Guide des exposants

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Publié le : lundi 26 mars 2012
Lecture(s) : 20
Source : carrefourforetinnovations.gouv.qc.ca
Nombre de pages : 24
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Guide des exposantsAvertissement
En s’inscrivant au Carrefour Forêt Innovations 2011, les exposants s’engagent à prendre
connaissance du Guide des exposants et à en respecter toutes les directives. Les orga-
nisateurs de l’événement se réservent le droit de refuser les exposants qui ne s’y confor-
ment pas. Certains éléments de ce guide peuvent être révisés ou modifés en tout temps.
Vous pouvez contacter les organisateurs du Carrefour à l’adresse suivante
pour obtenir des renseignements additionnels  :
Carrefour Forêt Innovations 2011
Ministère des Ressources naturelles et de la Faune
2700, rue Einstein
Québec (Québec) G1P 3W8
Téléphone : 1 877 507-2011
Télécopieur : 418 643-3361
Courriel : carrefour@mrnf.gouv.qc.ca
Internet : www.carrefourforetinnovations.gouv.qc.caTable des matières
Page
Première section
Description des stands et espaces commerciaux 1
1.1 Catégories de stand ou d’espace 1
1.2 Description des stands thématiques 1
1.3 Description des stands organisationnels et commerciaux 1
1.4 Description des espaces commerciaux 1
Deuxième section
Renseignements généraux 2
2.1 Accès au Centre des congrès de Québec 2
2.2 Accueil des exposants 2
2.3 Services additionnels offerts aux exposants 2
2.4 Stationnement 3
2.5 Services alimentaires 3
2.6 Accès à Internet 3
2.7 Soutien informatique 3
2.8 Vestiaire 4
2.9 Plancher de la salle d’exposition 4
2.10 Premiers soins 4
2.11 Assurances 4
2.12 Objets perdus et retrouvés 4
Troisième section
Règlements généraux 5
3.1 Règles de conformité 5
3.2 Courtoisie envers le public 5
3.3 Sollicitation 5
3.4 Entretien 5
3.5 Limites sonores 5
3.6 Usage du tabac 5
3.7 Droit de reproduction 6
3.9 Animaux 6
3.10 Consommation d’alcool 6
3.11 Matériaux interdits 6
3.12 Règles de sécurité et de prévention des incendies 7
Quatrième section
Montage et démontage des stands 8
4.1 Salle d’exposition et heures d’arrivée 8
4.2 Accès au débarcadère 8
4.3 Dimensions et masse autorisées pour les pièces lourdes et la machinerie 8
4.4 Montage 8
4.5 Entreposage (Manutention en sus) 9
4.6 Démontage 10
4.7 Éclairage 10
4.8 Heures d’ouverture pour les visiteurs 11 Page
Cinquième section
Informations propres aux stands thématiques 12
5.1 Dimensions des stands 12
5.2 Affichage et éléments exposés 12
5.3 Titre du stand 12
5.4 Identification des auteurs et des collaborateurs 12
5.5 Clientèle visée 12
Figure un
Dimensions de l’espace d’exposition et du stand 14
Sixième section
Échéancier 15
Annexe un
Plans des salles niveau 3 et 4 16
Plans des salles niveau 2 17
Annexe deux
Indications routières rapprochées 18
Indications routières 18
ivpremière Description des stands et espaces commerciaux
section1.1 Catégories de stand ou d’espace
Les stands thématiques
Dans les stands thématiques, les acteurs du monde forestier ou faunique présentent,
d’une manière adaptée aux utilisateurs, les résultats de leurs recherches, les innova-
tions technologiques et les outils qu’ils ont mis au point ou encore les améliorations
qu’ils ont apportées aux méthodes de travail.
Les stands organisationnels
Les stands organisationnels servent à faire connaître les services scientifques et
techniques offerts par les centres de recherche, les établissements d’enseignement
universitaire, collégial et professionnel ainsi que les associations et les organismes
à but non lucratif.
Les stands commerciaux
Les stands commerciaux permettent aux entreprises privées qui fournissent de l’équi-
pement ou des services scientifques et techniques de faire connaître leurs innovations.
Les espaces commerciaux
Les espaces commerciaux permettent aux entreprises privées qui fournissent de l’équi-
pement de présenter la machinerie de leur choix.
1.2 Description des stands thématiques
Avec la location d’un stand thématique, les exposants obtiennent :
un espace de 3 m x 3 m ;
une structure de 500 cm de largeur sur 240 cm de hauteur (voir la section 5.1 intitulée
Dimensions des stands pour connaître la superficie d’affichage), qui comporte :
• trois panneaux de fond de 100 cm de largeur sur 240 cm de hauteur ;
• deux panneaux latéraux de 100 cm de largeur sur 240 cm de hauteur ;
une prise électrique de 1 500 watts ;
une table de 183 cm de longueur sur 76 cm de largeur et 76 cm de hauteur, qui sera cou-
verte d’une nappe ;
deux chaises ;
un éclairage adéquat des cinq panneaux d’exposition ;
1 trois laissez-passer de trois jours pour les animateurs (excluant les repas du midi) ;
la diffusion de leur Résumé de projet sur le site Internet du Carrefour.
1 Les animateurs supplémen-
taires devront payer leur en-1.3 Description des stands organisationnels et commerciaux
trée au Carrefour, laquelle
Avec la location d’un stand organisationnel ou commercial, les exposants obtiennent : est de 30 $ par jour, taxes
en sus.
2 un espace de 3 m x 3 m, sans structure , pour installer un stand ;
2 Prenez note que, moyennant une prise électrique de 1 500 watts ;
des coûts additionnels, il
1 (excluant les repas du midi) ; est possible de louer des
l’annonce de leur stand sur le site Internet du Carrefour. structures et d’autres équi-
pements auprès des four-
nisseurs accrédités par le 1.4 Description des espaces commerciaux
Carrefour Forêt Innovations.
Avec la location d’un espace commercial, les exposants obtiennent : Pour en savoir plus, commu-
niquez avec les organisateurs.
1 3 un espace suffisant, sans structure , pour présenter la machinerie de leur choix ;
3 Lire la section 4.3 pour une prise électrique de 1 500 watts ;
connaître les dimensions et
1 trois laissez-passer de trois jours pour les animateurs (excluant les repas du midi) ; la masse permises pour les
l’annonce de la présence de leur entreprise sur le site Internet du Carrefour. véhicules lourds.
1deuxième Renseignements généraux
section 2.1 Accès au Centre des congrès de Québec
Toutes les activités du Carrefour ont lieu dans des salles aux niveaux 2, 3 et 4 du Centre des
congrès de Québec. Les plans des salles réservées au Carrefour sont présentés à l’annexe 1.
L’entrée principale du Centre, où se trouve la billetterie, est située au 1000, boulevard
René-Lévesque Est. Le Centre est également accessible par les galeries souterraines
qui le relient à Place Québec, aux hôtels Hilton Québec et Delta Québec ainsi qu’à la
colline Parlementaire (voir les annexes 2 et 3).
note : La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et
doivent s’effectuer par le débarcadère.
Le Centre des congrès de Québec est conçu pour répondre aux besoins des personnes à
mobilité réduite. Les exposants qui ont des besoins spécifques à cet égard doivent en
aviser les organisateurs de l’événement.
2.2 Accueil des exposants
Le montage et l’aménagement des stands se feront dans la soirée du 3 octobre et dans
la matinée du 4 octobre 2011. Les organisateurs du Carrefour accueillent d’abord les
exposants à la billetterie, puis au débarcadère situé au 855, rue Jean-Jacques-Bertrand.
Le numéro du stand et une heure d’arrivée sont assignés par courriel quelques semaines
avant l’événement afn d’éviter les engorgements. Voici les heures d’arrivée :ATTENTION !
Exceptionnellement, pour la machinerie : 16 heures, le lundi 3 octobre 2011Aucun objet roulant ne
sera accepté dans la Pour les stands organisationnels et commerciaux : 16 heures, le lundi 3 octobre 2011
salle après 9 heures, le Pour les stands thématiques 1 à 84 : 7 heures, le mardi 4 octobre 2011
mardi 4 octobre 2011. Pour les stands thématiques 85 à 170 : 8 heures, le mardi 4 octobre 2011
2.3 Services additionnels offerts aux exposants
Les exposants peuvent obtenir certains services additionnels à leurs frais. À cet effet,
à l’été 2011, tous les exposants reçoivent un courriel les invitant à y préciser les ser-
vices additionnels dont ils ont besoin.
Le Carrefour Forêt Innovations est un événement responsable qui s’efforce de limiter
son empreinte écologique. Dans ce contexte, les organisateurs invitent ses exposants à
utiliser les fournisseurs locaux pour leurs achats de services et de fournitures de même
que pour le transport de marchandises.
Vous pouvez commander les services suivants auprès du Carrefour Forêt Innovations :
* Exemple d’équipements et services offerts au Centre des congrès de Québec :
• Internet – accès haute vitesse avec ou sans fil
• Manutention, entreposage et accrochage du matériel d’exposition
• Prise électrique additionnelle
• Accrochage du matériel d’exposition
• Personnel temporaire (animation)
• Service de plomberie
• Service de nettoyage de stand
• Service de sécurité
• Télécommunications (ligne téléphonique, messagerie vocale, lien RNIS, etc.)
Exemple d’équipements offerts en location :
• Table additionnelle (183 cm x 76 cm x 76 cm) avec nappe
• Tabouret (76 cm de hauteur)
• Comptoir de feutre noir (56 cm x 104 cm x 107 cm)
* Tous ces services sont exclu- • Présentoir blanc de quatre tablettes (48 cm x 119 cm)
sifs à l’exception du nettoya-
• Chevaletge du stand et du service de
surveillance. • etc.
2 Exemple d’équipements audiovisuels offerts en location :
• Ordinateur portable
• Moniteur pour ordinateur portable, écran plat de 22 po (app. 56 cm)
• Lecteur CD
ATTENTION !
À l’été 2011, les exposants reçoivent un courriel les invitant à remplir un formulaire
électronique et à y préciser les services additionnels dont ils ont besoin avec le four-
nisseur.
La date limite pour retourner le formulaire est le 9 septembre 2011. Après cette date,
les exposants doivent adresser leurs demandes directement aux fournisseurs, présents
le soir du montage des stands. Les frais supplémentaires sont alors de 25 % et la
prestation de service n’est pas garantie.
2.4 Stationnement
De nombreux espaces sont disponibles dans les stationnements souterrains situés à
proximité du Centre des congrès de Québec : 1 575 espaces à l’édifce Marie-Guyart
(Complexe G), 1 000 à Place Québec et 1 366 au stationnement de la place D’Youville.
Tous ces stationnements sont reliés au Centre des congrès de Québec par des couloirs
souterrains accessibles en tout temps (annexe 2). Ces stationnements sont ouverts 24
heures sur 24, sept jours sur sept.
Des espaces pour le stationnement des véhicules lourds sont également disponibles
à proximité.
2.5 Services alimentaires
Capital HRS inc. est le fournisseur exclusif de la nourriture et des boissons consommées
ou distribuées au Centre des congrès de Québec. Les exposants qui souhaitent servir
de la nourriture ou des boissons à leur stand doivent en informer les organisateurs du
Carrefour. Un kiosque alimentaire est à la disposition des participants du Carrefour dans
le Café Internet de la salle d’exposition.
2.6 Accès à Internet
L’accès à Internet haute vitesse est disponible en tout temps pendant l’ouverture du salon,
à partir de trois ordinateurs situés dans le Café Internet. L’utilisation de ces ordinateurs est
gratuite pour tous les participants.
Par ailleurs, le Centre des congrès de Québec offre un accès gratuit à Internet haute vitesse
dans le foyer du niveau 3.
2.7 Soutien informatique
Une équipe de techniciens en informatique sera présente pendant tout le Carrefour y
compris pendant la période de montage et de démontage. Leur bureau sera localisé à
la salle 201B. Cette équipe apporte gratuitement son aide pour régler certains des pro-
blèmes liés aux équipements informatiques, à condition que les techniciens connaissent
MDces équipements et que ceux-ci fonctionnent dans un environnement Windows .
32.8 Vestiaire
Si les conditions météorologiques le nécessitent, le vestiaire payant, situé dans le hall
principal du niveau 4, est mis à la disposition des exposants du Carrefour.
2.9 Plancher de la salle d’exposition
Les allées de la salle d’exposition et le plancher du Café Internet sont recouverts d’un
tapis alors que les espaces commerciaux et les stands sont installés directement sur une
surface caoutchoutée de type Mondo Sport Impact. On recommande aux animateurs de
porter des souliers confortables durant l’événement.
2.10 Premiers soins
Tout incident mineur peut être signalé en composant le 4900.
Pour obtenir de l’aide en cas d’urgence, il sufft de composer le 4911. Tous les agents
de sécurité du Centre des congrès de Québec ont reçu une formation en soins paramé-
dicaux et peuvent intervenir dans les cas de fractures ouvertes, de problèmes cardio-res-
piratoires, de problèmes nécessitant une oxygénothérapie ou l’utilisation d’un défbrilla-
teur, etc. Ces agents sont accrédités et travaillent sous la supervision de l’Agence de la
santé et des services sociaux de la Capitale-Nationale.
2.11 Assurances
Le Centre des congrès de Québec bénéfcie d’un service de sécurité permanent. Toute-
fois, il est du devoir de chaque exposant de s’assurer qu’il est couvert par son assurance
responsabilité. Les organisateurs du Carrefour Forêt Innovations 2011 déclinent toute
responsabilité pour les dommages corporels ou matériels que l’exposant ou ses produits,
son stand, ses équipements ou ses décorations pourraient subir à cause du feu, de l’eau,
du vol ou de tout autre incident pouvant survenir dans les lieux qu’il a loués ou partout
ailleurs dans le Centre des congrès de Québec. Par ailleurs, les organisateurs ne pour-
ront être tenus responsables si le Centre des congrès de Québec n’était plus disponible
à la date prévue en raison d’un incendie, d’un événement imprévisible, d’une grève ou
de tout autre cas de force majeure.
2.12 Objets perdus et retrouvés
Les articles perdus et retrouvés sont conservés pendant une période de 90 jours après
laquelle, le Centre des congrès de Québec se réserve le droit d’en disposer librement.
Toute personne qui perd ou trouve un objet est priée de communiquer avec le service de
sécurité du Centre des congrès de Québec ou avec l’un des organisateurs du Carrefour.
4troisième Règlements généraux
3.1 Règles de conformité section
Les organisateurs se réservent le droit de refuser les personnes ou les organismes dont
le stand irait à l’encontre de l’esprit du Carrefour. Ils peuvent également interdire toute
exposition qui n’est pas conforme au projet soumis ou qui nuit aux autres exposants ou
aux activités qui se déroulent dans le cadre du Carrefour Forêt Innovations. Par ailleurs,
les exposants ne peuvent sous-louer à des tiers l’espace qu’ils ont réservé.
Les stands thématiques sont regroupés par grands domaines de recherche. Dans la
mesure du possible, les organisateurs tentent de respecter le choix fait par les exposants
lors de leur inscription. Toutefois, il se peut que certains stands soient regroupés dans
un domaine connexe. En outre, le choix de l’emplacement des stands dans la salle
d’exposition est laissé à la discrétion des organisateurs.
ATTENTION !
3.2 Courtoisie envers le public Par respect pour les
visiteurs, les exposants Pour des raisons de sécurité et de courtoisie envers les visiteurs, l’exposant doit s’assu-
s’engagent à ne pas rer qu’au moins un de ses représentants est présent dans le stand pendant toute la durée
démonter leur stand du Carrefour.
avant 18 h le mercredi
5 octobre 2011.3.3 Sollicitation
Toute vente de services ou de biens est interdite pendant l’événement, à moins qu’elle
ait été préalablement autorisée par les organisateurs. Les exposants peuvent cependant
faire la promotion des biens et des services qu’ils offrent.
Les entrevues et les démonstrations, ainsi que la distribution de documents, de fourni-
tures et de souvenirs doivent se faire à l’intérieur des stands ou des espaces commer-
ciaux. Il est interdit d’utiliser du matériel ou des symboles publicitaires qui ne sont pas
propres au locataire du stand ou de l’espace commercial.
3.4 Entretien
Les exposants sont en tout temps responsables de l’entretien de leur stand ou de leur
espace. S’ils endommagent les structures d’affchage, les tables, les chaises, les tapis,
les appareils ou tout autre équipement qui ne leur appartient pas, ils doivent en assumer
les coûts. Ils sont également tenus de rembourser les frais de nettoyage des tapis s’ils
les salissent à outrance.
Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place :
•Surfaces murales : languettes de fixation murale 3M, no. 7220
•Surfaces de plancher : Tuck Tape 85 ou Tuck Tape 99
•Double Face Echo Tape DC-W188F
•Murs de brique : languettes de fixation murale 3M, no. 7220
3.5 Limites sonores
Aucun système audiovisuel (chaîne stéréophonique, magnétoscope, lecteur DVD, ordina-
teur ou autre) émettant de la musique, des chants ou des paroles ne peut être utilisé dans
la salle d’exposition à moins d’une autorisation préalable des organisateurs du Carrefour.
3.6 Usage du tabac
Conformément à la Loi sur le tabac en vigueur au Québec, le Centre des congrès de
Québec offre un environnement sans fumée. Selon les dispositions de cette loi, il est
strictement interdit de fumer à l’intérieur du Centre et dans les débarcadères, sans
aucune exception.
53.7 Droit de reproduction
Toute diffusion audio/vidéo, transmission, reproduction de même que tout enregistrement
partiel ou total qui concerne de près ou de loin le Carrefour ou son organisation doit être
préalablement autorisé par les organisateurs de l’événement.
3.8 Obstruction des aires communes
Les exposants ne doivent en aucun temps obstruer les allées de la salle d’exposition,
les couloirs, les ascenseurs, les escaliers, les foyers, les halls et les accès aux issues
de secours de l’immeuble. De plus, ils ne doivent pas utiliser ces aires communes à
d’autres fns que celles prévues par le Centre des congrès de Québec et par les autori-
tés responsables de la sécurité des édifces publics.
3.9 Animaux
À l’exception des chiens d’assistance pour personnes handicapées, aucun animal ne
sera admis à l’intérieur du Centre des congrès de Québec, à moins qu’une permission
spéciale n’ait été accordée par les organisateurs du Carrefour.
3.10 Consommation d’alcool
Il est permis de consommer de l’alcool en quantité modérée durant le Carrefour. Toute-
fois, pour minimiser les risques d’accident, et à moins d’une entente particulière avec
les organisateurs du Carrefour, aucune boisson alcoolisée ne sera tolérée durant les
périodes de montage et de démontage des stands. Rappelons que Capital HRS inc. est
le fournisseur exclusif de toute nourriture ou boisson distribuée ou pouvant être consom-
mée à l’intérieur du Centre des congrès de Québec.
3.11 Matériaux interdits
Il est strictement interdit d’utiliser :
des tissus d’acétate, des boîtes de carton ondulé, du papier sans joints ;
du papier d’aluminium, à moins que l’endos ne soit parfaitement collé ;
du polystyrène ;
des matériaux explosifs, des gaz et des liquides inflammables ainsi que toute autre
substance dangereuse ;
des combustibles pour véhicules à moteur ;
des allumettes en bois ;
des copeaux de bois ;
des réfrigérants dangereux, tels le dioxyde de sulfure et l’ammoniaque ;
ATTENTION ! des appareils de chauffage portatifs ;
Il est interdit d’exposer des ballons et des confettis ;
une branche ou un arbre des appareils de cuisson.
mort sans l’avoir préala-
blement ignifugé. Les autocollants, quels qu’ils soient, sont strictement interdits par le Centre.
De plus, l’usage des ballons gonfés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur
de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au
plafond après vos activités. L’utilisation de confettis et de paillettes est interdite.
On peut exposer des résineux et des feuillus à condition qu’ils soient vivants et que les
racines se trouvent dans un récipient rempli de terre gardée humide en permanence. Les
branches et les arbres morts doivent être ignifugés à l’aide d’un produit spécialement
conçu à cette fn. Le retardateur de fammes (fame retardant) est conforme à la norme
NFPA 701 et peut être appliqué par vaporisation ou par trempage. Ce produit ignifuge
est vendu dans les formats suivants, au coût approximatif de :
1Litre :60$•4Litres :100$
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