PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

De
Publié par

PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06 PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06 Yn bresennol: Y Cynghorydd Brian Jones (Cadeirydd); Y Cynghorydd Godfrey Northam (Is-gadeirydd). Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, Thomas G. Ellis, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Henry Jones , Michael Sol Owen a Gwilym Williams. Hefyd yn Bresennol: Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd), Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg), Gwyn Morris Jones (Pennaeth Priffyrdd a Bwrdeistrefol), Nick James (Rheolwr Fflyd, Cyfadran Amgylchedd), Alan Jones (Peiriannydd Cynorthwyol, Uned Adeiladwaith Cyfadran Amgylchedd), Rhys Thomas (Rheolwr Tai Sector Breifat, Cyfadran Gofal), Amlyn ab Iorwerth (Rheolwr Trwyddedu) Carys Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor); ac Alan Jones (Swyddfa’r Archwiliwr Dosbarth). Ymddiheuriadau: Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Charles Wyn Jones. Croeso Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r Cynghorydd Gwilym Williams a etholwyd yn ddiweddar yn Aelod ar y Pwyllgor Archwilio. 1. COFNODION Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 12 Ionawr 2006 fel rhai cywir. 2. CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL a) ADRODDIADAU I’W HYSTYRIED AR GAIS Y CADEIRYDD A’R IS-GADEIRYDD Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor wneud cais i swyddogion o’r gwasanaethau perthnasol fynychu’r cyfarfod i ateb unrhyw gwestiynau a godir o’r ...
Publié le : vendredi 23 septembre 2011
Lecture(s) : 46
Nombre de pages : 4
Voir plus Voir moins
PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06
PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06
Yn bresennol:
Y Cynghorydd Brian Jones (Cadeirydd);
Y Cynghorydd Godfrey Northam (Is-gadeirydd).
Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, Thomas G. Ellis, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes,
Henry Jones , Michael Sol Owen a Gwilym Williams.
Hefyd yn Bresennol:
Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd),
Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg), Gwyn Morris
Jones (Pennaeth Priffyrdd a Bwrdeistrefol), Nick James (Rheolwr Fflyd, Cyfadran Amgylchedd),
Alan Jones (Peiriannydd Cynorthwyol, Uned Adeiladwaith Cyfadran Amgylchedd), Rhys
Thomas (Rheolwr Tai Sector Breifat, Cyfadran Gofal), Amlyn ab Iorwerth (Rheolwr Trwyddedu)
Carys Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor); ac Alan Jones (Swyddfa’r Archwiliwr Dosbarth).
Ymddiheuriadau:
Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Charles Wyn Jones.
Croeso
Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r Cynghorydd Gwilym Williams a etholwyd yn ddiweddar yn
Aelod ar y Pwyllgor Archwilio.
1.
COFNODION
Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 12 Ionawr 2006 fel rhai
cywir.
2.
CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL
a)
ADRODDIADAU I’W HYSTYRIED AR GAIS Y CADEIRYDD A’R IS-GADEIRYDD
Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor wneud cais i
swyddogion o’r gwasanaethau perthnasol fynychu’r cyfarfod i ateb unrhyw gwestiynau a godir
o’r archwiliadau mewnol canlynol:
(i)
Incwm Ffioedd Trwyddedu
Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg a nodwyd mai bwriad yr archwiliad oedd
archwilio trefniadau’r Gwasanaeth Trwyddedu yn sgil dyfodiad y Ddeddf Trwyddedu 2003.
Darparwyd cynllun gweithredu ar gyfer gwelliannau i’r trefniadau, a oedd hefyd yn cynnwys
sylwadau’r Gwasanaeth ar yr argymhellion cynigiwyd gan yr Archwiliwr.
Mewn ymateb i’r adroddiad cymerodd y Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd y cyfle i
egluro bod cyfrifoldeb y Cyngor wedi cynyddu’n sylweddol yn ystod y deuddeng mis diwethaf yn
sgil y Ddeddf Trwyddedu 2003.
Nodwyd bod y gwasanaeth wedi bod dan bwysau aruthrol yn
ystod y cyfnod hwn ac wedi prosesu oddeutu mil o geisiadau am drwydded, a chanmolwyd y
modd bu’r swyddogion ymdrin â’r cyfrifoldebau a’r llwyth gwaith ychwanegol.
Nododd y
Rheolwr Trwyddedu er nad oedd amserlen yr archwiliad yn ddelfrydol oherwydd bod
dyletswyddau’r Ddeddf Trwyddedu yn newydd ac anghyfarwydd, roedd yn falch bod yr
archwiliad wedi amlygu gwendidau gan iddo roi’r cyfle i gryfhau’r trefniadau gweinyddol.
Cydnabodd yr Aelodau bod amserlen yr archwiliad wedi bod yn gaeth a bu iddynt hwythau
ganmol gwaith swyddogion y gwasanaeth trwyddedu.
Tynnwyd sylw at y ffaith mai Gwynedd
yw’r unig awdurdod lleol yng Nghymru i ddarparu trwyddedau yn ddwyieithog, a chyfeiriwyd at
1
PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06
yr angen i godi ymwybyddiaeth bellach ar oblygiadau’r Ddeddf Trwyddedu 2003.
PENDERFYNWYD:
1.
Nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i Reolwyr y
Gwasanaeth er gweithrediad.
2.
Gofyn i’r Rheolwr Trwyddedu dynnu sylw Bwrdd yr Iaith Gymraeg at y ffaith mai
Gwynedd yw’r unig awdurdod yng Nghymru sy’n darparu trwyddedau dwyieithog.
3.
Canmol ymdrech yr Adain Drwyddedu i ymdopi â’r gwaith a gofyn am adroddiad
dilyniant ymhen 12 mis.
(ii)
Dilyniant Cysoni Sustem Storfeydd a Gweinyddiaeth Gweithdai, Modurdai a
Swyddfeydd
Cyflwynwyd - crynodeb gweithredol a chynllun gweithredu'r adroddiad archwilio mewnol.
Eglurwyd y cynhaliwyd archwiliad ar y gwasanaeth Cysoni System Storfeydd yn Awst 2005, ac
archwiliad ar Weinyddiaeth Gweithdai, Modurdai a Storfeydd yn Hydref 2005, phenderfynwyd
cwmpasu’r ddau ar gyfer yr archwiliad dilyniant.
Mynegwyd siom pryd amlygodd y dilyniant mai
ond 12 o’r 24 argymhelliad y gweithredwyd arnynt.
Ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd a Bwrdeistrefol i’r cynllun gweithredol oedd
gerbron drwy hysbysu’r Pwyllgor:
(i)
y cynhaliwyd adolygiad llawn o wasanaethau cynnal a rheoli fflyd yn ystod 2004 er sicrhau
cysondeb a rheolaeth ar asedau ac arbedion.
Lluniwyd a mabwysiadwyd cynllun gwella ar
gyfer y flwyddyn 2005-06.
(ii)
er y bu newid i strwythur staffio’r gwasanaeth yn Ebrill 2005, ni phenodwyd swyddogion tan
Fedi 2005, a methwyd sicrhau cyllid ar gyfer dwy swydd weinyddol allweddol;
(iii)
bod trefniadau gweinyddol y Rhestr Eiddo wedi cryfhau, ond y byddai’n amhosib sicrhau
perfformiad perffaith oherwydd bod y broses yn un hir a chymhleth;
(iv)
bod y gwasanaeth yn cynnal cyfrif stoc yn flynyddol i’r diben o adnabod stoc ddarfodedig;
(v)
bod ystyriaeth yn cael ei roddi i’r argymhelliad o sicrhau fod allweddair personol gan bob
aelod o staff.
Fodd bynnag nodwyd anawsterau posib oni bai y gellid gosod y cyfrifoldeb yn
ganolog neu ar un swyddog i gyflawni’r dasg;
(vi)
y cynhaliwyd asesiad iechyd a diogelwch ym Medi 2005 a threfnwyd i waredu papurau
diangen ac archifo dogfennau allweddol.
Nodwyd fod trefniadau yn Nolgellau yn fwy
cymhleth oherwydd bod dogfennau sawl gwasanaeth yn cael eu cadw yn yr un lleoliad,
ynghyd â llyfrau’r Gwasanaeth Llyfrgell.
(vii) y bwriedir cynnal asesiad trylwyr o’r dogfennau sy’n cael eu storio i sicrhau bod y Cyngor yn
cydymffurfio ag egwyddor 5 o’r Ddeddf Gwarchod Data;
(viii) y cedwir stoc fflamadwy mewn cypyrddau pwrpasol erbyn hyn;
(ix)
bod ystyriaeth wedi ei roddi i reolaethau mewnol mewn perthynas â chofnodi dillad a
ddosberthir i staff.
Diolchwyd i’r Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd a Bwrdeistrefol am ei ymateb i argymhellion yr
Archwilwyr ac am sicrhau’r gwelliannau angenrheidiol.
PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i
Reolwyr y Gwasanaeth er gweithrediad.
b)
GWAITH YR ADAIN AM Y CYFNOD 1 IONAWR HYD AT 28 CHWEFROR 2006
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod 1
Ionawr 2006 hyd at 28 Chwefror 2006, sef:
12 adroddiad archwilio ffurfiol lle cyflwynwyd categori barn a chynllun gweithredol;
1 archwiliad lle cynhyrchwyd memorandwm yn hytrach nag adroddiad llawn;
2
PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06
5 archwiliad dilyniant
gwaith ar y gweill
Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio a Risg at gamgymeriad yn nhabl 2.3.1 ar dudalen 2 o’r fersiwn
Saesneg o’r adroddiad.
Nodwyd y dylai barn archwiliad dilyniant ar Gysoni Sustem Storfeydd a
Gweinyddiaeth Gweithdai, Modurdai a Swyddfeydd fod wedi ei nodi fel anfoddhaol a barn
archwiliad dilyniant y gwasanaeth digartrefedd wedi ei nodi fel rhagorol.
PENDERFYNWYD nodi a derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio ar gyfer y
cyfnod 1 Ionawr 2006 hyd at 28 Chwefror 2006, a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd
eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.
3.
ARDALOEDD ADNEWYDDU – ADRODDIAD CYNNYDD
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Tai Sector Breifat i ddiweddaru’r Pwyllgor ar y camau
cymerwyd gan y gwasanaeth er mwyn ymateb i’r diffygion amlygwyd gan yr archwiliad
diweddar.
Adroddwyd:
(i)
bod yr holl waith asesu adnoddau ariannol bellach yn cael ei brosesu’n fewnol gan staff
arbenigol yn y Cyngor;
(ii) y bwriedir galw ar yr ymgynghorwyr am gymorth ar adegau pryd rhagwelir y gall oedi o ran
derbyn yr wybodaeth angenrheidiol arwain at anawsterau sefydlu neu cwblhau cytundeb
mewn amser.
(iii)
bod lle i ehangu’r drefn uchod drwy’r gwasanaeth.
(iv)
bod cytundeb lefel gwasanaeth ffurfiol wedi ei baratoi ac anelir i’w osod mewn lle ar 1 Ebrill
2006, neu mor fuan â phosib wedi’r dyddiad hwnnw.
PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a derbyn yr adroddiad.
4.
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2005/06
Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Risg ac Archwilio ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau'r
Cynllun Archwilio 2005/06.
Adroddwyd ar statws y gwaith fel yr oedd ar 3 Mawrth 2006, a manylwyd ar yr amser a
dreuliwyd ar bob cynllun hyd yn hyn.
Rhagwelir y bydd Archwilio Mewnol yn cwblhau 91% o’r
cynllun, sy’n rhagori’r targed perfformiad eleni o 85% ac yn gynnydd sylweddol ar berfformiad y
flwyddyn flaenorol.
Nodwyd pa archwiliadau bu’r gwasanaeth methu â chyflawni a’r rhai a ohiriwyd, ac eglurwyd y
ffactorau all arwain at hyn megis amgylchiadau na fu’n bosib eu rhagweld neu cynlluniau
anaeddfed.
Bwriedir cyflwyno adroddiad statws terfynol i’r Pwyllgor ym Mehefin 2006.
Cymerwyd y cyfle gan yr Aelodau a’r Pennaeth Cyllid i gydnabod a chanmol perfformiad
clodwiw'r gwasanaeth archwilio dros y flwyddyn ddiwethaf.
PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.
5.
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2006/07
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Risg ac Archwilio a chynllun drafft o waith yr Adain Archwilio
Mewnol am y flwyddyn ariannol 2006/07.
Rhagwelir bydd angen 1465 diwrnod o adnoddau archwilio i gwblhau’r cynllun yn ogystal â 75
diwrnod ar gyfer cyngor ar reolaethau a phriodoldeb, 162 diwrnod i ddarpariaeth ar gyfer gwaith
3
PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06
ymatebol a 160 diwrnod mewn perthynas â darpariaeth ar gyfer dilyniant.
Dangosir hyn
gynnydd o oddeutu 60% yn y ddarpariaeth ar gyfer gwaith ymatebol a dilyniant.
Gwahoddwyd sylwadau neu gwestiynau ar y cynllun drafft, ac fe godwyd y pwyntiau canlynol:
(i)
gofynnwyd am eglurhad dros y penderfyniad o beidio cynnal archwiliadau ar geisiadau
grantiau o dan £50,000.
(ii) y dylid cydnabod bod elfen o risg ynghlwm i benodi staff newydd sy’n anghyfarwydd â’r
gyfundrefn.
(iii) gofynnwyd am eglurhad ar y dros glustnodi adolygiadau pob dwy flynedd i gartrefi preswyl a
thair blynedd i ganolfannau dydd.
Gofynnwyd i’r Archwiliwr Dosbarth ymateb i’r pwynt gyntaf a datganodd nad oedd cyfiawnhad
ariannol i ardystio ceisiadau grant o dan £50,000.
Mewn perthynas â’r trydydd pwynt eglurwyd
bod ymchwiliadau ar gartrefi preswyl a chanolfannau dydd yn drylwyr iawn, ac adnabuwyd bod
risg uwch i gartrefi na chanolfannau dydd ag o’r herwydd yn gwarantu ymchwiliadau mwy aml.
PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2006/07.
6.
CAU ALLAN Y WASG A’R CYHOEDD
PENDERFYNWYD cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr
eitem ganlynol gan ei bod yn debygol y datgelir gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym
mharagraff 1, Rhan 1, Atodlen 12A, Deddf Llywodraeth Leol 1972.
7.
ARDAL ADNEWYDDU DEINIOLEN GWEDD 6/2
Cyflwynwyd – taflen benderfyniad yr Arweinydd Portffolio.
Cynghorodd y Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd mai cynamserol fyddai i’r Pwyllgor
ystyried y mater oherwydd bod y Gwasanaeth Tai yn parhau i gymryd camau rheolaethol.
PENDERFYNWYD gohirio ystyried yr eitem hyd at gyfarfod nesaf y Pwyllgor.
Dechreuodd y cyfarfod am 10.30am a daeth i ben am 12.05pm
4
Soyez le premier à déposer un commentaire !

17/1000 caractères maximum.