A Quick Microsoft Access 2000 Tutorial

Leith

Description

A Quick Microsoft Access 2000/2002 Tutorial By Charles W. Neville, © Charles W. Neville, March 2001, with modification by Leith Chan, Feb 2003 Verbatim copying and redistribution of this tutorial are permitted in any medium provided this notice and the copyright notice are preserved. This tutorial is intended for computer science students who need a quick introduction to Microsoft Access, but it will be useful to anyone needing such an introduction. To get the full benefit of this tutorial, you will need a computer running one of Microsoft Windows 95 or higher, Microsoft NT 4.0 or higher, or Microsoft Windows 2000. You will also need to have a copy of Microsoft Access 2000/2002 installed. An Access Database Open And Ready For Use Introduction Though Microsoft Access is NOT synonymous with database systems, there are more copies of Microsoft Access in use than any other database system. It therefore behooves computer science students to be at least superficially familiar with MS Access. This tutorial will guide you through some of the basic point-and-click stuff, and will even show you how to issue complex SQL (Structured Query Language) queries. You will open the Northwind Microsoft sample database and query it in various ways. This is a HANDS ON tutorial; it gives you step-by-step directions for carrying out simple tasks in Access. As you read, you should have a copy of the Northwind database open in Microsoft Access 2000/2002, and you should carry ...

Informations

• Publié par: Asli
• Nombre de lectures: 49
• Langue: English

Extrait

A Qu ick Micr o s o ft Acces s 2000/2002 Tu t o r ial

By Char les W. Nev ille,  Char les W. Nev ille, Mar ch 2001, w it h m o dificat io n by Leit h Chan , Feb 2003

Verbatim copying and redistribution of this tutorial are permitted in any medium provided this notice and the  copyright notice are preserved.   This t u t o r ial is in t en ded fo r co m p u t er s cien ce s t u den t s w ho n eed a q u ick in t r o du ct io n t o Micr o s o ft Acces s , bu t it w ill be u s efu l t o an y o n e n eedin g s u ch an in t r o du ct io n . To get t he fu ll ben efit o f t his t u t o r ial, y o u w ill n eed a co m p u t er r u n n in g o n e o f Micr o s o ft Win do w s 95 o r higher , Micr o s o ft NT 4.0 o r higher , o r Mic ft Win do w s 2000. Yo u w ill als o n eed t o hav e a co p y o f Micr o s o ft Acces s 2000/2002 in s t alled.

I

ntro

du ct io n

An Access U ro estabasa eD Ready FOpen And

ynonymous roso roso

 

Tho u gh Micr o s o ft Acces s is NOT s w it h dat abas e s y s t em s , t her e ar e m o r e co p ies o f Mic ft Acces s in u s e t han an y o t her dat abas e s y s t em . It t her efo r e beho o v es co m p u t er s cien ce s t u den t s t o be at leas t s u p er ficially fam iliar w it h MS Acces s . This t u t o r ial w ill gu ide y o u t hr o u gh s o m e o f t he bas ic p o in t -an d-click s t u ff, an d w ill ev en s ho w y o u ho w t o is s u e co m p lex SQL (St r u ct u r ed Qu er y Lan gu age) q u er ies . Yo u w ill o p en t he No r t hw in d Micr o s o ft s am p le dat abas e an d q u er y it in v ar io u s w ay s . This is a HANDS ON t u t o r ial; it giv es y o u s t ep -by -s t ep dir ect io n s fo r car r y in g o u t s im p le t as ks in Acces s . As y o u r ead, y o u s ho u ld hav e a co p y o f t he No r t hw in d dat abas e o p en in Micr o s o ft Acces s 2000/2002, an d y o u s ho u ld car r y o u t t he t as ks y o u r s elf, ex act ly as dir ect ed.

Fir s t , a few w o r ds abo u t w hat Micr o s o ft Acces s 2000/2002 is an d is n 't . Peo p le w ho do n 't r eally u n der s t an d w hat a r elat io n al dat abas e s y s t em is , an d s o m e p eo p le w ho do n 't act u ally u n der s t an d w hat Acces s 2000/2002 is, will tell you that Microsoft Access is not a fulyler oita lanatadbase system. In ht eadatabesw rot no, ld being fully relational is very bad. Don't worry, the people who tell you that are like the people who try to tell  y o u t hat lin u x is n o t a 32 bit o p er at in g s y s t em . Acces s 2000/2002, an d it s p r edeces s o r s Acces s 95 an d 97, ar e ex cellen t fu lly r elat io n al dat abas e s y s t em s . Bu t Acces s 2000/2002 do es hav e a few s ho r t co m in gs . The p r in cip le s ho r t co m in g is t hat it is alm o s t im p o s s ible t o en fo r ce r eas o n able s ecu r it y r es t r ict io n s w it h Acces s 2000/2002. So if y o u w an t a v ar iet y o f u s er s t o in t er act w it h a dat abas e, y o u s ho u ld m o v e u p t o Micr o s o ft 's SQL Ser v er , an Or acle dat abas e abo v e t he lev el o f Or acle Per s o n al Edit io n , o r t he w o n der fu l, an d FREE, My Sq l. (An d let u s n o t fo r get t o m en t io n t he higher lev els o f FileMaker Pr o as go o d p o s s ibilit ies .) As a cer t ified Micr o s o ft hat er , I w o u ld n at u r ally p r efer t hat y o u m o v e u p t o Or acle, My Sq l, o r FileMaker Pr o , bu t I hav e t o be fair . Micr o s o ft 's dat abas e products are extremely good, easy to develop for, readily accepted by the outside world, and always good  cho ices . This t u t o r ial is div ided in t o chap t er s . Yo u p r o bably s ho u ld go t hr o u gh t he chap t er s in s eq u en ce, s t ar t in g w it h chap t er 1. Chap t er s

s

1.Get t in gSt ar t ed. 2.  Addin g gin g Chan d an Dat a. 3.   le Qu er iesSim p. 4.  Cr eat in g er QBE Qu ies. 5.   iesMu lt er i-t able QBE Qu. 6.   ies erSQL Qu. If y o u w an t t o lear n m o r e abo u t Micr o s o ft Acces s 2000, es p ecially fr o m a dev elo p er 's p o in t o f v iew , t he bes t ingle source is Roger Jennings' excellent book, Using Access 2002, published by Que Press. 

Chap t er 1. Get t in g St ar t ed

Co p y in g t he No r t hw in d Sam p le Dat abas e

The fir s t t hin g y o u n eed t o do is m ake a co p y o f t he No r t hw in d s am p le dat abas e t o av o id alt er in g an d p er hap s p er m an en t ly dis ablin g it . Yo u s ho u ld u s e t his co p y in s t ead o f t he o r igin al dat abas e w hile y o u go t hr o u gh t his t u t o r ial. Yo u can co p y t he No t hw in d s am p le dat abas e fr o m P:\IMSE1013\Acces s \ No r t hw in d.m db t o y o u r U: dr iv e.

Op en in g t he No r t hw in d Sam p le Dat abas e

St ep 1. Op en y o u r co p y o f No r t hw in d by do u ble clickin g it .

St ep 2. If all go es w ell, Micr o s o ft Acces s w ill s t ar t u p , an d y o u w ill s ee t he o p en in g s cr een o f t he No r t hw in d database. Press the OK button to get the Northwind Traders spash screen out of the way and start working  it h t he act u al No r t hw in d dat abas e.

w

Mo v in g a

roun

The opening screen of the Northwind database 

d t he No r t hw in d Dat abas e

um

 

Once the opening splash screen is out of the way, you can see the database window. It consists of a nber of  tabs, each of which displays a different aspect of the database. Typically, the Northwind database opens with  the Forms tab selected. In Microsoft applications, Forms are windows used to interact with the application.  Lat er , aft er y o u hav e fin is hed t his t u t o r ial, y o u m ight w an t t o s at is fy y o u r cu r io s it y abo u t fo r m s . If s o , t r y selecting the Main Switchboard form, and then pressing the Open button. As is typical in Microsoft  ap p licat io n s , y o u can clo s e a fo r m by clickin g t he s m all x at t he t o p r ight o f t he fo r m o n it s t it le bar . (Be

car efu l n o t t o click o n t he x at t he t o p r ight o f t he Micr o s o ft Acces s t it le bar , o r y o u w ill clo s e Acces s co m p let ely .) If y o u w an t t o fin d o u t ho w t o bu ild y o u r o w n fo r m s an d dev elo p Micr o s o ft Acces s ap p licat io n s ,  reading Roger Jenning's excellent book, Using Access 2002, published by Que Press. 

try

The forms tab of the Northwind database window 

  We are mainly interested in the relational database aspects of Microsoft Access, so let us open the Tables tab  an d lo o k at s o m e o f t he t ables in t he No r t hw in d dat abas e. Step 1. Press the tab marked Tables under the list of Objects at the left of the database window, and then click  ONCE on Customers to select the Customers Table. 

The tables tab of the Northwind database window with Customers selected 

  Step 2. Press the Design button at the top of the database window to view the design (table definition) of the  Customers Table. Notice the small key by CustomerID. As you have probably already guessed, this means  hat Cu er ID is a key field.

tstom

The design of the Customers table