Comment réussir l’intégration d’une nouvelle recrue

Salomé -

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• Publié par: Phyon
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ROFIL SELEC

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COMMENT REUSSIR L’INTEGRATION D’UNE

NOUVELLE RECRUE ?

Les premiers pas d'un salarié dans une entreprise, qu'il soit novice ou

expérimenté, sont toujours délicats. Pour lui et pour son manager.

Conseils pour le mettre en confiance.

Selon une étude réalisée l'an dernier par la Cegos, le coût du remplacement d'un

collaborateur varie de 6 à 36 mois de salaire, en fonction de son niveau de

compétences, de son mode de recrutement et de sa position hiérarchique. Cela fait

réfléchir.

Que vous soyez manager, responsable des ressources humaines ou dirigeant de

PME, voici quelques conseils pour ne pas gâcher vos embauches.

REGLES ET CONSEILS.

Dans ce domaine, le succès repose davantage sur l'organisation, la pédagogie et la diplomatie que

sur les moyens financiers (tout le monde n'a pas le budget pour proposer un séminaire à Djerba). De

la rencontre avec l'équipe à la première mission en passant par le repérage des codes de l'entreprise,

tout nouvel arrivé, qu'il soit novice ou expérimenté, doit franchir certaines étapes pour s'intégrer et

donner le meilleur de lui-même. A vous de lui faciliter la tâche en balisant sa route.

METTEZ VOTRE EQUIPE DANS LA CONFIDENCE.

Rien n’est pire qu’un recrutement entouré de cachotteries. C’est le meilleur moyen de favoriser les

rumeurs et d’engendrer de la méfiance envers le nouveau salarié. Résultat : le nouveau venu se

retrouvera sous les tirs croisés des autres cadres et de sa hiérarchie.

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Prenez le temps d'informer vos collaborateurs et de répondre à leurs questions.

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Faites rencontrer à vos collaborateurs la personne que vous avez décidé d'embaucher. Ils

vont profiter pour lui poser des questions sur son parcours, se renseigner sur le poste et de se

présenter. C’est plus agréable que de faire connaissance devant la photocopieuse.

PREPAREZ L’ACCUEIL DU NOUVEAU VENU.

Les premiers jours en entreprise sont souvent lourds de stress et d'enjeux. Un nouvel arrivant est

dans un état de fragilité psychologique et de sensibilité accrue. Avoir un bureau correctement équipé,

un livret d'accueil où sont consignées les procédures maison un carnet de Tickets-Restaurant et le

contrat de la mutuelle sont les premiers signes concrets de son intégration. Le salarié se sent ainsi

attendu et donc sécurisé.

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Faites votre possible pour être là le jour J. Si ce n'est pas le cas, désignez parmi vos

collaborateurs celui ou celle qui sera responsable de l'accueil du nouvel arrivant et s'occupera

avec lui des détails logistiques et administratifs.

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La veille, n'hésitez pas à passer un coup de fil au «bleu» pour lui donner le nom de la

personne qui l'accueillera et lui préciser l'heure de rendez-vous.

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N'en faites pas trop non plus : inutile de lui présenter cinquante personnes le premier jour ou

de prévoir une réunion de brainstorming en fin de matinée. Vous ne réussiriez qu'à accroître

son stress.

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En revanche, certaines petites attentions font plaisir : Le jour de son arrivée, inscrivez son

nom sur la porte du bureau programmer-lui des rendez-vous avec différents responsables de

service. Il sentira que sa venue était prévue, et cela va lui rassurer.

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Enfin, à défaut de séminaire sous les tropiques, pourquoi ne pas proposer un pot de

bienvenue avec l'équipe rapprochée, histoire de rompre la glace ?

DESIGNEZ UN PARRAIN.

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Désignez un ou plusieurs parrains ou cadres référents qui aideront le nouveau venu à

découvrir les rouages de l'entreprise et de son poste.

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Chez Serda Archimag, une PME spécialisée dans les technologies de Fin-formation, chaque

salarié de l'entreprise réserve une heure sur son agenda pour un entretien en tête à tête avec

le nouveau. Il lui présente son poste, sa place dans l'entreprise et répond à ses questions.

Une manière de responsabiliser chacun à la réussite de l'intégration. Cela permet aussi à la

recrue de découvrir l'entreprise plus rapidement.

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Chez Wortest, PME spécialisée dans l'assistance technique pour le nucléaire, un

«compagnon», choisi parmi ses collègues, est chargé de guider toute nouvelle recrue pendant

une ou deux semaines. Même très expérimenté, le salarié qui débarque doit en passer par là :

dans notre métier, on ne peut pas se permettre d'ignorer les procédures.

CONFIEZ-LUI TOUT DE SUITE UNE MISSION.

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Votre salarié vient d'arriver, il faut l'aider à devenir autonome le plus rapidement possible en

facilitant sa découverte des pratiques et des métiers de la maison.

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Proposez un parcours d'intégration de deux semaines à l'arrivée des salariés dans

l'entreprise, toutes catégories professionnelles confondues. Activités de l'entreprise, aspects

administratifs, règles de sécurité et de qualité... Les responsables des différents services

viennent à tour de rôle présenter leur métier, ce qui représente un vrai investissement en

temps. Pour pouvoir gérer ces contraintes, l'entreprise fait en sorte de regrouper les prises de

postes de ses nouvelles recrues (qui doivent se former au préalable).

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Vous pouvez l'envoyer dans un premier temps en stage sur le terrain. Cela va lui permettre de

mieux comprendre les spécificités du secteur de l’entreprise.

FIXEZ-LUI D’EMBLEE DES OBJECTIFS CLAIRS.

En théorie, le nouveau collaborateur connaît le contenu de son poste et sait ce qu'il a à faire. Mais il

arrive parfois que sa responsabilité évolue ou qu'elle ait été «survendue» lors des entretiens d'em-

bauché.

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Montrez-vous précis sur les objectifs du nouveau collaborateur. Surtout s'il s'agit d'un jeune

diplômé. Ils sont plus exigeants que leurs aînés, mais ils ne l'expriment pas forcément. Du

coup, en cas de déception, ils vous quittent sans crier gare.

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En ce qui concerne la charge de travail, il faut prévoir une montée en puissance progressive.

«Les premiers mois, un nouveau collaborateur, même expérimenté, ne peut pas assumer la

même charge de travail que les autres, car pendant cette période il est aussi censé observer,

écouter et s'imprégner de la culture de l'entreprise. Mieux vaut définir ses objectifs en

conséquence et patienter un peu.

FAITES REGULIEREMENT LE POINT AVEC LUI.

Une fois le collaborateur intégré, il ne s'agit pas de le laisser tomber. «Lorsque j'ai été embauchée par

la régie publicitaire d'une radio privée, j'étais vraiment motivée, témoigne une jeune chef de pub.

C'était mon premier poste, mais on me confiait des responsabilités importantes. Les trois premières

semaines, la directrice était tout le temps sur mon dos. Puis elle est partie en vacances et, à son

retour, plus rien. Je ne l'ai plus vue, elle ne répondait plus aux questions que je lui posais par e-mail :

silence total. J'ai cru qu'elle m'en voulait. J'ai failli démissionner. Mais mes collègues m'ont dit qu'elle

était comme ça avec tout le monde.» Laisser ainsi un nouveau livré à lui-même peut faire des

ravages, surtout chez les jeunes en période d'essai. «Durant ces semaines-là, le manager doit être

particulièrement attentif, car le collaborateur ne va pas forcément oser s'exprimer», met en garde

Christophe Emptaz.

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Prévoyez des entretiens d'étape. Demandez aux nouveaux collaborateurs de remplir des

rapports "d'étonnement" en répondant à une série de questions détaillées. Tout en

reconnaissant les limites de l'exercice (les nouveaux salariés prennent soin de ménager les

susceptibilités de leur hiérarchie), on estime que ces rapports permettent d'améliorer le

processus d'intégration.

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Vous pouvez organiser des petits déjeuners avec vos recrues après un mois de présence.

Parler-les de l'entreprise, de leurs missions, de leurs stratégies.

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Posez-les des questions et écoutez-les. Il est important pour eux d'avoir un contact avec la

direction générale en passant outre le filtre hiérarchique. Et vous, cela vous permettra de

mieux savoir ce qui se passe sur le terrain.

S

EMINAIRE D

’

INTEGRATION

:

FESTIF OU SERIEUX

?

Un bon moyen de faciliter la greffe de nouvelles

recrues est d'organiser dès les premiers jours

un séminaire d'intégration. Il existe plusieurs

façons de faire.

Certains employeurs préfèrent donner le coup

d'envoi avec une fête qui permet aux gens de

mieux se connaître.

D'autres préfèrent les séminaires classiques,

avec présentation de l'entreprise : histoire,

valeurs, stratégie...

De plus en plus d’entreprises organisent plusieurs fois par an

des séminaires destinés aux nouvelles recrues. L’occasion de

présenter l’entreprise et ses dirigeants.

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QUE FAIRE SI LA PERIODE D'ESSAI SE PASSE MAL ?

Même avec le meilleur des dispositifs d'intégration, il arrive qu'une recrue ne fasse pas l'affaire. Si

vous optez pour une séparation, la période d'essai peut être interrompue à tout moment, sans préavis

ni justification. Mais attention !

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Si la procédure n'est pas respectée, votre décision peut être contestée. L'interruption de la

période d'essai au bout de 48 heures peut ainsi être invalidée au motif que le salarié n'a eu ni

le temps ni les moyens de faire ses preuves.

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N'invoquez surtout pas une faute pour renvoyer le salarié, vous devriez alors respecter les

règles habituelles de licenciement.

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Enfin, sachez qu'un congé de maladie proroge d'autant la durée de la période d'essai.

Source : Isabelle Renaud – Management – n°120 – mai 2005