Questions-Réponses EPA

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Questions/Réponses EPACE du 26 janvier 2012Numéro QUESTIONS REPONSES ETABLISSEMENTSi le REP accepte de se voir fixer des objectifs le support cadre sera utilisé. Le support cadre est le seul support permettant la fixation des objectifs.Les REP, étant encadrants, ils ont vocation à avoir des objectifs individuels. Néanmoins compte 1 Support EPA cadre ou non cadre pour les REP ? tenu de la formulation de la CCN (article 21), la fixation de ces objectifs individuels est conditionnée à leur acceptation. Un REP qui s’y opposerait serait donc sous le régime de la contribution individuelle aux objectifs collectifs.L’EPA n’a pas pour finalité d’aborder et de prendre des décisions liées à la rémunération et la promotion. l'EPA n'est pas le lieu de décisions relatives à la rémunération,2 Quel est le moteur de l'atteinte de ces objectifs?Il n’existe aucune conséquence mécanique entre l’appréciation du niveau d’atteinte des objectifs et les décisions en matière de déroulement de carrière. L'EPA n'est pas un entretien de "recadrage". Il est l’occasion pour le supérieur hiérarchique de 3 Quels types de sanctions selon l'atteinte des objectifs? donner des pistes, des axes d’amélioration.L'EPA qui a lieu tous les ans permet de faire un point sur les actions de formation, de Pourquoi attendre 3 ans pour proposer un plan de progrès de déroulement de 4 développement de compétences à mettre en oeuvre. Les parties "Développement des carrière?
Publié le : jeudi 1 mars 2012
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Numéro
QUESTIONS
REPONSES ETABLISSEMENT
1
Support EPA cadre ou non cadre pour les REP ?
Si le REP accepte de se voir fixer des objectifs le support cadre sera utilisé. Le support cadre est
le seul support permettant la fixation des objectifs.
Les REP, étant encadrants, ils ont vocation à avoir des objectifs individuels. Néanmoins compte
tenu de la formulation de la CCN (article 21), la fixation de ces objectifs individuels est
conditionnée à leur acceptation. Un REP qui s’y opposerait serait donc sous le régime de la
contribution individuelle aux objectifs collectifs.
2
Quel est le moteur de l'atteinte de ces objectifs?
L’EPA n’a pas pour finalité d’aborder et de prendre des décisions liées à la rémunération et la
promotion. l'EPA n'est pas le lieu de décisions relatives à la rémunération,
Il n’existe aucune conséquence mécanique entre l’appréciation du niveau d’atteinte des objectifs et
les décisions en matière de déroulement de carrière.
3
Quels types de sanctions selon l'atteinte des objectifs?
L'EPA n'est pas un entretien de "recadrage". Il est l’occasion pour le supérieur hiérarchique de
donner des pistes, des axes d’amélioration.
4
Pourquoi attendre 3 ans pour proposer un plan de progrès de déroulement de
carrière?
L'EPA qui a lieu tous les ans permet de faire un point
sur les actions de formation, de
développement de compétences à mettre en oeuvre. Les parties
"Développement des
compétences " et "Déroulement de carrière"
du support EPA abordent ces points là.
5
Pourquoi les objectifs ne sont pas connus de tous et énoncés à tous?
Les objectifs n'ont pas vocation à être cachés. Il doit y avoir au contraire une transparence dans la
fixation des objectifs au niveau national par rapport à MP, qu'il y ait une vision de la déclinaison de
ces objectifs par territoire, par agence et aussi individuels au niveau de chaque encadrant. Entre le
national, le régional ou en agences ils n'ont pas vocations non plus à être identiques.
6
Pourquoi borner le déroulement de l'entretien à environ 1h30 plutôt que de se
contenter à "un temps suffisant"?
Le temps de préparation et d'entretien accordé est précisé à titre indicatif.I l ne faut pas se
focaliser sur le temps de cet entretien. Il y a bien une marge de manoeuvre mais une durée de
plus de deux heures n'est pas idéale non plus.
7
Pourquoi imposer également un temps de préparation d'entretien d'1h30? Il faut
tenir compte de la nouveauté.
Comme pour la durée de l'entretien, ce temps est donné à titre indicatif mais il ne doit pas dépassé
les 2h. La préparation ne doit pas être plus longue que la durée de l'entretien.
8
Le délai de 8 jours est-il également valable en cas de refus de cet entretien?
Le temps de réponse est bien de huit jours en cas de refus.
9
Qui juge et comment juge t'on ces objectifs quantitatifs (SMART)?
Les objectifs quantitatifs doivent être temporels et adaptés au contexte économique de la région.
Certains objectifs 2012 ont été revus à la baisse puisqu'ils doivent être réalistes et répondre à
certaines contraintes imposées.
10
Quel politique managériale la Direction Générale souhaite se doter?
Au sens de la politique managériale de Pôle emploi, un manager doit être fédérateur. Il doit donner
du sens à l’action, mobiliser les équipes dans une logique de coopération et de complémentarité
du rôle des uns et des autres. Il doit en outre être force de proposition pour favoriser au sein du
collectif l’émergence de nouvelles pratiques et permettre la capitalisation sur les innovations qui
améliorent le service rendu aux usagers. Il doit également être à l’écoute des préoccupations de
ses collaborateurs et des propositions émises par chacun d’entre eux. Enfin, il doit être tourné vers
l’extérieur et savoir instaurer des relations partenariales dans une logique de coopération.
Questions/Réponses EPA
CE du 26 janvier 2012
T:\Drh\Relations Sociales\IRP\CE\03.23 février 2012\Questions-Réponses EPA-CE.xls
1
Numéro
QUESTIONS
REPONSES ETABLISSEMENT
11
En cas de conflit avec son N+1 est-il possible d'avoir un recours?
En cas de différend consécutif à la conclusion de l’entretien professionnel, l’agent peut formuler sa
non validation du contenu de l’entretien dans la partie « observations de l’agent ».
Il peut également
saisir le délégué du personnel qui l’assistera pour porter son différend.
Le délégué du personnel pourra évoquer la situation individuelle lors des questions générales. Il
pourra aussi intervenir directement auprès du RH. Ce dernier se chargera d’organiser les
démarches nécessaires.
Il n’existe pas de possibilités de recours (administratifs ou contentieux) directs spécifiques aux
agents de droit public concernant le compte-rendu d’un EPA établi par le supérieur hiérarchique,
dans la mesure où celui-ci n’a pas le caractère d’une décision faisant grief.
Néanmoins, les DP ont vocation à représenter l’ensemble du personnel de Pôle emploi et peuvent
donc à ce titre se saisir du différent relatif à l’EPA d’un agent de droit public.
12
Sur quoi va-t-on se baser si les contours de métiers sont voués à évoluer?
L'EPA doit surtout être réalisé par rapport aux activités exercées par l'ensemble des agents.
13
Comment se projeter dans une évolution de carrière (classification) si on ne sait
pas encore déterminer sur les évolutions à la fois horizontales et verticales?
L'agent peut indiquer pendant l’entretien ses souhaits en matière d’évolution professionnelle qu’il
s'agisse d’un simple enrichissement de tâches ou de l’accès à de nouvelles responsabilités en
fonction de l'organisation actuellement en place et indépendament de la classification.
Cette projection s’effectue en deux temps : court terme (à horizon d’un an) et moyen terme (à
horizon de trois ans).
14
N'est-il pas possible de passer cet entretien avec son N+2 afin d'avoir une vision
plus globale, d'envisager un avenir plus lointain, ou encore en cas de problème
relationnel?
L'interlocuteur est bien le N+1. Le REP fait par ailleurs parti d'une ELD, il fait circuler l'information
et partage la politique générale de MP.
15
Comment est-il possible d'apposer sa signature si on est en désaccord avec le
contenu? Une signature ne veut-elle pas dire que l'on accepte les conditions?
L'un des points remarquables autour de cet EPA est que la personne qui passe cet entretien a tout
un cadre qui lui est réservé pour formaliser par écrit son désaccord. La partie complétude ne se
fait pas à l'issue de l'entretien mais c'est pour cela qu'un délai de 8 jours est instauré pour
formaliser son refus et afin de prendre un peu de recul. Page 18, il existe un encart avec les
observations de l'agent comme celui du supérieur hiérarchique ou il est possible de formaliser son
désaccord et le signer.
La signature du support n’a d’autre signification que la prise d’acte de la réalisation de l’entretien.
16
Comment peut-on calculer des résultats à une contribution collective sans qu'il y
ait des objectifs individuels?
La contribution concerne la réalisation d’activités et/ou projets par l’agent permettant l’atteinte de
résultats par l’ensemble de son service ou unité de rattachement. Elle s’évalue par appréciation
des axes de progrès de l’agent ou par objectif d’actions. (il ne s’agira pas d’objectifs chiffrés mais
de tracer des axes d’amélioration de manière à faire en sorte que leur contribution soit appréciée
par rapport à la réalisation des objectifs collectifs).
17
Comment peut-on s'assurer de la souplesse du temps de préparation accordée
sachant qu'en agence les activités sont planifiées à la minute près?
L’agent aura la possibilité de planifier l’heure dédiée à la préparation de son entretien selon sa
convenance.
Les managers seront sensibilisés sur la flexibilité du temps accordé pour l'EPA.
18
Le document sera t'il archivé dans le dossier de l'agent et informatisé?
Le document sera archivé dans le dossier de l'agent et si les données sont informatisées il y aura
une déclaration à la CNIL.
19
Qu'est-ce qui empêche de se conformer au texte et de signer une fiche de
réalisation d'entretien pour acter que l'entretien a eu lieu à part du document?
Le principe n°1 de la mise en place des EPA est le fait qu'il n'y a pas de caractère obligatoire, sans
pression, et la signature correspond à la prise d'acte du document. Il n'y a pas d'ambiguïté dans
l'interprétation de la signature du document.Il n'y aura pas de mise en place de fiche spécifique de
réalisation pour la région MP alors qu'il s'agit d'un document national.
20
Où sont les fiches de postes et les négociations sur les classifications? Sur
quelles références se base t-on?
Des discussions sont en cours concernant les classifications et peuvent encore durer pour arriver
au terme.
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2
Numéro
QUESTIONS
REPONSES ETABLISSEMENT
21
De quelle façon pouvons-nous faire appel aux DP? Dans quelle procédure?
Comme pour toutes autres questions relevant de leur champs de compétences, les DP peuvent
être saisis directement par l'agent. Il n'y a pas de procédure particulière. Le délégué du personnel
pourra évoquer la situation individuelle lors des questions générales. Il pourra aussi intervenir
directement auprès du RH. Ce dernier se chargera d’organiser les démarches nécessaires
22
Qui va garantir une égalité de traitement entre agents?
La campagne EPA est tout d'abord cadrée par un processus national, identique par conséquent
dans toutes les régions. De plus,tous
les managers bénéficieront d'un accompagnement afin que
les pratiques soient homogènes dans toute la région.
23
Comment expliquer que ces moments d'échanges, d'écoute et de dialogue soient
souvent vécus comme un moyen de pression individuel supplémentaires,
générateur de risques psychosociaux?
Il n'y a aucune raison à ce que ce moment soit vécu de la sorte d'autant plus qu'il n'est pas
obligatoire.
24
Où est le décret modificatif du décret 2003?
Une décision DG est prévue au regard du statut 2003, pour rendre applicable le dispositif d' EPA
aux agents de droit public.
25
Quelles sont les conditions exactes concernant les CDD, CAE et l'EPA?
L’entretien est proposé à tout agent par écrit, quelle que soit la nature de son contrat de travail,
aux agents en contrat à durée déterminée présent au cours de la réalisation des entretiens
professionnels ayant, a minima, un contrat d’une année. Sachant que l'année s'apprécie en
continu,on ne peut cumuler l'ancienneté de différents contrats CDD sur une période donnée.
26
Un REP s'il refuse son EPA peut-il également refuser de faire passer des EPA?
Quelle cohérence et légitimité?
Ont-ils les mêmes possibilités de recours?
Comme tout agent, le REP peut refuser l'EPA avec son manager. Par contre, la conduite
d'entretiens avec ses agents fait partie de sa misson de manager. Par ailleurs, la note prévoit que
l'entretien annuel est obligatoirement proposé par écrit à tous les agents publics et privés.
27
Dans la note DG (1ère page dernier §), le terme "notamment" implique t'il un
souci de promouvoir l'égalité professionnelle entre les agents du public et ceux du
privé?
La note vise tout type de discrimination. Le terme "notamment" permet de mettre l'accent sur
l'égalité entre les hommes et les femmes, en référence à l'accord conclu sur le sujet.
28
Page 2, quels sont les moyens mis à disposition et les conditions de travail?
Les moyens mis à disposition et les conditions de travail sont des éléments qui pourront faciliter si
nécessaire l’atteinte des contributions ou objectifs tels qu’un budget alloué, une formation, une
assistance hiérarchique...
29
Comment est objectivitée la manière dont les résultats ont été obtenus? Quels
types d'indicateurs?
La contribution concerne la réalisation d’activités et/ou projets par l’agent permettant l’atteinte de
résultats par l’ensemble de son service ou unité de rattachement. Elle s’évalue par appréciation
des axes de progrès de l’agent ou par objectif d’actions. (il ne s’agira pas d’objectifs chiffrés mais
de tracer des axes d’amélioration de manière à faire en sorte que leur contribution soit appréciée
par rapport à la réalisation des objectifs collectifs).
30
Pourquoi ne pas mettre la même énergie que pour les managers à former les
agents à l'EPA?
Des outils de communications seront fournis à la ligne managériale par la DRH afin d'assurer une
communication sur ce thème lors d'une réunion de service.
31
Page 3, quels sont les CICA prévus pour 2012? Dans quels domaines?
Ils sont en cours de définition.
32
Page 3, est-ce qu'il y aura des échanges d'informations écrites entre l'ancien et le
nouveau responsable hiérarchique? Quelles garanties?
En cas de mobilité géographique ou fonctionnelle du supérieur hiérarchique ou de l’agent ;
celui en charge de mener l’entretien se rapproche du précédent. Si le changement intervient
lors de la réalisation des EPA, il est préconisé que le supérieur hiérarchique de la structure
d’origine fasse le bilan de l’année écoulée et que le supérieur hiérarchique de la région d’accueil
fixe les objectifs ou contributions aux résultats collectifs de l’année à venir. Ces échanges
d'information pourront être formalisés.
33
Que veut dire "selon sa convenance" sur la préparation et l'entretien de l'agent?
La préparation est-elle possible même si l'agent refuse l'entretien?
Comme son nom l'indique, il s'agit d'une préparation à l'entretien. Si l'agent refuse l'entretien, il n'y
a pas lieu de le préparer.
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3
Numéro
QUESTIONS
REPONSES ETABLISSEMENT
34
Quelles garanties pour que l'entretien se déroule avec sérénité et non parasité
par des interventions intempestives? Sans la présence de tiers pour l'agent
signifie t'elle y compris côté Direction?
L'EPA est un moment d'échange entre le manager et l'agent, sans la présence d'une tierce
personne. L'entretien est planifié et le manager doit s'organiser de sorte à ne pas être dérangé
pendant la durée de ce dernier.
35
Quels sont les types de refus présentés au bilan des entretiens une fois par an au
CE? Est-il prévu de présenter le nombre et la qualité des recours, leurs résultats?
Un bilan du déploiement de l’entretien professionnel annuel est présenté en CE une fois par an .
Plus précisemment le nombre d’entretiens, et le nombre de refus doivent être présentés.
36
Comment expliquer que l'EPA n'est pas obligatoire mais que l'art. 19.2 de la
Convention collective, qui parle des relévements de traitement, explique que la
seule possiblité de voir leur situation évoluer au bout de trois ans est de passer
l'EPA?
L’EPA n’a pas pour finalité d’aborder et de prendre des décisions liées à la rémunération et la
promotion.
Il n’existe aucune conséquence mécanique entre l’appréciation du niveau d’atteinte des objectifs
individuels pour les cadres et de contribution aux objectifs collectifs pour les non cadres et les
décisions en matière de déroulement de carrière. Cela doit faire l’objet d’un autre entretien car
l’EPA n’est pas le lieu des décisions relatives à la rémunération. Par ailleurs, l'article 19.2 de la
CCN prévoit qu'un relèvement de traitement peut être accordé aux agents suite à l'examen des
situations individuelles de ces derniers.
37
Qu'est-il prévu comme évolutions de SIRH?
Le module EPA du SIRH est actualisé et disponible.Il a fait l'objet d'une adaptation afin d'être en
ligne avec le projet de dispositif tel que décrit dans la note. Les formalités CNIL sont prises en
charge par la Direction GAP et projets SIRH de manière globale pour Pôle emploi.
38
Quels sont les vues sur les dossiers de classification, sur la GPEC? Comment se
projeter?
A ce jour, ces éléments ne sont pas finalisés.
39
Qu'en est-il pour les EPA des collègues détachés ou mis à disposition.
Le responsable hiérarchique de la structure de rattachement de Pôle emploi prend l’attache du
responsable fonctionnel de la structure d’accueil et mène l’entretien.
40
Les CPL ne peuvent-elles pas êtres saisies en cas de désaccord pour les agents
du statut 2003?
Aux termes de l’article 4 du décret 2003-1370 du 31 décembre 2003 modifié, les Commissions
paritaires instituées à Pôle emploi sont compétentes «
pour donner un avis sur les décisions
individuelles (…) prises en application des dispositions du présent décret qui prévoient leur
consultation
». Deux conditions cumulatives sont ainsi posées par ce texte à la consultation des
Commissions paritaires :
- la consultation des commissions paritaires doit être prévue par le décret
- elle doit, en outre, porter sur une décision individuelle
Ces deux conditions ne sont pas réunies en cas de contestation d’un agent de son EPA .
En premier lieu, le décret ne prévoit aucunement la consultation des Commissions paritaires dans le
cadre d’un litige concernant l’EPA. En second lieu, l’EPA n’a pas le caractère d’une décision
individuelle.
41
A quel niveau sont définis les objectifs collectifs?
Le calendrier annuel des entretiens permet à chaque encadrant de connaître les objectifs fixés
pour son unité ou service de rattachement dans le cadre du dialogue de performance et leur
déclinaison jusqu’à son propre niveau d’intervention. Un échange autour des conditions et des
modalités de réalisation de ces objectifs est organisé en équipe de direction
réunissant l’ensemble
des agents en charge de mener les entretiens.
42
Est-il possible d'avoir les éléments par métier qui sont déjà pointés par la
classification?
Les travaux sur la future classification sont actuellement en cours, nous n'avons aucun élément à
l'heure actuelle.
43
Est-il possible d'avoir un tableau récapitulatif des REP sur MP afin de voir
combien ont accepté ou refusée?
Il n'est pas prévu de communiquer le nombre de refus par catégorie professionnelle.
44
Est-il possible d'avoir un tableau récapitulatif des coefficients afin de connaitre le
nombre de REP cadre et non cadre?
Il n'est pas prévu de communiquer ces informations.
45
Comment un responsable hiérarchique
peut-il accepter de refuser des objectifs
de son N+1 surtout lorqu'ils encadrent une quinzaine de personnes?
Le n+1 pourra définir unilatéralement les contributions de l’agent ; l’échange avec l’agent portant
sur la durée et les moyens pour atteindre le résultat et sur les indicateurs du résultat.
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QUESTIONS
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46
Y aura t-il un document différent pour les collègues qui sont reconnus travailleurs
handicapés? Quid de la protection par rapport à la problématique de santé de ces
collègues, sachant qu'il y en a qui n'en parle pas?
Une adaptation de mise en forme des supports est en cours afin de les rendre accessbiles aux non
voyants. La santé des agents n'a pas à être abordée lors des EPA, sauf pour les agents dont l'état
de santé nécessite une adaptation de poste.
47
Est-ce avec son N+1 qu'on doit parler de son changmement de poste, de sa fin
de carrière...? Le sénior ne peut-il pas parler avec son directeur d'agence?
Dans le cadre de l'EPA c'est avec le N+1 que l'agent abordera ces sujet. Comme tous les autres
agents de l'agence, le sénior peut à tout moment échanger avec son directeur sur différentes
thématiques.
48
Comment vont être traités les agent par exemple en Direction qui ont un statut
cadre sans mission d'encadrement?
Tous les agents à partir du coefficient 300, indépendamment de leur rôle d’encadrant ou non-
encadrant se voient fixer des objectifs individuels. Il n'y a qu'un seul support cadre.
49
Qu'en est-il pour les EOS?
L’EPA existait déjà au sein de l’AFPA. Il concernait également les psychologues du travail sans
qu’apparaisse de difficulté particulière. Par ailleurs, il ne s'agit pas d'interroger
le psychologue du
travail sur les situations individuelles qu’il a traitées. En outre, le contrat de travail du psychologue
est
compatible
avec
l’entretien
professionnel
annuel
dans
la
mesure
l’EPA
respecte
l’indépendance du psychologue du travail dans le traitement des situations individuelles qu’il est
amené à effectuer.
50
L'EPA aura-t-elle lieu sur des plages fixes ou variables?
L'EPA devra être planifié sur les plages fixes. Néammoins, en accord avec l'agent des rdv peuvent
être programmés sur les plages variables.
51
La saisie des DP peut-elle entraîner la modification des conclusions? Les CPL
auront-elles connaissance des saisies?
Les délégues du personnel peuvent être saisis en cas de conflit. En cas de différend consécutif à
la conclusion de l’entretien professionnel, l’agent peut formuler sa non validation du contenu de
l’entretien dans la partie « observations de l’agent ».
Il peut également
saisir le délégué du personnel qui l’assistera pour porter son différend.
Le délégué du personnel pourra évoquer la situation individuelle lors des questions générales. Il
pourra aussi intervenir directement auprès du RH. En fonction de l'issue des échanges de la saisie
du délégué du personnel, le RH en lien avec le manager concerné apportera les éléments
complémentaires sur le compte rendu de l'entretien.
Il n’existe pas de possibilités de recours (administratifs ou contentieux) directs spécifiques aux
agents de droit public comme les CPL concernant le compte-rendu d’un EPA établi par le
supérieur hiérarchique, dans la mesure où celui-ci n’a pas le caractère d’une décision faisant grief.
52
L'entretien formation perdurera t'il? L'agent pourra t'il parler de la formation à un
autre moment que l'EPA?
Il n’a pas de portée normatrice et constitue au mieux un acte préparatoire à une décision de
carrière
ultérieure,
qui
elle
seule
peut,
le
cas
échéant,
faire
l’objet
d’une
consultation
des
commissions paritaires.
53
L'agent pourra t'il faire son appel sur la promotion à part de l'EPA?
Un éventuel refus de l’entretien professionnel annuel n’empêche pas que l’examen de la situation
d’un agent de droit privé qui n’a pas bénéficié d’une promotion depuis trois ans puisse avoir lieu
lors d'un autre entretien.
54
Est-ce que l'EPA servira dans la reclassification des agents?
Non, il n'y a pas de lien entre l'EPA et la classification.
55
Quelle solution est envisagée si un des REP refusait de participer à cet EPA?
Comme tout agent, le REP peut refuser l'EPA avec son manager.Ce refus n'est pas sanctionnable.
En revanche, la conduite d'entretiens du REP avec ses agents fait partie de sa misson de
manager. D'ailleurs, l’organisation Repère, a clarifié le positionnement des REP en tant que N+1
des conseillers. De plus, la note prévoit que l'entretien annuel est obligatoirement proposé par écrit
à tous les agents publics et privés.
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