Créer un échéancier sur Excel

Lydia Provin

Description

Tutoriel pour apprendre à créer un échéancier Excel permettant de saisir les informations des factures et de connaître les échéances et les majorations. Comment utiliser la formule Somme.si, la formule Datedif et formule Si sur Excel ? Comment utiliser la fonction Aujourd'hui sur Excel ?

Sujets

• Microsoft Excel

Informations

• Publié par: Votreassistante
• Publié le: 08 avril 2022
• Nombre de lectures: 127
• Licence : Tous droits réservés
• Langue: Français

Extrait

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 03/09/2013

Créer un échéancier sur Excel Pour gérer vos factures, il vous sera utile decréer un échéancier Excelpourconnaître toutes les échéances et les majorationssi besoin. Dans ce tutoriel, nous allons créer le même échéancier que j’utilise pour mes factures. Néanmoins, vous pourrez, bien sûr, le présenter comme vous le souhaitez. Pour commencer, nous allons créer les titres, les bordures, modifier les formats, pour ensuite terminer par les formules. Dans mon échéancier, j’ai 2 onglets : l’un qui s’appelleÉchéancieret l’autreCA facturé. Dans le premier, j’ai la liste de mes factures et, dans le second, j’ai le chiffre d’affaires généré par chaque client et le chiffre d’affaires total. Création des titres Pour commencer, je saisis dans la cellule A1 du premier ongletDate du jouret de E1 à G1 (en

les fusionnant avec le bouton de l’ongletAccueil)Taux d’intérêt légal pour l’année 2013. Sur la ligne 4, je saisis tous les entêtes de mon tableau, à savoir : •Raison sociale(et/ouNomsi vous avez des particuliers en tant que client) ; •N° facture; •Date facture;

•Date d’échéance :date limite de paiement avant la majoration ; •Montant :montant de la facture ; •Débours :étant auto-entrepreneur, certains frais peuvent être comptés comme des frais de débours (renvoi par La Poste de documents remis par le client par exemple). Dans ce cas, le montant déclaré sera le montant de la colonneMontantsi une majoration est (sauf appliquée) et le montant de la facture sera celui de la colonneTotal facture; •Total facture :égal àMontant+Débours; •Jours en dépassement :cette colonne comptera les jours écoulés entreDate d’échéanceet Date du jourpour le calcul de la majoration ; •Majoration :montant de la majoration en cas de dépassement de la date d’échéance ; Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net 1

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 03/09/2013

•Solde restant dû :égal àTotal facture(Montant+Débours) +Majoration; •Réglée : j’affiche simplementEn attentelorsque la facture n’est pas encore payée, puis Validéelorsque le paiement est reçu ; •Première/Deuxième et Troisième relance :ces colonnes permettent d’écrire les dates des relances si nécessaires ; •Observations :cette colonne permet d’inscrire des informations supplémentaires concernant la facture, le paiement ou la relance. Étant auto-entrepreneur, je ne facture pas de TVA, mais si c’est votre cas, vous rajouterez une colonne pour cette dernière. Pour tous les titres, j’applique du bleu avec comme couleurRVB 51-102-255, je les place en gras et je les centre. J’applique une bordure fine à chaque élément. Format des cellules En H1, je clique, dans le groupeNombrede l’ongletAccueil, sur le menu déroulant qui est par défaut surStandard, je le change enPourcentage. Pour les colonnesRaison sociale,N° facture,Réglée,Première relance,Deuxième relance, Troisième relanceetObservations, je laisse le formatStandard. Pour les colonnesDate factureetDate d’échéance, j’applique le formatDate courte. Pour les colonnesMontant,Débours,Total facture,MajorationetSolde restant dû, j’applique le formatMonétaire.

Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net

2

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 03/09/2013

Enfin, pour la colonneJours en dépassement, j’applique le formatNombreque je modifie dans la boîte de dialogueFormat de cellulepour ne pas avoir de décimale.

Insertion des formules •Date du jour :en B1, je saisis la formule =AUJOURDHUI. Comme elle n’a pas d’argument, je la termine par () (parenthèse ouvrante et fermante). Cette formule n’est pas obligatoire, car vous pouvez insérer celle-ci à l’intérieur d’une formule, mais cela permettra de ne pas avoir trop d’arguments dans vos formules et d’avoir la date d’un seul coup d’œil; •Taux d’intérêt légal :en H1, je saisis0,04qui correspond au taux d’intérêt légal pour cette année. Il sera bien sûr à modifier manuellement aux alentours des mois de février et mars (mois de publication du nouveau taux) ;

•Total facture :en G5, je saisis =E5+F5 qui additionneMontantetDébours; •Joursen dépassement :en H5, nous allons combiner 2 formules, car le but est d’avoir le nombre de jours entreDate factureetDate d’échéanceseulement si laDate d’échéanceest dépassée. Les 2 formules à combiner sont la formule SI et la formule DATEDIF. La formule DATEDIF se compose des 2 dates dont vous souhaitez calculer l’écart et le format vers lequel renvoyer la valeur, c’est-à-dire d (day) pour jour, m (month) pour mois et y (year) pour année. Il existe également 3 autres formats, mais nous y reviendrons dans unprochain article. Pour recopier facilement cette formule, nous allons bloquer la cellule B1 avec le signe du dollar puisque la date sera toujours la même.

Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net

3

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 03/09/2013

Notre formule est donc =DATEDIF(D5;$B$1;"d"). Pour la formule SI, il suffit d’ajouter la condition pour que la formule DATEDIF s’applique et la valeur à afficher si la condition n’est pas respectée. Nous souhaitons afficher le résultat de DATEDIF uniquement si la date d’échéance est indiquée donc différente de 0 sinon elle affiche 0. La formule complète est =SI(D5>0;DATEDIF(D5;$B$1;"d");0) doncSiDate d’échéance est supérieur à 0AlorsExcel affiche le nombre de jours entre laDate du jouret laDate d’échéanceSinonil affiche 0 ; •Majoration :en I5, nous avons également besoin de la formule SI qui doit donnerSiDate d’échéanceest différente de 0AlorsExcel calculeTotal facturexJours en dépassementx

Taux d’intérêt légal pour l’année 2013x 3 + 40€Sinonil affiche 0. Le taux d’intérêt légal doit être multiplié par 3 au minimum et je le place entre parenthèses à cause de la règle de priorité des calculs. J’ajoute également40 €, qui depuis 2013, est une mention qui doit obligatoirement figurer sur les factures, c’est une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement. La formule est =SI(D5>0;G5*H5*($H$1*3)+40;0). Vous pouvez aussi multiplier le taux directement en H1, ce qui donnera dans cette cellule =0,04*3/100 et en I5, =SI(D5>0;G5*H5*$H$1+40;0) ; •Solde restant dû :en J5, je saisis =G5+I5 qui additionneTotal factureetMajoration. Pour terminer, il ne vous reste plus qu’à recopier vos formules sur toutes vos lignes.

Pour le second onglet, dans la colonne A, vous allez saisir les uns en dessous des autres les noms de vos clients et vous terminerez par une ligneTOTAL. Écrivez bien les noms de la même manière, la casse n’est pas importante, mais si vous utilisez des initiales dans le premier onglet, faites de même dans le second. À la colonne B, le chiffre d’affaires généré par chaque client sera affiché. Pour cela, nous allons utiliser laformuleSOMME.SI. Elle se compose de la plage où se trouvent les données sur lesquelles portent le critère, le critère selon lequel additionner et la plage des sommes à additionner.

Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net

4

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 03/09/2013

La formule en B1 sera =SOMME.SI(‘Échéancier’!A5:E50;A1;’Échéancier’!E5:E50) qui indique que la plage où se trouve le critère sont les cellules A5 à E50 de l’ongletÉchéancier, que le critère est le nom du client qui se trouve en A1 et que les sommes à additionner se trouvent parmi les cellules E5 à E50 de l’ongletÉchéancier. À chaque ajout de nouvelle facture, laformule SOMME.SI ajoutera le total dans la case correspondante, tant que la facture est encore dans la plage de cellules indiquée, auquel cas, il faudra étendre la plage. Enfin, à la ligneTOTAL, il suffira d’utiliser laSomme automatique de l’ongletAccueil

ouFormules

.

Note :faciliter la construction de votre tableau, vous pouvez utiliser la fonctionnalité pour Tableau d’Excel. Tutoriel réalisé avec Excel 2013 Voir la version vidéo de cet article

Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net

5