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FR Questions et réponses (Dernière mise à jour: 29.9.2011, 17h00) Question n° 1, reçue le 4 août 2011: Question: Pour les soumissionnaires qui soumettent une offre pour deux lots ou plus, les sections 1, 2 et 3 de l'offre (informations administratives, critères d'exclusion, critères de sélection, décrites au point 13.2 des termes de référence) peuvent-elles n'être fournies qu'une seule fois, pour autant que toutes les informations pertinentes relatives à chaque lot en cause soient indiquées? Réponse: En vertu du point 2.2 du cahier des charges, Tout soumissionnaire peut présenter une offre pour un ou plusieurs
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Publié le : lundi 26 mars 2012
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Source : eesc.europa.eu
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Questions et réponses
(Dernière mise à jour: 29.9.2011, 17h00)


Question n° 1, reçue le 4 août 2011:

Question: Pour les soumissionnaires qui soumettent une offre pour deux lots ou plus, les sections 1, 2
et 3 de l'offre (informations administratives, critères d'exclusion, critères de sélection, décrites au
point 13.2 des termes de référence) peuvent-elles n'être fournies qu'une seule fois, pour autant que
toutes les informations pertinentes relatives à chaque lot en cause soient indiquées?
Réponse: En vertu du point 2.2 du cahier des charges, "Tout soumissionnaire peut présenter une offre
pour un ou plusieurs lots, ou leur totalité. Pour chaque lot pour lequel il soumissionne, il soumettra
une offre distincte, comprenant toutes les informations énumérées dans l'invitation à soumissionner."
Cela signifie que, pour chaque lot, une offre distincte et complète (y compris les informations
administratives, les critères d'exclusion et de sélection) doit être soumise.

Question n° 2, reçue le 4 août 2011:

Question: Je voudrais assister à la réunion d'information concernant l'appel d'offres susmentionné,
pour le compte de [nom de la société]
Réponse: Veuillez noter que, conformément au point 12 du cahier des charges, les sociétés qui
souhaitent être présentes à la réunion d'information sont tenues, pour des raisons de sécurité, de
fournir également le numéro de passeport/carte d'identité de la ou des personnes qui assisteront à la
réunion en question.

Question n° 3, reçue le 5 août 2011:

Question: Lot 2, Production de publications: s'agissant de la Simulation 1, il est indiqué que le
soumissionnaire fournira un exemple de dépliant qu'il a lui-même réalisé. Étant donné que rien de tel
n'est mentionné pour la Simulation 2, doit-on supposer qu'il n'est pas nécessaire de fournir de
maquette-papier du plan?
Réponse: C'est exact. Vous ne devez pas fournir de maquette-papier du plan.

Question n° 4, reçue le 17 août 2011:

Question: Au paragraphe 3.2, p. 7 des termes de référence, vous faites mention de la stratégie de
communication du CESE pour 2010-2015: ferez-vous connaître cette stratégie de communication aux
soumissionnaires, afin que nous puissions faire une proposition conforme à vos priorités et aux
activités que vous avez planifiées?
Réponse: Tous les éléments de la stratégie de communication actuelle qui ont un intérêt pour les
soumissionnaires sont cités dans les documents d'appel d'offres. Le document complet sera mis à
disposition des candidats sélectionnés, après signature du contrat.

FR Question n° 5, reçue le 17 août 2011:

Question: Lot 2, simulation 2: vous faites référence à la charte graphique du CESE. Fournirez-vous
cette charte graphique aux soumissionnaires?
Réponse: Un extrait de la charte graphique comprenant les éléments susceptibles d'avoir un intérêt
pour les soumissionnaires est désormais disponible en ligne. La charte graphique complète (avec des
détails sur les couleurs, etc.) sera mise à disposition des candidats sélectionnés, après signature du
contrat.

Question n° 6, reçue le 17 août 2011:

Question: Apparemment, il est impossible d'ouvrir ou de télécharger les annexes 3, 4 et 5 de l'appel
d'offres CESE 01/2011 à partir de votre site Internet. Est-il possible de les expédier par courrier?
Réponse: Nous avons vérifié les annexes mentionnées, dans toutes les versions linguistiques; tous les
fichiers fonctionnent correctement. Il s'agissait peut-être d'un problème technique temporaire. Nous
vous suggérons de réessayer. Veuillez nous contacter si le problème persiste.

Question n° 7, reçue le 17 août 2011:

Question: Lot n° 3, annexe 1 B, simulation pour la rubrique "Productions audiovisuelles et
multimédias": Vous précisez que le nombre de versions linguistiques exigées est de 2 (FR et EN),
mais avez également besoin d'un sous-titrage en allemand. Faut-il comprendre que vous voulez une
voix off et/ou titrage en EN et en FR plus une troisième version linguistique avec sous-titrage en
allemand de la VO et/ou le titrage FR ou EN, ou avez-vous finalement besoin de 3 versions
linguistiques, EN, FR et DE?
Réponse: Nous avons besoin de 2 versions linguistiques: une en anglais et une en français. La vidéo
comprendra des sous-titres en 3 langues: anglais, français et allemand. Le CESE pourra choisir les
sous-titres à faire apparaître.

Question n° 8, reçue le 18 août 2011:

Question: Annexe 1 A – Lot n° 2: Concernant la description du livre type "Lexique du vélo", vous ne
mentionnez pas: a) le nombre de versions; b) les quantités par version.
Réponse: a) Il n'y a qu'une seule version (multilingue).
b) Nous avons besoin de 10 000 exemplaires. Un corrigendum sera publié en ligne pour toutes les
versions linguistiques. Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour ce désagrément et invitons
les soumissionnaires à prendre ce corrigendum en considération lors de la préparation de leur offre.

Question n° 9, reçue le 18 août 2011:

Question: Annexe 1 A - Lot n° 2: Confirmez-vous le nombre de pages (116)? Le "Lexique européen
du vélo" se trouvant sur votre site internet ne compte que 80 pages.
Réponse: Oui, nous confirmons le nombre de pages: 116. Le lexique du vélo n'est qu'un exemple.


Question n° 10, reçue le 22 août 2011:

Question: Lot 1, Services web. Vous demandez aux soumissionnaires de fournir "trois exemples de
réalisation de sites Internet ou de conception de sites web de moins de 5 ans (liens), pour montrer ce
que le soumissionnaire est capable de faire. Seront analysées la qualité de la conception des sites web,
la créativité, l'accessibilité, et l'ergonomie de ces exemples." (Cahier des charges, page 31 de la
version française.)
Le CESE souhaite-t-il simplement que le soumissionnaire lui fournisse les liens vers ces réalisations
ou ce dernier doit-il donner de plus amples détails?
Réponse: Un lien opérationnel pour chaque réalisation suffit. Toutefois, si le soumissionnaire n'a
réalisé que certains éléments des sites qu'il donne en exemple, il doit préciser lesquels.

Question n° 11, reçue le 23 août 2011:

Question: Dans le cadre de l'appel d'offres n° EESC/COMM/01/2011, nous souhaiterions participer à
la séance d'information du lundi 12 septembre 2011. Serait-il possible de connaitre l'heure de fin de
cette séance d'information?
Réponse: La durée de la séance d'information dépend du numéro et de la complexité des questions
posées par les soumissionnaires potentiels. On peut raisonnablement compter environ 2 heures.

Question n° 12, reçue le 2 septembre 2011 (15:36):

Question 12: Lot n° 3, annexe 1B, simulation.

12 – 1°) Sujet de la vidéo:
Pouvez-vous nous fournir davantage d'informations sur le sujet à traiter dans la vidéo, ou indiquer
une vidéo qui pourrait servir de référence?

12-2°) À la fin de la rubrique " simulation", il est écrit: "Maximum 1 page A4 en anglais".
Cela signifie-t-il que l'ensemble de l'"approche proposée" (à savoir: "méthodologie, calendrier,
organisation du travail, répartition des tâches entre les membres de l'équipe, évaluation des difficultés
potentielles et des résultats escomptés") doit tenir sur une page A4?

12 – 3°) "utilisation du matériel audiovisuel existant":
S'agit-il de matériel fourni par le CESE, ou de séquences vidéo appartenant au stock du
soumissionnaire?
Réponse 12:
2 – 1°)
La vidéo a pour objet de brosser un tableau général des principales activités et réalisations du CESE
pour une année donnée.
Le document intitulé "Programme de travail et priorités du président pour la période 2010-2013"
(http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.fr.publications&itemCode=13980) présente la programmation à
long terme des activités futures du CESE.
Pour toute information complémentaire sur les activités du CESE, veuillez consulter son site internet,
à l'adresse www.eesc.europa.eu.

12-2°)
S'agissant de la longueur de la simulation, veuillez vous référer au corrigendum 2.

Oui, la totalité de l' "approche proposée" doit tenir sur 2 pages A4 comme indiqué dans le
corrigendum.

12 – 3°)
Il s'agit de matériel archivé et fourni par le CESE.

Question n° 13, reçue le 6 septembre 2011 (14:20):

Question 13: Pour la présentation de notre proposition, est-il possible d'imprimer en recto-verso?
Doit-on présenter un document relié? (l'original et les 2 copies)?

Réponse 13: Vous pouvez recourir à l'impression en recto-verso. L'original et les 2 copies peuvent
être reliés séparément (3 dossiers reliés).

Question n° 14, reçue le 6 septembre 2011 (15:50):

Question 14:
Question 14 - 1)
Tender Specifications, 13.2.3.2 Capacité technique et professionnelle
"- une liste des principaux services fournis au cours des trois dernières années dans le domaine en
objet avec indication précise du type de travail réalisé, de la date, des ressources financières et
humaines utilisées, de la valeur du contrat et du client (public ou privé)";
Quelles sont les informations que vous souhaitez obtenir concernant les ressources humaines: un
nombre de jours/hommes total pour le projet; un nombre de jours/hommes par profil utilisé; d'autres
informations?

Question 14 – 2)

Annexe 1A, Bordereaux des prix
"Concernant les éventuels services annexes ou le matériel supplémentaire qui s'imposeraient dans le
cadre des différents lots, les soumissionnaires sont invités à joindre un bordereau de prix complété".

Comment ces prix supplémentaires seront-ils évalués dans le cadre de la réponse à l'appel d'offres?
Question 14 – 3)
Annexe 1B, lot 3, simulation
La simulation doit comprendre, sur un maximum de deux pages, une méthodologie, un calendrier,
l'organisation du travail, la répartition des tâches entre les membres de l'équipe, l'évaluation des
difficultés potentielles et des résultats escomptés.
Cette interprétation est-elle correcte?
Si oui:
- présenter la simulation sur plus de deux pages est-il pénalisant?
- pouvons-nous nous référer à des annexes pour détailler certains points?

Question 14 – 4)
Annexe 1B, lot 4, simulations
Le CESE demande la sélection d’intervenants (simulation 1) ou de participants et d’orateurs
(simulation 2).
Si vous souhaitez que nous traitions cela dans la simulation pourriez-vous nous indiquer les thèmes
choisis pour chaque simulation afin de vous faire une proposition pertinente.

Question 14 – 5)
Annexe 1B, Lot 4, simulation 2
2
Pouvez-vous décrire vos attentes concernant le stand de 12m ?
- S'agit--il d'un stand modulaire ou d'un stand "Pop-up"?
- Quels sont les éléments à fournir avec le stand (chaises, tables, écrans, ordinateurs, porte-documents,
réserve)?
- Faut-il prendre en charge la production des visuels? Si oui, quelle surface d'impression doit-on
considérer?
- Pouvez-vous fournir un visuel de référence?
Réponse 14:
14 – 1) La forme de la réponse est libre. Toutefois, en ce qui concerne les ressources humaines, nous
souhaitons savoir quelle était la durée du projet ou des services fournis et quels étaient les types de
profils impliqués, en rapport avec les bordereaux de prix et les simulations du lot pour lequel vous
présentez une offre. Le nombre de jours/hommes serait une bonne indication, en rapport avec les
bordereaux de prix et les simulations.

14 – 2) Les critères d'attribution sont définis au point 13.2.4. Les services annexes et le matériel
supplémentaire ne font pas partie de l'évaluation des prix. Concernant le recours à des services
supplémentaires pour la simulation, voir la réponse à la question n° 24.
-
-
14 – 3°)
Oui, cette interprétation est correcte.

Oui. La description de l'approche proposée (méthodologie, calendrier, organisation du travail,
répartition des tâches entre les membres de l'équipe, évaluation des difficultés potentielles et des
résultats escomptés) doit comprendre un maximum de deux pages A4; par contre le tableau du budget
n'est pas compris dans ces deux pages.

Non, la simulation ne peut pas comprendre des annexes en plus des deux pages A4 indiquées, par
contre le tableau du budget n'est pas compris dans ces deux pages.

14 – 4)

Le CESE n'a donné aucun thème pour cette simulation, car les soumissionnaires ne doivent fournir
aucun nom concret d'orateur ou de participant. Toutefois, vous devez savoir que pendant toute la
durée du contrat, le contractant choisi pourrait être invité à fournir au CESE des noms d'orateurs et de
participants pour des manifestations sur divers sujets (concernant par exemple l'environnement, les
affaires sociales, l'économie, la R&D, etc.).

14 – 5)
Le CESE souhaite disposer d'un "vrai" stand (pas un stand "pop-up").
Oui, le stand doit être entièrement équipé.
Non, le CESE assurera la production des visuels nécessaires (enrouleurs, etc.). Aucune référence n'est
dès lors nécessaire.

Question 15 reçue le 6 septembre 2011, (21:25):

Question 15:

Suivant le cahier des charges: (copie des informations demandées, suivi des questions)
À cette fin, le contractant devra:

- Mettre à disposition du CESE une base de données utilisant un système facile d'accès et
d'utilisation et répondant à la technologie la plus récente;

15 - 1) Quelle est la technologie exacte que le CESE souhaite employer parmi celles disponibles sur le
marché?

15 - 2) En dehors du coût des prestations de cette base de données (Journée et demi journée), nous
n’avons pas trouvé le budget alloué au développement technique de cette base de données
(licences programme et matériel informatique). Cela veut il dire que le contractant doit
prendre cette partie technique en charge?

- Intégrer les quelque 18 000 photographies existantes à la base de données;

15 - 3) Est-ce que ces 18000 photos sont sous forme numérique ou doivent-elles être
numérisées/scannées?

15 - 4) Y aura-t-il une personne du CESE qui sera en charge de l'indexation des photos existante ou le
contractant devra-t-il faire des recherches au sein du CESE?

15 - 5) Si le contractant doit faire les recherches, est en journées de prestations?

- Mettre à disposition un site hébergeur;

15 - 6) Ce site devra être physiquement sur les serveurs du CESE? Et si oui, quels sont les
caractéristiques de ces serveurs?

- Garantir que le système soit accessible à au moins six personnes du secrétariat du CESE, via
un site Internet sécurisé;

15 - 7) Quel est le niveau de connaissance en base de donnée photo des personnes qui auront accès?

15 - 8) Doivent-elles être formées?

15 - 9) Doit-il y avoir des niveaux de sécurité dans le système pour ces personnes ou auront-elles
accès à l'entièreté de la base et donc la possibilité d'effacer les photos?

Hors cahier des charges:

Il n'est nulle part mentionné si la base de données sera installée sur des serveurs informatiques propres
au CESE ou fournis par le contractant.

15 - 10) Pouvez-vous nous informer des caractéristiques des serveurs à utiliser en interne?

15 - 11) Où, dans le cas de serveurs externes, quelles sont les caractéristiques des lignes haut débit qui
doivent être mises en place, de même que les protocoles de sécurité à respecter, ainsi que
des points d'accès?

15 - 12) Comment se fera (ou doit se faire) la maintenance des serveurs pour une utilisation en
interne?

15 - 13) Est-ce que la société fournissant la base de données aura un accès aux serveurs internes en
cas de mise à jour des programmes à effectuer?
15 - 14) Il n'est nulle part mentionné ce que deviendra la base de données à l'échéance du contrat?
Reste-elle en possession du contractant, dans le cas de mise en place et d'hébergement sur
les serveurs du contractant, ou doit-elle être rapatriée sur les serveurs du CESE? Et dans ce
deuxième cas, sous quelle forme et pour quel système devra-t-elle être exportée?

15 - 15) Pourriez vous nous communiquer si le matériel informatique est à charge du futur
contractant?

Réponse 15:
15 – 1 et 15 – 2:
Il incombera au contractant de proposer et fournir la technologie la plus adaptée aux besoins
du CESE. Ceci comprendra le développement technique nécessaire.
15 - 3)
Le stock de photographies existantes comprend aussi bien du matériel disponible sous forme
numérique que des photos à numériser/scanner par le contractant.
15 - 4)
Le contractant ne sera pas appelé à faire des recherches au sein du CESE.
15 - 5)
Sans objet, voir réponse à la question 15-4.
15 - 6)
Non, le site ne sera pas physiquement installé sur les serveurs du CESE.
15 - 7)
Le niveau de connaissance pourra varier selon les utilisateurs.
15 - 8)
Une formation de base devra être prévue par le contractant.
15 - 9)
Le contractant proposera le système d'accès approprié qui pourra comprendre plusieurs
niveaux de sécurité, allant du profil de simple utilisateur à celui d'administrateur de la base
de données.
15 - 10)
Les serveurs informatiques nécessaires seront mis à disposition par le contractant, donc en
externe.
15 - 11)
Concernant les caractéristiques techniques afférentes à la fourniture du service (lignes,
protocoles de sécurité, points d'accès, etc.), le contractant sera invite à proposer une ou
plusieurs options pouvant correspondre aux besoins du CESE.
15 - 12)
Sans objet, voir réponse à la question 15 - 10.
15 - 13)
Sans objet. Le contractant sera libre d'effectuer les mises à jour requises sur les serveurs
utilises pour fournir les services qui seront l'objet du contrat, mais s'engagera à limiter à un
minimum les interruptions du service.
15 - 14) À l'échéance du contrat, le contractant devra fournir au CESE les options de soit acheter la
base de données, y compris le contenu stocké pour le compte du CESE, soit le contenu de la
base de données uniquement dans un format exploitable par machine.
15 - 15)
Voir réponses précédentes à la question 15.


Question n° 16, reçue le 8 septembre 2011 (14h00):

Question 16 :
16 – 1°) Pouvez vous nous fournir une estimation du nombre de conférences de presse qui est
donnée chaque année?

16 – 2°) Pouvez vous nous fournir une estimation du nombre d´événements (tout inclus) auquel le
Comité participe chaque année?
Réponse 16:
16 – 1°)
Le Département de la Communication du CESE organise en moyenne 5 à 10 conférences de presse
chaque année.

16 – 2°)
Le CESE en tant que tel participe à de nombreux événements chaque année. Actuellement le
Département de la Communication du CESE organise directement trois principaux événements
chaque année liés à la Plénière des jeunes, la Journée Portes Ouvertes, et le séminaire sur les médias
de la société civile.

Question n° 17, reçue le 8 septembre 2011 (19h41):

Question n° 17:
17 – 1) Lot n° 4: Annexe 1B – page 29.
Si nous comprenons bien, lorsque l'on parle de "contacts avec les membres du CESE", il s'agit des
véritables membres du CESE qui participeront à la manifestation et guideront le travail des élèves,
comme indiqué à la page 28. Est-ce correct?

17 – 2) Lot n° 4: Annexe 1B – page 29, page 31.
Est-il possible d'inclure des annexes contenant des informations supplémentaires ou plus détaillées
pour les études de cas? Ou bien toutes les informations relatives à l'approche proposée doivent-elles
tenir sur 2 pages A4 pour chaque étude de cas?

17 – 3) Lot n° 4: Cahier des charges – page 14.
Il est indiqué qu'une approche créative est requise pour l'organisation des événements du CESE.
Pourriez-vous, s'il vous plaît, préciser si un style particulier doit s'appliquer aux événements et dans
l'affirmative, si celui-ci doit être basé sur la charte graphique du CESE et s'il doit être spécifiquement adapté pour donner à chaque événement des caractéristiques visuelles et une atmosphère propres? Est-
il possible de créer un nouveau concept global de présentation des manifestations, qui sera ajusté pour
chaque événement individuel?

17 – 4°) Lot n° 4: Cahier des charges – page 13
Pourriez-vous donner des informations plus détaillées concernant le contenu des dossiers de presse et
le nombre de dossiers requis pour chaque événement? (Un tirage plus élevé entraîne généralement un
prix à l'unité plus bas).
Réponse 17 :
17 – 1)
Oui, c'est correct.

17 – 2)
Voir la réponse à la question n° 14.

17 – 3)
Le CESE apprécierait de nouveaux concepts créatifs. Il est possible de développer un nouveau style
qui serait adapté pour chaque manifestation. Bien sûr, il appartient au CESE d'accepter/de modifier/de
rejeter les nouveaux concepts proposés. En ce qui concerne le style, la créativité est également
appréciée, à condition que le logo et la charte graphique du CESE ainsi que tous les éléments requis
par le CESE pour le projet en question soient respectés. Veuillez noter que le CESE dispose de ses
propres graphistes et ne recourt au contrat-cadre que ponctuellement.

17 – 4)
Le CESE a besoin en moyenne d'environ 20 dossiers de presse pour chaque événement. Chaque
dossier de presse doit comporter des informations générales sur l'événement proprement dit et sur le
CESE. Le CESE pourrait demander au contractant de rédiger un projet de document contenant des
informations générales sur l'événement, tandis que les informations sur le CESE (brochures, etc.)
seraient fournies par le CESE.

Question n° 18, reçue le 12 septembre 2011:

Question: La limite maximale du budget que le CESE peut engager concerne-t-elle chaque lot
séparément, ou est-elle basée sur le total des 6 lots? Autrement dit, le CESE peut-il décider d'aller au-
delà du budget fixé pour un lot, en prenant une partie du budget prévu pour un autre lot?
Réponse: Chaque lot a son propre budget, et un plafond est indiqué pour chacun. Il s'agit du montant
maximum que le CESE peut utiliser pour le lot correspondant, sur une période de 4 ans. Le CESE ne
peut pas utiliser une partie du budget d'un lot pour un autre lot. Veuillez noter que le CESE n'a pas
obligation d'utiliser l'ensemble du budget.

Question n° 19, reçue le 12 septembre 2011:

Question: Le bordereau de prix pour le lot n° 3 prévoit l'indication d'un prix pour la "duplication de

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