GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE

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GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE

Publié le : jeudi 21 juillet 2011
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GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE SERVICEDESTECHNOLOGIES DELINFORMATION ETDESCOMMUNICATIONS
GUIDEDEPARTICIPATIONÀUNE VIDÉOCONFÉRENCE FACULTÉDEMÉDECINEETDESSCIENCES DELASANTÉDELUNIVERSITÉDE SHERBROOKE
Ceguidedelavidéoconférencesadresseauxétudiantesetétudiants,professeures etprofesseurs,conférencièresetconférenciersinscritsàuneactivitéofferteparle moyendelavidéoconférence.IlaétéréaliséparMarie-PauleDessaint,pourleService desoutienàlenseignementdelUniversitédeSherbrookeetmodiéparleService destechnologiesdelinformationetdescommunicationsdelaFacultédemédecineet dessciencesdelasanté.Vousytrouverezdesconseilspratiquesettechniquespour proterdecettenouvellefaçondapprendreetdecommuniquer.Toutparticulièrement, desconseilspourparticiperpleinementàunetelleactivitépédagogique(faire uneintervention,donnervotreopinion,poserdesquestions,etc.),etpourfaire desprésentations(exposésavecousansaidesvisuelles)commevousleferiez habituellementensalledeclasse.

Prendreletempsdemaîtrisercesconnaissancesetceshabiletésdebasev ous permettradevousengagertotalementdurantvoscoursetdecomprendrerapidement touslesavantagesquevouspouveztirerdelavidéoconférence,danslimmédiatet, plustard,unefoissurlemarchédutravail.Sivousêtesattentifàcequiseditousécrit actuellementdanslesmédias,vousconstaterezquelestechnologiesdelinformation etdescommunications,lesTIC,fontdeplusenpluspartieintégrantedenotrevie quotidienne,àlamaison,dansnosloisirsetsurtoutautravail,quellequesoitnotre spécialité.
Denosjours,personnenepeutpenserdevenirunprofessionnelefcaceet «performant»sansêtreenmesuredemaîtriserlesTIC.
QUEST-CEQUELAVIDÉOCONFÉRENCE CHANGERAPOURVOUS?
Si vous prenez le temps de vous familiariser avec les équipements de la salle de vidéoconférences et si vous abordez chacune des rencontres dans un esprit positif et curieux, cela ne changera rien pour vous par rapport à la formation en salle de classe excepté, bien sûr, les avantages énumérés ci -dessus. Par contre, il faut retenir que la vidéoconférence est un média et que, comme tout média, elle a ses propres caractéristiques et ses limites dont il faut tenir compte.
Si vous voulez comprendre rapidement quels changements ou améliorations vous devriez apporter à votre façon de vous présenter et de communiquer par vidéoconférence, prenez le temps d’observer les présentatrices et les présentateurs à la télévision. Observez leurs mouvements, leurs vêtements, le débit de leur discours et leur attitude face à un auditoire fictif. Voyez aussi combien leurs gestes sont posés.
» Sachez que la vidéoconférence amplifie quelque peu les «défauts de communication et de présentation. La qualité du son et de l’image est en effet moins bonne qu’à la télévision. Par contre, si vous voulez montrer une image favorable de vous en vidéoconférence et profiter au maximum des périodes d’interaction entre les différents sites (endroits) de vidéoconférences, portez une attention toute particulière à ces quelques détails.
l Portez plutôt des vêtements de couleur pastel. lÉvitez les rayures, les carreaux, les pois et les grosses fleurs 
(les gros imprimés) l Ne portez pas de rouge (vous auriez les yeux rouges), pas tout en noir (vous passeriez inaperçu), pas de blanc (vous auriez l’air en mauvaise santé), et pas
de couleurs fluorescentes. l Évitez les bijoux qui risquent de cogner sur votre pupitre ou sur le micro. l Si vous donnez un exposé devant le groupe, évitez de vous déplacer rapidement car la caméra aura des difficultés à vous suivre… Le groupe éloigné ne verra que des mouvements très flous.
ATTITUDESÀDÉVELOPPEROU ÀRENFORCER...
Si vous voulez participer pleinement à une activité pédagogique offerte par vidéoconférence, vous pourrez développer ou renforcer certaines habitudes et attitudes. l Faites preuve de patience et de tolérance, particulièrement durant les premières rencontres alors que tout le monde n’est pas encore tout à fait à l’aise avec les équipements. Souvenez -vous que cela prend au moins deux rencontres avant d’oublier (… ou presque) les micros et les caméras et de se sentir à l’aise pour faire une intervention. Votre professeure ou votre professeur aura également besoin d’une période d’adaptation. Facilitez -lui la tâche plutôt que de vous attarder aux petits détails qui ne sont pa s parfaits! l Prenez des initiatives, soyez autonome, surtout si vous n’avez pas de professeure ou de professeur dans votre salle. Prenez -vous en main en tant que groupe, acceptez de travailler en équipe et soyez très « discipliné » pour ne pas perturber la dynamique de la rencontre! Par discipliné, nous entendons, notamment d’éviter les conversations personnelles ou les déplacements dans la salle pendant que quelqu’un parle au site éloigné. lrencontre, car vous pourriez perturber tout le Soyez ponctuel à chaque déroulement de la séance.
COMMENTFAIREUNEINTERVENTION?
Les salles de vidéoconférences de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (Fleurimont — Hôtel -Dieu) sont équipées de microphones. Dès que vous parlez, les micros captent le son et les gens vous entendront au site éloigné. Toutefois, vous devrez lever la main avant de parler. Ceci pour donner le temps à la personne qui opère la caméra de projeter votre image.
Avant de prendre la parole, nous vous conseillons de vous identifier, surtout lors des premières rencontres. Voici un exemple: «Ici Diane, à Sherbrooke, je voudrais demander à Marc, à Moncton, s’il a reçu mon travail de session…». Puisque la résolution de l’images n’est pas parfaite, faites l’effort de vous identifier, même si cela ne vous semble pas tout à fait naturel et un peu long. Cela contribuera à créer un sentiment d’appartenance propice à l’apprentissage.
Nayezpaspeurdevousexprimer!
Suivre un cours par vidéoconférence exigera de vous plus de discipline, d’attention, de participation et de motivation. En fait, vous y trouverez tout ce que vous y aurez apporté. Le cours sera «bon» si vous êtes «bon». Le cours sera dynamique si vous participez et si vous vous engagez pleinement.
Si vous faites partie du groupe qui suit la formation alors que la professeure ou le professeur se trouve au site éloigné, indiquez -lui immédiatement tout problème technique dont il ne pourrait pas être conscient. Par exemple, ne craignez pas de lui mentionner si vous ne le voyez pas bien, si vous ne l’entendez pas bien ou si vous ne voyez pas bien les aides visuelles qu’il vous transmet. (Vous pourriez nommer une personne responsable à chaque rencontre.)
Si vous êtes dans la salle où se trouve la professeure ou le professeur, n’hésitez pas à lui offrir votre aide comme vous le feriez en salle de classe. Vous pourriez profiter de l’occasion pour apprendre à manipuler certains des équipements.
ENCASDEPANNE
Il y a rarement des pannes durant les activités offertes par vidéoconférence. Il se peut toutefois que la communication avec le site éloigné soit coupée pour une raison ou une autre. Cependant, il est rare qu’une panne dure plus de quelques minutes, mais cela semble toujours une éternité. l Ne sautez surtout pas sur l’occasion pour vous en aller s’il n’y a pas de professeure ou de professeur avec vous. Attendez! Celui -ci aura certainement prévu des exercices ou des travaux à faire pendant que les techniciennes ou techniciens tenteront de rétablir la communication. l Si nécessaire, quelqu’un vous téléphonera pour vous aider.
Cestàcemoment-làquelesmotsautonomie,initiativeetespritde groupeprennenttoutleursens!
VOUSDEVEZFAIREUNEXPOSÉ?
Cestàvotretourdefaireunexposéoudeprésenterletravailquaréalisévotre équipe.Voiciquelquesconseils.
l Préparez à l’avance. Surtout si vous décidez d’utiliser le tableau. -vous N’hésitez pas à demander l’aide d’une technicienne ou d’un technicien ou de votre professeure ou de votre professeur et, pendant votre présentation, l’aide d’un de vos collègues étudiants. l Prenez le temps de vous observer à l’écran, en plan éloigné et en plan rapproché afin d’avoir une idée de l’image que vous projetez. Vous pouvez demander qu’on vous enregistre durant votre présentation. Vous pourrez par la suite prendre le temps d’analyser, seul, votre présentation et apporter, si nécessaire, les correctifs qui s’imposent.
l Lors de votre présentation, évitez les déplacements rapides et les gestes brusques. l Respirez et articulez bien, soignez votre diction. Ne baissez pas les yeux sur vos notes. Utilisez plutôt des fiches. l Évitez de parler plus de dix minutes à la fois car votre auditoire se fatiguera rapidement et ne vous écoutera plus. Pensez à vos propres réactions lorsqu’un cours dure trop longtemps. l Faites participer votre auditoire en l’invitant à prendre la parole et en lui posant des questions. Attendez quelques secondes (15 environ) après avoir posé une question afin de laisser le temps à votre auditoire de réagir et de penser. l N’oubliez pas le site éloigné. l qu’elles Utilisez abondamment des aides visuelles mais assurez -vous soient toutes utiles et visibles. Dans la mesure du possible, préférez une présentation PowerPoint car cela augmente considérablement la qualité (la définition) des textes et des images que vous transmettrez au site éloigné.
ÀPROPOSDESAIDESVISUELLES
Vous savez peut -être déjà comment faire des présentations PowerPoint. Vous avez alors remarqué que le format des documents que vous avez préparés est le même que celui d’un écran d’ordinateur ou d’un moniteur de télévision, soit quatre proportions pour la largeur et trois pour la hauteur. Il faut donc absolument adopter ce nouveau format (4 sur 3) lorsque vous préparez des aides visuelles pour la vidéoconférence, quelle qu’elles soient.
Nous sommes loin du format des transparents que vous étiez habitué de voir en salle de classe (rétroprojecteur). Dorénavant, vous ne pourrez plus préparer des pages très denses ni utiliser n’importe quelle police de caractères et mélanger n’importe quelle couleur. Une présentation qui vous paraîtra réussie sur votre écran d’ordinateur ne donnera pas forcément le même résultat une fois transmise au site éloigné. Pour être transmise, l’image que vous envoyez doit en effet être comprimée par le système de vidéoconférence, puis décomprimée une fois arrivée à destination.
RAPPELONS-NOUSTOUTEFOISLES CONSEILSSUIVANTS:
tusleelnadieivChaquel7edsulpretrpoomcaspitdoete;texsdeigne tdoeêitetraudtcarserèituésilmiosn32opnisteacecdopilla (44pointspourletitre); tcaenspaeslerdrense;pga tjusculesttresmaéoprul,xeectpetsentesreitengirsapluostextlesnleeseetréiv demotsoudegroupesdemotscarcelaréduitlalisibilité; teupgaeodticmoporterunseultertitepenesérerntuqsunleu;ehtmèqahc t;reutalàéresalpionntatpagedesêtiodsfinuertd,meorgepaeun toPewevc.éAirtésobtlatéelicipmisalreigélivripeltslosbnemuitévaeroirP,nt animationsetlestransitionsaveceffetssonoresetvisuels; tursouleêtrdoitasititilsecnodulsscoeiredxurpaemexe,pladose.erbivÉret couleurstrèsbrillantes; tdéslerteviéetueluocedsédargérerpréfinssdufnolsers.
Lorsque vous faites des présentations, ne vous placez pas deva pointez pas les détails du bout du doigt. Adoptez un rythme et énergique à la fois et ne laissez pas vos aides visuelles affic ne les utilisez plus.
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