsque nous avons introduit dans l’équation les utilisateurs à domicile (qui se trouvent derrière un routeur ou un pare-feu), nous avons été incapables d’accéder à leur machine pour les aider ; nous avions donc besoin de pouvoir contrôler leurs ordinateurs à distance partout et à la demande, et d’aider les utilisateurs rencontrant des problèmes avec leur ordinateur local » — explique Ed Erenberg, Responsable du développement technique de March of Dimes.
Cette situation a un effet de propagation sur la perte de productivité dans toute l’entreprise, car d’autres uti-lisateurs doivent attendre que le technicien soit disponible pour résoudre leur problème. Plusieurs autres enjeux commerciaux émergent de ces défis, notamment : • l’augmentation des frais de déplacement et d’expédition ; • la baisse des taux de satisfaction client ; • les appels répétés pour résoudre le problème ; • l’augmentation globale des temps de traitement des incidents.
Manque d’accès aux informations en temps voulu Les employés travaillant à domicile ou les employés en déplacement ont souvent besoin d’accéder à leur bureau et à d’autres ressources réseau en tout lieu, qu’il s’agisse d’un café ou d’une chambre d’hôtel. Ces utilisateurs souhaitent généralement accéder à ces ressources à partir de leur appareil mobile quand ils ne disposent pas de connectivité réseau sur un site client, par exemple. Lorsque cet accès n’est pas facilement disponible au moment voulu, il en émane un certain nombre d’implications commerciales, notam-ment : • la perte d’opportunités commerciales ; • une diminution de la satisfaction client ; • une baisse de productivité.
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Avantages de la technologie : Le cloud computing améliore la productivité Les entreprises se tournent vers des solutions de cloud computing pour relever les défis de productivité et de continuité des effectifs mondiaux. En particulier, les applications SaaS (Software-as-a-Service, Logiciel en tant que service), hébergées par le fournisseur et fournies comme service à l’utilisateur final, ont fait du lieu de travail virtuel une réalité. Les applications les plus courantes offrent les atouts suivants : • Les membres d’une équipe virtuelle peuvent mener des réunions en face-à-face en temps réel (souvent avec vidéo), collaborer sur des projets et partager, discuter et modifier des documents, des plans de projet, des présentations ou autres ; • Les utilisateurs peuvent accéder à leur PC, leur Mac, leurs documents, leurs présentations et leurs feuilles de calcul à distance depuis n’importe quel lieu ; Le personnel informatique peut examiner à distance et résoudre les problèmes rencontrés avec les ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et appareils mobiles des utilisateurs.
Avantages commerciaux du modèle SaaS Le modèle SaaS offre un certain nombre d’avantages pour l’entreprise, tant du point de vue de l’agilité stratégique que de la rentabilité :
« Si vous regardez sur une période de cinq à sept ans et comparez le coût total de possession de l’application SaaS par rapport à l’application sur site physique, elle est plus de 25 % moins chère. Il s’agit d’un coût beaucoup plus linéaire, car étalé sur la période de sept ans, alors que dans l’application acquise, vous en payez 60 à 90 % au cours des trois premières années. Vous devez acquérir une licence pour une somme forfaitaire, vous payez une autre somme pour le matériel, puis vous faites appel des consultants pour un an ou deux afin de le configurer et de l’utiliser, et vous devez embaucher une équipe interne » —explique le directeur informatique d’une entreprise de fabrication.
Dépenses d’investissement inférieures et modèles de tarification souples :avec les applications SaaS, les entreprises n’ont pas à investir lourdement dans des serveurs et des systèmes de stockage, ni à verser d’importants frais de licence initiaux et des frais de maintenance continue pour le logiciel. Les applications SaaS sont généralement facturées sur une base d’abonnement par utilisateur, de sorte que les entreprises paient pour ce qu’elles utilisent et augmentent ou réduisent leur utilisation afin de répondre rapidement aux besoins de l’entreprise. Ce modèle de tarification aide également les sociétés à amortir leurs coûts dans des périodes économiques difficiles, amenant les entreprises de toutes tailles à réduire les investissements superflus.
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Accès à tout moment et en tout lieu :il est important que les applications SaaS soient accessibles en tout lieu à l’aide d’une connexion Internet et qu’elles servent d’emplacement centralisé permettant aux équipes virtuelles de collaborer et de maintenir leur productivité en déplacement. Simplicité d’utilisation, de maintenance et d’intégration :les entreprises créant ces applications SaaS insufflent un vent d’innovation et de souplesse dans la conception d’applications. Les fournisseurs SaaS développent des applications moins coûteuses et plus faciles à utiliser, à configurer et à intégrer à d’autres applications de l’écosystème. Tout ceci s’ajoute à une richesse fonctionnelle et à une expérience utilisateur bien meilleure que les applications sur site physique traditionnelles. Maturité, fiabilité et sécurité :les entreprises d’aujourd’hui déploient de nombreuses applications SaaS pour les aider dans leur travail. Ces applications vont de la messagerie électronique et des solutions de collaboration aux systèmes d’entreprise et applications Web 2.0. Bon nombre de ces applications ont mûri au fil des ans, les fournisseurs SaaS ayant profité des nombreuses innovations technologiques de la dernière décennie en matière d’architectures d’applications multi-locataires, Web/ de données et de sécurité. Ce sont ces nouvelles technologies multi-locataires qui ont permis des économies d’échelle, la segmentation et le cloisonnement des clients, ainsi que l’efficacité opérationnelle. Mises à niveau logicielles transparentes :les solutions SaaS permettent des mises à niveau transparentes et fréquentes de l’application et offrent plus de fonctionnalités sans coût supplémentaire pour les utilisateurs finaux. L’étude « Leaders in the Cloud » a montré que le SaaS constitue actuellement la stratégie numéro 1, 70 % des entreprises indiquant qu’elles utilisent davantage le SaaS que les autres modèles de services (voir graphique).
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À la base, les solutions de gestion d’équipe virtuelle et de collaboration SaaS matures fournissent tout, des applications de réunion virtuelle au dépannage à distance des ordinateurs de bureau des utilisateurs et à l’accès distant sécurisé aux ordinateurs de bureau et aux ressources informatiques.
Pour profiter de tous ces avantages, il est toutefois important que les technologies soient faciles à utiliser, à déployer et à administrer. Elles doivent être sécurisées, fiables et hautement disponibles pour répondre 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux besoins des membres de l’équipe travaillant dans différents fuseaux horaires et parties du monde. Enfin, elles doivent avoir un impact minimal sur le temps d’administration et l’effort imposé au personnel informatique. Ceci est particulièrement crucial pour les entreprises ayant un budget limité, ainsi que pour les petites équipes informatiques qui doivent être extrêmement productives et répondre de manière efficace aux besoins de l’utilisateur final.
Caractéristiques d’un fournisseur de solutions efficace Lorsqu’ils recherchent un fournisseur SaaS, les responsables informatiques doivent s’assurer qu’il fournit tous les avantages pour l’entreprise décrits plus haut, ainsi que les principaux avantages pour l’utilisateur final énumérés ci-dessous : Réunions virtuelles productives:les applications SaaS doivent permettre des réunions virtuelles plus rapides et plus productives comprenant le partage de documents, de plans de projet et de conceptions. Réduction des temps d’arrêt:les fournisseurs SaaS doivent fournir une assistance informatique rapide à distance pour résoudre les problèmes en permettant au technicien de voir ce que l’utilisateur observe, de déboguer à distance et de résoudre le problème. Amélioration de l’accès aux informations:les utilisateurs doivent pouvoir se connecter de manière sécurisée et à distance aux ordinateurs de bureau, aux données et aux autres ressources informatiques où qu’ils se trouvent. Cet accès souple améliore la productivité et la satisfaction des employés.
Les entreprises de toutes tailles cherchant à se développer rapidement devront optimiser la productivité de leurs effectifs tout en réduisant le coût et les frais généraux des systèmes informatiques. L’utilisation de systèmes de collaboration basés sur le cloud computing peut contribuer à satisfaire les exigences concurrentielles des entreprises mondiales d’aujourd’hui.
L’avantage de Citrix Online Citrix Online propose une gamme de produits capables de faire face aux défis de collaboration professionnelle rencontrés par les entreprises d’aujourd’hui tout en offrant tous les avantages du cloud computing.
Liste de contrôle des solutions SaaS Avantages pour l’entreprise Dépenses d’investissement inférieu-res/tarification souple Simplicité d’utilisation, de mainte-nance et d’intégration Maturité, fiabilité et sécurité Mises à niveau transparentes
Avantages pour l’utilisateur Réunions virtuelles productives Accès à tout moment et en tout lieu Réduction des temps d’arrêt Amélioration de l’accès aux infor-mations
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® ® ® GoToMeeting , GoToWebinar und GoToTraining GoToMeeting, GoToWebinar et GoToTraining fournissent aux équipes de ventes, de marketing et de gestion un moyen simple de collaborer à distance, que ce soit pour une présentation de vente ou pour un événement marketing ou de formation. Cette gamme de produits offre les avantages suivants: • augmentation de la productivité par l’optimisation de votre capacité de présentation et de collaboration ; • réduction importante des frais de déplacement et d’exploitation ; • augmentation des ventes grâce à l’amélioration des interactions avec les clients et les prospects ; • accès étendu aux prospects, partenaires et spécialistes du domaine ; • réalisation d’un retour sur investissement plus rapide et plus important.
® GoToAssist GoToAssist est un service SaaS offrant aux organisations informatiques un moyen simple de fournir une assistance à distance à leurs utilisateurs répartis sur divers sites. Grâce à GoToAssist, un utilisateur peut demander de l’assistance à un conseiller et ce dernier peut afficher et éventuellement contrôler le PC de l’utilisateur final à distance. Le conseiller possédant un accès visuel et le contrôle du PC de l’utilisateur distant, il est en mesure de résoudre le problème beaucoup plus vite et de transmettre des connaissances de base sur la résolution de problèmes simples aux utilisateurs finaux par la même occasion. Les clients GoToAssist évoquent régulièrement les avantages suivants : une augmentation du taux de résolution des problèmes au premier appel pouvant atteindre 70 % ; • une réduction du temps de traitement global pouvant atteindre 95 % pour des incidents plus complexes ; • une réduction du volume total d’appels grâce à la diminution du nombre de rappels ; • une économie de plusieurs milliers d’euros en frais de déplacement ; • des taux de satisfaction client de 90 % ou plus.
® GoToMyPC GoToMyPC permet aux employés de toute l’entreprise d’accéder à des postes, fichiers et serveurs distants de chez eux ou en déplacement, et ce en toute sécurité. Il offre les avantages suivants : • flexibilité accrue avec un accès depuis n’importe quelle connexion Internet ; • protection des flux de données personnelles, même sur un réseau public ; • facilité d’installation et d’utilisation (aucune instruction requise).
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À propos du Sand Hill Group
Sand Hill Group (http://www.sandhill.com) fournit des services de gestion, d’investissement et de marketing stratégiques aux leaders des marchés émergents. Sand Hill Group est surtout connu pour son travail sur le marché des services et logiciels estimé à 600 milliards de dollars. En tant que fondateur de la série de conférences sur l’entreprise et les logiciels, Sand Hill Group a aidé à fusionner l’écosystème du marché des logiciels, nommément les cadres, entrepreneurs, investisseurs et professionnels. La société est également l’éditeur de SandHill.com, la référence en matière de source d’informations stratégiques en ligne sur le marché des logiciels. Le site et ses lettres d’information sont consultés chaque semaine par des milliers de hauts dirigeants de l’industrie des logiciels. Sand Hill Group finance également les recherches préliminaires dans le domaine de technologies et de tendances de modèles commerciaux clés ayant un impact sur le secteur des logiciels.
Rédaction et conception du rapport par Point byPoint by Point Publishing www.point-by-point.com
À propos de Citrix Online Citrix Online propose des solutions en ligne sécurisées et conviviales qui permettent de s’affranchir des contraintes géographiques. Quel que soit le produit qu’ils utilisent, GoToMyPC™ pour accéder à un ordinateur à distance et l’utiliser, GoToAssist™ pour fournir une assistance aux clients ou GoToMeeting™ pour organiser des réunions en ligne, nos clients (qui comptent plus de 35 000 entreprises et des centaines de milliers de personnes) augmentent leur productivité, réduisent leurs frais de déplacement et améliorent leur chiffre d’affaires, ainsi que la qualité de leur formation et de leurs services. La société, une division de Citrix Systems, Inc. (Nasdaq : CTXS), a son siège social à Santa Barbara, en Californie. Pour plus d’informations, consultez notre site Web à l’adresse www. citrixonline.com. Pour bénéficier d’une période d’évaluation gratuite de GoToMeeting Corporate, consultez: http://www.gotomeeting.de Pour bénéficier d’une période d’évaluation gratuite de GoToMyPC Corporate, consultez : www.GoToMyPC.com/compete Pour bénéficier d’une période d’évaluation gratuite de GoToAssist, consultez : http://www.citrixonline.de/produkte/gotoassist/
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