La comptabilité des matières

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• Publié par: towencel
• Publié le: 30 mai 2013
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Extrait

La comptabilité des matières (cas des matériels en service)

Wenceslas Ludovic TOTO

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

1.

NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION ADMINISTRATIVE Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics, «La comptabilité comprend une comptabilité selon les besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une comptabilité analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres ». Ces dernières (comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres), dénommées « comptabilité des matières et des immeubles» dans l’Instruction Générale du 22 juillet 1955, comprennent, elles aussi à leur tour, quatre (04) éléments :

- La comptabilité, en quantité et valeurs, des matières et du matériel de toute nature formant l’approvisionnement des magasins (matériels en approvisionnement) ;

- La comptabilité, en quantité et valeurs, des objets qui, à raison de leur affectation spéciale, ne font pas partie de l’approvisionnement des magasins et sont confiés à un détenteur quelconque pour les besoins du service ou pour son usage personnel (matériel en service) ;

- Les comptabilités administratives se rapportant aux matières, denrées et tous objets mis en consommation, en cours de transformation ou de confection, ainsi qu’aux matériaux employés aux constructions. Sont compris dans cette branche, tous objets et matériels durables, dont le prix unitaire est inférieur à cinquante mille Ariary.

- Le compte évalué des propriétés immobilièresbâties ou non bâties appartenant au Territoire, aux provinces et aux communes (comptabilité des immeubles)

En fait, ce travail concerne, plus particulièrement du second élément qui n’est autre que la comptabilité des matériels en service.

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1.1. Principes fondamentaux 1.1.1 Définition   :  

La comptabilité des matériels en service est un ensemble des règles applicables à la gestion des objets et matériels de toute sorte (outillages divers, matériels et machines agricoles, matériels informatiques, matériels et mobiliers de bureau, matériels de logement, matériels roulants…), utilisé par l’administration publique pour le fonctionnement de ses services. On entend par l’administration publique, toutes les Institutions de l’Etat, tous les Ministères et leurs services déconcentrés, collectivités territoriales, Etablissements publics…

Cependant, pour être prise en comptabilité des matériels en service, ces objets sont soumis à une double condition :

- Avoir un prix unitaire strictement supérieur à MGA 50 000,00. Par contre, les matériels et objets dont le prix unitaire est au dessous de ce seuil, entrera dans la comptabilité administrative, qui est un élément à part et entière de la comptabilité des matières. - Ne pas sceller dans les murs ou sur le sol. Autrement dit, les objets ou matériels qui sont susceptibles des mouvements de mutation.

1.1.2 Tenue de la comptabilité

Généralement, quatre (04) principes régissent la comptabilité des matériels en service. Ces principes sont indissociables :

- Une Comptabilité soumise à la période annuelle : par principe, l’exercice budgétaire de l’administration publique s’étend du 1 er  janvier au 31 décembre de l’année N. En d’autre terme, la gestion comptable se fait annuellement.

- Une comptabilité tenue par service et par budget :tout service disposant d’un budget propre (budget général, autonome ou annexe) devra avoir un compte. Ainsi, «chaque livre comptable est unique par service ou branche de service et par budget » 1 . La régularité de ce 1    Instruction Générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières, art 31, alinéa 4

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compte est sanctionnée par la délivrance d’un quitus annuel émanant de la Direction du Patrimoine de l’Etat auprès du Ministère des Finances et du Budget, au niveau central ;   et par la Direction Régionale du Budget, au niveau excentrique.

- Une rubrique budgétaire unique pour tous les services : étant donné que toutes les opérations   en comptabilité publique sont régies par le Plan Comptable des Opérations Publiques (PCOP), la rubrique de la comptabilité des matériels en service est unique pour l’ensemble de l’administration publique.

- Comptabilité par nomenclature :l’Instruction générale du 22 juillet 1955 évoque que tous les objets devraient être classés selon leur nature et suivant leur destination. En se référant toujours à ladite instruction, ce classement se fait par nomenclature sommaire, et numéroté de un à treize.

1.1.3 Tenue de Registres   : Puisqu’il s’agit de la comptabilité, leJournal est un document indispensable. Ensuite, s’ajoute leGrand livre (annuel ou triennal). Le premier fait figurer les différents mouvements ou opérations effectuées au cours de l’exercice (en quantité et en valeur), et par numéro d’ordre chronologique. Toute inscription dans le journal doit être accompagnée des pièces justificatives valables (ordre d’entrée ou ordre de sortie), tandis que le second fourni des renseignements généraux sur l’ensemble des matériels existants. L’enregistrement des objets dans le grand livre doit se faire obligatoirement par article, par ordre alphabétique et par numéro de la nomenclature sommaire. La désignation des objets et matériels est identique à celle du livre journal avec les caractéristiques y afférents. Cependant, il est à noter que,  deux ou plusieurs objets de même nature et ayant le même prix unitaire, forment un article, même si la période ou date d’acquisition est différente. De même,l’unification des prix est obligatoirelorsque les prix dans les écritures

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des deux ou plusieurs objets de même nature, et même caractéristiques sont différents à la fin d’année.

Afin d’éviter toute forme et/ou tentative de fraude, «le libellé des articles inscrits sur les livres doit être clair et précis, sans surcharges ni interlignes ; les grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées que dans les cas d’erreurs matériels… » 2

1.1.4 Les différentes sortes d’opérations   : Par principe, il n’y a que deux types d’opération comptable : l’entrée et la sortie. Ainsi, la comptabilité des matériels en service ne fait pas l’exception à ce principe. On parle généralement de laprise en charge et de la décharge.

- La prise en charge : comme son nom l’indique, est une opération comptable qui consiste à faire porter en écriture (journal), tout objet ou matériel nouvellement acquis (achat ou dotation) et/ou nouvellement constaté (excédent lors du recensement). Elle nécessite inévitablement une pièce justificative, appelée « Ordre d’Entrée», établie à partir d’une facture, en ce qui concerne les achats effectués ; un état de cession ou ordre de sortie émanant du service ou organisme donateur, en ce qui concerne les dotations ; et un procès verbal de recensement, pour les excédents constatés.

- La décharge est une opération comptable permettant à un service public de se désengager des objets ou matériels figurés dans ses écritures. Elle doit être justifiée par un « Ordre de sortie ». La décharge peut s’effectuer pour plusieurs raisons : délivrance à un service public par d’autre service, la perte des objets ou déficit constaté lors du recensement, et la condamnation des matériels. La première demande une présentation d’un récépissé portant la prise en charge de la partie bénéficiaire qui se justifie par son « ordre d’entrée » ; la seconde doit être accompagnée par un procès verbal constatant la perte des objets, dûment approuvé par l’autorité compétente à cet effet ; et un procès verbal de condamnation approuvé, pour la troisième.

2 Instruction générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières. Art. 34

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Bref, il est considéré comme opération en comptabilité des matériels en service, tout mouvement nécessitant un enregistrement dans le livre journal. De ce fait, les prêts, les réparations et les remplacements d’objets dans les unités collectives, bien qu’ils entrainent des mouvements des objets et matériels, ne donnent pas lieu à un mouvement comptable (chapitre 5 de l’instruction générale du 22 juillet 1955). En effet, ces types de mouvements ne sont pas définitifs, ils ne s’agissent que des mouvements temporaires des objets et matériels

1.2. Cadre réglementaire et rattachement administ rative

De rang constitutionnel, le préambule de la Constitution de la quatrième République de Madagascar énonce que, « Considérant que l’épanouissement de la personnalité et de l’identité de tout Malagasy est le facteur essentiel du développement durable et intégré dont les conditions sont, notamment : la bonne gouvernance dans la conduite des affaires publiques, grâce à la transparence dans la gestion et la responsabilisation des dépositaires de la puissance publique;

Déclare :

Article 93.- La Cour des comptes assiste le Parlement dans le contrôle de l’action du Gouvernement. Elle assiste le Parlement et le Gouvernement dans le contrôle de l’exécution des lois de finances ainsi que dans l’évaluation des politiques publiques. Par ses rapports publics, elle contribue à l’information des citoyens. Les comptes des Administrations publiques doivent être réguliers et sincères, et donner une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière.» En effet, étant le résultat des dépenses publiques, les objets et matériels mis à la disposition de l’Administration devront être gérer convenablement.

D’une manière générale, en tant qu’un élément de la comptabilité des matières, la comptabilité des matériels en service est régie par l’Instruction Générale du 22 juillet 1955. Bien qu’il existe quelques textes règlementaires et des mises à jour, ce texte datant de la fin de la colonisation,

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confirmé par la circulaire n°13 604-FIN/MTM du Ministre des Finances en date du 19 mai 1965, reste un texte de base et de référence dans la gestion des objets et matériels dans les services publics à Madagascar. La question est de savoir si devant les différentes catégories de l’Administration publique, l’application des règles relatives à la comptabilité des matériels en service est identique.

1.2.1 Ministères et Services déconcentrés de l’Etat :  Se servant du budget général de l’Etat, les départements ministériels et leurs services déconcentrés au niveau provincial et régional ayant les mêmes procédures budgétaires, appliquent, par voie de conséquence, les mêmes règlements, y compris pour tout ce qui concerna la comptabilité des matières.

1.2.2 Collectivités Territoriales Décentralisées      : En ce qui concerne les collectivités territoriales décentralisées, on les distingue en deux catégories :

a. Première catégorie :

Sont classées dans cette catégorie, les provinces, les régions et les communes urbaines. Pour cette catégorie, la loi n°95-005 du 21juin 1995 relative aux budgets des Collectivités territoriales décentralisées a clairement défini dans son article 3 que : «Les Régions, les Départements, Communes urbaines suivent le régime de la comptabilité publique, sur la gestion financière et sur celle des matières conformément aux lois et règlements en vigueur ». Pour le cas des communes urbaines, une autre précision est avancée. «Les comptabilités des matières sont tenues, conformément à la réglementation, par un agent municipal désigné par l’ordonnateur » 3 . L’arrêté n°3738/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 fixant le régime de la comptabilité des communes rurales, de première catégorie, stipule que : « l’exécution des opérations financières des communes rurales de 1 ère catégorie, suit le régime

3  DECRET n° 2005-003 du 04 janvier 2005,portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics   Art. 281

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de la comptabilité publique ». Ce qui fait que, les communes rurales de première catégorie, font partie de cette première distinction.

Ainsi, comme les départements ministériels et leurs services déconcentrés, la comptabilité des matières des CTD classées dans la présente catégorie, est strictement soumise à l’approbation annuelle de reddition des comptes auprès de la Direction du Patrimoine de l’Etat ou à la Direction Régionale du Budget, le cas échéant. Il s’agit en effet, du respect des principes de la répartition des services publics et de la décentralisation, notamment, aux missions prévus dans les dispositions de l’article 20 de la loi n°93-005 du 26 janvier 1994.

b. Deuxième catégorie :

Dans ce paragraphe figure les communes rurales de la deuxième catégorie. Cependant, il faut préciser que cette deuxième distinction a été faite à base du « Manuel de comptabilité-matières à l’usage des communes », publié par le Ministère chargé du Budget et du Développement des Provinces Autonomes, en octobre 2001. Dans la page 15, paragraphe 2-11-1, dudit manuel, il a été avancée que : «Avant l’approbation par ses soins, le Maire doit tout d’abord vérifier cet inventaire ». Toutefois, cette disposition peut engendrer de multiples débats. D’abord, est-ce que ce manuel a une valeur juridique, comme les différents textes règlementaires ? Effectivement, la disposition prévue dans l’article 9, de l’arrêté n°3739/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 stipule qu’«Au 31 décembre de chaque année, le trésorier est chargé de préparer le compte financier appuyé des pièces justificatives. Le compte financier est présenté par le maire devant le conseil communal en assemblée générale pour approbation». Peut-être, cet article est aussi valable pour le compte-matières, car, c’est aussi, le trésorier lui-même qui assure la comptabilité des matières (art.5). Ensuite, le principe de séparation du pouvoir sera-t-il respecté ? Même avec examen du conseil communal, le maire, qui est à la fois, ordonnateur en matière, assure lui-même l’approbation du compte de la commune. Quoi qu’il en soit, les dispositions règlementaires en vigueur, évoque que leur« comptabilités des matières sont tenues conformément à la réglementation par le receveur ou par un agent communal

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désigné par l’ordonnateur » 4 . Ce qui implique que l’application de la disposition, prévue dans ce manuel ne sera acceptée que lorsqu’elle va de l’avant avec les textes règlementaires, car les articles de l’instruction générale du 22 juillet 1955, cités comme référence ne mentionnent pas cette distinction, concernant l’autorité d’approbation, d’autant plus que le susdit arrêté n’est pas cité en référence. Ce qui fait que, la procédure de la comptabilité-matières des communes rurales de cette catégorie, voire des collectivités dans son ensemble, devra faire l’objet d’études des autorités gouvernementales.

1.2.3 Etablissements Publics nationaux et autres institutions publiques :  Suivant l’article 2 de loi n°98-031 du 20 janvier 1999, les établissements publics sont classés en deux catégories : les Etablissements publics à caractères industriels et commercial (EPIC) et les Etablissements public à caractère administratif (EPA). Bien que les dispositions de l’article 321, alinéa 2 du décret n° 99-335, paru dans le journal officiel du 30.08.99, p.1940 relatives à a comptabilité des matières des Etablissements publics nationaux sont plus ou moins floues, celles de la circulaire n°01.MFB/SG/GB/DPE/SM du 14 juillet 2010, par contre, stipulent clairement que «les établissement publics (EPIC, EPA…), les collectivités décentralisées doivent respecter, outre la procédure de leur comptabilité financière, toutes les dispositions relatives à la gestionde la comptabilité des matières (Instruction générale, décrets, circulaires, décisions…) ». Celles-ci supposent que ces établissements, comme l’ensemble des services publics, sont soumis à la reddition de comptes de matériels en service à chaque fin d’exercice.

En somme, quelque soit leur nature et leur statut, et même si la procédure de leur comptabilité financière est différente, l’ensemble de l’Administration publique dispose des mêmes règlements en matières de la gestion des matériels en service. Seules, les communes rurales (à partir de la deuxième catégorie) qui font l’exception.

  D E C R E T N° 2005-003portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics,   Article 323

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1.3. Système de contrôle Les écritures comptables et les inventaires physiques des matériels dans un service, collectivité ou établissement devraient rester en concordance. Pour garantir cette concordance, la mise en place d’un système de contrôle est indispensable.

1.3.1 Contrôle interne  : a. Contrôle périodique des matériels :

En se référant à l’article 236 de l’instruction générale du 22 juillet 1955, «les matières, denrées et objets doivent être recensés chaque année». Cette disposition a été aussi, renforcé par la circulaire n°01 MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010, en affirmant que «le recensement général des matières et objet est obligatoire. », à partir de l’exercice 2010. En fait, le recensement est un moyen permettant à chaque service de contrôler physiquement les matériels et, leur concordance avec les écritures comptables.

De plus, le contrôle périodique a aussi pour objet de contrôler la concordance entre les dépenses engagées et les prises en charge dans la comptabilité des matériels en service.

b. Contrôle contextuel :

Comme son nom l’indique, le contrôle contextuel s’effectue dans un contexte bien défini. D’abord, il est effectué dans les conditions prévues par l’article 15 de la susdite instruction. Celui-ci stipule que «dans le cas de mutation de comptables, la remise et la prise de service donnent lieu en principe, à un recensement général des matières et objets ». Mais, à noter que cette opération n’est obligatoire. Elle s’effectue à la demande du comptable entrant. Dans le cas où ce dernier n’a pas pu procéder à ce recensement, dans un délai de quinze jours après la date de sa prise de service, «il sera considéré comme ayant reconnu la concordance entre l’existant et les écritures » et, son prédécesseur sera acquitté de droit de toute responsabilité y afférente. Ensuite, ce type de contrôle pourra se faire à la

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demande du chef de service ou du comptable dépositaire pour quelque motif que ce soit (incendie, cyclone, vol, doute…).

Ces contrôles consistent surtout à la comparaison de l’existant réel et les écritures. En cas de différence (excédent et/ou déficit), un procès verbal de recensement sera établi, conformément à la règlementation en vigueur. Seuls, les articles qui présentent de différences seront portés dans le procès verbal de recensement.

1.3.2 Vérification externe et contrôle règlementaire : 

On entend par « vérification externe et contrôle règlementaire », l’ensemble de toute action exercée par l’Inspection Générale de l’Etat, le Contrôle Financier ou du service chargé des matériels auprès du Ministère du Budget, conformément à la règlementation en vigueur.

La vérification et contrôle externe pourra aussi être périodiques ou contextuels. Périodique, dans le sens où chaque service est soumis à la reddition de compte qui devra être approuvée, par le service chargé des matériels au sein du Ministère du Budget, après visa du Contrôle Financier (circulaire n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010). Tandis que, le contrôle contextuel est exercé généralement par les services d’inspection.

1.4. Reddition des comptes de fin d’année et pénalisation

La reddition des comptes se définit comme étant un rapport annuel de la situation comptable d’un service donné, présentant la situation initiale, les opérations effectuées au cours de l’année, ainsi que la situation en fin d’exercice, dressé par le dépositaire comptable. Ce rapport sera présenté dans un document, appelé « état appréciatif ». L’état appréciatif, accompagné des pièces justificatives d’entrées et de sorties (ordre d’entrée, ordre de sortie) sera dressé en deux exemplaires, dont un servira de chemise.

1.4.1 Approbation des comptes   :

Suivant la règlementation en vigueur «aucun Titre d’Engagement Financier se rapportant aux achats de matériels et de mobiliers sur toutes les rubriques de fonctionnement et/ou d’investissement ne pourra être délivré par

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