Pwyllgor Archwilio Audit Committee 12.01.06

De
Publié par

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06 PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06 Yn bresennol: Y Cynghorydd Godfrey Northam (Cadeirydd); Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, E.H. Griffith, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Robert J. Hughes, Brian Jones, Charles Wyn Jones, Henry Jones, Meinir Owen, Michael Sol Owen, W. Tudor Owen a Gwilym Williams. Hefyd yn Bresennol: Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd), Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg) a Carys Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor). Ymddiheuriadau: Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Dewi Lewis; ac Alan Jones (Swyddfa’r Archwiliwr Dosbarth). 1. CADEIRYDD PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Godfrey Northam yn Gadeirydd am y flwyddyn 2006-07. 2. IS-GADEIRYDD Cynghorydd Gwilym Williams yn Is-gadeirydd am y flwyddyn 2006-07. 3. DATGAN BUDDIANT PERSONOL Datganodd y Cynghorydd Selwyn Griffiths fuddiant yn eitem 5, Cynnyrch yr Adain Archwilio Mewnol, Atodiad 10 (Ysgol Eifionydd) oherwydd ei fod yn lywodraethwr yno. Nid oedd y buddiant yn golygu bod rhaid iddo dynnu’n ôl rhag ystyried y mater. 4. COFNODION Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2006 fel rhai cywir. 5. CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD HYD AT 31 MAI 2006 Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod 1 Mawrth 2006 hyd at 31 Mai 2006, sef: • ...
Publié le : samedi 24 septembre 2011
Lecture(s) : 100
Nombre de pages : 3
Voir plus Voir moins
PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06
PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06
Yn bresennol:
Y Cynghorydd Godfrey Northam (Cadeirydd);
Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, E.H. Griffith, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Robert J.
Hughes, Brian Jones, Charles Wyn Jones, Henry Jones, Meinir Owen, Michael Sol Owen,
W. Tudor Owen a Gwilym Williams.
Hefyd yn Bresennol:
Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd),
Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg) a Carys Hughes-
Jones (Swyddog Pwyllgor).
Ymddiheuriadau:
Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Dewi Lewis; ac Alan Jones (Swyddfa’r
Archwiliwr Dosbarth).
1.
CADEIRYDD
PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Godfrey Northam yn Gadeirydd am y flwyddyn
2006-07.
2.
IS-GADEIRYDD
PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Gwilym Williams yn Is-gadeirydd am y flwyddyn
2006-07.
3.
DATGAN BUDDIANT PERSONOL
Datganodd y Cynghorydd Selwyn Griffiths fuddiant yn eitem 5, Cynnyrch yr Adain Archwilio
Mewnol, Atodiad 10 (Ysgol Eifionydd) oherwydd ei fod yn lywodraethwr yno.
Nid oedd y
buddiant yn golygu bod rhaid iddo dynnu’n ôl rhag ystyried y mater.
4.
COFNODION
Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2006 fel rhai
cywir.
5.
CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD HYD AT 31 MAI 2006
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod
1 Mawrth 2006 hyd at 31 Mai 2006, sef:
16 adroddiad archwilio ffurfiol lle cyflwynwyd categori barn a chynllun gweithredol;
4 archwiliad lle cynhyrchwyd memorandwm yn hytrach nag adroddiad llawn;
10 archwiliad dilyniant
gwaith ar y gweill
Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio a Risg at gamgymeriad yng nghrynodeb yr adroddiadau
archwilio ar dudalen 2, sef y dylai Atodiad 8 ddarllen fel Cronfa Benthyciadau
Di-log.
Canolbwyntiwyd ar yr archwiliadau a dderbyniodd categori barn C, a gwnaethpwyd y sylwadau
canlynol:
1
PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06
(i)
Atodiad 1, ‘Trefniadau Agor a Dosbarthu Post’ - ymhellach i’r adroddiad nodwyd bod y drefn
o gloi drysau pan ddelir â phost y Cyngor yn cael ei weithredu bellach.
Y gobaith yw cael
ystafell bwrpasol i ddelio â phost y Gwasanaeth Cyllid pan fydd ad-drefnu’r ystafelloedd
wedi’i gwblhau.
(ii)
Atodiad 2, ‘Trefniadau Cofnodi Salwch’ - mynegwyd cryn bryder bod y sustem bresennol yn
aneffeithiol.
Cadarnhawyd bod y mater dan ystyriaeth gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a bod
modd gofyn am adroddiad pellach i gyfarfod mis Hydref.
(iii)
Atodiad 3, ‘Archwiliad Deddf Rhyddid Gwybodaeth’ - o gofio bod y Ddeddf wedi bod yn
weithredol ers blwyddyn yn unig cytunodd yr Aelodau y dylid cadw mewn cof bod angen
amser i ddatblygu’r gwasanaeth a chryfhau’r trefniadau gweinyddol.
(iv)
Atodiad 7, ‘Clybiau Ieuenctid’ - cytunwyd i roi ystyriaeth bellach pan dderbynnir
canlyniadau’r archwiliad dilyniant.
(v)
Atodiad 8, ‘Gorwariant Ysgol Friars/Archwiliad Sefydliad Ysgol Friars’ - cytunwyd i roi
ystyriaeth bellach pan dderbynnir canlyniadau’r archwiliad dilyniant.
O ran yr archwiliadau dilyniant mynegwyd siom efo canlyniad yr archwiliad dilyniant a
wnaethpwyd ar yr Uned Comisiwn Ffilm, pan dderbyniodd y gwasanaeth gategori barn
Anfoddhaol oherwydd iddynt beidio gweithredu ar argymhellion yr archwiliwr.
Ar y llaw arall,
canmolwyd y ffaith bod y Gwasanaeth Tai wedi derbyn barn Rhagorol ar yr archwiliad dilyniant
ar Asesiadau Ariannol Ardaloedd Adnewyddu.
PENDERFYNWYD:
1.
Nodi a derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio ar gyfer y cyfnod 1 Mawrth
2006 hyd at 31 Mai 2006, a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y
gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.
2.
Gofyn i’r Rheolwr Polisi Adnoddau Dynol atgoffa’r swyddogion sydd â chyfrifoldeb
dros gofnodi absenoldeb salwch o’r pwysigrwydd o gydymffurfio â gweithdrefnau
cofnodi salwch y Cyngor.
3.
Gofyn am adroddiad pellach ar absenoldebau salwch gan y Pennaeth Adnoddau
Dynol ymhen 6 mis.
4.
Anfon neges i’r Pennaeth Economi ac Adfywio yn nodi siom y Pwyllgor bod yr Uned
Comisiwn Ffilm wedi derbyn barn anfoddhaol yn sgil archwiliad dilyniant ar y
gwasanaeth gan nad oeddynt wedi gweithredu ar argymhellion yr archwiliad
gwreiddiol.
5.
Anfon neges i’r Pennaeth y Gwasanaethau Tai yn canmol bod yr archwiliad dilyniant
ar Asesiadau Ariannol Ardaloedd Adnewyddu wedi derbyn barn rhagorol yn sgil y
ffaith iddynt weithredu ar holl argymhellion yr archwiliwr.
6.
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2006/07
Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg a fersiwn terfynol o’r Cynllun Archwilio
Mewnol 2006/07 er cymeradwyaeth y Pwyllgor.
Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg y byddai’n adrodd yn rheolaidd ar gynnydd y Cynllun, ac
y bwriedir ymgorffori crynodeb o ganlyniadau’r gwaith ynng nghynllun 2006/07 yn adroddiad
blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg pryd y cyflwynir hi i’r Pwyllgor ym Mehefin 2007.
Nodwyd
bod rhai o’r archwiliadau oedd wedi’u cynnwys yn y cynllun drafft wedi eu trosglwyddo i gynllun
2007/08 oherwydd newidiadau mewn blaenoriaeth.
PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a mabwysiadu’r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer
2006/07.
7.
ADRODDIAD BLYNYDDOL Y PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2005/06
2
PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.
Adroddwyd ganddo:
(i)
ei fod o’r farn bod gan Cyngor Gwynedd ar y cyfan fframwaith gadarn o reolaeth fewnol.
(ii)
y cwblhawyd oddeutu 91% o gynllun 2005/06, gwelliant arwyddocaol o ffigwr cyfatebol o
77% ar gyfer y llynedd ag yn llawer uwch na chyfartaledd Cymru o 78%.
(iii)
pa archwiliadau o’r Cynllun na chafodd eu cyflawni, a nodwyd ar sail asesiad risg y byddai
rhai o’r archwiliadau hynny yn cael eu cynnwys yng nghynllun 2006/07.
(iv)
o’r adroddiadau perthnasol i gynllun archwilio 2005/06 a dderbyniodd gategori barn ‘A’ i
‘CH’, derbyniodd 70% farn ‘A’ neu ‘B’.
Nodwyd bod lle i wella ar y dangosydd hwn a
disgwylir y bydd pob gwasanaeth yn sicrhau fod y rheolaethau mewnol yn gadarn.
Fodd
bynnag, nodwyd fod y canran o archwiliadau ar y systemau ariannol craidd yn sylweddol
uwch na hyn.
(v)
y derbyniodd oddeutu 85% o’r archwiliadau dilyniant oedd wedi eu cynnwys yn benodol yng
nghynllun 2005/06 neu a ryddhawyd yn y cyfnod 1 Ebrill 2005 i 31 Mawrth 2006 farn
‘Derbyniol’ neu ‘Rhagorol’, gan gynnwys pob un oedd yn berthnasol i sustemau ariannol
craidd.
Cymerodd y Cadeirydd y cyfle i longyfarch y gwasanaeth archwilio ar lwyddiant cynllun 2005/06,
a bod canfyddiadau’r archwiliadau dilyniant yn dyst bod y mwyafrif o swyddogion yn gweithredu
a chydymffurfio âg argymhellion archwilwyr.
Yn yr un modd diolchodd y Pennaeth Cyllid i
Aelodau’r Pwyllgor, y Cadeirydd a’r Cyn-gadeirydd am eu cefnogaeth dros y flwyddyn
ddiwethaf.
PENDERFYNWYD:
1.
Derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Rheolwr Archwilio a Risg yn
unol â gofynion y Cod Ymarfer ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol yn y
Deyrnas Unedig.
2.
Llongyfarch y gwasanaeth archwilio ar eu gwaith clodwiw dros y flwyddyn ddiwethaf.
Dechreuodd y cyfarfod am 10.00am a daeth i ben am 10.45am
3
Soyez le premier à déposer un commentaire !

17/1000 caractères maximum.