Draft CIDA Audit Report

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TABLE DES MATIÈRES ÉNONCÉ D’ASSURANCE ........................................................................................................... i RÉSUMÉ ....................................................................................................................................... 1 1. INTRODUCTION ................................................................................................................. 7 1.1 Contexte .......................................................................................................................... 7 1.2 Objectifs et portée de la vérification ............................................................................... 8 2. CONSTATATIONS – CADRE DE GESTION ................................................................. 11 2.1 Objectifs et risques ........................................................................................................ 11 2.2 Politiques et procédures ................................................................................................ 13 2.3 Planification .................................................................................................................. 14 2.4 Surveillance du rendement ............................................................................................ 15 2.5 Communications ........................................................................................................... 16 2.6 Gestion des ...
Publié le : samedi 24 septembre 2011
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      TABLE DES MATIÈRES  
 ÉNONCÉ D’ASSURANCE........................................................................................................... i RÉSUMÉ ....................................................................................................................................... 1 1. INTRODUCTION ................................................................................................................. 7 1.1 Contexte .......................................................................................................................... 7 1.2 Objectifs et portée de la vérification ............................................................................... 8 2. CONSTATATIONS – CADRE DE GESTION................................................................. 11 2.1 Objectifs et risques........................................................................................................ 11 2.2 Politiques et procédures ................................................................................................ 13 2.3 Planification .................................................................................................................. 14 2.4 Surveillance du rendement............................................................................................ 15 2.5 Communications ........................................................................................................... 16 2.6 Gestion des ressources humaines, financières et matérielles........................................ 17 3. CONSTATATIONS – OPÉRATIONS DES SJM ............................................................ 21 3.1 Systèmes d’information ................................................................................................ 21 3.2 Gestion de l’information ............................................................................................... 22 3.3 Conformité aux lois et aux politiques ........................................................................... 23 3.4 Cohérence des avis juridiques....................................................................................... 24 3.5 Interfaces avec le ministère de la Justice ...................................................................... 25 3.6 Satisfaction des clients .................................................................................................. 25 4. OBSERVATIONS, RECOMMANDATIONS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION. 27 ANNEXE ARENSEIGNEMENTS CONTEXTUELS......................................................... 31 ANNEXE B – MÉTHODOLOGIE............................................................................................ 33   
ÉNONCÉ D’ASSURANCE
  Nous avons terminé la vérification interne des Services juridiques ministériels (SJM) de l’Agence canadienne de développement international (ACDI). L’objectif global de cette vérification était d’examiner et d’évaluer le cadre dans lequel les SJM fournissent des services à l’ACDI et de recommander des améliorations.  La vérification interne a été effectuée suivant les exigences de laPolitique sur la vérification internedes Normes internationales pour la pratiquedu Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes.  L’équipe de vérification a évalué le cadre de contrôle de gestion en se basant sur les critères du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du SCT, laRecommandation sur le contrôleémise par le Conseil sur les critères de contrôle (CCC) de l’Institut Canadien des Comptables agréés et des guides de vérification du SCT.  D’après notre jugement professionnel, nous avons employé des méthodes de vérification suffisantes et adéquates et recueilli les preuves de l’exactitude des conclusions formulées dans le présent rapport. Nous avons fondé nos conclusions sur la comparaison des situations, telles qu’elles existaient lors de la vérification, avec les critères de vérification. Il faut signaler que les conclusions ne s’appliquent qu’aux domaines examinés.
 
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RÉSUMÉ
  Le ministère de la Justice a mis sur pied des Services juridiques ministériels (SJM) spécialisés dans la plupart des ministères et organismes du gouvernement. Ces services fournissent des avis juridiques aux organismes clients pour faciliter leurs opérations. La présente vérification porte sur les méthodes de gestion des SJM qui fournissent leurs services à l’Agence canadienne de développement international (ACDI).  La vérification a porté sur les opérations et les activités des SJM de l’ACDI dans la région de la capitale nationale. Les étapes de planification et d’examen sur place pour cette vérification ont eu lieu de septembre à décembre 2008.  Objectifs et risques  Les SJM n’ont pas officiellement déterminé ou documenté leurs objectifs à long terme et ne les ont pas communiqués à l’ACDI ou à leur propre personnel. Les commentaires écrits sur le processus de planification des activités du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire décrivent les objectifs à court terme des SJM en ce qui concerne les initiatives clés pour les clients. Des priorités plus urgentes sont soulevées au cours de discussions avec le client, et bien que celles-ci ne soient pas documentées, elles sont communiquées aux avocats aux réunions hebdomadaires. De nombreux SJM documentent leurs objectifs et leurs priorités dans une entente sur les services juridiques conclue avec leurs ministères clients. Le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire a élaboré un modèle provisoire pour une entente sur les services juridiques normalisée. Nous avons formulé une recommandation pour documenter les objectifs à long terme des SJM, et une fois le modèle du Portefeuille terminé, pour inclure ces objectifs dans l’entente sur les services juridiques conclue avec l’ACDI en fonction du modèle.  Les risques importants auxquels les SJM font face en ce qui concerne l’atteinte de leurs objectifs ont été relevés et évalués, et des mesures ont été prises pour les atténuer, mais ces risques n’ont pas été documentés. Les risques ne sont pas mentionnés dans les commentaires des SJM sur le plan d’activités du Portefeuille ou dans leur plan en matière de ressources humaines. Le guide de planification intégrée des activités recommande d’effectuer une évaluation des risques liés aux priorités, aux initiatives ou aux projets clés. Nous avons formulé une recommandation pour que  1
Direction de la vérification interne   le chef des SJM effectue une évaluation des risques importants auxquels les SJM font face et, le cas échéant, veille à ce que les mesures de gestion des risques supplémentaires soient documentées.  Politiques et procédures  Les SJM ont documenté les renseignements juridiques clés dans un manuel mis à la disposition des avocats et du personnel administratif. Le manuel sert à offrir une orientation aux nouveaux avocats et il sert également d’outil de référence pour tous les avocats des SJM en ce qui concerne les pratiques et les procédures juridiques clés. Toutefois, leur manuel de procédures administratives est incomplet, et à certains égards, désuet. En l’absence de procédures administratives écrites et actuelles, les employés se fient beaucoup au gestionnaire pour obtenir les renseignements nécessaires. Nous avons formulé une recommandation pour que le manuel de procédures administratives des SJM soit mis à jour.  Planification  Les SJM participent aux processus de planification du ministère de la Justice et de l’ACDI. L’équipe de vérification estime que les processus de planification actuellement en place sont appropriés.  Surveillance du rendement  Les SJM ont publié leurs normes de service et surveillent la satisfaction des clients. Leurs normes de service reflètent celles qui sont évaluées tous les trois ans par la Direction de la gestion de la planification stratégique et du rendement (DGPSR) en ce qui concerne la réceptivité, la ponctualité et l’utilité des services des SJM. L’équipe de vérification estime que la surveillance du rendement des SJM est appropriée.  Les SJM distribuent et surveillent la charge de travail de façon efficace. Le chef des SJM maintient un contact quotidien avec chaque avocat des SJM, et surveille leur charge de travail et leur disponibilité à accepter de nouvelles tâches. La disponibilité des avocats fait également l’objet de discussions lors des réunions hebdomadaires des SJM.  Communications  Les pratiques des SJM en matière de communication assurent que les professionnels disposent des renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Des réunions hebdomadaires
 
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SJM de l’ACDI Résumé  sont organisées, le chef des SJM communique quotidiennement avec les avocats et des discussions bilatérales ont également lieu entre les avocats de l’équipe.  Gestion financière  Les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM sont satisfaisantes. Des rapports courants sont examinés, rapprochés et vérifiés. Les tests de conformité des opérations financières effectués par l’ACDI et l’équipe de vérification n’ont révélé aucune erreur.  Gestion du matériel  Les principaux biens sont protégés de façon appropriée. Un inventaire à jour de tous les biens facilement déplaçables est tenu, et l’accès aux bureaux des SJM est contrôlé.  Ressources humaines  Les méthodes d’orientation des SJM actuellement en place sont appropriées. Les SJM ont élaboré un manuel d’orientation et les avocats complètent les renseignements contenus dans le manuel au moyen de discussions avec leurs collègues et les membres du personnel. De plus, les avocats chevronnés partagent leur expertise lors des réunions hebdomadaires du personnel.  Les SJM offrent au personnel de nombreuses possibilités de perfectionnement professionnel. Les avocats des SJM sont encouragés à participer aux formations ministérielles et aux autres formations, et des fonds sont disponibles pour la formation et les conférences externes.  Les SJM disposent d’un éventail approprié de ressources pour traiter la demande actuelle de services. De plus, la diversification des régimes de travail est disponible et ne nuit pas à la capacité de répondre aux exigences de l’ACDI en temps opportun.1  Systèmes d’information  Bien que l’information provenant des systèmes de gestion financière et salariale appuie la prise de décisions et la responsabilisation, des améliorations doivent être apportées aux pratiques de comptabilisation du temps des SJM avant que l’on puisse de fier à l’information sur le temps contenue dans iCase. Nous avons constaté que de nombreux avocats n’ont pas enregistré leur temps dans iCase depuis janvier 2008; cette situation n’est pas conforme aux exigences du
                                                 1Ce modèle vise un profil ministériel global en ressourcesSuite à cette vérification, un Modèle de pratique du droit a été adopté. juridiques.  3
Direction de la vérification interne   Protocole national de comptabilisation du temps. Nous avons formulé une recommandation pour que tous les avocats saisissent leur temps dans iCase en temps opportun.  Gestion de l’information  Des politiques et des procédures concernant la gestion du fonds de renseignements des SJM sont nécessaires dans le cadre de la mise en œuvre à venir par l’ACDI du Système de gestion des documents et des dossiers du Ministère (SGDDM) pour les SJM. Les SJM se fient aux procédures informelles et aux recherches dans le Système de gestion des renseignements consignés (SGRC) pour trouver des renseignements dans les dossiers juridiques liés à des questions juridiques particulières. Une tentative visant à utiliser un disque dur partagé pour stocker les renseignements sur les avis juridiques a échoué et a été abandonnée. On nous a dit que les avocats des SJM espèrent que la mise en œuvre par l’ACDI du SGDDM pour les SJM, qui s’appuie sur le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) du gouvernement du Canada, facilitera les recherches électroniques dans les travaux antérieurs des SJM.  Selon nous, les SJM devront avoir des politiques et des procédures claires en ce qui concerne les renseignements qui doivent être saisis dans le SGDDM, ainsi que le moment et la façon de les identifier au moyen de mots-clés, afin d’assurer une cohérence accrue de la façon dont les questions juridiques seront décrites dans le système. Nous avons formulé une recommandation à cet égard.  Conformité aux lois et aux politiques  Les services sont conformes aux lois et aux politiques clés du gouvernement (notamment laLoi sur la gestion des finances publiqueset laLoi sur les langues officielles).  Cohérence des avis juridiques  Les pratiques que les SJM utilisent pour assurer la cohérence de leurs avis juridiques sont satisfaisantes. Grâce à l’utilisation par les SJM du système de classement papier, des bases de données sur la jurisprudence et des discussions avec des collègues, notamment ceux qui travaillent dans des sections spécialisées telles que le Secteur du droit public, les avocats des SJM sont en mesure de trouver les précédents jurisprudentiels et les avis juridiques pertinents pour garantir la prestation d’avis juridiques cohérents.  
 
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SJM de l’ACDI Résumé  
Interfaces avec le ministère de la Justice  Les interfaces des SJM avec les autres secteurs et les autres directions générales du ministère de la Justice sont satisfaisantes.  Satisfaction des clients  Les clients des SJM sont très satisfaits de la qualité des services juridiques offerts par les SJM. Le sondage de l’ACDI 2007 indique des niveaux très élevés de satisfaction des clients en ce qui concerne les services des SJM.  Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans le présent rapport ont été fournies par l’avocat général des Services juridiques de l’Agence canadienne de développement international.  
 
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1. INTRODUCTION
  1.1 Contexte  Le ministère de la Justice a créé les Services juridiques ministériels (SJM) spécialisés dans la plupart des ministères et organismes gouvernementaux. Ces unités fournissent des avis juridiques aux organismes clients pour faciliter leurs opérations. La présente vérification porte sur les méthodes de gestion des SJM qui fournissent des services à l’Agence canadienne de développement international (ACDI).  L’ACDI a le mandat de diminuer la pauvreté, de promouvoir les droits humains et d’appuyer le développement durable en conformité avec la politique étrangère du Canada. Ses priorités comprennent la promotion de la gouvernance démocratique, de la santé et de l’éducation, de l’égalité des genres et du développement économique du secteur privé respectueux de l’environnement. Elle collabore avec des partenaires de développement des secteurs public et privé, canadiens et internationaux, dans des pays choisis, notamment des états fragiles.  Les SJM de l’ACDI se concentrent actuellement sur des domaines particuliers, notamment la prestation « de conseils et de soutien aux activités de cette agence qui augmenteront l’efficacité de l’aide internationale, contribueront à la reconstruction et au développement de l’Afghanistan, et établiront des mécanismes encourageant les sociétés à rendre les médicaments essentiels à la vie accessibles aux personnes qui se trouvent dans les pays en développement ».2La qualité des services juridiques fournis à l’ACDI est d’une importance capitale pour que l’ACDI atteigne ses objectifs stratégiques.  Les SJM de l’ACDI font partie du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire du ministère de la Justice. Un directeur exécutif et avocat général (appelé chef des SJM dans le présent rapport) a la responsabilité des SJM et relève du sous-ministre adjoint du Portefeuille. Au début de la vérification, les SJM comptaient huit avocats du ministère de la Justice, y compris le directeur exécutif et avocat général. À la fin de la vérification, ce nombre avait augmenté à dix avocats. Les SJM comptent également trois employés de soutien qui sont des employés de                                                  Ministère de la Justice du Canada,Rapport sur les plans et les priorités, 2008-2009, p. 36.  7
Direction de la vérification interne   l’ACDI. L’équipe travaille dans l’Administration centrale de l’ACDI, située à Gatineau, au Québec. Les dépenses prévues pour 2008-09 s’élevaient à 988 000 $. Des renseignements contextuels supplémentaires sur les SJM sont fournis à l’Annexe A.  Certains des principaux risques relevés en choisissant les SJM pour y effectuer une vérification comprenaient les répercussions sur les clients du travail juridique, la capacité à prévoir la demande de services juridiques, la capacité à répondre aux demandes des clients en matière de services juridiques, le niveau d’efficacité dans l’organisation et la gestion de la charge de travail, la production de rapports sur les renseignements liés au rendement, la cohérence des avis juridiques, la gestion des renseignements électroniques et le caractère adéquat des liens avec le client et les autres groupes.  1.2 Objectifs et portée de la vérification  L’objectif global de cette vérification était d’examiner et d’évaluer le cadre dans lequel les SJM fournissent des services à l’ACDI de recommander que ce cadre soit amélioré.  L’équipe de vérification a examiné :   cadre de contrôle de la gestion (politique, pratiques et procédures liées à la planification, àle l’organisation, au contrôle, à la direction et à la communication, ainsi que la gestion des finances, du matériel et des ressources humaines);  la fiabilité des systèmes d’information aux fins de la prise des décisions et de la responsabilisation;  et aux règlements clés, ainsi qu’aux principales politiquesla mesure de la conformité aux lois de l’organisme central et du Ministère;  le caractère adéquat des interfaces avec les autres sections du ministère de la Justice;  des clients à l’égard des services fournis.le niveau de satisfaction  Cette vérification portait également sur :   la gestion des dossiers juridiques  la gestion des renseignements électroniques  l’éventail des ressources  visant à garantir la cohérence des avis juridiquesles mécanismes  La vérification a porté sur les opérations et les activités des SJM de l’ACDI dans la région de la capitale nationale. À l’occasion de cette vérification, la planification et l’examen sur place ont eu lieu de septembre à décembre 2008.  8
 L’annexe B décrit en détail la méthodologie utilisée au cours de la vérification.   
 
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SJM de l’ACDI 1. Introduction  
 
2. CONSTATATIONS – CADRE DE GESTION
  2.1 Objectifs et risques  Les SJM n’ont pas officiellement documenté leurs objectifs à long terme et ne les ont pas communiqués à l’ACDI et à leur propre personnel.  La définition et la documentation des objectifs organisationnels sont une étape majeure pour assurer que les attentes sont indiquées clairement aux professionnels, aux employés de soutien et au client. Les risques liés à l’atteinte des objectifs organisationnels doivent être relevés et évalués, et des stratégies d’atténuation explicites doivent être fournies pour chaque risque important.  Les SJM formulent des commentaires écrits en lien avec le processus de planification des activités du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire. Ces commentaires décrivent les objectifs à long terme liés aux initiatives pour les clients que les SJM prévoient appuyer tout au long de l’année. Le chef des SJM participe à l’exercice annuel de planification stratégique du conseil de gestion de l’ACDI lors duquel les objectifs ministériels à long et à court terme sont élaborés. Ces objectifs fournissent le contexte pour les objectifs des SJM. De plus, des priorités immédiates sont soulevées au cours de discussions avec les clients. Bien que celles-ci ne soient pas documentées, elles sont communiquées aux avocats des SJM aux réunions hebdomadaires des SJM.  On nous a informés qu’à l’exception des moyens susmentionnés pour identifier les priorités et les objectifs immédiats et à court terme, il n’existe aucune documentation sur les objectifs à long terme des SJM. Les objectifs établis pour l’organisation doivent viser le court et le long terme. De nombreux SJM documentent leurs objectifs et leurs priorités dans une entente sur les services juridiques conclue avec leurs ministères clients. Le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire a élaboré un modèle provisoire d’entente sur les services juridiques normalisée et intègre actuellement ce modèle provisoire à un modèle semblable préparé par la Direction de la gestion de la pratique du droit (DGPD) pour une utilisation par l’ensemble des SJM. L’équipe de vérification est d’avis que l’entente sur les services juridiques normalisée du Portefeuille, une  11
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