Impacts des tics

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Publié le : jeudi 21 juillet 2011
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L’impact TIC  sur la Gestion des Ressources Humaines : L’ émergence de nouvelles   compétences. Les  technologies de l’information et la gestion des ressources humaines entretiennent des relations ambigu ës.  Les nouvelles technologies informatiques rendent possible un management des ressources humaines anticipateur, flexible, qualitatif et personnalis é dont les acteurs sont non seulement la Direction des ressources humaines mais toute la hi érarchie,  voire chaque salari é). Ainsi, elles ont pu, dans les ann ées 80 et 90, accompagner et assister la mutation de la fonction RH qui, en r éponse aux modifications de l’environnement des entreprises s’est enrichie de nouveaux r ôles  : r ôle strat égique , partenariat   d’affaires et r ôle de soutien.  Les TIC facilitent l’adoption de nouvelles logiques : personnalisation, adaptation, mobilisation,   partage, anticipation Les technologies de l’information apparaissent alors comme une source   potentielle d’avantage comp étitif dans la fonction RH. Cependant, comme le souligne la   littérature en syst ème d’informations, ces technologies bouleversent le fonctionnement des   entreprises et leur organisation du travail. Elles influencent notamment la communication et les  équilibres de pouvoir et facilitent l’apparition de proc édures de management participatif. Aujourd’hui, la GRH doit relever de nouveaux d éfis, faire face  à de nouvelles mutations  : ­  Les aspirations de la main­d’oeuvre : la GRH doit tenir compte de l’ évolution soutenue des attentes et des valeurs de salari és qui globalement aspirent  à plus d’autonomie et plus de participation. La diversit é des aspirations des salari és impose une segmentation et une personnalisation accrue des pratiques de gestion du personnel. ­ +9 Les knowledge workers : aujourd’hui, on fait appel  à l’intelligence du salari é pour faire face aux exigences de qualit é et d’innovation. Cette requalification (ou  élévation globale des qualifications) du travail se concr étise par une responsabilit é accrue, la reconnaissance de la capacit é d’action et l’autonomie des salari és, et des dynamiques de formation permanentes. De plus, avec la p énétration croissante des Nouvelles Technologies de L’information et de la Communication ,communiquer devient partie int égrante du travail  qui r éside de plus en plus dans l’ échange de formation. ­  Le knowledge management  : les travailleurs hautement qualifi és (knowledge workers) sont les nouveaux actifs strat égiques de l’entreprise. Elle doit donc chercher  à les entretenir et les d évelopper.les pratiques de GRH ont alors comme objectif de g érer les savoirs et   de faciliter la diffusion des connaissances. ­ \ ) La globalisation (d écloisonnement de l’espace et gestion mondiale des ressources de l’entreprise)   Les pratiques de gestion des ressources humaines doivent donc r épondre à deux imp ératifs : la logique mondiale et la logique locale. Les principales difficult és sont la gestion d’ équipes de travail multiculturelles, la gestion de la diversit é des salariés et la gestion de l’ équité . ­  L’e­business : Internet, r éseau des r éseaux, et les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication modifient les r ègles de la concurrence. Les sources de   valeur r ésident dans une gestion innovante del’information  Les transformations des modes d’organisation et de fonctionnement des entreprises, notamment   celles de la cha îne de production, de commercialisation et de distribution caract érisent également  l’e­business. Les professionnels RH doivent donc adapter les ressources humaines, composante essentielle de la strat égie de l’entreprise et leurs pratiques  à ces nouvelles r ègles. Parallèlement, les technologies de l’information ont connu, avec l’av ènement des NTIC, une v éritable r évolution. Les technologies de l’information ont fait progresser la collecte et la transmission de donn ées.  Aujourd’hui, on assiste  à une r évolution des concepts, port ée par les NTIC, qui change la   signification de l’information. L’entreprise doit disposer d’informations de base fournies par les   systèmes de comptabilit é, les syst èmes de contr ôle de gestion, d’informations sur les   compétences fournies par les Syst èmes d’informations Ressources Humaines (SIRH) et   d’informations sur l’allocation des ressources, et des informations sur son environnement.   Cependant, il faut que l’information livr ée ait un sens : elle doit  être organis ée et transform ée en   connaissance. C’est dans ce contexte que l’on assiste  à une  évolution de l’informatique RH. Cette derni ère a   pris son essor avec l’ouverture des r éseaux locaux et surtout l’explosion de progiciels de paie et   d’administration, de gestion des temps et des activit és, de gestion de la formation, de gestion du   recrutement et de gestion de l’emploi et des comp étences. Les NTIC, et surtout les technologies   du Web ont une influence en particulier sur la communication. Elles permettent alors d’accro ître  la performance du SIRH en d épassant les limites des progiciels. Elles permettent d’optimiser le   SIRH. Mais le champ des bouleversements d épasse le p érimètre du SIRH. Gr âce à l’outil   informatique, notamment l’intranet et Internet, la gestion des hommes se d écentralise et   s’individualise . I) L’apport des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication au   Système d’Information Ressources Humaines   1)  Le Syst ème d’Information Ressources Humaines 1­1) Les caract éristiques du SIRH Le Syst ème d’Information Ressources Humaines (SIRH) est une proc édure de collecte, stockage, restauration et validation des donn ées sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caract éristiques des unit és organisationnelles dont une entreprise a  besoin. Il n’a pas besoin d’ être complexe, ni m ême informatis é. Il comprend   également les gens, les formes, les politiques et proc édures, et les donn ées . Le SIRH a pour objectif de : ­ ł:fournir des services sous forme d’informations, de rapports, aux clients internes et externes, utilisateurs du syst ème ; ­ supporter les transactions et de maintenir le contr ôle hi érarchique . Dans les ann ées 90, le SIRH se compose essentiellement de plusieurs progiciels d’administration   du personnel et des r éseaux locaux. La gestion de la paye, l’administration des salari és sont les   applications les plus communes des SIRH. On peut  également trouver sur un march é en forte   croissance des applications qui traitent de la gestion des temps et des activit és, gestion de la   formation et du recrutement, gestion des comp étences. Le SIRH est au service de   l’automatisation des proc édures administratives. Il permet d’am éliorer la productivit é et la qualit é du service. On peut facilement calculer sa valeur ou son impact sur la performance du   service RH. Ces applications, le plus souvent des progiciels, sont parfaitement adapt ées aux   décisions routini ères courantes de l’administration du personnel qui ont des besoins et des   résultats d éfinis et dont les r ègles sont fix ées par l’entreprise ou la loi. Le SIRH am éliore  également la qualit é des d écisions RH en augmentant la quantit é d’information disponible   notamment gr âce aux diff érents impacts des technologies du Web sur la Gestion des Ressources   Humaines  De plus, gr âce à l’automatisation et la d écentralisation des routines administratives, il lib ère du temps pour am éliorer la gestion, d évelopper les nouveaux r ôles attendus de la GRH. Le SIRH est un instrument de pouvoir qui permet un contr ôle hi érarchique par le recours à la sous­traitance et l’int égration logistique. Cependant, automatisation et partage ne sont pas les seules mani ères de tirer avantage, les seuls buts, d’un SIRH. La majorit é des informations administratives sont rassembl ée pour l’usage de tiers, comme le gouvernement, mais elles ne mobilisent qu’une petite partie des informations RH de l’entreprise. L’information restante permet de faciliter ou de pr éparer les d écisions strat égiques ou op érationnelles et d’ éviter les litiges .  D’une part, le SIRH peut  être dot é d’applications d’aide  à la d écision et d’autre part, il permet de concevoir, r éagencer les processus RH en se focalisant sur la mani ère dont   l’information est utilis ée par les responsables RH.  Le SIRH est utiliser pour am éliorer l’efficience et la productivit é en nature du service RH,   comme les Syst èmes d’Information ont pu le faire dans les banques. On distingue deux types d’applications qui utilisent l’information pour la prise de d écision : ­ Les syst èmes experts  qui proposent diff érentes alternatives sur la base de l’expérience et des connaissances des experts de l’entreprise. Ils se pr ésentent comme des applications intelligentes dans des domaines bien d élimités et portent sur deux niveaux de   connaissances : l’information demand ée au syst ème et le raisonnement qui m ène à la r éponse. Ils   s’appliquent à de nombreuses d écisions de GRH comme la d étermination du niveau de salaire, la   gestion des effectifs en fonction de l’activit é, le recrutement et l’auto évaluation, la gestion des   carrières et des emplois. On distingue deux types de syst èmes experts : les bo îtes noires, les   systèmes les plus r épandus, qui ne proposent que les r éponses sans informer sur le processus de   résolution, et les syst èmes apprenants qui guident l’utilisateur  à travers une s érie de questions et   d’informations affich ées qui  éclairent sur le raisonnement suivi par l’expert pour arriver  à la   solution ­ ƒ ;les syst èmes d’aides  à la d écision permettent de traiter l’information, de la pr ésenter graphiquement sous plusieurs formes. Les exemples de syst èmes d’aides  à la d écision RH sont   plus rares. La complexit é croissante, la transversalit é peuvent peut­ être expliquer cette raret é. La valeur de l’information pour la prise de d écision est bas ée sur deux facteurs  :   combien de d écisions seront prises  à l’aide de l’information ? ——combien de valeur cette d écision cr éera­t­elle ? Les nouveaux logiciels d’administration du personnel permettent certes d’automatiser les t âches  et de r éduire les co ûts mais ils permettent  également d’instaurer de nouveaux processus de   gestion du personnel construits autour d’une id ée : la d écentralisation qui permet d’impliquer les   managers et les salari és devenus responsables et autonomes. Cependant, les auteurs en Syst èmes d’Information mettent en avant la difficult é d’ établir un lien   entre L’information et la performance des entreprises  1­2) Les attentes par rapport au SIRH Le centre d’int érêt de tout SIRH doit  être, en premier lieu, la validit é, la fiabilit é et l’utilit é des   informations et apr ès l’automatisation des processus  L’automatisation permet d’accro ître notamment la productivit é administrative du service RH.   Cependant cette productivit é ne s’accompagne n écessairement pas par une r éduction des effectifs   mais, elle permet plut ôt de lib érer du temps pour des t âches autrefois n égligées. On peut   également d éfinir l’utilit é des informations et du SIRH en fonction de ces autres apports : ô Accompagnement des nouvelles logiques de GRH  (personnalisation, adaptation, mobilisation) qui implique une utilisation optimale des ressources informatiques Partage de la fonction Ressources Humaines  rendus n écessaires par les mutations de l’environnement économique : tous les cadres participent  à la GRH, ils doivent,  à cet effet disposer d’informations pertinentes pour analyser et d écider. La difficult é pour comprendre et manipuler les SIRH pour des non sp écialistes a pu expliqué un temps la lenteur de l’informatisation des RH . Le SIRH appartenait de fait aux   spécialistes des SI qui les g éraient et d éterminaient les besoins. Cependant, on assiste aujourd’hui  à une v éritable explosion de l’informatique RH qui a trouv é un   second souffle avec le d éveloppement de l’annualisation et des horaires variables pris en charge   par des progiciels de gestion du temps qui permettent d’ établir des plannings selon des   historiques de flux, le type de contrat des salari és et la l égislation. Dans le domaine de la formation, l’informatisation r éduit le temps consacr é aux t âches  administratives ; elle peut  élaborer un plan pr évisionnel et instaure une tra çabilité des   enseignements. Certains progiciels proposent m ême des modules d’autoformation. Le   recrutement lui aussi est facilit é car de nouveaux progiciels permettent de suivre l’efficacit é des   actions d’embauche et de stimuler la promotion interne. Au­del à de la dimension technologique,   il faut  également s’int éresser aux dimensions sociale et manag ériales . Aujourd’hui les   utilisateurs des SI pr ésentent un plus haut niveau de comp étences informatiques et deviennent des   interlocuteurs plus responsables. Les barri ères techniques s’effacent et laissent place  à une   réflexion plus orient ée vers sur les finalit és des applications. Les organisations disposent   maintenant d’un portefeuille d’applications arriv ées à maturit é et d’une expertise, donc d’une   véritable fonction SI. La conjugaison de langages de haut niveau et la puissance des machines   conduit les d éveloppeurs à privil égier la notion de biblioth èque de programmables r éutilisables.  Ce mouvement est accompagn é par une  évolution vers des applications plus souples. L’autre   courant des applications est d’aller vers une ouverture de l’organisation en reliant les entreprises    qui s’agr ègent en r éseau ou de relier les individus  à l’int érieur de l’organisation par   l’intermédiaire de groupwares qui ont pour fonction la communication, la coordination et la collaboration.  Cette évolution correspond au d éveloppement du r éseau. Ces Techniques d’Information sont des   next media et posent donc le probl ème de la transformation des pouvoirs et de l’organisation du   travail. Cependant, elles favorisent la logique de partage qui structure aujourd’hui les pratiques   RH. De plus, avec la reconnaissance du r ôle strat égique des ressources humaines dans la r éalisation  des objectifs organisationnels, de plus en plus de personnes sont appel ées à utiliser un SIRH de   plus en plus d écentralisé: les fonctionnels RH form és et affect és à un domaine sp écifique qui ont   besoin d’outils de reporting et de communication ; les responsables RH qui cherchent  à  automatiser les activit és administratives ; les responsables du SIRH ; la ligne hi érarchique qui   utilisent le SIRH pour obtenir diff érents types d’informations allant de l’activit é de leurs   subalternes à diff érent rapports de gestion ; la direction qui recherchent pour l’essentiel des   informations agr égées ; et les employ és qui jusqu’ à tr ès r écemment ne pouvaient que recevoir du   SIRH mais sont de plus en plus impliqu és dans la gestion de leurs donn ées personnelles. II) Les nouvelles technologies dont dispose la fonction RH Les Syst èmes d’Information Ressources Humaines (SIRH)  étant insuffisants  à g érer des notions   plus complexes que les donn ées comme l’information et le savoir, les responsables RH cherchent   dans les NTIC les outils pour les aider  à r épondre aux carences actuels des SIRH et s’adapter aux   exigences de la fonction Sous la contrainte de l’environnement  économique actuel, le r ôle de la fonction RH  évolue de la   production des services traditionnels (optimisation de l’administration du personnel, motivation   et m édiation) vers l’ émergence de r ôles critiques (d éveloppement humain, partenaire strat égique,  agent du changement). L’introduction des NTIC permet aux SIRH d’int égrer une large gamme de   nouveaux services qui permettent r éellement à la fonction RH d’ être un acteur de la r éussite des   initiatives strat égiques de l’entreprise. Une étude de la Cegos et du cabinet d’ études Markess International r évèle  qu’ à égalité avec le   marketing, devant l’informatique, et derri ère la communication, les applications RH arrivent au   deuxième rang des directions fonctionnelles qui profitent le plus des technologies issues du Web.   Les DRH doivent int égrer les technologies du Web  à leur syst ème d’information qui repose sur   des progiciels en mode client/serveur. Plus de 75% des « e­solutions » RH ont  été initi ées par des   responsables des services RH. Les prestataires de services RH accompagnent ce mouvement. On   peut donc l égitimement s’interroger sur l’impact des NTIC sur la GRH.  Pour r épondre à une telle question il faut utiliser premi èrement l’analyse des tendances rep érables  dans le cadre de la recherche acad émique et dans de l’ évolution des pratiques des organisations   Cette d émarche met en  évidence diff érents aspects des nouvelles fonctions des Syst èmes  d’Information. On peut classer en cinq cat égories les avanc ées technologiques r écentes qui ont un impact, autre que l’ économie de papier, sur la mani ère dont les d épartements RH fonctionnent  : La technologie client/serveur  : elle facilite l’acc ès et la maintenance des donn ées. Les syst èmes propos és par les fournisseurs de solutions informatiques comme SAP ou PeopleSoft   sont livr és avec des interfaces graphiques simples qui,  à l’aide de menus, d’ic ônes et d’aides en   ligne, permettent une navigation intuitive dans le processus RH. L’automatisation des processus   encombrant et chronophage, permise par les technologies client/serveur permet pour le moins   d’éliminer le travail administratif routinier. La centralisation et la mutualisation de tout ou partie   de la GRH au sein d’un seul service engendre un gain d’efficacit é avec le red éploiement des   effectifs RH vers des activit és à plus forte valeur ajout ée comme le conseil  à la ligne hi érarchique  directe. Cependant, ces technologies renforce le pouvoir des structures centrales et simultan ément  facilite l’acc ès à l’information des professionnels (selon le degr é d’ouverture choisi pour le   serveur) . 6 Le self­service employ é : le d éveloppement des intranets et des formes conviviales de l’informatique permet d’int égrer les salari és aux diff érents processus de gestion de la fonction   RH les concernant comme la modification de leur adresse, la mise  à jour des b énéficiaires des   avantages sociaux, le type de couverture sociale souhait ée : C’est l’ évolution next media   d’Internet .  Ces solutions offrent un grand nombre de possibilit és telles que la d écentralisation de la saisie des informations et des donn ées nominatives, la gestion du temps avec la saisie en direct des   données relatives aux absences, la gestion des activit és, la gestion des actions de formation avec   l’inscription aux sessions de formation .Le self­service permet de faire l’ économie du personnel   affecté au maintien des donn ées et charg é de r épondre aux questions, il permet  également  d’accroître l’implication des salari és responsables des donn ées les concernant, ainsi que la   transparence de proc édures jusqu’alors domaine r éservé des  équipes RH (ce qui am éliore l’ équité  procédurale et la satisfaction au travail). Le self­service doit  être int égré à un fonctionnement   type workflow pour assurer la validit é et la performance du syst ème. — ÐLes outils de reporting et le Data Warehousing  : la majorit é des syst èmes  client/serveur fournissent des outils de reporting tourn és vers l’analyse d’activit é. Ils permettent   de rapatrier les informations, de les voir sous forme graphique, et d’aider  à la cr éation de rapports   interactifs. Pour les organisations qui ont conserv é leurs anciens SI, le data wharehousing permet   de combiner et de lier des donn ées des diff érents syst èmes m ême s’il reste moins performant que   les nouveaux outils de reporting. Le temps de r éalisation des rapports est ainsi r éduit de mani ère  significative. De plus, les outils de reporting et d’analyse sont directement disponibles sur l’ écran  des responsables qui en ont besoin. Ces technologies accroissent la capacit é de contr ôle de la   hiérarchie qui peut v érifier à tout moment le travail effectu é par chaque membre de   l’oragnisation. Q Messagerie et Workflow  : l’infrastructure des syst èmes de courrier  électronique  permet à toutes les informations d’ être transf érés facilement vers les individus qui en ont besoin.   Elle rend possible l’ émergence d’une organisation innovante car elle permet de court­circuiter la   ligne hi érarchique. Elle permet  également le d éveloppement d’une forme de communaut é  virtuelle, m ême si cette capacit é est limit ée par le contr ôle possible de la messagerie. Elle donne   du pouvoir aux professionnels. Le workflow permet d’automatiser le suivi des  évènements de la   carrière d’un employ é. Lorsqu’une entreprise embauche, un syst ème workflow permet d’inscrire   le nouvel employ é comme b énéficiaire des avantages sociaux. Simultan ément, il envoie un   courrier électronique aux diff érents services concern és pour leur notifier cette embauche et   ordonner diff érentes proc édures comme une fiche de paye, une carte d’identification, etc. Il ramène ensuite tous les renseignements vers la base de donn ées centrale sans que les utilisateurs   n’aient à apprendre les programmes sous­jacents. < Les technologies du Web  : Une infrastructure RH de type Web signifie que l’on fait   appel aux principes de l’Internet pour soutenir les processus de GRH. Les applications Web   peuvent être mises en oeuvre de trois mani ères : sur l’Internet ouvert  à tous, l’intranet limit é aux   employés de l’entreprise et l’extranet r éservé à des groupes d éfinis de personnes  étrangères à  l’entreprise comme les fournisseurs.  Les syst èmes Web permettent de pr ésenter l’information de mani ère conviviale. Ils est   facilement adaptables et accessibles. Les employ és peuvent s’y connecter  à partir de leur   domicile ou lorsqu’ils sont en d éplacement.  Comparées à d’autres syst èmes, ces applications sont relativement simples  à mettre en oeuvre, et   peu co ûteuses en d éveloppement et maintenance. Le Web permet  également de d émultiplier les investissements dans les SIRH en int égrant les diff érents syst èmes internes, en connectant les   applications et les base de donn ées. De plus, on peut facilement y greffer diff érents types   d’applications. En effet, les nouveaux standards comme XML (Extensible Markup Language) ou   Java facilitent l’int égration des diff érents syst èmes des bases de donn ées et des technologies qui   abondent dans le d épartement RH. Tarek GHEZAIEL
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