Minnesota Legal Compliance Audit Guide for Local Government - Section 9

Minnesota Office Of The State Auditor

Description

LEGAL COMPLIANCE MANUALCHARTER SCHOOLSIntroductionIn 2001, the Minnesota Legislature amended Minn. Stat. § 124D.10. See 2001 Minn.Law s, 1st Sp. Sess. ch. 6, art. 2, §§ 20-26. It specifically made charter schoolssubject to many statutes that apply to school districts.It also mandated that the audits of charter schools be conducted in compliance withMinn. Stat. § 6.65, which mandates legal compliance audits and the promulgation ofthis Legal Compliance Audit Guide. Minn. Stat. § 124D.10, subd. 8(i).In response to these legislative directives, this section 9 has been added to the LegalCompliance Audit Guide. Please note that charter schools must also comply with theUniform Financial Account ing and Report ing St andards (UFARS) for Minnesot a schools.See section 8.11/03 9-1Minn. Stat. Yes No WorkpaperSection CHARTER SCHOOLS ReferencePart I. Conflicts of Interest - Charter School Specific Provisions§ 124D.10, - A member of a charter school board of directors is prohibitedsubd. 3a from serving as a member of the board of directors or as anemployee or agent of or a contractor w ith a for-profit entitywith whom the charter school contracts, directly or indirectly,for professional services, goods, or facilities.- The conflict of interest provisions under Minn. Stat.§ 124D.10, subd. 3a, do not apply to compensation paid to ateacher employed by the charter school who also serves as amember of the board of directors.- The conflict of interest ...

Informations

• Publié par: Utto
• Nombre de lectures: 24
• Langue: English

Extrait

Introduct ion

LEGAL COMPLIANCE MANUAL

CHARTER SCHOOLS

In 2 00 1, t he Minnesot a Legislat ure amended Minn. Stat. § 124D.10. See 2001 Minn. Law s, 1st Sp. Sess. ch. 6 , art . 2 , §§ 20 -26 . It specif ically made chart er schools subject t o many st atut es that apply t o school dist rict s.

It also mandat ed t hat t he audits of chart er schools be conduct ed in compliance w it h Minn. St at . § 6. 65, w hich mandat es legal compliance audit s and t he promulgation of t his Legal Compliance Audit Guide. M inn. Stat. § 124D.10, subd. 8(i).

In response t o t hese legislat ive direct ives, t his sect ion 9 has been added t o t he Legal Compliance Audit Guide. Please not e t hat charter schools must also comply w it h t he Uniform Financial Account ing and Report ing St andards (UFARS) f or Minnesot a schools. See sect ion 8.

11/03

9-1

M inn . St at . S ec t i o n § 124D.10, subd. 3a

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.87 §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 1

1 1 / 0 3

Yes N o

W ork pap er Ref e ren c e

CHA RT ER SC HOOLS Part I. Conflicts of Interest - Cha rter School Specific Provisions - A m em ber o f a ch art er sch oo l bo ard o f direc t ors is p roh ibit ed f rom serv ing as a m em ber o f t he b oard of direc t ors o r as an em plo y ee or ag ent of or a c on t rac t or w it h a f or-p rof it ent it y w it h w h om t h e c h art e r sc h oo l c o nt r ac t s, d irec t ly o r in direc t ly , f or p rof ession al serv ices, go od s, o r f acilit ies. - Th e co nf lict of int erest pro v ision s un der M inn . St at . § 1 2 4 D . 1 0 , s u b d . 3 a , d o n o t a p pl y t o c o m p e n sa t i o n p ai d t o a t each er em plo y ed b y t he c hart er sch oo l w ho also serv es as a m em ber o f t he b oard of direc t ors. - Th e co nf lict of int erest pro v ision s un der M inn . St at . § 1 2 4 D. 1 0 , su bd . 3 a, d o n ot app ly t o a t each er w ho pro v ides serv ices t o a c hart er sch oo l t hro ug h a c oo perat iv e f orm ed u n d e r M i n n . St a t . c h . 3 0 8 A w h e n t h e t e ac h e r a ls o se rv e s o n t he c hart er sch oo l bo ard o f direc t ors. A . If a m em ber o f t he c hart er sch oo l bo ard o f direc t ors serv es as a m e m b e r o f t h e b o ar d o f d i re c t o r s o r as an e m p l oy e e o r ag e n t o f o r a c o n t r ac t o r w i t h a n o np r o f i t e n t i t y w i t h w h o m t h e ch art er sch oo l co nt rac t s, d irec t ly or in direc t ly , f or p rof ession al serv ices, go od s, o r f acilit ies: 1 . D i d t h e m e m b e r o f t h e c h a rt e r sc h o o l b o ar d o f d i re c t o r s d i sc l o se al l p o t e n t i a l c o n f l i c t s t o t h e c o m m i ss io n e r o f e d u c a t i o n ?

Part II. Co nt rac t s Ge ne rally - Un less a st at ut ory ex cep t ion app lies, a p ub lic o f f icer w ho is aut ho rized t o t ake p art in an y m ann er in m akin g an y sale, lease, or c on t rac t in o f f icial c apac it y shall n ot v olu nt arily hav e a p e rs o n al f i n an c i al in t e r es t i n t h a t s al e, l ea se , o r c o n t r a c t o r p e rs o n al ly b e n ef i t t h e re f r o m . - Th e go v ernin g b od y m ay co nt rac t f or g oo ds o r serv ices w it h an i nt e res t ed o f f i c er on ly b y u n an im o u s v o t e . See A , in f ra. In a d d it i o n t o t h e u n an i m o u s v o t e , o n e o f t h e st a t u t o r y ex c e p t i o n s m u s t ap p ly . See B, inf ra. A . Un anim ou s A pp rov al If t h e re w e re an y t r an s ac t i o n s b e t w e en t h e g o v e rn i n g bo d y a n d a n in t e r es t e d o f f i c e r , d id t h e g o v e rn i n g bo d y a p p ro v e t h e t ransac t ion by un anim ou s v ot e? NOT E: A ll m emb ers presen t , ex cep t t he in t erest ed o f f icer , m ust v ot e in o rder t o p rod uc e a un anim ou s v ot e.

9 -2

M inn . St at . S ec t i o n §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 2

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 3 §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 4 §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 5

1 1 / 0 3

CHA RT ER SC HOOLS Part II. Contract s Generally (Cont inued) B. S t a t u t o r y Ex c e p t i o n s 1 . D e si g n at i o n o f B an k o r Sa v in g s A s so c i at i o n If t h e t r an s ac t i o n in v o l v e d t h e d es ig n a t i o n o f a b a n k o r sav ing s assoc iat ion as an aut ho rized d epo sit ory f or p ub lic f u n d s a n d a s a so u r c e o f b o r r o w i n g : a. D i d t h e i n t e re st e d o f f i c er d is c lo s e t o t h e g o v er n in g b o d y t h a t h e o r sh e w a s a d ir ec t o r o r e m p l o y ee o f t h e b a n k o r sa v in g s as so c i at i o n ? b . W a s s u c h d is c lo s u re en t e r ed i n t o t h e m i n u t e s o f t h e g o v e r ni n g b od y ’ s m e et i n g p r io r t o t h e f i r st d e s ig n a t i o n of t he b ank or sav ing s assoc iat ion as a depo sit ory or at t he t im e of t he in t erest ed o f f icer ’ s elect ion , w hic hev er w as lat er? 2 . Desig nat ion of Of f icial N ew spap er If a t ransac t ion inv olv ed t he d esign at ion of an o f f icial n e w s p ap e r o r p u b li c at i o n o f o f f i c i al m a t t e r s t h e r ei n : a. W as t he n ew spap er in w hic h t he o f f icer had an in t erest t he o nly new spap er co m ply ing w it h st at ut ory or c hart er r eq u i re m e n t s re la t i n g t o d e si g n at i o n o r p u b li c at i o n ? 3 . S t o c k h o l d e r o f C o o p e ra t i v e A s so c i at i o n If t h e t r an sac t io n in v olv ed a c o nt r ac t w it h a c o op erat i v e a ss o c ia t i o n : a. W as t he o f f icer a shareh old er or st oc kh old er and no t an o f f i c er o r m a n a g er o f t h e c o o p e ra t i v e a ss o c ia t i o n ? 4 . Con t rac t s Th at Do No t Need t o Be Bid If a n i n t e re st e d o f f i c er en t e r ed i n t o a c o n t r ac t f o r g o o d s an d serv ic es w it h t h e g ov ern in g b od y : a. W a s t h e c o n t r a c t o n e t h a t d i d n o t n e ed t o b e b id ? ( Se e d i sc u s si o n o f c o n t r a c t s t h a t a r e s u b je c t t o b i d di n g o n p ag e 4 - 1 . )

9 -3

Yes N o W ork pap er Ref e ren c e











M inn . St at . S ec t i o n

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.89, subd. 2 §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.89, subd. 3

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.89, subd. 2 §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 6

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 12

1 1 / 0 3

5 .

6 .

CHA RT ER SC HOOLS

Part II. Contract s Generally (Cont inued) b . D i d t h e g o v e rn i n g bo d y , p r i o r t o p e r f o r m a n c e o f t h e co nt ract or co nt ract s, adop t a resolut ion set t ing f ort h t h e es sen t i al f a c t s an d d et e rm i n in g t h at t h e c o n t r ac t p r ic e w a s a s l o w o r lo w e r t h a n t h e p r ic e at w h i c h t h e co m m od it y or serv ice c ou ld b e ob t ained elsew here? c . Prior t o p ay m ent of t he c on t rac t , d id t he in v olv ed of f icer f ile w it h t he c lerk of t he g ov ernin g b od y an a f f i d a v i t s t a t i n g : (1 ) t h e n a m e of t h e o f f i c e r a n d o f f i c e h e ld ; (2 ) an it em izat ion of t he c om m od it y or serv ices f u r n i sh e d ; (3 ) t he c on t rac t pric e; (4 ) t he reaso nab le v alue; (5 ) t h e in t e res t o f t h e of f i c er in t h e c o n t r ac t ; (6 ) t h a t t o t h e b e st o f h i s/ h e r k n o w l ed g e an d b e li ef t h e c o n t r ac t p r ic e w as as l ow o r lo w er t h an t h e p ri c e at w h ic h t h e c o m m o dit i es o r serv ic es c o uld hav e been ob t ained f rom ot her so urc es? d . If t h e c o n t r ac t w as en t e red in t o u n d er em e rg en c y c o n d i t i o n s, d i d t h e g o v er n in g b o d y a d o p t s u c h a r es o lu t i o n p r io r t o p a y m e n t o f t h e c l ai m s in w h i c h t h e f a c t s o f t h e e m e rg e n c y a re al so s t a t e d ? C o n t r ac t w i t h Fi re De p ar t m e n t If t he gov erning bo dy ent ered int o a co nt ract w it h a f ire depart m ent in w hich an int erested of f icer w as a mem ber: a. W a s t h e f i r e d e p ar t m e n t a v o lu n t e e r f i r e d e p ar t m e n t ? b . W a s t h e c o n t r a c t f o r p ay m e n t o f c o m p e n sa t i o n o r pay m ent of ret irem ent ben ef it s? Con t rac t f or Co nst ruc t ion M at erials or Co nt rac t ing Serv ices If an in t erest ed o f f icer co nt rac t ed w it h t he g ov ernm ent un it t o p r o v i d e c o n s t r u c t i o n m a t e r ia ls o r s er v i c es , o r b o t h : a. W as t he c on t rac t do ne b y a sealed bid pro cess? b . Do es t he u nit hav e a po pu lat ion of 1 ,0 0 0 or less acc ord ing t o t he last f ederal c ensu s?

9 -4

Yes



     



 

 

N o



     



 

 

W ork pap er Ref e ren c e



     



 

 

M inn . St at . S ec t i o n

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 13 §§ 124D.10, subd. 8(i), & 471.88, subd. 15

§ 123B.52, subd. 5

§§ 124D.10, subd. 8(i), & 15.054

1 1 / 0 3

CHA RT ER SC HOOLS

Part II. Contract s Generally (Cont inued) c . W hen t he q uest ion of t he c on t rac t cam e bef ore t he u nit f o r c o n s id e ra t i o n , d id t h e o f f i c er re f r ai n f r o m v o t i n g ? 7 . C on t r ac t f o r Ren t i n g S pac e If a p u b l ic o f f i c er re n t e d sp a c e i n a p u b l ic f a c il it y , w a s t h e r at e c o m m e n su r at e w i t h t h a t p a i d b y o t h e r m e m b e r s o f t h e p u b li c ? 8 . Con t rac t or Franc hise A greem ent f or U t ilit ies If t h e c it y h a s e n t e re d in t o a c o n t r a c t o r f r a n c h is e a g re em e n t w i t h a u t i li t y f o r t h e p ro v i si o n o f u t i l it y s er v i c es an d t h e c o un c il m em b er is an em p lo y ee o f t h e u t ilit y : a. D i d t h e c o u n c i l m e m b e r ab s t a in f r o m v o t i n g o n an y of f icial ac t ion relat ing t o t he c on t rac t or f ranc hise a g re em e n t ? b . D i d t h e c o u n c i l m e m b e r d is c lo s e t h e r ea so n f o r t h e abst ent ion in t he o f f icial m inu t es of t he c ou nc il m e e t i n g ? 9 . If a m e m b e r o f t h e b o ar d c o n t r ac t e d w i t h , w o r k ed f o r o r f u r n is hed su p p li es t o t h e c h ar t er sc h o o l, w er e t h e c on t r ac t s or t ransac t ion s inc lud ed in t he ex cep t ion s abo v e (B1 -8 )?

Part III. Purcha se of M erc ha ndise A . O f f i c er s a n d e m p l o y ee s o f a c h a rt e r sc h o o l ar e p r o h ib i t e d f r o m selling or b uy ing pro pert y or m at erials ow ned by t he c hart er s c ho o l. Em plo y ees m a y m a k e p u rc h a se s f r o m t h e c h ar t e r s c h o o l if t he f ollo w ing cr it eria are m et . For all pu rc hases: 1 . W as t he p rop ert y pu rc hased by t he em plo y ee no t real p ro pert y ? 2 . W as t he p rop ert y or m at erials pu rc hased by t he em plo y ee no t need ed f or c hart er sch oo l pu rpo ses? 3 . W as t he p urc hase m ade t hro ug h sealed bid s or p ub lic a u c t i o n ?

9 -5

Yes N o W ork pap er Ref e ren c e





  

  

M inn . St at . S ec t i o n

§ 1 2 4 D. 1 0 , sub d. 8 (i) § 1 1 8 A . 0 1 , s ub d . 4 § 1 1 8 A . 0 2 , s ub d . 1 § 1 1 8 A . 0 1 , s ub d . 3

§ 1 1 8 A . 0 3

1 1 / 0 3

CHA RT ER SC HOOLS

Part III. Purchase of M erchandise (Continued) 4 . W as t he em plo y ee n o t direc t ly inv olv ed w it h t he sealed bid or au ct ion pro cess? 5 . W as t he ap plic able “ no t ice” law f ollo w ed, and did t he sam e  requ ire at least on e w eek o f pu blish ed n ot ice? T h i s s ec t i o n d oe s n o t a p p ly t o p r o p er t y o r m a t e r ia ls ac q u i re d o r p r o d u c ed b y c h a r t e r s c h o o ls f o r sa le t o t h e g e n er al p u b li c in t h e ord inary co urse o f bu siness.

Part IV . Design at ion of Deposit ory - Pursuant t o M inn. St at . § 1 2 4 D.1 0 , sub d. 8 (i), chart er schoo ls are s ub jec t t o an d m u st c o m p l y w i t h §§ 1 1 8 A . 0 1 , 1 1 8 A . 0 2 , 1 1 8 A . 0 3 , 1 1 8 A . 0 4 , 1 1 8 A . 0 5 , an d 1 1 8 A . 0 6 . - “ Pub lic f un ds” f or t he p urp ose o f t his sec t ion m eans all gen eral, s p ec i al , p er m a n en t , t r u st , o r o t h e r f u n d s , r eg a rd l es s o f s o u r c e o r pu rpo se, h eld o r adm inist ered b y a ch art er sch oo l, u nless o t h e rw i se r es t ri c t ed . M i n n . S t at . § 1 1 8 A . 0 1 , su b d . 4 . A . In t he c ase of a ch art er sch oo l: 1 . H a s e ac h d e p o si t o r y o f p u b l ic f u n d s b ee n d es ig n a t e d b y t h e ch art er sch oo l’ s go v ernin g b od y , o r by it s t reasurer o r c hief f inan cial o f f icer , if t he c hart er sch oo l has au t ho rized t hem t o m a k e su c h a d es ig n a t i o n ? 2 . Is ea c h d ep o s it o r y o n e o f t h e f o l lo w i n g : a. a sa v in g s as so c i at i o n ; b . a c o m m e rc i al b an k ; c . a t r ust c o m p an y ; d . a c re d it u n i o n ; o r e. an in du st r ial lo an an d t h rif t c o m p an y ?

Part V . Insuring or Sec uring D ep osit s A . If a c h a rt e r sc h o o l d es ir es t o d e p o si t a n am o u n t i n ex c e s s o f d e p o si t i n su r an c e , it m u s t o b t a i n a b o n d o r c o l la t e ra l w h i c h , w h e n c o m p u t e d a t i t s m a rk e t v a l u e, s h al l b e at l e as t t e n p e rc e n t m ore t han t he am ou nt of t he ex cess d epo sit .

9 -6

Yes

 





N o

 





W ork pap er Ref e ren c e

 



