ACOA Audit Committee Charter Version 8 0 - Final Fr

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Description

* Il est à noter que le masculin n’est utilisé que pour faciliter la lecture. Charte du Comité de vérification 1.0 Introduction 1.1 Le Comité de vérification est une composante essentielle de la structure de gouvernance de l’Agence ainsi qu’un élément crucial d’une fonction de vérification interne solide et crédible. 1.2 Le président de l’Agence est chargé de la formation du Comité de vérification. Ce pouvoir lui est attribué par la Politique sur la vérification interne (2006) et la Directive sur les comités ministériels de vérification du Conseil du Trésor (CT). La Politique et la Directive établissent aussi les paramètres fondamentaux de la composition et le fonctionnement du Comité de vérification, ainsi que ses activités, ses fonctions et ses responsabilités. La Directive prévoit notamment que le Comité de vérification doit étayer son rôle, ses responsabilités et ses activités dans un mandat ou une charte. 2.0 Objet 2.1 Le Comité de vérification fournit au président de l’Agence des orientations, des assurances et des conseils indépendants au sujet de la pertinence des processus de gestion du risque, de contrôle et de responsabilisation de l’Agence. À cette fin, le Comité de vérification doit exercer une surveillance active des principaux domaines de contrôle et de responsabilisation de l’Agence d’une manière intégrée et systématique. Charte du Comité de vérification de l’APECA 13.0 Composition du Comité 3.1 Le Comité de ...

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Extrait

Charte du Comité de vérification de l’APECA

1

* Il est à noter que le masculin n’est utilisé que pour faciliter la lecture.

Charte du Comité de vérification

1.0

Introduction

1.1

Le Comité de vérification est une composante essentielle de la

structure de gouvernance de l’Agence ainsi qu’un élément crucial

d’une fonction de vérification interne solide et crédible.

1.2

Le président de l’Agence est chargé de la formation du Comité de

vérification. Ce pouvoir lui est attribué par la

Politique sur la

vérification interne (2006)

et la

Directive sur les comités ministériels de

vérification

du Conseil du Trésor (CT). La Politique et la Directive

établissent aussi les paramètres fondamentaux de la composition et

le fonctionnement du Comité de vérification, ainsi que ses

activités, ses fonctions et ses responsabilités. La Directive prévoit

notamment que le Comité de vérification doit étayer son rôle, ses

responsabilités et ses activités dans un mandat ou une charte.

2.0

Objet

2.1

Le Comité de vérification fournit au président de l’Agence des

orientations, des assurances et des conseils indépendants au sujet de

la pertinence des processus de gestion du risque, de contrôle et de

responsabilisation de l’Agence. À cette fin, le Comité de

vérification doit exercer une surveillance active des principaux

domaines de contrôle et de responsabilisation de l’Agence d’une

manière intégrée et systématique.

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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3.0

Composition du Comité

3.1

Le Comité de vérification doit être composé d’au moins trois et

d’au plus cinq membres. Les membres de l’extérieur sont nommés

par le président de l’Agence pour un mandat de quatre ans. Les

membres du Comité de vérification sont choisis conjointement par

le président de l’Agence et le contrôleur général et sont approuvés

par le CT.

3.1.1

Un membre de l’extérieur ne peut servir plus de deux mandats.

Toutefois, afin d’assurer la continuité au sein du Comité, les

mandats des membres retenus par le président de l’Agence

pourraient être décalés (c.-à-d. le premier mandat de certains

membres pourrait être de moins de quatre ans).

3.1.2

Le Comité de vérification doit inclure des membres indépendants

de l’extérieur de la fonction publique fédérale. D’ici le 1

er

avril 2009,

le Comité de vérification devra être composé en majorité de

membres provenant de l’extérieur. Les membres de la fonction

publique fédérale doivent se limiter au président de l’Agence, aux

sous-ministres délégués et aux sous-ministres adjoints d’autres

ministères.

3.1.3

Le président de l’Agence ou un membre de l’extérieur doit présider

le Comité de vérification. Si la présidence est confiée au président

de l’Agence, la vice-présidence relève d’un membre de l’extérieur.

Le président de l’Agence doit être le seul représentant interne au

sein du Comité de vérification s’il est élu à titre de président du

Comité.

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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4.0

Réunions du Comité

4.1

Le Comité de vérification doit se réunir quatre fois par année; il

peut toutefois convoquer d’autres réunions, si les circonstances le

justifient.

4.1.2 Le président du Comité doit annoncer la tenue d’une réunion

lorsque le président de l’Agence ou un autre membre du Comité de

vérification en fait la demande.

4.1.3

Le quorum à toute réunion est la majorité des membres. Aucun

remplaçant n’est admis.

4.1.4 Le président de l’Agence (s’il n’est pas déjà membre), l’agent

financier supérieur (AFS) ou le directeur financier (DF) ainsi que

le dirigeant principal de la vérification (DPV) doivent assister à

toutes les réunions du Comité de vérification. Le président du

Comité peut exiger la présence d’autres hauts fonctionnaires de

l’Agence.

4.1.5

Au besoin, le président du Comité peut demander à des hauts

fonctionnaires du Bureau du vérificateur général (BVG) et du

Bureau du contrôleur général (BCG) d’assister à la réunion du

Comité afin d’y exposer des plans, des conclusions et d’autres

questions d’intérêt mutuel.

4.1.6 Le calendrier des réunions du Comité est normalement établi un an

d’avance afin que la direction de l’Agence et les vérificateurs

internes puissent préparer l’information et les rapports requis pour

appuyer le travail du Comité. La révision du calendrier des

réunions devrait constituer une mesure exceptionnelle.

4.1.7 Des rapports préliminaires doivent être distribués aux membres du

Comité suffisamment à l’avance pour tenir compte des délais

établis pour la présentation des rapports aux fins d’examen et de

discussion lors des réunions du Comité de vérification.

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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4.1.8 À chacune de ses réunions, le Comité de vérification doit tenir une

réunion individuelle et à huis clos avec chacune des personnes

suivantes :

•

le président de l’Agence (s’il n’est pas déjà membre du

Comité de vérification);

•

l’AFS ou le DF;

•

le DPV;

•

le représentant du BCG, lorsqu’il est présent;

•

tout autre haut fonctionnaire désigné par le Comité.

4.1.8.1 Il est prévu que le Ministre rencontre une fois par année, à huis

clos, le Comité de vérification, afin d’obtenir des assurances

concernant les processus de gestion du risque, de contrôle et de

gouvernance.

5.0

Activités

5.1

La charte du Comité de vérification doit être approuvée par le

président de l’Agence. Le document doit être examiné

périodiquement par le Comité de vérification et réaffirmé par le

président de l’Agence.

5.1.1

Le Comité de vérification doit informer régulièrement le président

de l’Agence s’il n’est pas membre du Comité.

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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5.1.2

Le président du Comité de vérification doit préparer un plan

permettant de garantir que les activités annuelles et continues du

Comité sont prévues et exécutées intégralement. Le plan doit être

soumis au Comité pour fins d’approbation.

5.1.3

Le Comité de vérification doit préparer le calendrier de ses activités

annuelles. Ce calendrier définit les responsabilités du Comité

associées aux activités prévues.

5.1.4

Il y aura un procès-verbal de chaque réunion qui contiendra un

registre des présences. Le procès-verbal consistera en un registre des

décisions prises ainsi qu’un sommaire de haut niveau des

discussions sur les sujets et les sous-sujets abordés.

5.1.5

Le rôle du Comité de vérification ne peut être rempli que si ses

membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une

orientation et une formation théoriques sur le but, les fonctions, les

objectifs et les activités de l’Agence. Un processus de

perfectionnement permanent (p. ex. séances d’information et

renseignements sur les questions nouvelles et les risques) doit aussi

être mis en place.

5.1.6

Le Comité de vérification doit recevoir les ressources nécessaires

pour accomplir son rôle, ses responsabilités et ses tâches. Dans la

mesure où cela est possible et conforme à sa charte, le Comité a

l’autorité nécessaire pour demander de l’aide et des conseils

impartiaux.

5.1.7

Des services de secrétariat sont fournis au Comité de vérification

pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions. Ils comprennent :

•

la préparation de tous les avis de réunion et les ordres du jour

en temps opportun;

•

la coordination des présentations et la distribution des

rapports ou documents connexes qui sont préparés à

l’intention du Comité de vérification, aux fins d’information

ou d’examen;

•

la préparation et la distribution des procès-verbaux de

réunions en temps opportun;

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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•

toute autre tâche qui pourrait leur être assignée.

6.0

Responsabilités et fonctions

6.1

Les principaux secteurs de responsabilité qui doivent être abordés

par le Comité de vérification sont les suivants :

6.1.1

Valeurs et éthique

: Le Comité de vérification examine, au moins une

fois par année, les dispositions prises par la direction pour appliquer

et promouvoir les valeurs et l’éthique de la fonction publique et

pour assurer la conformité aux lois, règlements, politiques et

normes en matière d’éthique.

6.1.2

Gestion du risque

: Le Comité de vérification examine, au moins une

fois par année, le profil de risque de l’organisation et les

dispositions de l’Agence en matière de gestion du risque.

6.1.3

Cadre de contrôle de la gestion

: Le Comité de vérification examine, au

moins une fois par année, les dispositions de l’Agence en matière de

contrôle interne, y compris la justesse des vérifications menées par

la direction.

6.1.4

Fonction de vérification interne

: Le Comité de vérification doit :

•

recommander et examiner périodiquement la charte de

vérification interne de l’Agence qui doit être approuvée par le

président de l’Agence;

•

examiner régulièrement la suffisance des ressources pour la

fonction de vérification interne;

•

examiner l’évaluation du risque et le plan de vérification

interne préparés par le DPV et en recommander

l’approbation au président;

•

examiner régulièrement le rendement de la fonction de

vérification interne (p. ex. examen des conclusions de

vérifications externes des pratiques et des mesures

correctives connexes qui ont été prises);

•

conseiller le président au sujet de la nomination du DPV et

de l’évaluation de son rendement;

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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•

recevoir les rapports de vérification interne et les plans

d’action de la direction donnant suite aux recommandations,

et en recommander l’approbation au président;

•

être informé des engagements ou des tâches de vérification

interne qui ne donnent pas lieu à la présentation d’un rapport

au Comité et se tenir au courant de toutes les questions

importantes découlant de ces travaux.

6.1.5

BVG et organismes centraux

: Le Comité de vérification doit :

•

veiller à ce que la direction prenne des dispositions

appropriées pour appuyer le BVG et les organismes centraux

qui effectuent des activités de vérification au sein de

l’Agence;

•

être pleinement informé de toutes les activités de vérification

touchant l’Agence qui seront entreprises par le BVG, d’autres

agents du Parlement ou des organismes centraux;

•

examiner les rapports de vérification du BVG et des

organismes centraux qui ont des incidences sur l’Agence ou

sur l’ensemble du gouvernement;

•

rencontrer périodiquement le BVG et solliciter ses

commentaires et ses conseils sur la gestion des risques, les

mesures de contrôle et la gouvernance au sein de l’Agence;

•

être informé des questions et des priorités liées à la

vérification, soulevées par les organismes centraux;

•

être informé des incidences des initiatives

pangouvernementales visant à améliorer les pratiques de

gestion.

6.1.6

Suivi des plans d’action de la direction

: Le Comité de vérification

doit :

•

veiller à ce que des dispositions efficaces soient prises pour

contrôler et suivre les plans d’action de la direction, établis

comme suite aux recommandations découlant des

vérifications internes, ainsi que de celles du BVG ou d’autres

sources;

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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•

recevoir périodiquement des rapports de la direction sur les

mesures qui sont prises.

6.1.6.1 Le DPV doit remettre périodiquement au Comité de vérification

des rapports pour lui indiquer si les plans d’action de la direction

ont été mis en oeuvre et si les mesures prises ont été efficaces. Son

rapport doit cerner les secteurs à l’égard desquels, à son avis, les

gestionnaires ont accepté un niveau de risque inacceptable pour

l’Agence ou le gouvernement.

6.1.7

Divulgation interne d’information concernant des actes fautifs au travail

:

Le Comité de vérification doit examiner les plaintes et les

observations, qui lui sont présentées par le haut fonctionnaire

désigné par l’Agence, des employés qui ont connaissance qu’un acte

fautif a été commis ou est en voie d’être commis en ce qui a trait à

des pratiques comptables, des questions de vérification et des

contrôles comptables internes douteux.

6.1.8

Présentation des états financiers et des comptes publics :

Le Comité de

vérification doit :

•

examiner périodiquement les états financiers de l’Agence

avec la direction, ainsi que les estimations et jugements

comptables importants qu’ils contiennent, et recommander

au président de l’Agence s’il convient ou non de les accepter;

•

si les états financiers de l’Agence font l’objet d’une

vérification, le Comité de vérification doit examiner :

(i) les états financiers vérifiés en collaboration avec le

vérificateur externe (c.-à-d. le BVG) et la haute direction et

discuter de toute modification importante devant être

apportée aux états financiers par suite de la vérification;

(ii) les lettres à la direction découlant de la vérification

externe des états financiers de l’Agence ou des comptes

publics;

(iii) les conclusions et les recommandations du vérificateur

relativement aux contrôles internes mis en place pour la

présentation des états financiers.

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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6.1.9

Rapports sur les risques et sur la reddition de comptes :

Le Comité de

vérification doit examiner le profil de risque de l’Agence, le

Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le

rendement et d’autres rapports importants sur la reddition de

comptes afin de s’assurer, au mieux de sa connaissance, qu’ils ne

contiennent aucune inexactitude ni omission importante.

7.0

Compte rendu des activités du Comité de vérification

7.1

Le Comité de vérification doit préparer un rapport annuel destiné

au président de l’Agence, comportant :

•

un résumé des activités qu’il a entreprises et des résultats de

ses examens;

•

son évaluation du système de contrôles internes de l’Agence;

•

une description de toute préoccupation importante qu’il

pourrait avoir à propos des processus de gestion du risque, de

contrôle et de responsabilisation de l’Agence;

•

son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction

de vérification interne;

•

toute autre information ou documentation qu’il juge

importante pour brosser un tableau juste et complet de ses

activités et de ses résultats – et le contexte dans lequel elle

devrait être examinée (p. ex. il est considéré comme une

bonne pratique pour le Comité de divulguer ou d’inclure sa

charte dans son rapport annuel);

•

ce rapport doit être présenté au contrôleur général sans retard

indu (c.-à-d., en règle générale un ou deux mois suivant sa

présentation au président).

8.0

Évaluation du rendement du Comité de vérification

8.1

Le Comité de vérification doit :

•

procéder périodiquement à l’auto-évaluation de son

rendement;

•

se soumettre, au moins une fois tous les quatre ans, à une

évaluation externe de son rendement, laquelle doit être

réalisée par le BVG et constitue un élément clé de

l’inspection de la fonction de vérification interne de l’Agence.

Charte du Comité de vérification de l’APECA

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Président du Comité de vérification

Date

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Vice-président du Comité de vérification Date