La collecte et la gestion des archives électroniques - article ; n°1 ; vol.79, pg 78-81

Catherine Dhérent

Description

Matériaux pour l'histoire de notre temps - Année 2005 - Volume 79 - Numéro 1 - Pages 78-81
4 pages
Source : Persée ; Ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche, Direction de l’enseignement supérieur, Sous-direction des bibliothèques et de la documentation.

Informations

• Publié par: MATERIAUX_POUR_L-HISTOIRE_DE_NOTRE_TEMPS
• Publié le: 01 janvier 2005
• Nombre de lectures: 8
• Langue: Français

Extrait

L

es documents électroniques se présentent sous

différentes formes : il peut s’agir de fichiers texte, image

ou son, de cartes ou même de bases de données, par-

fois combinés et associés entre eux dans un même

document. Pour les produire et les diffuser, divers for-

mats d’encodage et différents logiciels ont pu être utili-

sés. Au sein d’un même site Web, plusieurs formats

peuvent ainsi coexister, et tous les fichiers constituant

le site ne sont pas accessibles selon les mêmes modes.

La nature protéiforme de ces documents pose évidem-

ment problème lorsqu’il est question d’archivage : la

conservation des documents électroniques est beau-

coup plus complexe que celle des archives papier, que

l’on peut garder en sécurité pendant des siècles sans

qu’il soit besoin de les décrire ou d’analyser leur struc-

ture ou leur contenu.

Autre difficulté pour la conservation des données

électroniques : pour nombre de leurs créateurs, elles

n’ont pas été considérées comme devant être pérennes.

On a tendance à les voir comme des informations évo-

lutives, qui un jour peuvent être écrasées par d’autres,

sans que le plus souvent on se préoccupe de garder une

image de ce qu’elles furent à un moment donné, pour

témoigner d’une activité. Sans doute aussi n’a-t-on pas

réalisé tout de suite l’extrême complexité des procédures

d’archivage de ces documents, et la rigueur qu’il faut

apporter à leur mise en place : les premiers recense-

ments informatiques de l’Insee, qui n’ont été établis que

sous une forme électronique, sont désormais illisibles ;

dans un autre registre, il n’existe plus guère de traces de

ce que furent les premiers sites Web français…

Enfin, une large majorité de documents électro-

niques sont des documents de petit volume. Et tous

n’ont aucune matérialité. Les agents administratifs ne

prennent donc conscience de la masse d’informations

accumulées dans leurs répertoires électroniques que le

jour où la mémoire de leur ordinateur leur fait défaut…

C’est alors qu’interviennent les catastrophes, car lors-

qu’un tel constat est fait, il n’y a guère d’autre solution

que de détruire les documents les plus anciens pour

faire place aux nouveaux — et si par prudence on réa-

lise parfois quelques copies de « sauvegarde », elles

sont souvent conservées sur un disque vite relégué au

fond d’un tiroir, en attendant qu’il devienne inutili-

sable. Certes, dans le monde des archives sur papier, on

procédait aussi à quelques éliminations ; plus souvent

que pour les documents électroniques, il arrivait

cependant qu’on appelle un archiviste à la rescousse

pour récupérer les dossiers devenus encombrants avant

de les faire disparaître.

L’archiviste, aujourd’hui, ne peut rien faire pour

conserver les fichiers accumulés sur un disque dur si

ceux-ci n’ont pas été correctement produits, et méticu-

leusement renseignés dès leur création — si, donc, leur

futur archivage n’a pas été anticipé dès le moment de

leur production. Dans le cas contraire, il ne pourra que

constater la situation, et accepter leur destruction.

La création

des documents électroniques

Une bonne politique d’archivage électronique

commence donc dès le moment où le producteur

ouvre un modèle de document, ou crée une base de

données, pour y enregistrer les premiers caractères. Si

le créateur de documents ne respecte pas des procé-

dures mûrement réfléchies et concertées, adoptées à

l’échelle de l’établissement producteur, toute solution

de conservation risque d’être vouée à l’échec. La réus-

site d’une telle politique concerne en effet toute la

chaîne de traitement et de circulation de l’information.

La collecte et la gestion

des archives électroniques

Catherine DHÉRENT

C

ATHERINE

DHÉRENT

est conservateur général du patri-

moine et conservateur général des bibliothèques. Elle a été res-

ponsable du département de l’innovation technologique et de la

normalisation à la direction des Archives de France, en charge

notamment des questions de conservation des documents infor-

matiques. Elle est depuis janvier 2004 chef de la Mission pour la

gestion de la production documentaire et des archives de la

Bibliothèque nationale de France.

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