Synthèse sur les retours de livres en retard

Agiroud

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Audrey Giroud. 28/06/2011. 1/7. Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy. Synthèse sur les retours de livres en retard. En poste depuis un an à l'IFSI ...

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• Publié par: paul.vallen
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Synthèse sur les retours de livres en retard

En poste depuis un an à l’IFSI d’Annecy, je me suis retrouvée confrontée dès le début à des usagers (90% des étudiants) rendant leurs livres presque systématiquement en retard. J’ai lancée une petite enquête depuis le mois de février, pour constater que près de 47% des retours sont en retard… ce qui est difficilement gérable pour moi.

Le retard : un problème largement répandu en IFSI

J’ai donc cherché à savoir si l’IFSI d’Annecy était le seul à rencontrer ce type de problème. J’ai donc posté le message suivant via la liste de diffusion du RNDH : «Bonjour à tous, Je ne sais plus trop si cette question a déjà été posée, donc dans le doute je la pose quand même! Depuis quelques mois, je note chaque retard d'étudiants lorsqu'ils rendent leurs livres, et je me rends compte que la situation est catastrophique: presque la moitié des livres rendus ne sont pas rendus en temps et en heure, ce qui complique pas mal la gestion documentaire au quotidien. Face à ce constat, la solution la plus adaptée serait de mettre en place un système d'amendes, mais avec mon directeur, on ne sait pas si l'on peut vraiment adapter ceci en hôpital ou en IFSI du point de vue de l'institution. Je voulais donc connaitre de votre côté les solutions vous avez mises en place. Dans le cas où vous avez privilégié l'amende, avez vous institutionnalisé la procédure? Merci à tous pour vos réponses. » Les réponses ne se sont pas fait attendre : 20 centres de documentation m’ont expliqué leurs démarches pour palier à cette situation. En effet, à la lecture de tous les messages, le problème posé s’avère être celui de la plupart d’entre nous.

Les solutions préconisées

Bien souvent, les centres de documentation s’adaptent au cas par cas, et aucune solution miracle n’est réellement proposée. Les documentalistes doivent la plupart du temps se montrer « rusés » et faire un peu de chantage aux étudiants pour que le prêt fonctionne bien de manière générale, faute de pouvoir instaurer un système d’amendes au sein de leur structure, ou du moins une procédure réellement « dissuasive ». 1- Certains ont pourtant poussé la démarche jusqu’au bout et l’ont institutionnalisé : la mise en place d’une régie de recette a été votée en conseil d’administration, et l’argent récolté est versé sur le compte du centre de documentation. 2- Dans la majorité des cas cependant, la suspension temporaire du prêt est privilégiée : si un étudiant rend un livre en retard d’un mois, il est par exemple interdit de prêt pendant cette même durée. Cela semble plutôt bien fonctionner car les étudiants sont pénalisés et restreints à la consultation sur place. 3- Enfin, d’autres essaient de palier à cette situation en imposant des heures de classement au centre de documentation ou en reportant le versement des indemnités de stage en fonction du retard constaté. Un autre inclut dans les frais d’inscription une somme qui servira à palier les pertes de livres ou les retards. 4- Pour les IFSI restants, ils se trouvent dans une situation similaire à la mienne et se désespèrent ! Bien souvent aussi, les procédures mises en place sont lourdes et chronophages, il faut donc être vigilants er e et avoir du temps à y consacrer pour ne pas se perdre entre les 1 rappels, les 2 , etc.

Audrey Giroud Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

28/06/2011

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Marie Hélène Lefort CHU Bordeaux

Valérie Roussel IFSI Berk Sur Mer

Cyriaque Lecomte Institut cancérologie de l’ouest Angers

Françoise JARDON IFSI Diaconesses

Liste des messages reçus

Bonjour Au CHU de Bordeaux, pour les étudiants, 1 jour de retard = 1jour d’exclusion du prêt. Le prêt est informatisé Bonjour, Juste un petit mot pour vous dire que je vis la même situation, ça me désespère. La directrice de mon IFSI me dit qu'on ne peut pas instaurer d'amendes car nous sommes un établissement public. La nouvelle solution que nous allons adopter à la rentrée c'est une interdiction d'emprunter pour une durée égale au nombre de jours de retard. On va bien voir. Votre synthèse des réponses que vous obtiendrez va m'intéresser également. Bonjour, Pendant les 5 années et demie passées en IFSI, j’ai connu ce problème. La situation s’est améliorée en mettant en place une suspension de prêt équivalente au temps de retard. 2 semaines de retard = 2 semaines sans prendre de livres. Cette période de suspension était applicable hors période de stage (pour éviter que certains étudiants me disent « ce n’est pas grave puisque l’on part en stage »). Autre petite astuce pour éviter les oublis de date (ou l’utilisation de cette excuse), je tamponnais la date de retour sur un marque page glissé dans le livre. Il n’est normalement pas possible de mettre en place un système d’amende puisque toute transaction d’argent doit passer par l’administration, voire le Trésor Public il me semble. Voilà mon retour d’expérience qui, je l’espère, te sera utile. Bonne fin de journée Bonjour Audrey, C'est vrai que c'est un sacré problème, récurrent !!! Je ne peux répondre que partiellement : en effet, nos Etudiants en Soins infirmiers sont prévenus (oralement, lors de la présentation du service Doc., mais cela n'apparaît pas dans le règlement intérieur de l'IFSI ...) qu’en cas de

Audrey Giroud Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

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de Reuillyretard, les indemnités de stage sont suspendues ...jusqu'au retour des documents. Mais on ne peut appliquer cela aux élèves Aides-  soignants et auxiliaires de puériculture. Ceci étant, ces publics sont moins "négligents "! Quant aux amendes, je ne sais pas si nous avons le "droit" de manipuler de l'argent dans nos structures ??? Voilà ma "petite" réponse, je serais très intéressée de voir les solutions qui vous seront proposées par les collègues. Sophie Clément Bonjour, IFSI NeversJe n’ai pas vraiment de solutions mais j’ai des retards de 270 jours et sur 90 élèves de 3ème année il me manque 75 livres (mon dernier délai était le 20 juin….) La directrice ne veux pas mettre d’amende ni demander une caution …je n’ai pas le statut de régisseur de recette … Emmanuel Henry Bonjour, Bibliothèque desEn BU, les retards sont habituellement sanctionnés par une interdiction d'emprunt d'une durée égale à celle du retard. Ce qui invalide surtout Ecolesles usagers grands lecteurs. Ici, je convoque les retardataires et les avertis oralement, ce qui a suffit jusqu'à présent. Hospitalières CHR Metz- Thionville Anne Levilly Bonjour, IFSI MayenneVoici un copier coller de l'extrait du règlement intérieur concernant les rappels de livres. "Les documents non retournés à la date prévue feront l’objet de deux rappels téléphoniques (à partir du 21ème jour pour le premier, une semaine plus tard pour le deuxième), sans réponse dans un délai d’une semaine un courrier sera adressé avant la mise en demeure de paiement qui sera de 20€ par ouvrage." La procédure de paiement passe par la trésorerie principale la secrétaire de l'IFSI fait un titre de paiement au nom de l'étudiant .Depuis la mise en place de cette sanction financière il y a environ 3 ans je n'ai utilisé qu'une seule fois récemment pour un cas particulier. Dans le 2ème rappel téléphonique je préviens que sans réponse dans le délai imparti un courrier sera adressé avec mise en demeure de paiement ce qui fait rapidement revenir le ou les livres! Bonne fin de journée Anne-Laure Bonjour, Taillant A Tours nous avons le même système qu'à la fac, c'est à dire qu’ils ont de la pénalité de prêt par jour de retard. Exemple une semaine IFPS Toursde retard ils ne peuvent pas emprunter durant une semaine. Le 3ème rappel est le dernier avant facturation. Nous en sommes à 3 semaines de retard. Et là appel téléphonique pour leur signifier que l'on va mettre en place une procédure de recouvrement. Normalement arrivé à ce stade le livre est revenu. En 4 ans je n’ai fait que 2 procédures de recouvrement. Bonne journée Anne Eppréponse rapide : Audrey Giroud 28/06/2011 3/7 Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

IFSI StrasbourgOui la démarche est institutionnelle, dans le cas contraire il s'agit d'une caisse noire !!!!! Décision du Conseil d'Administration du CHU en 1996 (1 francs par Jour et par document) Mise en place d'une régie de recette, nous avons par contre du batailler ferme pour que l'argent ne soit pas versé dans le budget général du CHU mais nous revienne enplus du budget annuel. Cette régie à l'année représente entre 1500 et 2000€ Montant : 0.15€/ jour et par livre de retard, nous ne comptons pas les week-ends, ni les jours férié ni les jours ou le CDI est fermé. Cela vaut pour tous les usagers y compris les formateurs et Directeurs des instituts de formation à ceci près qu'ils ont eux un jour de carence..... Cela est très dissuasif, cette régie permet également d'encaisser les sous lorsqu'un ouvrage est perdu Dorothée Saison Bonjour. IFSI Boulogneen temps et en heures ! Pourtant, ce n'est pas faute deJ'ai le même souci que vous : la plupart des étudiants ne rendent pas leurs ouvrages sur Merles avoir sensibilisés au fait qu'ils peuvent renouveler leurs emprunts. Parmi les motifs les plus récurrents : "j'ai oublié", "j'en ai besoin pour les TFE" ou "j'étais en stage" ou le pire de tout "vous n'étiez pas là quand je suis venue" (alors que je suis toujours à mon bureau). La directrice de mon IFSI n'est pas trop pour donner des amendes mais je vais encore lui en parler car ce n'est plus gérable. Je proposerais bien une amende "dissuasive" mais je ne sais pas si c'est possible. Donc pour le moment, je bloque temporairement leur compte faute d'avoir d'autres moyens possibles. En tout cas, je vois que je ne suis pas la seule à supporter ces retards intempestifs et ça me rassure un peu. Si vous avez des idées pour les dissuader d'être en retard... Flavienne Bonjour, ALLIBERT Dans la mesure où nous n’avons pas le droit de percevoir de l’argent, comment peut-on mettre en place un système d’amendes ? Ou alors il IFSI Provinsfaudrait que ces amendes soient réglées à l’ordre du percepteur ? C’est-à-dire demander des chèques ou percevoir du numéraire contre un récépissé pour le percepteur ? C’est ce qui se pratique en bibliothèque publique pour les cotisations annuelles par exemple et j’ai connu ce même système il y a quelques années pour les amendes. C’est vrai que j’ai ce problème aussi et que ce n’est pas facile à gérer… une exclusion temporaire de prêt ??? Véronique Mottet Bonjour, IFSI duNous avons également quelques problèmes pour le retour en temps et heures des livres et revues mais c’est souvent le fait de quelques Chalonnaisétudiants. Généralement, toujours les mêmes. Quand j’ai commencé à travailler ici (en 2000), il y avait un système d’amende mais il a été supprimé (car pas trop légal !!!). Depuis, nous avons institué le système de suspension de prêt (exemple : 1semaine de retard dans le retour = 1 semaine de suspension de prêt ; l’étudiant ne peut rien emprunter pendant ce laps de temps ; et ainsi de suite : 2 semaine de retard = 2 semaine de suspension…). Nous envisageons, avec la direction, de mettre en place, pour les grands retards (minimum 1 mois) de reporter d’autant le versement des Audrey Giroud 28/06/2011 4/7 Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

indemnités de stage (exemple : 1 mois de retard = le versement des indemnités est repoussé au mois suivant). Pour l’instant, ce n’est qu’une idée et elle n’est pas encore mise en place (voir si c’est faisable ou non !). Marie Beillard Bonjour, IFSI Le Mans: 1 jour de retard = 1h de classement au CDI. Tous les jours nous pointons les retards et relançons les étudiantsNous donnons des pénalités par message écrit au tableau par promo ou par téléphone lorsque les étudiants sont en stage. La procédure de pénalité est mentionnée dans le règlement intérieur du CDI. , Brigitte CLEIS Bonsoir IFSI Bichat Paris!! Chez nous c'est autant de jours d'interdiction de prêt que de jours de retard. La première fois Rassurez-vous, déjà c'est partout pareil j'efface la dette, la deuxième je l'applique, la troisième je ne prête plus et autorise simplement la consultation sur place. Ils râlent mais globalement trouvent ça assez juste (ils ont eu une chance....). Pour les petits retards environ 10 jours et selon l'ouvrage (très demandé ou pas) je fais des exceptions. Car le problème aussi c'est de ne pas trop envenimer la situation afin qu'ils rendent les documents après le DE... car là si il y a problème c'est plus difficile. Morgane Robert Bonjour Audrey, CH bassin detrès fréquents en Ifsi et plus particulièrement pour les élèves en plein TFE qui ont besoin d’avoir un bon nombre deLes retards sont Thaudocuments à Le problème étant récurrent, je me suis fait une raison et je leur laisse les livres le temps qu’il faut (parfois portée de main. 6 mois ou plus !!). Par contre je leur demande de rendre le plus rapidement possible les livres généraux dont tout le monde a besoin (relation soignant/soigné, concepts de soins etc. etc.). Ils ont également obligation de partager les livres avec les élèves qui travaillent sur le même sujet. Tout se passe bien et tout le monde y trouve son compte. Lodia Maillard Bonjour Audrey, IFSI CompiègneEn lisant votre mail, je me dis que nous ne sommes pas les seules à avoir constatées des retards de plus en plus longs. Que faire ? au niveau juridique les amendes sont interdites. Lors d'une réunion avec la directrice nous avons évoqué ce problème, à ce jour nous n'avons pas de solution, Dans le tarif des droits d'inscription une partie (environ 30 € ) est pour la documentation, donc nous ne pouvons pas ajouter de frais pour le retard ou les pertes d'ouvrages. Si vous recevez des pistes autre que les amendes je suis preneuse... ! Bon courage et bon WE à vous. Julie Avogadro Salut Audrey, Audrey Giroud 28/06/2011 5/7 Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

IFSI ChambéryPour répondre à ta question d’hier, je te confirme que c’est la galère. A l’IFSI de Chambéry, pas d’amende car il ne faut apparemment pas d’histoires d’argent. Jusqu’à présent, au bout de 3 rappels sans retours, je convoquais les étudiants chez la directrice. Le souci c’est que je m’épuise à faire des rappels et trouver des heures pour convoquer les étudiants chez la directrice, pour finalement tout annuler car en général ils viennent rendre le livre 1h avant le RV… Du coup, je change mon fusil d’épaule pour l’année prochaine. Pas de prêt pour les étudiants qui ont un livre en retard et exclusion du prêt pendant 1 mois si le retard est supérieur à 3 semaines + convocation chez la directrice. Je ne sais pas ce que ça donnera… Tu as trouvé une solution intéressante ? Armelle Girard Bonjour, IFSI NantesPour répondre à ta question, nous avons mis en place depuis février un système d'alerte automatique tous les 15 jours à 3 niveaux. Nous avons paramétré les modèles de lettres dans le logiciel doc .JLB 1er niveau : suspension de prêt équivalant au nombre de jours de retard (envoi par mail si adresse renseignée ou courrier) 2eme niveau : menace de 15 euros d'amende plus le prix des documents (envoi par courrier) 3ème niveau : idem 2ème niveau (envoi par lettre recommandée) Ensuite si rien ne se passe, nous transférons le dossier avec le prix des documents et les preuves (LR, courrier etc..) au bureau de gestion qui informe la personne de sa dette au trésor public. C'est vraiment efficace et nous n'avons vraiment que très peu de dossiers à transférer au bureau de la gestion. Si tu as besoin de plus de précisions, n'hésite pas... Ghislaine Robert Bonjour, CHU RennesVous a-t-on répondu ? Au Centre de documentation des écoles, la seule amende est temporelle : par exemple, si un lecteur a 15 jours de retard, il ne peut rien emprunter pendant 15 jours. Marilyne Huen Bonjour, IFSI ColmarVoici la procédure que j'ai mis en place à l'IFSI de Colmar :-1er rappel: liste des étudiants en retard d'au moins 3 semaines affichée dans le hall d'entrée (un simple rappel leurs demandant de ramener les documents rapidement sous peine de pénalité de retard). - 2ème rappel : Après 10 jours les personnes de la liste qui n'ont pas ramené leurs documents reçoivent une lettre à la maison avec les pénalités de retards (15 centimes par jour ouvrable et par document) = le montant et les conditions ont été décidés et votés en conseil d'administration (bien avant que j'occupe ce poste). -3ème rappel (eh oui ça arrive) : lettre à la maison + convocation auprès de la directrice. Et depuis cette année, je suspends le prêt du nombre de jours de retard (2 mois de retard = 2 mois de suspension). Voilà c'est une procédure assez lourde, chronophage et très pénible. Malgré cela j'ai quand même du mal à récupérer certains documents..... Best of des excuses : "J'ai pas reçu de lettre ! " ....ah bon pourtant elle ne m'a pas été retournée. J'ai déménagé"....c'est fou le nombre d'étudiants qui déménagent. J'étais en stage".....et alors ? Alors quand ça Audrey Giroud 28/06/2011 6/7 Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

tarde un peu, je leurs téléphone sur leur portable et laisse un message sur le répondeur....encore faut-il, qu'ils n'ont pas changé de n°.... Un constat : c'est toujours ceux qui ne rendant pas à temps qui déménagent et changent de n° de portable (sans prévenir l'administration bien sur !). Lorsqu'ils sont en stage, je téléphone au service, mais je n'aime pas déranger des infirmières au travail donc ça reste exceptionnelle. Peut-être que des collègues ont mis en place un système plus efficace ? Tenez-moi au courant s’il y a une solution magique !

Audrey Giroud Institut de formation en Soins Infirmiers Annecy

28/06/2011

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