La comptabilité des matières

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La comptabilité des matières (cas des matériels en service) Wenceslas Ludovic TOTO Chef de Division du Patrimoine de l’Etat Analanjirofo Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure Université de Fianarantsoa. 1. NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION ADMINISTRATIVE Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics, « La comptabilité comprend une comptabilité selon les besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une comptabilité analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres ».
Publié le : jeudi 30 mai 2013
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La comptabilité des matières
(cas des matériels en service)
Wenceslas Ludovic TOTO
Chef de Division du Patrimoine de l’Etat Analanjirofo
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1. NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION
ADMINISTRATIVE
Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant
règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des
organismes publics, « La comptabilité comprend une comptabilité selon les
besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une comptabilité
analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des matières, valeurs et
titres ». Ces dernières (comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres),
dénommées « comptabilité des matières et des immeubles» dans l’Instruction
Générale du 22 juillet 1955, comprennent, elles aussi à leur tour, quatre (04)
éléments :
- La comptabilité, en quantité et valeurs, des matières et du matériel
de toute nature formant l’approvisionnement des magasins (matériels
en approvisionnement) ;
- La comptabilité, en quantité et valeurs, des objets qui, à raison de leur
affectation spéciale, ne font pas partie de l’approvisionnement
des magasins et sont confiés à un détenteur quelconque pour
les besoins du service ou pour son usage personnel (matériel en
service) ;
- Les comptabilités administratives se rapportant aux matières,
denrées et tous objets mis en consommation, en cours de
transformation ou de confection, ainsi qu’aux matériaux employés aux
constructions. Sont compris dans cette branche, tous objets et
matériels durables, dont le prix unitaire est inférieur à cinquante mille
Ariary.
- Le compte évalué des propriétés immobilières bâties ou non
bâties appartenant au Territoire, aux provinces et aux communes
(comptabilité des immeubles)
En fait, ce travail concerne, plus particulièrement du second élément qui
n’est autre que la comptabilité des matériels en service.
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1.1. Principes fondamentaux
1.1.1 Définition :
La comptabilité des matériels en service est un ensemble des règles
applicables à la gestion des objets et matériels de toute sorte (outillages
divers, matériels et machines agricoles, matériels informatiques, matériels et
mobiliers de bureau, matériels de logement, matériels roulants…), utilisé par
l’administration publique pour le fonctionnement de ses services. On entend
par l’administration publique, toutes les Institutions de l’Etat, tous les
Ministères et leurs services déconcentrés, collectivités territoriales,
Etablissements publics…
Cependant, pour être prise en comptabilité des matériels en service,
ces objets sont soumis à une double condition :
- Avoir un prix unitaire strictement supérieur à MGA 50 000,00. Par contre,
les matériels et objets dont le prix unitaire est au dessous de ce seuil,
entrera dans la comptabilité administrative, qui est un élément à part et
entière de la comptabilité des matières.
- Ne pas sceller dans les murs ou sur le sol. Autrement dit, les objets ou
matériels qui sont susceptibles des mouvements de mutation.
1.1.2 Tenue de la comptabilité
Généralement, quatre (04) principes régissent la comptabilité des matériels en
service. Ces principes sont indissociables :
- Une Comptabilité soumise à la période annuelle : par principe,
erl’exercice budgétaire de l’administration publique s’étend du 1 janvier
au 31 décembre de l’année N. En d’autre terme, la gestion comptable
se fait annuellement.
- Une comptabilité tenue par service et par budget : tout service
disposant d’un budget propre (budget général, autonome ou annexe)
devra avoir un compte. Ainsi, « chaque livre comptable est unique par
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1service ou branche de service et par budget » . La régularité de ce
compte est sanctionnée par la délivrance d’un quitus annuel émanant
de la Direction du Patrimoine de l’Etat auprès du Ministère des
Finances et du Budget, au niveau central ; et par la Direction Régionale
du Budget, au niveau excentrique.
- Une rubrique budgétaire unique pour tous les services : étant donné
que toutes les opérations en comptabilité publique sont régies
par le Plan Comptable des Opérations Publiques (PCOP), la rubrique
de la comptabilité des matériels en service est unique pour l’ensemble
de l’administration publique.
- Comptabilité par nomenclature : l’Instruction générale du 22 juillet 1955
évoque que tous les objets devraient être classés selon leur nature et
suivant leur destination. En se référant toujours à ladite instruction, ce
classement se fait par nomenclature sommaire, et numéroté de un à
treize.
1.1.3 Tenue de Registres :
Puisqu’il s’agit de la comptabilité, le Journal est un document indispensable.
Ensuite, s’ajoute le Grand livre (annuel ou triennal). Le premier fait figurer
les différents mouvements ou opérations effectuées au cours de l’exercice
(en quantité et en valeur), et par numéro d’ordre chronologique.
Toute inscription dans le journal doit être accompagnée des pièces
justificatives valables (ordre d’entrée ou ordre de sortie), tandis que le second
fourni des renseignements généraux sur l’ensemble des matériels existants.
L’enregistrement des objets dans le grand livre doit se faire obligatoirement
par article, par ordre alphabétique et par numéro de la nomenclature
sommaire. La désignation des objets et matériels est identique à celle du livre
journal avec les caractéristiques y afférents. Cependant, il est à noter que,
deux ou plusieurs objets de même nature et ayant le même prix unitaire,
forment un article, même si la période ou date d’acquisition est différente. De
même, l’unification des prix est obligatoire lorsque les prix dans les écritures
1
Instruction Générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières, art 31, alinéa 4
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.des deux ou plusieurs objets de même nature, et même caractéristiques sont
différents à la fin d’année.
Afin d’éviter toute forme et/ou tentative de fraude, « le libellé des articles
inscrits sur les livres doit être clair et précis, sans surcharges ni interlignes ;
les grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées que
2dans les cas d’erreurs matériels… »
1.1.4 Les différentes sortes d opération :s
Par principe, il n’y a que deux types d’opération comptable : l’entrée
et la sortie. Ainsi, la comptabilité des matériels en service ne fait pas
l’exception à ce principe. On parle généralement de la prise en charge et de la
décharge.
- La prise en charge : comme son nom l’indique, est une opération
comptable qui consiste à faire porter en écriture (journal), tout objet ou
matériel nouvellement acquis (achat ou dotation) et/ou nouvellement constaté
(excédent lors du recensement). Elle nécessite inévitablement une pièce
justificative, appelée « Ordre d’Entrée», établie à partir d’une facture, en ce qui
concerne les achats effectués ; un état de cession ou ordre de sortie émanant
du service ou organisme donateur, en ce qui concerne les dotations ; et un
procès verbal de recensement, pour les excédents constatés.
- La décharge est une opération comptable permettant à un service
public de se désengager des objets ou matériels figurés dans ses écritures.
Elle doit être justifiée par un « Ordre de sortie ». La décharge peut s’effectuer
pour plusieurs raisons : délivrance à un service public par d’autre service, la
perte des objets ou déficit constaté lors du recensement, et la condamnation
des matériels. La première demande une présentation d’un récépissé portant
la prise en charge de la partie bénéficiaire qui se justifie par son « ordre
d’entrée » ; la seconde doit être accompagnée par un procès verbal
constatant la perte des objets, dûment approuvé par l’autorité compétente à
cet effet ; et un procès verbal de condamnation approuvé, pour la troisième.
2
Instruction générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières. Art. 34
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.Bref, il est considéré comme opération en comptabilité des matériels
en service, tout mouvement nécessitant un enregistrement dans le livre
journal. De ce fait, les prêts, les réparations et les remplacements d’objets
dans les unités collectives, bien qu’ils entrainent des mouvements des objets
et matériels, ne donnent pas lieu à un mouvement comptable (chapitre 5 de
l’instruction générale du 22 juillet 1955). En effet, ces types de mouvements
ne sont pas définitifs, ils ne s’agissent que des mouvements temporaires des
objets et matériels
1.2. Cadre réglementaire et rattachement administrative
De rang constitutionnel, le préambule de la Constitution de la quatrième
République de Madagascar énonce que, « Considérant que l’épanouissement
de la personnalité et de l’identité de tout Malagasy est le facteur essentiel
du développement durable et intégré dont les conditions sont, notamment :
la bonne gouvernance dans la conduite des affaires publiques, grâce à
la transparence dans la gestion et la responsabilisation des dépositaires
de la puissance publique ;
Déclare :
Article 93.- La Cour des comptes assiste le Parlement dans le contrôle
de l’action du Gouvernement. Elle assiste le Parlement et le Gouvernement
dans le contrôle de l’exécution des lois de finances ainsi que dans l’évaluation
des politiques publiques. Par ses rapports publics, elle contribue à
l’information des citoyens.
Les comptes des Administrations publiques doivent être réguliers et
sincères, et donner une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur
patrimoine et de leur situation financière.» En effet, étant le résultat
des dépenses publiques, les objets et matériels mis à la disposition
de l’Administration devront être gérer convenablement.
D’une manière générale, en tant qu’un élément de la comptabilité
des matières, la comptabilité des matériels en service est régie par
l’Instruction Générale du 22 juillet 1955. Bien qu’il existe quelques textes
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.règlementaires et des mises à jour, ce texte datant de la fin de la colonisation,
confirmé par la circulaire n°13 604-FIN/MTM du Ministre des Finances en date
du 19 mai 1965, reste un texte de base et de référence dans la gestion des
objets et matériels dans les services publics à Madagascar. La question est de
savoir si devant les différentes catégories de l’Administration publique,
l’application des règles relatives à la comptabilité des matériels en service est
identique.
1.2.1 Ministères et Services déconcentrés de l Eta: t
Se servant du budget général de l’Etat, les départements ministériels et leurs
services déconcentrés au niveau provincial et régional ayant les mêmes
procédures budgétaires, appliquent, par voie de conséquence, les mêmes
règlements, y compris pour tout ce qui concerna la comptabilité des matières.
1.2.2 Collectivités Territoriales Décentralisées :
En ce qui concerne les collectivités territoriales décentralisées,
on les distingue en deux catégories :
a. Première catégorie :
Sont classées dans cette catégorie, les provinces, les régions et les
communes urbaines. Pour cette catégorie, la loi n°95-005 du 21juin 1995
relative aux budgets des Collectivités territoriales décentralisées a clairement
défini dans son article 3 que : « Les Régions, les Départements, Communes
urbaines suivent le régime de la comptabilité publique, sur la gestion
financière et sur celle des matières conformément aux lois et règlements en
vigueur ». Pour le cas des communes urbaines, une autre précision est
avancée. « Les comptabilités des matières sont tenues, conformément à la
3réglementation, par un agent municipal désigné par l’ordonnateur » . L’arrêté
n°3738/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 fixant le régime de la comptabilité des
communes rurales, de première catégorie, stipule que : « l’exécution des
èreopérations financières des communes rurales de 1 catégorie, suit le régime
3 DECRET n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l exécution
budgétaire des organismes publics Art. 281
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.de la comptabilité publique ». Ce qui fait que, les communes rurales de
première catégorie, font partie de cette première distinction.
Ainsi, comme les départements ministériels et leurs services déconcentrés,
la comptabilité des matières des CTD classées dans la présente catégorie, est
strictement soumise à l’approbation annuelle de reddition des comptes auprès
de la Direction du Patrimoine de l’Etat ou à la Direction Régionale du Budget,
le cas échéant. Il s’agit en effet, du respect des principes de la répartition
des services publics et de la décentralisation, notamment, aux missions
prévus dans les dispositions de l’article 20 de la loi n°93-005 du 26 janvier
1994.
b. Deuxième catégorie :
Dans ce paragraphe figure les communes rurales de la deuxième catégorie.
Cependant, il faut préciser que cette deuxième distinction a été faite à base du
« Manuel de comptabilité-matières à l’usage des communes », publié par le
Ministère chargé du Budget et du Développement des Provinces Autonomes,
en octobre 2001. Dans la page 15, paragraphe 2-11-1, dudit manuel, il a été
avancée que : « Avant l’approbation par ses soins, le Maire doit tout d’abord
vérifier cet inventaire ». Toutefois, cette disposition peut engendrer de
multiples débats. D’abord, est-ce que ce manuel a une valeur juridique,
comme les différents textes règlementaires ? Effectivement, la disposition
prévue dans l’article 9, de l’arrêté n°3739/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 stipule
qu’« Au 31 décembre de chaque année, le trésorier est chargé de préparer le
compte financier appuyé des pièces justificatives. Le compte financier est
présenté par le maire devant le conseil communal en assemblée générale
pour approbation ». Peut-être, cet article est aussi valable pour le compte-
matières, car, c’est aussi, le trésorier lui-même qui assure la comptabilité des
matières (art.5). Ensuite, le principe de séparation du pouvoir sera-t-il
respecté ? Même avec examen du conseil communal, le maire, qui est à la
fois, ordonnateur en matière, assure lui-même l’approbation du compte de la
commune. Quoi qu’il en soit, les dispositions règlementaires en vigueur,
évoque que leur « comptabilités des matières sont tenues conformément à la
réglementation par le receveur ou par un agent communal désigné par
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.4l’ordonnateur ». Ce qui implique que l’application de la disposition, prévue
dans ce manuel ne sera acceptée que lorsqu’elle va de l’avant avec les textes
règlementaires, car les articles de l’instruction générale du 22 juillet 1955,
cités comme référence ne mentionnent pas cette distinction, concernant
l’autorité d’approbation, d’autant plus que le susdit arrêté n’est pas cité en
référence. Ce qui fait que, la procédure de la comptabilité-matières des
communes rurales de cette catégorie, voire des collectivités dans son
ensemble, devra faire l’objet d’études des autorités gouvernementales.
1.2.3 Etablissements Publics nationaux et autres institutions publiques :
Suivant l’article 2 de loi n°98-031 du 20 janvier 1999, les établissements
publics sont classés en deux catégories : les Etablissements publics à
caractères industriels et commercial (EPIC) et les Etablissements public à
caractère administratif (EPA). Bien que les dispositions de l’article 321, alinéa
2 du décret n° 99-335, paru dans le journal officiel du 30.08.99, p.1940
relatives à a comptabilité des matières des Etablissements publics nationaux
sont plus ou moins floues, celles de la circulaire n°01.MFB/SG/GB/DPE/SM
du 14 juillet 2010, par contre, stipulent clairement que « les établissement
publics (EPIC, EPA…), les collectivités décentralisées doivent respecter,
outre la procédure de leur comptabilité financière, toutes les dispositions
relatives à la gestionde la comptabilité des matières (Instruction générale,
décrets, circulaires, décisions…) ». Celles-ci supposent que ces
établissements, comme l’ensemble des services publics, sont soumis à la
reddition de comptes de matériels en service à chaque fin d’exercice.
En somme, quelque soit leur nature et leur statut, et même si la procédure
de leur comptabilité financière est différente, l’ensemble de l’Administration
publique dispose des mêmes règlements en matières de la gestion
des matériels en service. Seules, les communes rurales (à partir de la
deuxième catégorie) qui font l’exception.
4 D E C R E T N° 2005-003 portant règlement général sur la comptabilité de l exécution budgétaire
des organismes publics, Article 323
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1.3. Système de contrôle
Les écritures comptables et les inventaires physiques des matériels dans
un service, collectivité ou établissement devraient rester en concordance.
Pour garantir cette concordance, la mise en place d’un système de contrôle
est indispensable.
1.3.1 Contrôle interne :
a. Contrôle périodique des matériels :
En se référant à l’article 236 de l’instruction générale du 22 juillet 1955,
« les matières, denrées et objets doivent être recensés chaque année ». Cette
disposition a été aussi, renforcé par la circulaire n°01 MFB/SG/DGB/DPE/SM
du 14 juillet 2010, en affirmant que « le recensement général des matières et
objet est obligatoire. », à partir de l’exercice 2010. En fait, le recensement est
un moyen permettant à chaque service de contrôler physiquement les
matériels et, leur concordance avec les écritures comptables.
De plus, le contrôle périodique a aussi pour objet de contrôler la concordance
entre les dépenses engagées et les prises en charge dans la comptabilité
des matériels en service.
b. Contrôle contextuel :
Comme son nom l’indique, le contrôle contextuel s’effectue dans un contexte
bien défini. D’abord, il est effectué dans les conditions prévues par l’article 15
de la susdite instruction. Celui-ci stipule que « dans le cas de mutation
de comptables, la remise et la prise de service donnent lieu en principe,
à un recensement général des matières et objets ». Mais, à noter que cette
opération n’est obligatoire. Elle s’effectue à la demande du comptable entrant.
Dans le cas où ce dernier n’a pas pu procéder à ce recensement,
dans un délai de quinze jours après la date de sa prise de service, « il sera
considéré comme ayant reconnu la concordance entre l’existant et
les écritures » et, son prédécesseur sera acquitté de droit de toute
responsabilité y afférente. Ensuite, ce type de contrôle pourra se faire à la
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.

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