Étude de cas Kirklees

Objectif Lune

Description

Service de reproduction et d'impression de la ville de KirkleesLa productivité atteint des sommets au service de reproduction et d'impression de la ville de Kirklees.très proche de celle d'un ordinateur de bureau. Nul besoin Le service de reproduction et d'impression de la ville de d'être un génie pour le programmer et lancer la production! Kirklees répond aux besoins de reproduction et On peut exécuter des tâches variables très, très d'impression de ses 19 000 employés. Avec des rapidement : un jour après l'installation, il est déjà possible volumes d'impression d'environ 24 millions de feuilles de produire des résultats. "par an, on pourrait croire que toute augmentation de volume serait une tâche impossible. Cependant, ce " …En quelques jours, nous avons mis en place et n'est pas le cas et Oliver Renshaw est enthousiaste lancé le processus, alors que je n'avais aucune quant aux nouvelles initiatives du service.expérience en programmation. Objectif Lune m'a tout simplement guidé à travers le processus et ça a La migration, l'internalisation et la redistribution du travail fonctionné. C'est génial! "au sein du personnel de la ville de Kirklees sont actuellement en cours, afin que chaque service puisse La facilité d'utilisation et la rapidité de configuration du remplir son rôle plus efficacement. La complexité de système ont permis au service de reproduction et l'impression à données variables fait qu'à ce jour, tout d'impression de commencer à ...

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• Publié par: Phewyig
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• Langue: Français

Extrait

La productivité atteint des sommets au service de

reproduction et d'impression de la ville de Kirklees.

Le service de reproduction et d'impression de la ville de

Kirklees répond aux besoins de reproduction et

d'impression de ses 19 000 employés. Avec des

volumes d'impression d'environ 24 millions de feuilles

par an, on pourrait croire que toute augmentation de

volume serait une tâche impossible. Cependant, ce

n'est pas le cas et Oliver Renshaw est enthousiaste

quant aux nouvelles initiatives du service.

La migration, l'internalisation et la redistribution du travail

au sein du personnel de la ville de Kirklees sont

actuellement en cours, afin que chaque service puisse

remplir son rôle plus efficacement. La complexité de

l'impression à données variables fait qu'à ce jour, tout

travail d'impression comportant des données variables était

pris en charge par le service des TI ou attribué en sous-

traitance lorsque le volume l'exigeait. Cette façon de faire

est maintenant en train de changer.

" Les documents à données variables que la ville produit

sont actuellement traités par notre service des TI, mais

nous avons un projet de migration en cours vers notre

service. Cela signifie une augmentation de notre volume

d'impression d'environ 10 millions de feuilles par an. Les

tâches principales que cela comporte sont les envois de la

ville relatifs aux impôts fonciers et tout le travail du

processus d'élection. Une partie de ce travail est

actuellement envoyé à l'externe en raison des limites de

nos systèmes actuels. "

Pour s'assurer que le service de reproduction et

d'impression pourra

maintenir

ses

normes de qualité,

gérer l'impression à

données variables et

a

c

c

o

m

m

o

d

e

r

l'augmentation

de

volume prévue, la

ville

a

entrepris

d'explorer les solutions logicielles qui répondraient à ses

besoins en matière de données variables.

" Nous avons remplacé tout notre équipement et nos

moteurs d'impression il y a un an et demi et, à l'époque,

nous recherchions une solution de moteur et de logiciel qui

répondrait à notre demande courante, mais aussi aux

exigences futures de la ville en ce qui concerne

l'impression à données variables. "

Après avoir étudié un certain nombre de solutions

possibles, Oliver et son équipe ont constaté que la plupart

étaient soit trop restrictives, soit trop complexes, jusqu'à ce

qu'ils découvrent PlanetPress d'Objectif Lune.

" Nous avons choisi Objectif Lune et PlanetPress parce que

nous aimions l'interface très familière du logiciel PlanetPress,

très proche de celle d'un ordinateur de bureau. Nul besoin

d'être un génie pour le programmer et lancer la production!

On peut exécuter des tâches variables très, très

rapidement : un jour après l'installation, il est déjà possible

de produire des résultats. "

" …En quelques jours, nous avons mis en place et

lancé le processus, alors que je n'avais aucune

expérience en programmation. Objectif Lune m'a tout

simplement guidé à travers le processus et ça a

fonctionné. C'est génial! "

La facilité d'utilisation et la rapidité de configuration du

système ont permis au service de reproduction et

d'impression de commencer à prendre en charge et à

produire les travaux d'impression à données variables de la

ville et il semble que l'amélioration de l'efficacité et la

réduction des délais ne soient pas les seuls avantages de

ce changement. Le service a déjà pu intégrer des

exigences d'impression très complexes.

" Nous avons aussi transféré vers ce système certains de

nos travaux de formulaires, ce que nous faisions

auparavant par impression lithographique. Le plus

important de ceux-ci est le livre de bons de commande que

nous produisons pour la ville. La ville comporte environ

deux cents services et pour chacun, des renseignements

différents apparaissent sur ces livres. Traditionnellement,

leur impression était un véritable cauchemar puisque nous

devions les imprimer, puis les assembler, puis les perforer,

puis les numéroter. Le processus prenait, en gros, une

bonne semaine.

Aujourd'hui, nous le faisons en un jour et la méthode de

production des livres est intelligente! Nous utilisons une

ligne dans un document Excel pour générer autant de livres

de bons de commande que nécessaire : dans ce

processus, les variables comportent quatre formats

possibles avec différents logos, le texte de l'adresse et la

numérotation séquentielle des bons de commande. Le tout

sort de la presse numérique, prêt pour la reliure. "

Cependant, les avantages ne s'arrêtent pas là. PlanetPress

a permis au service d'améliorer le processus de production

des bons de commande pour en augmenter encore

l'efficacité. Un lot comportant un certain nombre de livres

de bons de commande est envoyé à chacun des services

de la ville. Avec l'aide d'Objectif Lune, le service a pu

automatiser l'impression d'une feuille de rappel 10 pages

avant la fin du dernier livre de chaque lot, pour chaque

service. Cette amélioration, selon Oliver, aurait été

difficilement réalisable sans PlanetPress.

" PlanetPress permet de simplifier énormément

l'impression à données variables. "

Service de reproduction et d'impression de la ville de Kirklees

Service de reproduction et d'impression de la ville de Kirklees

" Un autre des avantages du progiciel PlanetPress Suite est la capacité

d'équilibrer la charge entre les différents moteurs d'impression, ce que

je n'ai vu dans aucun autre logiciel. "

Oliver Renshaw

Service de reproduction et d'impression

Ville de Kirklees

" Je crois qu'il aurait été très difficile, avec les autres

solutions logicielles que nous avons vues, de produire cela.

C'est une tâche extrêmement complexe et nous avons

communiqué avec Objectif Lune pendant sa mise en

oeuvre, car nous avions besoin d'un peu de programmation

supplémentaire pour que ça fonctionne, mais là encore,

après quelques jours la production était lancée, même si je

n'avais aucune expérience en programmation. Objectif

Lune m'a tout simplement guidé à travers le processus et

ça a fonctionné. C'est génial! "

L'augmentation des volumes d'impression résultant de la

migration des tâches d'impression à données variables

vers le service de reproduction et d'impression peut

sembler ambitieuse, mais en fait, Oliver continue de

transférer à l'interne encore davantage de travaux

d'imprimerie, par son utilisation de PlanetPress. En plus

d'accepter le défi d'imprimer des bordereaux de paie pour

19 000 employés toutes les quatre semaines, le service

commence à prendre en main des travaux précédemment

envoyés à des sous-traitants.

" Le travail d'impression relatif aux élections se fait

actuellement à l'externe - très bien, je dois dire - mais nous

étudions la mise en place d'une solution pour notre service

du scrutin, qui consiste à envoyer une courte lettre de

rappel aux électeurs qui ne sont pas encore inscrits. Ce

travail comporte 14 000 lettres à contenu variable, des

codes barres variables pour des raisons de sécurité et des

images dynamiques variant selon le flux de données, et

nous nous attendons à pouvoir produire le tout en environ

une heure et demie. Nous espérons que ce sera le premier

d'une longue suite de projets pour le service du scrutin. "

PlanetPress permet au service de reproduction et

d'impression de la ville de Kirklees de produire davantage

de travail en moins de temps. L'un des outils à la base de

cette amélioration est la fonction de répartition de la charge

de PlanetPress.

" Un autre des avantages du progiciel PlanetPress Suite est

la capacité d'équilibrer la charge entre les différents

moteurs d'impression, ce que je n'ai vu dans aucun autre

logiciel. Nous pouvons effectuer une tâche d'équilibrage de

la charge, où nous envoyons trois parts égales à chacun de

nos moteurs d'impression, afin qu'ils aient terminé à peu

près en même temps. De cette façon, au lieu d'envoyer

tout le travail à une machine et de la bloquer pendant une

longue période, nous pouvons programmer cette fonction

dans les éléments du logiciel afin qu'il envoie la charge à la

première machine qui se libère, selon divers critères. Le

logiciel peut prioriser le travail automatiquement et c'est une

fonctionnalité qui nous est très précieuse. "

Le service de reproduction et d'impression de la ville de

Kirklees réalise déjà des économies de temps et d'argent.

Par le transfert des travaux d'impression à données variables

vers son service de reproduction et d'impression et par la

récupération à l'interne du travail d'impression envoyé à des

sous-traitants, la ville prévoit des économies dans les cinq

chiffres. Cette tâche n'aurait pas été aussi facile sans

PlanetPress et le gain de temps ne se manifeste pas

seulement dans les délais de production. PlanetPress permet

aussi à Oliver et à son équipe de continuer la production de

travaux à données variables complexes, auparavant

effectués par le service des TI, sans les compétences

techniques requises par les TI et avec un délai réduit.

" C'est un bon petit logiciel : on peut lancer la production en

moins d'une journée. Avec Tony, un de mes collègues, j'ai

suivi une session de formation chez Objectif Lune. Tony

n'avait jamais vu de logiciel pour données variables de sa vie.

À la fin de la journée, il faisait des tâches d'impression avec

des données variables, même des tâches très complexes.

Nous avons une banque de formulaires qui comporte environ

150 formulaires différents et Tony a réussi à les configurer en

moins de deux jours.

Avec PlanetPress, l'impression à données variables peut

devenir une tâche vraiment très simple; les fonctions qu'offre

le programme de base du progiciel PlanetPress Suite

permettent de réaliser la majorité des tâches que nous

voulons exécuter très rapidement et, surtout, très facilement.

Si vous avez besoin d'effectuer des tâches très complexes,

les gens d'Objectif Lune sont toujours disponibles par

téléphone et il est étonnamment facile de mettre en oeuvre

des processus très complexes.

Oliver Renshaw

Service de reproduction et d'impression

Ville de Kirklees

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