Gestion Electronique des douments

Patrick Sotindjo

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Gestion Electronique des douments

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• Publié par: Patrick.SOTINDJO
• Publié le: 08 septembre 2016
• Nombre de lectures: 664
• Langue: Français
• Poids de l'ouvrage: 1 Mo

Extrait

 REPUBLIQUE DU BENIN *******@******* MINISTERE D’ETAT CHARGE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE (MECESRS) *******@******* U NIVERSITE P OLYTECHNIQUE I NTERNATIONAL - O BIANG N GUEMA M BASOGO *******@******* MEMOIREDEFIN DEFORMATION  Option Filière  Gestion Informatique Appliquée à la gestion des entreprises  (IAGE) Thème GESTIONELECTRONIQUEDES DOCUMENTS Lieu de stage Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique Direction de l’Informatique et du Pré-Archivage (DIP) Réalisé par : Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN Maître de Mémoire : Tuteur de Stage : Ir. Patrick SOTHINDJO Mme Judith GBENODOU SATOGUINA Attaché d’enseignement et de Directrice de l’Informatique et du Pré-archivage recherché EPAC-UAC/LETIA

Année académique : 2012-2013

Farrel U. ADJAHO

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

DEDICACE

2013

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

A mon pèreToussaint ADJAHO

A ma mèreAgathe DJOSSOUépouseADJAHO

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

DEDICACE

pèreA mon Marcel ADJANOHOUN

A ma mèreRacky DIONGépouseADJANOHOUN

Ama sœurNdorha Huévi ADJANOHOUN

2013

Tidjane A. ADJANOHOUN

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

REMERCIEMENTS

Aux Autorités de l’UPI-OMN ;

à tout le corps professoral ;

à MonsieurPatrick SPTINDJO, notre maître de mémoire, pour nous avoir

suivis dans la rédaction de notre mémoire et pour sa disponibilité ;

2013

à MadameJudith GBENODOU SATOGUINA, Directrice de la Direction de

l’Informatique et du Pré-archivage, pour avoir accepté non seulement de nous

prendre comme stagiaires mais aussi d’être notre tutrice durant ce stage;

à tout le personnel de laDIPpour s’être montré coopératif ;

à MessieursAnges François d’Assise JOSSEetAlain AGOSSOUde laDRH,

pour avoir été toujours disponible malgré leurs occupations ;

à MesdamesGwladysetArmelle ADJAHOet MonsieurHarold ADJAHOpour

leur soutien ;

à MessieursVithchéméetTiedan ADJANOHOUNpour leur soutien ;

à tous ceux qui, de prêt ou de loin, ont contribué à la réalisation de ce travail,

nous adressons nos sincères remerciements.

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

HT: €Euro Hors-Taxe

CSS: Cascading Style Sheets

DIP: Direction de l’Informatique et du Pré-archivage

DOM: Document Object Model

DRH: Direction des ressources humaines

GED: Gestion Electronique des Documents

GTK: Good To Know

HP: Hewlett-Packard

HTML: Hypertext Markup Language

LDAP: Lightweight Directory Access Protocol

2013

MECESRS: Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique

MERISE: Méthode d’Etude et de Réalisation Informatique par Sous – Ensemble

MESRS: Ministère de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique

MySQL: My Structured Query Language

OS:Operating System

PHP: PHP Hypertext PreProcessor

PDF: Portable Document Format

SGBD: Système de Gestion de Base de Données

SRU: Service des Relations avec les Usagés

SPre: Service de Pré-archivage

SI: Service Informatique

TIC: Technologies de l’Information et de la Communication

UML :Unified Modeling Language

XHTML: eXtensible HyperText Markup Language

XML: eXtensible Markup Language

XSL: eXtensible Stylesheet Language

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

LISTE DES TABLEAUX

2013

TABLEAU 1:Matériels, systèmes d’exploitation et logiciels existants .......................... 9

TABLEAU 2:........................................................ 21Quelques logiciels répandus de GED

TABLEAU 3 :Liste des acteurs et leurs taches................................................................. 25

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GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

LISTE DES FIGURES

2013

Figure1 :Présentation du réseau ........................................................................................ 11

Figure 2: Diagramme des flux lié à la circulation d’un document ................................ 13

Figure 3................................................................................................... 17: Le cycle du GED

Figure 4: Diagramme de contexte statique....................................................................... 28

Figure 5...................................................................... 31: Diagramme des cas d’utilisations

Figure 6................................................................. 39: Diagramme du package : Workflow

Figure 7: Diagramme du package Gestion des documents ............................................ 40

Figure 8: Diagramme du package Gestion des utilisateurs............................................ 40

Figure 9: Diagramme du package Archive ....................................................................... 41

Figure 10: Diagramme de contexte dynamique ............................................................... 43

Figure 11: Diagramme de séquence du cas d’utilisation « DEMARRER UN

WORKFLOW » ........................................................................................................................ 44

Figure 12: Diagramme de séquence du cas d’utilisation « VALIDER OU REJETER

UN WORKFLOW »................................................................................................................... 45

Figure 13: Diagramme de séquence du cas d’utilisation « CREER UN DOCUMENT » .... 46

Figure 14: Diagramme de séquence du cas d’utilisation « ARCHIVER UN

DOCUMENT » .......................................................................................................................... 47

Figure 15: Diagramme d’activité du cas d’utilisation « déclencher un workflow » .. 48

Figure 16: Diagramme d’activité du cas d’utilisation « valider ou rejeter un

workflow» .............................................................................................................................. 49

Figure 17: diagramme d’activité du cas d’utilisation « créer un document » ............ 49

Figure 18...... 50: Diagramme d’activité du cas d’utilisation « archiver un document »

Figure 19: diagramme de classe......................................................................................... 53

Figure 20: diagramme de composant du système .......................................................... 54

Figure 21: diagramme de déploiement............................................................................. 54

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

SOMMAIRE

2013

Introduction ............................................................................................................................1

Chapitre 1........................................................ 2: PRESENTATION DU LIEU DE STAGE

I.

II.

III.

IV.

Présentation de la structure d’accueil ....................................................................... 3

Gestion des documents au sein de l’entreprise ..................................................... 12

Proposition de solution ............................................................................................. 15

Présentation de la gestion électronique des documents(GED) ........................... 16

A.Qu’est-ce que la gestion électronique des documents(GED) .............................. 16

B.Méthodologie de mise en place ............................................................................... 19

C.Présentation des GED existantes ............................................................................. 21

Chapitre 2: ETUDE CONCEPTUELLE............................................................................. 23

I.

II.

Etude préliminaire ....................................................................................................... 24

Analyse .......................................................................................................................... 27

A.Modélisation fonctionnelle ....................................................................................... 28

B.Modélisation dynamique ......................................................................................... 41

C.Modélisation statique ................................................................................................ 51

Chapitre 3: REALISATION D’UN NOUVEAU SYSTEME ........................................... 55

I.

II.

Implémentation .......................................................................................................... 56

Confidentialité et sécurité ......................................................................................... 58

Conclusion.......................................................0....6..................................................................

Bibliographie........................................................................................................................ 61

Webographie........................................................................................................................ 62

Annexes..................................................................................................................................63

Table des matières............................................................................................................... 73

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

INTRODUCTION

La gestion de l’information, enjeu essentiel à l’heure de la numérisation,

apparaît comme un atout des plus indispensables. De ce fait, de par le monde des

entreprises, de nombreux objectifs sont cités : croissance des performances, plus

de profits pour un faible coût, acquérir et maintenir une bonne image, etc.

Pour atteindre de tels objectifs, une gestion efficiente et performante des

données semble essentielle et passe,

documentaire. La mise

indispensable.

entre autre, par une bonne gestion

en place d’une solution de GED devient, ainsi,

L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le

processus de gestion de l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique.

C’est ainsi, le Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieur et de la

recherche Scientifique (MECESRS), se voit dans l’obligation de se doter d’un

système pour la gestion des nombreux documents découlant de la prestation des

activités qu’il entreprend. Ce système permettra donc une bonne gestion des

documents, ce qui facilitera une gestion efficiente des activités actuelles et futures.

Ainsi, au cours de notre stage, nous avons été conviés à mener des réflexions sur

la gestion documentaire afin de concevoir une GED

Le présent mémoire dont le thème est ’’Gestion Electronique des

Documents’’ s’articule autour des trois points suivants :

•

•

•

présentation du lieu de stage ;

étude conceptuelle ;

réalisation d’un nouveau système.

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

2013

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

CHAPITRE 1 : Présentation du lieu de stage

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

2013

I.

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

Présentation de la structure d’accueil

 Le Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

Scientifique (MECESRS) est l’un des Ministères qui composent le gouvernement

béninois. Il est régi par le décret n° 2012-540 du 17 décembre 2012 portant

attributions, organisation et fonctionnement du Ministère de l’Enseignement

Supérieur et de la Recherche Scientifique. Il a connu plusieurs dénominations,

notamment : le Ministère de l’Education Nationale (MEN) ; le Ministère de

l’Education Nationale et de la Recherche Scientifique (MENRS); le Ministère de

l’Enseignement Supérieur et de la Formation Professionnelle (MESFP).

La Direction de l’Informatique et du Pré-Archivage (DIP) est une Direction

Technique du Ministère qui assure en relation avec toutes les structures du

Ministère, la conception, la mise en œuvre, la coordination et le suivi-évaluation

d’actions intégrées visant à :

-

- -

garantir la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde des

documents administratifs et autres productions intellectuelles ;

assurer la fluidité et l’accessibilité de l’information ;

faciliter les relations entre les Directions Techniques et les usagers pour un

service public efficace et efficient ;

- veiller à l’utilisation rationnelle et à la maintenance du système

informatique du ministère.

La Direction de l’Informatique et du Pré-Archivage est chargée de :

-

-

-

piloter la mise en œuvre du schéma directeur informatique du ministère ;

concevoir et réaliser des applications spécifiques pour les structures du

ministère ;

concevoir, installer et gérer tout le réseau de communication et assurer la

cohésion du réseau informatique du ministère ;

Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN 

2013