Comment obtenir la prise en charge d'une formation ?

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Comment obtenir la prise en charge d’une formation ? Comme toute petite et moyenne entreprise, vous contribuez à votre effort de formation par le versement d’un pourcentage de votre masse salariale auprès d’un organisme collecteur (OPCA : organisme paritaire collecteur agréé) vous autorisant par la suite à faire prendre en charge vos actions de formation. Dans le Bâtiment et les Travaux publics, deux organismes collecteurs participent à cette prise en charge, suivant la taille de l’entreprise : - pour celles ayant moins de 10 salariés, il s’agit du FAF-SAB (relayé localement par les fédérations patronales) ; - pour les entreprises de 10 salariés et plus, il s’agit des OPCA Bâtiment et OPCA Travaux publics (relayés localement par l’AREF-BTP). Quelle est la procédure à suivre pour obtenir la prise en charge d’une formation ? PROCEDURE GENERALE Tout d’abord, il vous faut être à jour de votre cotisation. Si vous ne connaissez pas votre situation, contactez votre OPCA. Ensuite, la démarche va se dérouler en 4 étapes, séparées en 2 phases : AVANT LA FORMATION : 1) Etablir une convention de formation avec l’organisme qui la dispense : ce document joue le rôle d’un contrat établit entre cet organisme et votre entreprise, et permettra à l’OPCA de savoir que vous souhaitez faire suivre cette formation à l’un de vos salariés. 2) Adresser une demande de prise en charge à votre OPCA. Le programme de la formation doit être joint. ...
Publié le : samedi 24 septembre 2011
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Tissot Formation est une marque des Editions Tissot
Comment obtenir la prise en
charge d’une formation ?
Comme toute petite et moyenne entreprise, vous contribuez à votre effort de formation par le versement d’un
pourcentage de votre masse salariale auprès d’un organisme collecteur (OPCA : organisme paritaire
collecteur agréé) vous autorisant par la suite à faire prendre en charge vos actions de formation.
Dans le Bâtiment et les Travaux publics, deux organismes collecteurs participent à cette prise en charge,
suivant la taille de l’entreprise :
-
pour celles ayant moins de 10 salariés, il s’agit du FAF-SAB (relayé localement par les fédérations
patronales) ;
-
pour les entreprises de 10 salariés et plus, il s’agit des OPCA Bâtiment et OPCA Travaux publics
(relayés localement par l’AREF-BTP).
Quelle est la procédure à suivre pour obtenir la prise en charge d’une formation ?
PROCEDURE GENERALE
Tout d’abord, il vous faut être à jour de votre cotisation. Si vous ne connaissez pas votre situation, contactez
votre OPCA.
Ensuite, la démarche va se dérouler en 4 étapes, séparées en 2 phases :
AVANT LA FORMATION
:
1) Etablir une convention de formation avec l’organisme qui la dispense : ce document joue le rôle d’un
contrat établit entre cet organisme et votre entreprise, et permettra à l’OPCA de savoir que vous
souhaitez faire suivre cette formation à l’un de vos salariés.
2) Adresser une demande de prise en charge à votre OPCA. Le programme de la
formation doit être joint.
APRES LA FORMATION
:
3) Signer et récupérer la feuille d’émargement à la fin de la session : ce document permet à l’OPCA de
s’assurer de la participation effective de votre salarié.
Souvent, ce document est collectif (chaque participant signe sur la même feuille), mais il peut être
individuel, ce que l’on nomme « attestation individuelle ». Ce document est fourni par l’organisme de
formation.
4) Envoyer votre facture pour remboursement à votre OPCA. Cette facture va comporter 2 montants :
le coût pédagogique : il s’agit du prix HT de votre formation ;
le montant des frais annexes : ces frais sont ceux de votre déplacement pour assister à la
formation : frais de transport, repas et hébergement. Les OPCA les remboursent soit en « frais
réels », c’est-à-dire au cout réel que vous avez déboursé, soit suivant des montants forfaitaires.
Il faut joindre à cette facture :
la convention de formation précédemment établie et signée ;
la feuille d’émargement ou l’attestation individuelle de présence signée.
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Synthèse :
PROCEDURE FAF.SAB (entreprises du BTP de moins de 10 salariés)
Vérifiez tout d’abord que votre formation est susceptible d’être prise en charge (sachez que le FAF.SAB ne
prend en charge que les frais de la formation et les salaires, pas les frais annexes). Pour cela, contactez le
service Formation de votre fédération (Capeb, la FFB ou FNTP), qui vous dira directement :
-
si votre formation est prise en charge ;
-
le montant de l’aide.
Votre fédération vous enverra un dossier de prise en charge à remplir, la « Demande de Participation
Financière », que vous compléterez avec les documents suivants :
-
la convention de formation signée entre vous et le prestataire de formation ;
-
le programme de formation sur en-tête du prestataire.
Il faudra ensuite que ce dossier soit vérifié pour accord par votre fédération, puis que vous l’envoyiez au
FAF.SAB (2 rue du regard – 75280 PARIS CEDEX 06). Attention, le délai pour retourner cette demande est
de 15 jours ouvrés avant la formation (c’est-à-dire les jours hors samedi, dimanche et jours fériés). Soyez
vigilant à bien respecter ce délai pour éviter un refus.
Sous 48 heures, vous recevrez un accusé de réception du FAF.SAB, puis sa réponse sous 15 jours.
En cas d’accord de principe, vous recevrez une « Demande de règlement » que vous complèterez après la
formation et que vous retournerez
avec les pièces jointes suivantes :
-
copie de la facture du formateur acquittée (il s’agit du règlement de la formation suivie) ;
-
attestation originale de présence cosignée par le formateur et le participant ;
-
bulletin de salaire du participant ou copie du contrat de travail mentionnant la répartition du temps de
travail en cas de temps partiel.
Convention
formation
+
Programme
de
formation
Demande
de prise en
charge
auprès
de
l’OPCA
Feuille de
présence
signée
Demande de
remboursement
AVANT LA FORMATION
APRES LA FORMATION
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PROCEDURE AREF-BTP (entreprises du BTP de 10 salariés et plus)
La démarche est différente suivant la taille de l’entreprise :
Vous êtes une entreprise du BTP de moins de 50 salariés, vous êtes inclus dans ce que l’AREF-BTP
nomme «
les fonds mutualisés
» :
AVANT LA FORMATION :
Il suffit d’envoyer à l’AREF-BTP le document nommé « Déclaration de prise en charge » (DPEC) et d’y
joindre le programme de votre formation. Ce document est à demander à votre AREF-BTP.
Vous recevrez une réponse sous 2 semaines environ. La demande doit donc être faite au minimum 2
semaines avant le début de la formation, mais vous pouvez aussi la faire plusieurs mois avant pour
« bloquer » le budget.
APRES LA FORMATION :
Si vous avez obtenu l’accord de prise en charge, il faut envoyer à l’AREF-BTP le document nommé
« Demande de remboursement » (DDR), accompagné de votre attestation de présence signée.
En parallèle, l’AREF-BTP vous demande de conserver les documents suivants (et de les tenir prêts à être
présentés sur demande) :
-
une convention de formation dûment signée ;
-
la facture de l’organisme de formation que vous avez réglée ;
-
une copie du bulletin de salaire de votre salarié ;
-
les justificatifs des frais annexes (l’AREF-BTP prend en charge les frais annexes sur justificatifs et
non sur forfait).
Vous êtes une entreprise du BTP de plus de 50 salariés et vous avez décidé de confier votre gestion des
fonds de formation à l’AREF-BTP, vous êtes inclus dans ce que l’AREF-BTP nomme «
crédit option A
» :
Dans ce cas, il n’y a pas de démarche à faire avant la formation. Après celle-ci, vous devez envoyer la
demande de remboursement (DDR) directement à GFC-BTP (6 rue de Beaubourg – 75194 Paris Cedex 04)
qui est la structure nationale au-dessus des AREF-BTP. Vous y joindrez le programme de formation et
l’attestation de présence signée.
Remarque : les entreprises en « crédit option B » sont celles de plus de 50 salariés qui n’ont pas voulu
confier leur gestion à l’AREF-BTP, mais peuvent demander une aide ponctuelle. Elles passent alors par la
procédure générale.
P. Jacquin
Cet article est issu du fond documentaire des Editions Tissot.
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