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Guide des remontées de dépenses de la mesure « Appui aux microprojets collectifs » FSE 4-2.3 en Rhône-Alpes Sommaire I- Introduction _______________________________ 1 II- Modalités de prise en charge de vos dépenses et de comptabilisation des ressources du microproje_t.___________ 1 Justification du temps affecté à la mesure 4- _2._3_ _: ________ 2 III- Suivi administratif et financier de la mesu _re_________ 9 A- Généralités sur la procédure glob a_le____________________9 B- Explication détaillée du proce s_s_______________________9 1- Remontées de dépenses mensuell _es__________________________ 9 2- Bilan intermédiaire, bilan annuel et de fin det _p_ro_j_____________ 10 IV- Rappel concernant les mentions obligatoires devafnitg urer sur toutes facture s_____________________________ 11 V- Rappel concernant les modalités d’enregistrement sd edons 11 VI- Rappel de vos obligations contractuell e_s__________ 12 VII- Annexes _______________________________ 13 A- Note de fra is__________________________________ 14 B- Facture type __________________________________ 16 C- Reçu de don _s _________________________________ 17 D- Fiche de temp _s________________________________ 18 E- Echéancier des remontées de dépen s_e_s _______________ 19 F- Saisie des dépense _s_____________________________ 20 I- Introduction Votre projet à été retenu dans le cadre de la em «e suArppui aux microprojets collectifs » FSE 4-2.3. La ...
Publié le : samedi 24 septembre 2011
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Guide des remontées de dépenses
de la mesure
« Appui aux microprojets collectifs »
FSE 4-2.3 en Rhône-Alpes




Sommaire

I- Introduction _______________________________ 1
II- Modalités de prise en charge de vos dépenses et de
comptabilisation des ressources du microproje_t.___________ 1
Justification du temps affecté à la mesure 4- _2._3_ _: ________ 2
III- Suivi administratif et financier de la mesu _re_________ 9
A- Généralités sur la procédure glob a_le____________________9
B- Explication détaillée du proce s_s_______________________9
1- Remontées de dépenses mensuell _es__________________________ 9
2- Bilan intermédiaire, bilan annuel et de fin det _p_ro_j_____________ 10
IV- Rappel concernant les mentions obligatoires devafnitg urer
sur toutes facture s_____________________________ 11
V- Rappel concernant les modalités d’enregistrement sd edons 11
VI- Rappel de vos obligations contractuell e_s__________ 12
VII- Annexes _______________________________ 13
A- Note de fra is__________________________________ 14
B- Facture type __________________________________ 16
C- Reçu de don _s _________________________________ 17
D- Fiche de temp _s________________________________ 18
E- Echéancier des remontées de dépen s_e_s _______________ 19
F- Saisie des dépense _s_____________________________ 20



I- Introduction
Votre projet à été retenu dans le cadre de la em «e suArppui aux microprojets collectifs »
FSE 4-2.3.
La convention que vous avez signée avec la CREôSnSe RAhlpes vous engage à certaines
obligations concernant la validation des dépensefsfe cetuées au titre de votre microprojet.

II- Modalités de prise en charge de vos dépenses et de
comptabilisation des ressources du microprojet.

Voici les indications pour effectuer le règlemenet vdos factures et l’enregistrement des
ressources qui sont fléchées sur le microprojet.

Pour effectuer vos règlements, deux possibilités :

- Dans le cas d’une facture simple envoyée à svtroutcreture ou payée en magasin, elle sera
payée, soit par chèque soit par virement effecteupéu ids le compte sur lequel a été fait le
virement de la subvention.

- Dans le cas de petit montant ou de facture dpiareyéctee ment par un membre de la
structure soit en espèces, soit avec un moyen diem penat personnel, la re-facturation à la
structure devra être faite par le biais d’une dneo tefr ais.

Vous pourrez soit utiliser vos propres modèles odte s nde frais si vous en posséder, soit
utiliser celles fournies par la CRESS tel quenl oleus emodifiant à votre guise (modèle type de
note de frais cf. annexe A : remboursement fr adisé pelatcement). Toutefois, certaines
mentions restent obligatoires quelque soit le fotr mcahoisit. (Le détail des factures, le
récapitulatif du montant ainsi que le nom et nlaa tusirge du déclarant. Les factures devront
être attachées à la note de frais.)

En ce qui concerne les remboursements kilométriq,u elas copie de la carte grise du véhicule
ou le cas échéant la convention collective devgruar efri avec la première note de frais afin de
justifier le taux de base du remboursement. De pnleu s seront remboursés que les
kilomètres entre l’adresse de la structure (oui èlgee ssocial) où se déroule le projet et la
destination finale du rendez-vous, ces deux loactaiolinss devant figurées sur la note de frais.


Pour chaque règlement, sur une facture ou uned en oftrea is, le numéro du chèque, le nom
du compte bancaire ainsi que la date de paiemvernotn td eêtre inscrits.





Guide de suivi de la Mesure 4-2.3 du FSE en Rhône-Alpes 1

Les dépenses éligibles et justifications des déepse n:s

La présentation des différentes dépenses éligiblesus it la décomposition du budget
prévisionnel des outils nationaux du FSE (Partdieu Ed ossier de subvention).

Les dépenses directes (1+2+3+4)
Il s’agit des dépenses directement générées parm ilcer oprojet (location de salles, bureau,
électricité, téléphone,…) qui peuvent faire l’objedte justifications individuelles (factures ou
pièces comptables de valeur équivalente et proba n:t ebulletins de paie, fiches de frais de
mission, etc.).

Les dépenses directes peuvent être affectées au gebtu ddu microprojet soit à 100 %, soit
partiellement (considérées comme directement impbulteas au microprojet mais faisant
l’objet d’un pourcentage d’affectation. Exemple p:ri s e en charge d’une facture annuelle
directement imputable sur un microprojet d’une deu rdée 10 mois. La clé de répartition de
cette charge sera donc égale à 10/12 = 83,33%.


1. Personnel
Les salaires et charges du person netlravaillant sur le projet (y compris le personnel
administratif concerné) sont pris en charges. Lrta rpéasiduelle du ou des contrats aidés est
aussi prise en charge.

Afin de pouvoir justifier le temps de présences adlaersi és passé sur la mesure « Appui aux
microprojets collectifs » FSE 4-2.3, un certain bnroem de documents sont nécessaires :

- Dans le cas d’une structure ayant plusieursi taécst, ivune lettre de mission précisant la date
de début, la date de fin, le nombre d’heures dets clreip tif de la mission du salarié au sein
du projet devra être faite et signée par le reasbploen sjuridique de la structure ainsi que par
le salarié concerné.

Si une personne est à 100% sur le micropr o:je tla mesure 10B prend en charge 100% du
salaire et des charges sociales. Pour justifietre mlep s passé, la pièce justificative est la fiche
de paie du salarié.

Si une personne est à moins de 100% sur le micjreotp r:o
Les personnes devront réaliser des fiches de tempens suelles. (Voir exemple annexe D).
Ces fiches devront être conservées et une copier a deêvtre fournie à la CRESS RA avec la
copie du bulletin de paie correspondant.

La prise en charge des dépenses s’effectue de nlaiè rme asuivante :

Nombre d’heures dédiées au microprojet / nombre alt odt’heures travaillées = X%

X% sera le ratio de prise en charge par le FSaE ladirue snet, des charges sociales et autres
avantages (tickets restaurants part salariée).
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NB : ce ratio sera également utilisé pour la penri sec harge des frais indirects de
fonctionnement
Attention en cas d’évolution de l’effectif tota l lad estructure en cours de projet, cela peut
faire évoluer le ratio de prise en charge autalan tb aài sse qu’à la hausse.

Dans le cas d’une aide publique au p o:s te
Le montant des aides sera déduit du montant g loLbea l.FSE prendra donc la part résiduelle
qui reste à charge de la structure. Il faudra ced acnass fournir une copie de l’attribution de
l’aide au poste.
Pour les postes dédiés à moins de 100% à l’acti0oBn, 1application de la même clé que
précédemment sur le montant résiduel.

Dans le cas des Chèques Emploi Assoc ia:t if
Les justificatifs valables pour valider les dépesn seont l’attestation d’emploi renvoyé par
l’URSSAF et l’attestation de prélèvement mensuesl cdhearges sociales.

Attention :Pour chaque personne travaillant sur la mesure 34,- 2.les convocations aux
réunions ainsi que les agendas de la période cnoénec erdevront être conservés comme
justificatif du travail réalis é.

Cotisation de médecine du trav apilrise en charge en fonction des heures déclaruére sl as
mesure « appui aux microprojets collectifs ».

Tickets restauran t
Facture des tickets restaurant de la structure épeta rtrition du coût par salarié au nombre de
tickets utilisés. Prise en charge des tickets urerastnats en fonction des heures déclarées sur
le projet. Joindre la facture des tickets restta udrea nl’entreprise et inscrire sur le bordereau
les mentions suivantes:
- nom de la personne ayant reçu le ticket rest aàu rasen faire rembourser.
- prix total des tickets restaurants : part einsetr e+p rpart salarié
- nombre de tickets pris en charge par le FSE
- montant remboursé par le FSE

NB : réintégrer la part salariée des tickets rreasntat udans le salaire net au moment de sa
déclaration.

Mise à disposition
Un salarié peut être mis à disposition par unec tustrreu à une association. Cette dépense est
éligible à la mesure 10B sous conditions :
- une convention de mise à disposition doit gêntréee seintre les deux structures.
- les feuilles de paies de la personne concernoéiveesn td être envoyées comme justificatif.
- une fiche de temps doit être remplie si la npee rnso’enst pas à temps plein sur le projet
10B.
Remarques :Pour les personnes mises à disposition, il y ar eufanceturation du salaire donc
c’est le seul cas ou les charges sociales sonte sp aeyné même temps que les salair es.


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Acquittement des rémunération s
Le salaire net doit être déclaré d’une part ecth alregse s sociales de l’autre (c'est-à-dire que
sur le tableau des remontées de dépenses, on dguiseti nle salaire et les charges). Si les
salaires sont payés tous les mois, le paiement chdaersg es sociales peut être mensuel ou
trimestriel. Aussi, les charges sociales ne dev roêntrte remontées que lorsqu’elles auront
étés acquittées.

2. Fonctionnement
a - Achats et fournitures
Coût d’achat desm atières premières et des petits équipements non amortilsesa b(valeur
inférieure ou égale 5à0 0 euros HT)
Vérification par le contrôleur lors des remontéees ddépenses mensuelles que l’achat est
bien « utile » pour la mise en place du projet.

b - Publication, communication
- Le coût doit être inférieur à 500€ pour udne ocuotiml munication destiné à durer (ou sinon
considéré comme immobilisation)
- Il n’y a pas de limite de coût pour les acet iocnosm mdunication ponctuelles (forum,
brochure action sur le microprojet,...)

Les outils de communication doivent faire appaera îtlre logo FSE sur les outils de
communication réalisés par la structure pour le jept rofinancé par le FSE. Le chargé de
mission en charge du dossier demandera un exemep ladier chacun support.
Remarque :D ans le cas où le logo ne figure pas sur les doeu tcilosmmunication, la facture
n’est pas prise ne charg e.

c - Locaux : locations, entretien
Le justificatif proposé doit être une quittancel odyeer ou facture du trésor public pour des
locaux municipaux.

d - Déplacements, missions (hors participants)

Il s’agit des frais ddeé placement et des éjour (transport, hébergement) du personnel
travaillant sur le projet.
Ces frais peuvent être payés directement par luac tsutrre (copie des factures à joindre lors
de la remontée de dépenses) ou faire l’objet de’munb ourrsement à la personne ayant
avancé les frais (établissement d’une note de farvaeisc justificatifs).

Plusieurs cas de figure pour les déplacements :

-> Si utilisation d’un véhicule personnel
Demande systématique de la carte grise du véhic:u lle nom de la carte grise doit concorder
avec le nom inscrit sur la note de frais. Si stc ep ans’ ele même nom, une attestation de la
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propriétaire de la voiture doit être fournie. Dcaen sc as de figure, le remboursement des
frais s’effectue au barème fiscal kilométrique eignu evur.

-> Si utilisation d’un véhicule loué
Location ponctuelle : Coût pris en charge au réfreal is pour l’essence, ainsi que pour la
location si celle-ci avait été prévue dans le t.p roje
Location longue durée : Coût pris en charge asu réfreal i; clé de répartition calculée au
prorata du nombre de kilomètres effectués sur oleje tp r10B (appliquée aux frais d’essence
et de location).

-> Si utilisation d’un véhicule d’une autre peers omnnorale que le bénéficiaire
Prise en charge uniquement des frais d’essence nàd itcion de bénéficier d’une autorisation
du dirigeant de la structure prêteuse du véhicule.

-> Autre moyen de déplacement : train, métr.o.,. bus,
Fournir une photocopie du titre de transport.

Frais hors déplacements:
Cela correspond à tous les autres frais avancés upnaer personne physique et remboursés
par la structure dans le cadre du projet finanrc él ep aFSE. Ces frais font bien souvent l’objet
d’une note de frais à laquelle devront être ann eàx élsa note de frais les justificatifs de
paiement. Attention certains frais seront pris heanr gce mais avec un plafond :

- Les frais de bouche sont limités à 15 € maxiamr upme rpsonne et par repas sauf exceptions.
Les personnes présentes doivent inscrire leurs n oemt ssigner sur la facture.

- frais d’hébergement limité à 70€ maximum pour cuhnaembre double avec le petit
déjeuner compris.

e - Frais postaux
Si la structure fait des publipostages, une copei e lad liste des destinataires devra être
annexée à la facture d’achat de timbres et l’odbuj ept ublipostage devra être indiqué.

f – Dotations aux amortissements
Les amortissements des biens immobilisables dédiéasu microprojet sont également
éligibles, sauf si les équipements sont déjà fiénsa ncpar des fonds publics ou autre
subvention.

Calcul de l’amortissement :
Coût d’achat du bien amortissable / nombre d’an néde’samortissement du bien =
amortissement annuel.
Ces frais peuvent être pris en charge par le l FSseE,r ai demandé au porteur de projet la
copie de la facture d’acquisition ainsi que lee atuab lindiquant le durée d’amortissement du
bien.
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g – Autres (achat outils spécifiques ou petitl aogeu tirlenouvelable)
Les frais de téléphone ne peuvent pas faire l’ odb’juente proratisation. La structure doit :
- ouvrir une ligne de téléphone dédiée au micerot pfrionjancé par le FSE
- isoler une ligne téléphonique sur un standard
- prendre un téléphone portable dédié au projaent céfi npar le FSE

La facture téléphonique devra être au nom de ulcat usrter.
Dans le cas où le salarié utilise son portableo npneersl, il devra posséder une autorisation du
président de la structure et réalisera une notefr adise afin de se faire rembourser.


h - frais bancaires : frais de tenu de comppterés,l èvdeem ent…

Attention :les frais financiers typeasg ios et intérêts sur emprunt bancair esont inéligibles
au FSE.


3. Prestations Externes
La subvention peut prendre en charge les fraicso ndsee il juridique, d’expertise technique ou
financière, de comptabilité ou d’audit, s’ils sodnitr ectement liés au microprojet et
nécessaires pour sa préparation ou sa mise en œ uevt reprévu dans le budget prévisionnel.
En ce qui concerne les frais de comptabilité ouud idt,’ as’ils relèvent des exigences fixées par
l’autorité de gestion, ils seront pris en chargre lep aFSE.

Dans le cas où une structure mène plusieurs aécst,iv ilta CRESS l’oblige à avoir un expert
comptable. La facture de l’expert comptable peruet pêrtise à 100% en charge par la mesure
« Appui aux microprojets collectifs ». Dans lec ocnatsr aire elle sera prise en charge à partir
de la clé de répartition.

L’expert comptable doit faire une attestation com mqeuoi les dépenses sont réelles,
régulières et que la structure n’a bénéficié d’nauec uautre source de financement sur le
microprojet.

Attention :La mesure « Appui aux microprojets collectifs » pna’sa pour objectif de financer
des prestataires externes mais de favoriser l’emi palou sein des structures bénéficiaires. Le
montant des prestations sera donc plafonné à 10 % codut global du projet.


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4. Dépenses liées aux bénéficiaires

Ici sera comptabilisé les rémunérations et les s freani gendrés par les bénéficiaires du
microprojet. Les modalités de prises en charge esd ed écpenses sont identiques aux autres
dépenses de fonctionnement de la structure (1v.o irP ersonne let2 . Fonctionnemen)t.

Les lignes affectables aux dépenses liées aux biécinaéirfes :

a - Rémunération, indemn it és
b - Transport
c - Restauration
d - Hébergement
e - Autre


5. Dépenses Indirectes de Fonctionnement (frais généx)ra u

Les dépenses indirectes sont toutes les dépensesi qsuont indispensables au bon
déroulement du microprojet mais qui ne peuvent e fal'irobjet d'une affectation directe. Le
calcul de la prise en charge de ces dépenses soenrca déterminé par la clé de répartition
des charges du microprojet.
Pour les dépenses non affectées à 100%, la clé édpea rtrition peut se calculer de la manière
suivante :

Temps de travail de la structure sur le micro projet
Temps de travail total de la structure

La régularisation de la clé de répartition peuet fêatirte mensuellement ou à la fin du projet.
A ce moment là, le porteur de projet remontera steosu sfrais de structure comptabilisés et
certifiés en une fois, à la fin.

Remarque :Dans un souci de simplicité de justification poeu rp olrteur de projet, il est
préférable de faire émarger le maximum de dépednisresc tes sur le microproje t.

Les lignes affectables en charges indirectes :

a - Charges de Personnel
b - Achat
c - Prestations de services, honoraires
d - matériels, équipements, travaux
e - Publications, communication
f - Locaux : Locations, entretien
g - Déplacements, missions
h - Frais postaux et télécoms
i - Impôts et Taxes
j - Dotations aux amortissements

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6. Dépenses en nature
Il s’agit de la valorisation de la mise à disopno sgitriatuite d’un local ou de personnel qui
n’entraînent pas d’écritures dans la comptabilitée dl’opérateur, mais uniquement une
mention extra comptable.
Dans le budget / compte de résultat de l’actiosn , colentributions en nature doivent être
strictement équilibrées en dépenses et en ressous.rc eLa dépense en nature est donc la
contrepartie des ressources en nature.
Pour justifier des dépenses en nature, voir lai ep asrutr laju stification des ressource.s
Mise à disposition d’un local :
Un local mis à disposition par une collectivité t pêeture valorisé sur la mesure « Appui aux
microprojets collectifs ». Cette valorisation de vêratre justifiée par le contrat de mise à
disposition de la collectivité.

Mise à disposition de personnel :
Un salarié peut être mis à disposition par unec tustrreu à une association. Cette valorisation
est éligible à la mesure 10B sous conditions :
- une convention de mise à disposition doit êgtnreé e sientre les deux structures (cf.
convention de mise à disposition de personnel).
- les feuilles de paies de la personne concedroniévesn t être envoyées comme justificatif.
- une fiche de temps doit être remplie si la npee rnso’enst pas à temps-plein sur le projet
10B.

Les dépenses non éligibles au FSE :
- L’achatd ’équipement amortissable (seul l’amortissement d’équipement directement
dédié au projet pourra être éligible)
- L’achat dbei en immobilisé (seul l’amortissement de bien immobilisés direcetnetm dédié
au projet pourra être éligible)
- Les frafiisn anciers, bancaires (sauf frais d’ouverture et de gestion de compnte ésliogibles)
et intérêt d’emprunt
- LaT VA récupérable
- Laré munération desf onctionnaires ne peut être prise en compte que dans les conns ditio
prévues par le règlement CE 1685/2000.

Remarque générale sur les pièces justificat iv:e sIl est très important que vous gardiez une
trace de tous les éléments financiers (pièces fijcuasttiives) payés avec la subvention. Les
pièces comptables relatives à la réalisation de rev omt icroprojet peuvent être contrôlées
jusqu’à 10 ans suite à la clôture de votre do s sier.

Les ressources :
Vous devez aussi nous faire parvenir chaque moi s relamontée des ressources
éventuellement perçues :
- Lorsque le projet est cofinancé, vous devefzi ejru sltei versement sur votre compte bancaire
des contributions des autres financeurs sur votriecr omprojet.
- Vous devez nous transmettre les justificatifisd eds’ aaux postes
- Vous devez nous justifier le montant des re cetftfesctuées par les activités de votre
microprojet.
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