Interne Audit

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Interne Audits Inhaltsübersicht EINFÜHRUNG 3 Was ist ein Audit? 3 BEDEUTUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENTS – EIN EXKURS 4 Kundenorientierung 5 Zielorientierung 5 Prozessorientierung 6 Transparenz 6 Mitarbeiterorientierung 7 Ständige Verbesserung 7 AUDITARTEN 8 DIE UNTERSCHEIDUNG NACH AUDITGEGENSTAND 9 a) Systemaudit 11 b) Produkt- und Dienstleistungsaudit 11 c) Prozessaudit 12 DIE UNTERSCHEIDUNG NACH DEM INITIATOR DES AUDITS 14 First Party Audits 14 Second Party Audits 14 Third Party Audits 14 UNTERSCHEIDUNG NACH INTERNEN UND EXTERNEN AUDITS 15 GEPLANTE UND ANLASSBEZOGENE AUDITS 15 GRÜNDE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON AUDITS 16 ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN 18 INTERNE AUDITS UND ISO 9001:2000 20 © B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH Seite 1 von 41 Interne Audits AUDITABLAUF 25 VORBEREITUNG UND PLANUNG 26 Auditcheckliste 26 PRÜFUNG DER SYSTEMDOKUMENTE 26 PLANUNG DER AUDITDURCHFÜHRUNG 27 Auditplan 27 AUDITDURCHFÜHRUNG 29 Einführungsgespräch 29 Das Verhalten von Auditoren 29 AUDITMETHODEN 31 a) Einzelinterview 31 b) Beobachtung 34 c) Inaugenscheinnahme 34 d) Stichprobenprüfung 34 BEWERTUNG DER ERGEBNISSE 35 Beurteilung von Informationen 35 Bewertung von Auditfeststellungen 36 Bewertung von Abweichungen 36 Auditbericht 36 Abschlussgespräch 37 ÜBERWACHUNG DER KORREKTURMAßNAHMEN 40 POTENZIAL INTERNER AUDITS 41 © B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH Seite 2 von 41 Interne Audits Unterscheidung nach internen und externen Audits ...

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Interne Audits

© B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH

Seite 1 von 41

Inhaltsübersicht

EINFÜHRUNG

3

Was ist ein Audit?

3

BEDEUTUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENTS – EIN EXKURS

4

Kundenorientierung

5

Zielorientierung

5

Prozessorientierung

6

Transparenz

6

Mitarbeiterorientierung

7

Ständige Verbesserung

7

AUDITARTEN

8

DIE UNTERSCHEIDUNG NACH AUDITGEGENSTAND

9

a)

Systemaudit

11

b)

Produkt- und Dienstleistungsaudit

11

c)

Prozessaudit

12

DIE UNTERSCHEIDUNG NACH DEM INITIATOR DES AUDITS

14

First Party Audits

14

Second Party Audits

14

Third Party Audits

14

UNTERSCHEIDUNG NACH INTERNEN UND EXTERNEN AUDITS

15

GEPLANTE UND ANLASSBEZOGENE AUDITS

15

GRÜNDE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON AUDITS

16

ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN

18

INTERNE AUDITS UND ISO 9001:2000

20

Interne Audits

© B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH

Seite 2 von 41

AUDITABLAUF

25

VORBEREITUNG UND PLANUNG

26

Auditcheckliste

26

PRÜFUNG DER SYSTEMDOKUMENTE

26

PLANUNG DER AUDITDURCHFÜHRUNG

27

Auditplan

27

AUDITDURCHFÜHRUNG

29

Einführungsgespräch

29

Das Verhalten von Auditoren

29

AUDITMETHODEN

31

a)

Einzelinterview

31

b)

Beobachtung

34

c)

Inaugenscheinnahme

34

d)

Stichprobenprüfung

34

BEWERTUNG DER ERGEBNISSE

35

Beurteilung von Informationen

35

Bewertung von Auditfeststellungen

36

Bewertung von Abweichungen

36

Auditbericht

36

Abschlussgespräch

37

ÜBERWACHUNG DER KORREKTURMAßNAHMEN

40

POTENZIAL INTERNER AUDITS

41

Interne Audits

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Seite 15 von 41

Unterscheidung nach internen und externen Audits

Prinzipiell kann man auch eine einfache Unterscheidung in interne und

externe Audits vornehmen:

Das First Party Audit ist ein

internes Audit

, d. h. es wird von der

Organisation selbst veranlasst zu eigenen internen Zwecken.

Second Party Audits und Third Party Audits sind

externe Audits

, die

jeweils durch außenstehende, also externe, Organisationen veranlasst

und durchgeführt werden.

Geplante und anlassbezogene Audits

Geplante Audits

sind alle internen Audits im Sinne des Normenabschnitts

8.2.2, die dazu dienen die Konformität des Systems mit der Norm und die

Wirksamkeit des Systems festzustellen.

Darüber hinaus können in begründeten Fällen

anlassbezogene Audits

durchgeführt werden. Diese finden kurzfristig statt, etwa wenn bestimmte

Fehler

im

Prozessablauf

festgestellt

wurden.

Außerordentliche,

anlassbezogene Audits können in der langfristigen Auditplanung nicht

festgelegt werden.

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Seite 22 von 41

Welche Forderungen beinhaltet der Abschnitt 8.2.2 und was bedeutet

das?

•

Die Organisation

muss

in geplanten Abständen interne Audits

durchführen.

Interne

Audits

sind

nicht

einmalig,

sondern

regelmäßig

durchzuführen. Es gibt im Normtext keine Vorgabe über die

Häufigkeit von Audits. Um jedoch das Werkzeug „Audit“ auf

Managementebene optimal nutzen zu können, empfiehlt es sich,

mindestens einmal im Quartal, oder sogar monatlich,

Audits

durchzuführen. Somit verfügt die Führungsebene über ein

wertvolles Mess- und Steuerungsinstrument, dessen Ergebnisse

mit in die Managementbewertung einfließen.

•

Ein Auditprogramm

muss

geplant werden.

Audits sollten möglichst jährlich geplant werden. Diese langfristige

Planung von Audits ermöglicht eine gezielte Berücksichtigung von

Ferien- bzw. Urlaubszeiten, Monatsabschlüssen und anderen

relevanten Ereignissen. So können notwendige Ressourcen, d.h. in

erster Linie Personal, für die Durchführung des Audits rechtzeitig

geplant und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden.

Der Status und die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und

Bereiche sowie Ergebnisse früherer Audits müssen bei der Planung

beachtet werden. Ergebnisse früherer Audits können durchaus

festgestellte Abweichungen beinhalten, deren Beseitigung in einem

Nachaudit überwacht wird.

Das Resultat dieser langfristigen Planung ist das Auditprogramm.

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Bewertung der Ergebnisse

Beurteilung von Informationen

Der Auditor beurteilt die Informationen der Interviews nach der

Vorgehensweise der DIN EN ISO 19011.

Erfassung durch angemessene

Stichprobenentnahme

Informationen

Verifizierung

Auditnachweise

Beurteilung gegenüber

Auditkriterien

Auditfestellungen

Bewertung

Auditschlussfolgerungen

Informationsquellen

Interne Audits

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Auditbericht

Seite 1 von 2

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S

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E

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FIRMENLOGO

Auditbericht-Nr.:

Datum:

Systemaudit

Auditleiter:

Produktaudit

Auditor(en):

Prozessaudit

Teilnehmer/

Gesprächspartner:

Dienstleistungsaudit

Auditierter Bereich:

Relevante

Dokumente:

QMH- / Produkt-

Änderungsstand:

Lfd

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Festellungen

Maßnahmen

Termin

Verantwor-

tung

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