Etude des besoins en recherche et fourniture électroniques de documents auprès des enseignants et

Joëlle Angeloz, Isabelle Maurer, Renato Scariati/Jla

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Extrait

Bibliothèque de la Faculté des Sciences Economiques et Sociales Université de Genève ETUDE DES BESOINS EN RECHERCHE ET FOURNITURE ELECTRONIQUES DE DOCUMENTS AUPRES DES ENSEIGNANTS ET CHERCHEURS DE LA FACULTE SES RAPPORT

Introduction

De nos jours, Internet offre de nouvelles possibilités de recherches documentaires et de fourni- tures électroniques de documents. Comme de nombreuses bibliothèques, la Bibliothèque des sciences économiques et sociales (BSES) envisage de développer ses services à ce sujet en définissant une politique répondant à cette tendance. Dans ce contexte, nous avons été mandatés pour effectuer une étude des besoins en recherche et fourniture électronique de documents auprès des enseignants et chercheurs de la Faculté des sciences économiques et sociales (FSES). Le but de cette étude était, d’une part, d’évaluer les pratiques actuelles en matière de veille scientifique et d’utilisation de certains outils documentaires, et d’autre part, de connaître les opinions et les sentiments des usagers concernant la documentation sous forme électronique, plus spécifique- ment : · les abonnements de périodiques électroniques · les tables de matières sous forme électronique · la fourniture électronique d’articles · l’archivage et la publication de documents électroniques dans le cadre de la Faculté SES. Les résultats de cette enquête serviront à orienter la politique de la Bibliothèque en matière de fourniture et de recherche électronique de documents. Notre étude fait également ressortir des éléments pouvant être pris en compte pour des analyses complémentaires, dépassant le cadre de nos objectifs. Après un court paragraphe sur la méthodologie suivie, ce rapport présente les principaux résultats de notre enquête, ainsi que nos interprétations,   et se conclut par des recom- mandations en rapport avec nos objectifs.

ETUDE DES BESOINS EN RECHERCHE ET FOURNITURE ELECTRONIQUES DE DOCUMENTS Méthodologie

Notre enquête a été effectuée auprès de toute la population de chercheurs et d’enseignants de la Faculté des sciences économiques et sociales durant le printemps 1998. Le questionnaire, testé au préalable auprès de 8 personnes et supervisé par le Professeur P. Pellegrino (FSES), compor- tait 99 questions ou sous-questions, de type ouvert ou fermé. 357 questionnaires ont été expé- diés par courrier interne. 103 nous ont été retournés, soit un taux de réponses de 29%.   Après vérification, nous constatons que les personnes ayant répondu au questionnaire sont représenta- tives de la population de départ pour ce qui est de la fonction, de l’appartenance à un départe- ment et du sexe. Le taux de réponse et la représentativité nous semblent suffisant pour extraire des résultats statistiquement valables. Cependant, lorsqu’il s’est agi d’analyser plus finement les données, par exemple lors de croisements entre questions ou pour des analyses relatives à une partie seulement des usagers, le nombre peu élevé d’occurences nous a obligé à considérer les résultats avec précaution. Quant aux termes, très généraux, d’»usagers», d’»utilisateurs» etc., nous ne les utiliserons que lorsque les réponses ne dépendent pas des données personnelles de ceux-ci (fonction, département, sexe ou âge), mais traduisent une attitude homogène. Le traitement des réponses a été réalisé avec le logiciel SPSS, qui a permis un traitement statis- tique et croisé des données. Il a été complété par une analyse en partie «manuelle» des questions ouvertes. Afin de faciliter la lecture de ce rapport, nous avons volontairement adopté un style littéraire, présentant le moins de chiffres possibles. Cependant, un dossier complet contenant l’ensemble des résultats détaillés peut être consulté auprès des auteurs de cette enquête.

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Résultats et analyses

Les résultats analysés dans ce rapport montrent, d’une façon générale, une forte adhésion des membres de la Faculté à la mise en place de services de fourniture électronique de documents à la BSES. Nous constatons, d’une part, que l’ordinateur fait déjà partie de l’environnement quo- tidien des chercheurs et que leur matériel est considéré par la majorité d’entre eux (80%) comme suffisamment performant. Il est utilisé déjà pour la recherche de documents, pour se tenir au courant de l’actualité scientifique et pour échanger de l’information. D’autre part, les usagers se montrent fortement favorables aux nouveaux services qui leur sont proposés. Le service le plus plébiscité est la fourniture électronique d’articles (92%), suivent les tables de matières sous forme électronique (88%) et enfin les abonnements de périodiques électroniques (82%). Les membres de la Faculté se montrent fortement intéressés par les nouvelles possibilités que tous ces services peuvent offrir. En outre, les sentiments exprimés par les utilisateurs face aux documents électroniques, à l’uti- lisation de l’ordinateur pour les recherches documentaires et à la lecture de documents sont en majorité positifs, avec des nuances que nous analyserons plus loin. Enfin, nous constatons que les personnes utilisant déjà de tels services dans d’autres bibliothè- ques sont convaincues de leurs intérêts et des avantages apportés par ces nouveaux outils. Tous ces éléments vont faire ici l’objet d’une analyse détaillée reprenant les objectifs point par point.

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ETUDE DES BESOINS EN RECHERCHE ET FOURNITURE ELECTRONIQUES DE DOCUMENTS La documentation

Veille scientifique Les membres de la Faculté utilisent de manière variable les différents canaux d’information. Pour se tenir au courant des nouveautés scientifiques dans leur domaine, les usagers privilégient la lecture, tout particulièrement les bibliographies contenues dans les articles et les ouvrages, plutôt que les recherches documentaires. En outre, les périodiques sont considérés comme une source privilégiée d’information scientifique, tout particulièrement pour les Départements de la Section des sciences sociales. Leur importance augmente dès que les utilisateurs quittent le statut d’assistant pour continuer leur carrière universitaire, et diminue avec le statut de profes- seur. A ce moment-là, d’autres sources d’information semblent prendre de l’importance, notam- ment les relations interpersonnelles sous forme d’échanges : courrier électronique, participation à des colloques. Quant aux différents services offerts par la BSES : Tables des matières photocopiées, Current Contents, Liste de nouvelles acquisitions, ils sont actuellement relativement peu utilisés. Ce phénomène est probablement dû à leur support (papier), étant donné que les outils sous forme électronique sont davantage utilisés : catalogues de bibliothèques, CD-ROM, Internet. Une grande majorité d’usagers (77%) utilise déjà ce dernier outil pour la recherche documentaire, même avec un matériel jugé trop peu performant. Afin de mieux répondre aux besoins exprimés par les utilisateurs par rapport à la veille scienti- fique, la BSES devrait ainsi prendre en compte les éléments suivants : · en complément des outils de recherche documentaire traditionnels, développer davan- tage des outils permettant aux chercheurs d’obtenir le texte intégral des documents ; · élargir ses services en offrant les outils documentaires également sous forme électroni- que ; · diversifier les canaux d’informations offerts à ses usagers afin d’assurer une bonne veille scientifique à toutes les catégories de public ; · promouvoir davantage sa documentation en faisant mieux connaître les outils à disposi- tion des usagers ; · insister au niveau de la politique de la Faculté en matière d’équipement informatique pour que ses enseignants et chercheurs disposent d’un matériel suffisamment performant. On constate en effet que la qualité de celui-ci a une grande incidence sur l’utilisation d’Internet.

Utilisation des périodiques Les usagers se procurent aujourd’hui les articles principalement par des démarches strictement personnelles : en s’adressant à des collègues (80%), en fréquentant la BSES (94%) ou en sous- crivant à des abonnements privés (70%). Seule la moitié (50%) des usagers utilise la fourniture d’articles telle que la BSES l’offre actuellement via le prêt interbibliothèques de la BBS. Par ailleurs, l’importance des périodiques dans le travail scientifique est confirmée de façon indis- cutable dans notre enquête, on peut estimer donc que la sous-utilisation de ce service tient à la façon dont il est proposé.

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Un nouveau service de fourniture d’articles devrait répondre mieux qu’aujourd’hui à ce besoin. Pour que ce service soit utilisé de manière optimale, en plus des propositions qui vont suivre, nous recommandons de procéder à une évaluation du service actuel de prêt interbibliothèques de la BBS.

Une majorité (62%) des usagers souhaiterait une plus grande rapidité dans la fourniture des articles. La BSES devra s’assurer que la fourniture électronique d’articles satisfasse cette at- tente. Quant au coût des articles, la somme que les utilisateurs semblent disposés à payer est très clairement 5 FRS avec un seuil «toléré» de 10 FRS. Une partie d’entre eux (19%) estime même que cette fourniture devrait être gratuite. Cependant, pour une fourniture urgente, les usagers sont prêts à dépenser 5 FRS de plus.

Un quart des usagers (24%) lit déjà des périodiques électroniques : hebdomadaires, périodiques scientifiques et working papers. Parmi les autres, les premiers arguments invoqués sont souvent leur méconnaissance ou le manque de savoir-faire. Il est donc essentiel que la BSES fasse, d’une part, un effort d’information et de promotion si elle offre l’accès à des périodiques électroniques et, d’autre part, offre un choix varié de périodiques électroniques. Le second type d’argument tient au support lui-même, ces usagers préférant la forme papier. Ceci représente une mise en garde contre l’abandon des versions «papier» des abonnements de périodiques.

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ETUDE DES BESOINS EN RECHERCHE ET FOURNITURE ELECTRONIQUES DE DOCUMENTS Les abonnements aux périodiques électroniques

Notre enquête montre une nette adhésion (82%) des usagers à ce que la BSES souscrive à des abonnements de périodiques électroniques. Les raisons invoquées sont soit d’ordre pratique (plus grande rapidité et convivialité, accès à distance, gain de place de stockage), soit d’ordre «scientifique» (facilite le travail scientifique, la recherche documentaire, la consultation des archives). Une faible minorité (6%) des personnes y est défavorable, car elle préfère la forme papier, ou parce qu’il «n’y a pas de périodiques électroniques dans son domaine». Cependant, une légère majorité des utilisateurs (58%) souhaite que la BSES maintienne ses abonnements aux versions papiers, même si elle souscrit aux mêmes titres en version électronique. En effet, les usagers sont attachés au papier, qu’ils considèrent plus agréable (lecture et possibilité de photocopier), ou parce que cette forme traditionnelle permet l’utilisation des périodiques par les personnes ne disposant pas d’ordinateurs (étudiants notamment). Par ailleurs, pour des raisons de coûts, de double emploi et d’élargissement de choix des périodiques, plus d’un quart (27%) des personnes pense que si la BSES souscrit à l’abonnement électronique, la forme tradition- nelle d’abonnement papier ne devrait pas être maintenue. Si la BSES souscrit aux abonnement électroniques en abandonnant la forme papier, elle devra tenir compte des réserves suivantes émises par les usagers : l’accessibilité aux périodiques doit être assurée à tous les usagers, notamment dans la Bibliothèque ; le réseau doit fonctionner correctement ; un accès aux archives doit rester possible ; le nombre des titres offerts ne doit pas être diminué ; les articles doivent pouvoir être imprimés ou obtenus sous forme papier, et pou- voir être «déchargés». En outre, à part la publicité, toutes les rubriques des périodiques papier (résumés, tables des matières, index etc.), et toutes les fonctions (feuilletage, archivage etc.) sont nettement requises par les usagers pour la forme électronique. Des possibilités nouvelles d’utilisation des périodiques, liées à la forme électronique, sont plébiscitées par les usagers : extraire du texte pour le copier dans un fichier, entrer en contact avec les auteurs par courrier électronique. D’autres sont suggérées par les utilisateurs eux-mêmes : liens hypertextes ; recher- che par thème, mot clé, auteur ; débat, discussions, zones d’échange. En général, notre enquête montre que les usagers sont non seulement favorables aux périodiques dans la forme électronique, mais déjà relativement exigeants quant à leurs utilisations possibles. Ils prévoient déjà les utilités nouvelles que ces outils pourront offrir dans leur travail scientifi- que. La BSES devra en tenir compte, et garantir ces possibilités nouvelles. Par contre, on constate également une légère réticence envers les abonnements de périodiques électroniques, qui peut être due à l’outil informatique lui-même, ainsi qu’un attachement des usagers au maniement traditionnel des périodiques dans leur forme papier. Il faudra donc que l’utilisation des périodiques sous forme électronique soit simple, conviviale, qu’elle soit intro- duite progressivement et accompagnée d’un encadrement des usagers.

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Les tables des matières électroniques

Les tables des matières électroniques suscitent un fort intérêt de la part des usagers, qui plébis- citent à une très large majorité (88%) que la BSES souscrive à ce service. L’un des souhaits ressortant particulièrement de l’enquête, à ce sujet, est la possibilité, pour les usagers, de sélec- tionner eux-mêmes les tables des matières des périodiques désirés, ou de disposer d’un vaste choix en sciences économiques et sociales, sans être limité aux seuls abonnements de la BSES. Certains Départements ont émis ce souhait de façon plus insistante, en particulier les Départe - ments d’histoire économique, de sociologie, de science politique et d’économétrie. Cela con- firme le caractère interdisciplinaire du travail scientifique de notre Faculté, et la diversité très large des domaines qui doit pouvoir être garantie dans la nouvelle offre de tables des matières électroniques. Par ailleurs, les usagers veulent accéder à ce service essentiellement en se connectant eux-mê- mes, et dans une moindre mesure, en signalant leur profil d’intérêt à la BSES ou en recevant les tables des matières par courrier électronique. Une certaine autonomie par rapport à la BSES semble souhaitée. Concernant les «profils d’intérêt» signalés à la BSES, si une très faible majo- rité (51%) des usagers y est favorable, on constate une légère réticence de la part d’une partie du corps professoral. Trois hypothèses peuvent être émises pour expliquer ces réserves : · un besoin de discrétion sur leurs sujets de recherches · un désir de gérer eux-mêmes leur profil d’intérêt, peut-être par doute des compétences des bibliothécaires à le faire · une volonté de ne pas déterminer un profil d’intérêt, car celui-ci pourrait limiter l’hori- zon de leurs recherches. Cette variété de besoins devra inciter la BSES à offrir des services diversifiés et personnalisés à ses usagers. On pourrait se demander également si la BSES ne devrait pas développer des rela- tions plus étroites avec ses usagers, pour valoriser les compétences de son personnel et pour présenter de façon plus efficace les prestations qu’elle offre dans le domaine de la recherche scientifique. Par ailleurs, parmi les différentes possibilités offertes par la consultation électronique des tables des matières, celle permettant de rechercher par terme, auteur, titre est largement plébiscitée. Cette fonction, qui est un avantage que seul l’outil électronique peut fournir, plaide en faveur de la mise à disposition des tables des matières sous cette forme. On peut supposer que dans ces conditions, les tables des matières deviendront un outil de recherche et de veille plus utilisé qu’il ne l’est actuellement. La consultation des tables antérieures est également souhaitée fortement, cette possibilité devra donc être maintenue. Quant aux possibilités techniques de réutiliser des fragments de textes (références, citations), les usagers y sont également intéressés en large majorité (72%), ce qui montre un intérêt supplémentaire des tables des matières sous formes électroniques. La BSES devra s’assurer, en choisissant le système approprié, que ces fonctions soient offertes.

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La fourniture électronique d’articles

La quasi totalité (92%) des usagers est intéressée par la fourniture électronique d’articles. On retrouve ici la même volonté d’accéder de façon indépendante à ce service, seul le quart des personnes interrogées désirant que la BSES leur serve d’intermédiaire. Par contre une très forte majorité (80%) souhaite que la BSES lui donne les moyens d’utiliser elle-même un fournisseur électronique de documents. Ces résultats devraient induire la BSES à suivre deux pistes complé- mentaires : offrir un service assurant la fourniture d’articles sur demande, mais également met- tre en place les ressources permettant aux chercheurs d’obtenir des articles de façon autonome. Cette dernière fonction nécessitera de la part de la BSES, d’une part, d’établir des liens entre les chercheurs et les fournisseurs, et d’assurer le bon fonctionnement de ces liens, et, d’autre part, de communiquer aux chercheurs les possibilités existantes ainsi que la manière de les utiliser.

Par rapport à la rapidité d’obtention des articles, nous avons vu précédemment que les utilisa- teurs demandent une amélioration du service actuel. Avec une mise à disposition électronique, les temps souhaités sont 2 à 3 jours, avec une tolérance jusqu’à une semaine. Cependant, un nombre non négligeable de personnes voudrait obtenir les articles dans les 24 heures (18%), voire immédiatement (13%). Ceci montre qu’un certain nombre de chercheurs ont pris cons- cience des possibilités d’accès immédiat aux textes qu’offre l’outil électronique. La BSES devra pouvoir répondre à cette attente, soit en fournissant le texte intégral en ligne, soit, si cela n’est pas possible pour différentes raisons (disponibilité, coût etc.), en expliquant ces raisons.

Quant au coût d’un article, les usagers souhaiteraient payer moins cher qu’aujourd’hui par le système des vignettes et bulletins de la BBS. Pour une fourniture «normale», la somme tolérée pour la majorité des usagers (54%) est de 5 FRS. Cependant, parmi les autres personnes, un nombre non négligeable (19%) estime que la fourniture devrait être gratuite. En cas de fourni- ture «urgente», la somme tolérée passe à 10 FRS, avec encore un certain nombre de personnes demandant la gratuité (10%). Notre enquête montre ainsi que les usagers sont très sensibles à la question du coût des articles. La BSES devra donc être attentive à ne pas souscrire à des fournisseurs d’articles dont les tarifs dépasseraient de beaucoup ces attentes. En effet, ceci pourrait non seulement décourager les usagers à utiliser un tel service et le rendre inutile, mais également nuire à l’image de la Biblio- thèque.

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Transmission des articles

Les usagers souhaiteraient en priorité recevoir les articles sous forme de fichier électronique, plutôt que sous forme de photocopies, montrant ainsi que les modes de transmission tradition- nels sont déjà dépassés, en particulier le fax. En effet, les usagers sont déjà largement conscients des avantages supplémentaires qu’offre la transmission électronique par rapport aux photoco- pies : rapidité d’accès, consultation à distance, possibilité de travailler sur les textes.

La BSES devra fournir des services permettant d’une part d’imprimer les articles, et d’autre part de les obtenir dans leur forme complète (avec les illustrations) et dans un format les rendant utilisables pour un traitement ultérieur (recherche et extraction de texte par exemple).

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Remplacement des abonnements par la fourniture électronique de documents

Si une légère majorité des usagers (53%) est favorable à un remplacement des abonnements de périodiques par la fourniture électronique de documents, il convient d’être prudent dans une telle démarche, pour deux raisons. Premièrement, plus du tiers (38%) des personnes exprime clairement son désaccord, en invoquant des raison diverses : intérêt historique pour les collec- tions papier, incidence sur l’édition, consultation limitée à un certain public, en plus des raisons liées à l’outil lui-même (confort de lecture moindre, difficulté de feuilletage, utilisation nécessi- tant un ordinateur, problèmes techniques et pannes). Deuxièmement, la BSES devra s’assurer de pouvoir mettre en place un service de fourniture électronique de documents dans les conditions requises par les utilisateurs en termes de coût et de rapidité. C’est à cette condition seulement que pourraient être supprimés les abonnements de périodiques.

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Archivage et publication électroniques dans le cadre de la Faculté

La mise en place, par la BSES, d’un système d’archivage électronique permettant de conserver sous forme numérisée des textes scientifiques et de les rendre accessibles à la communauté scientifique de la Faculté, est plébiscitée par une très forte majorité d’usagers (90%). Ceux-ci sont également favorables à la publication de leurs propres articles et supports de cours sous forme électronique dans le cadre de la Faculté, mais dans une moindre mesure (84%). L’analyse des questions ouvertes fait ressortir autant d’arguments en faveur du self-publishing qu’en sa défaveur. D’une part, ses partisans en espèrent, entre autres, une meilleure diffusion ou accessi- bilité de leurs articles, un développement de la collaboration entre chercheurs, une rationalisa- tion des ressources, et un plus grand confort d’utilisation. D’autre part, ses détracteurs redou- tent, entre autres, les problèmes liés à la lecture sur écran et la nécessité de disposer d’un ordina- teur. Indirectement, ceux-ci redoutent également des incidences négatives au niveau pédagogi- que : absentéisme aux cours, diminution de l’apport de l’enseignant. Les questions de la qualité de l’information et du contrôle des pairs, du copyright et du plagiat sont soulevées par les parti- sans comme par les détracteurs, et devront être prises en compte dans l’implantation de tels systèmes.

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