Inventaire des fichiers de renseignements personnels de la Régie de l 'assurance maladie du Québec

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Description

Inventaire des fichiers de renseignements personnels de la Régie de l’assurance maladie du Québec Fichier de renseignements sur le personnel – excluant les renseignements médicaux Version du 29 novembre 2009 FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS IDENTIFICATION DU FICHIER 3. DÉSIGNATION : Fichier de renseignements sur le personnel – excluant les renseignements médicaux 4. DATE DE CRÉATION (Année Mois) 1985 07 5. FINALITÉ(S) DU FICHIER : a. en vue de l'application de la loi : b. en vue de l'application du règlement : c. en vue de l'application du programme : d. pour la gestion interne de l'organisme : e. à des fins statistiques (cocher) : X z. autre(s) fins(s) (spécifier) : 6. USAGE(S) Organisation administrative, dotation en personnel et gestion de la mobilité, gestion du cheminement de la carrière, développement des ressources humaines, relations de travail, administration de la rémunération et des conditions de travail. 7. DESCRIPTION : Ce fichier, détenu par la Direction des ressources humaines et de la gestion immobilière, est constitué des dossiers individuels des employés de l’organisme. Les dossiers des personnes qui auraient quitté définitivement leur emploi sont archivés selon les règles de conservation approuvées par les Archives nationales du Québec . Outre des renseignements d’identité, un dossier d’employé contient des ...

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Version du 29 novembre 2009

Inventaire des fichiers de renseignements personnels

de la Régie de l’assurance maladie du Québec

Fichier de renseignements sur le personnel – excluant les

renseignements médicaux

Fichier de renseignements sur le personnel – excluant les renseignements médicaux

Page 2

Version du 29 novembre 2009

FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. DÉSIGNATION : Fichier de renseignements sur le personnel – excluant les renseignements médicaux

4. DATE DE CRÉATION

(Année

Mois)

1985

07

5. FINALITÉ(S) DU FICHIER :

a.

en vue de l'application de la loi :

b

. en vue de l'application du règlement :

c.

en vue de l'application du programme :

d.

pour la gestion interne de l'organisme :

e

.

à des fins statistiques (cocher) :X

z

.

autre(s) fins(s) (spécifier) :

6. USAGE(S)

Organisation administrative, dotation en personnel et gestion de la mobilité, gestion du cheminement de la carrière, développement des

ressources humaines, relations de travail, administration de la rémunération et des conditions de travail.

7. DESCRIPTION :

Ce fichier, détenu par la Direction des ressources humaines et de la gestion immobilière, est constitué des dossiers individuels des employés de

l’organisme. Les dossiers des personnes qui auraient quitté définitivement leur emploi sont archivés selon les règles de conservation approuvées par les

Archives nationales du Québec. Outre des renseignements d’identité, un dossier d’employé contient des informations sur la carrière, l’administration de la

rémunération et des conditions de travail.

GESTION DU FICHIER

8. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS :

X

a.

Manuel (papier, carton, etc.)

X

b.

Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)

X

c.

Informatique (disque, bande, etc.)

9. LOCALISATION :

Le fichier est conservé dans un local unique

Les renseignements personnels sont conservés à la Direction des

ressources humaines et de la gestion immobilière, sous clé.

10. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS :

Durant toute la période d’emploi et selon les règles de conservation

approuvées par les Archives nationales du Québec.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS :

écrit

oral

les deux

a.

La personne concernée......................................................................................................................

X

b.

Un membre du personnel ..................................................................................................................

X

c.

Une autre personne physique.............................................................................................................

X

d.

Un autre organisme public

- remplir annexe 12.1.................................................................................

e

.

Une personne ou un organisme privé

- remplir annexe 12.2................................................................

Fichier de renseignements sur le personnel – excluant les renseignements médicaux

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Version du 29 novembre

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0

0

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IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER

14. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS

a.

Les client(e)s de l'organisme

X

b.

Le personnel de l'organisme

c.

une autre catégorie de personnes

16. TYPE DE RENSEIGNEMENTS :

a.

santé/servicessociaux

X

b.

éducation

X

c.

emploi

X

d.

vie économique

X

e.

justice

X

f.

services aux individus

X

g.

permis

X

h.

logement

X

i.

loisirs

X

j.

organisations

X

k.

démographie

l.

identité

z.

autres (spécifier) :

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER

Indiquer, dans l'espace ci

-dessous, les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

-

Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier.

-

ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès.

(Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au (418) 528

-7741 ou 1 888528

-7741

)

Les catégories de personnel suivantes ont accès au fichier de renseignements sur le personnel, à l’exception des renseignements relatifs

aux services de santé :

1. Le personnel oeuvrant en gestion des ressources humaines à la Direction des ressources humaines et de la gestion immobilière.

2. Les supérieurs immédiat et hiérarchique de la personne concernée.

3. Les autres gestionnaires de la ligne hiérarchique de la personne concernée.

4. Les autres gestionnaires de l’organisme, avec l’autorisation de la personne concernée.

5. Le personnel des services de vérification interne.

Les personnes suivantes ont accès aux renseignements relatifs au dossier médical du fichier de renseignements sur le personnel :

Voir le fichier de renseignements sur le personnel – renseignements médicaux.

La personne suivante a accès aux renseignements relatifs au programme d’aide aux employés :

Le responsable du programme d’aide aux employés.

11. LES CATÉGORIES DE PERSONNES OU D’ORGANISMES EXTERNES QUI ONT ACCÈS

AU FICHIER DANS LE CADRE DE LEURS FONCTIONS :

X Aucun