Report on the audit of Occupational Health and Security

Sharon Moren

Description

TABLE DES MATIÈRES ÉNONCÉ D’ASSURANCE ........................................................................................................... i ABRÉVIATIONS ......................................................................................................................... iii SOMMAIRE ...................................................................................................................................1 RÉPONSE GÉNÉRALE DE LA DIRECTION ..........................................................................5 1. INTRODUCTION ..................................................................................................................7 1.1 Contexte .............................................................................................................................7 1.2 Organisation de SST ..........................................................................................................7 1.3 Objectifs et étendue de la vérification ...............................................................................9 2. OBSERVATIONS – CADRE DE GESTION .....................................................................11 2.1 Postes vacants au sein de la DNPLSST ...........................................................................11 2.2 Politiques et opérations relatives à la SST .......................................................................12 2.3 Système de gestion intégrée et diligence raisonnable ...

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        TABLE DES MATIÈRES

    ÉNONCÉ D’ASSURANCE........................................................................................................... i   ABRÉVIATIONS......................................................................................................................... iii   SOMMAIRE...................................................................................................................................1   RÉPONSE GÉNÉRALE DE LA DIRECTION ..........................................................................5   1.   INTRODUCTION ..................................................................................................................7   1.1 Contexte .............................................................................................................................7  1.2 Organisation de SST ..........................................................................................................7  1.3 Objectifs et étendue de la vérification ...............................................................................9 2.   E GERE D CADNS –........ N..TSOI................................VRESOITABO...........................11   2.1 Postes vacants au sein de la DNPLSST ...........................................................................11 2.2 Politiques et opérations relatives à la SST.......................................................................12 2.3 Système de gestion intégrée et diligence raisonnable......................................................21 2.4 Suivi des activités de SST et de la gestion des dossiers. .................................................23 2.5 Formation.........................................................................................................................25 2.6 Gestion des risques ..........................................................................................................27 2.7 Système d’information de gestion et rapports de rendement...........................................29 3.   OBSERVATIONS, RECOMMANDATIONS ET RÉPONSE DE LA DIRECTION ....33   ANNEXE A – INFORMATION CONTEXTUELLE. ..............................................................41   ANNEXE B – MÉTHODOLOGIE DE VÉRIFICATION .......................................................43        

 

ÉNONCÉ D’ASSURANCE

    Nous avons achevé la vérification interne du Programme de santé et de sécurité au travail (SST) au sein du ministère de la Justice. L’objectif général de la vérification était d’examiner et d’évaluer le cadre de contrôle de gestion et le niveau de conformité aux dispositions pertinentes duCode canadien du travail, Partie II et de son Règlement, ainsi qu’aux politiques en matière de SST du Conseil du Trésor et du Ministère.   La vérification interne a été effectuée conformément aux exigences de la Politique du Conseil du Trésor en matière de vérification interne et aux normes de l’Institute of Internal Auditorpour l’exercice professionnel de la vérification interne.   L’équipe de vérification a évalué le cadre de contrôle de gestion en fonction de critères provenant du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCSHT) (une société d’État), d’autres organisations de santé et de sécurité au travail et du Cadre de responsabilisation de gestion du Conseil du Trésor.   Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été menées et des preuves ont été recueillies pour appuyer l’exactitude des conclusions tirées et indiquées dans le présent rapport. Ces conclusions s’appuient sur la comparaison des situations qui prévalaient au moment de la vérification en fonction des critères existants. Il convient de souligner qu’elles s’appliquent uniquement aux domaines qui ont fait l’objet d’un examen.      

 

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    Acronyme   DGA SM SJM DPC RHDSC AC SRI JUSnet   IRC CRG SIG DNPLSST CONSS SST TPSGC CT SCT CSST    

 

Explication

ABRÉVIATIONS

Directeur général, Direction de l’administration Sous-ministre  Services juridiques ministériels Directeur des poursuites criminelles Ressources humaines et Développement social Canada Administration centrale Système de responsabilité interne Justice Technology Information Network Indicateur de rendement clé Cadre de responsabilisation de gestion Service d’information de gestion Division nationale de planification des locaux et de santé et sécurité au travail Comité d'orientation national en matière de santé et sécurité Santé et sécurité au travail Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Conseil du Trésor Secrétariat du Conseil du Trésor Comité de santé et de sécurité au travail

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SOMMAIRE

    Contexte   Nous avons achevé la vérification interne du Programme de santé et sécurité au travail (SST) au ministère de la Justice. Nos objectifs étaient d’examiner le cadre de contrôle de gestion au sein duquel les programmes de SST sont mis en œuvre, d’évaluer le niveau de conformité auCode canadien du travailet au Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, ainsi, Partie II, que d’évaluer la conformité aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et aux politiques ministérielles pertinentes. Nous avons également examiné les interfaces en matière de SST avec les autres ministères et organismes fédéraux. Notre but ultime était de recommander des améliorations au mécanisme de SST au Ministère.   La vérification a eu lieu de novembre 2007 au 15 février 2008. L’étendue de la vérification comprenait les activités en matière de SST à l’AC et un examen de la direction fonctionnelle de la DNPLSST auprès des régions.   Pour l’exercice financier 2007-2008, les programmes de santé et sécurité au travail du ministère de la Justice disposaient d’un effectif de cinq équivalents temps plein (ETP) et d’un budget de F et E de 110 929 $.   Conformément aux normes du SCT, le sous-ministre (SM), à titre de haut fonctionnaire du Ministère, assume la responsabilité de la SST et a dûment désigné le Directeur général, Direction de l’administration (DGDA) pour superviser ces responsabilités. Au moment de la vérification, la Division nationale de planification des locaux et de santé et sécurité au travail (DNPLSST) assumait la responsabilité fonctionnelle et opérationnelle de la SST. Les activités quotidiennes des programmes de SST étaient sous la responsabilité du directeur, SST.  

 

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Direction de la vérification interne     Cadre de gestion   Postes vacants au sein de la DNPLSST   La DNPLSST a affiché de nombreux postes vacants depuis sa création à la fin de 2001. Les postes clés de Directeur, SST, et d’agent de liaison régional ont été vacants pendant la majeure partie des exercices financiers 2002 à 2006. Ces postes vacants ont eu des répercussions négatives sur les activités et les opérations de SST, ainsi que sur l’atteinte des résultats souhaités. Le poste de Directeur, SST, a été comblé au début de 2007, mais il est redevenu vacant vers la fin de la période de vérification. Ce poste doit être comblé le plus rapidement possible.   Politiques et opérations relatives à la SST   La politique en matière de SST du Ministère, en vigueur depuis avril 2003, décrit les principes directeurs, ainsi que les rôles et les responsabilités de toutes les parties, notamment le sous-ministre, les directeurs SST, le Comité d'orientation national en matière de santé et sécurité (CONSS), les comités de santé et sécurité au travail (CSST), les employés, les entrepreneurs et les visiteurs. La vérification a révélé que la politique ministérielle actuelle en matière de SST n’est pas claire et qu’elle doit être élargie. Les tâches et les responsabilités sont incomplètes en regard des contrats d’entretien par des tiers et du suivi approprié et ponctuel des risques identifiés signalés aux comités. La politique en matière de SST ne mentionne pas certains facteurs importants, tels qu’un énoncé de vision, des références au processus interne de règlement des plaintes, le classement par ordre de priorité des inspections mensuelles ou les droits des employés.   Les responsabilités du Comité d’orientation national en matière de santé et sécurité comprennent la recherche, l’élaboration et la mise en œuvre de certaines activités liées au programme de santé et sécurité. Nous avons constaté que le CONSS a réalisé des projets utiles et qu’il a établi des comités de santé et sécurité appropriés. Lorsque l’engagement de la haute direction est rigoureux et intégral, ces comités de santé et sécurité au travail font une différence dans le milieu de travail. Nous avons toutefois noté que la haute direction doit accroître son engagement et son soutien.   Il faut également que la direction de la SST trouve des moyens de mettre en place des ressources humaines et financières suffisantes pour le CONSS. L’une des responsabilités importantes du CONSS est de superviser les activités de SST de façon continue. Toutefois, en raison des ressources limitées, du roulement de personnel ou de l’absence de personnel de SST clé, l’information ou les données sur les activités ou les programmes de SST du Ministère ne sont pas structurées ou facilement accessibles. Nous avons trouvé peu de renseignements sur le rendement de quelque nature que ce soit pour 2006 ou 2007. Une base de données appropriée qui 2

Santé et sécurité au travail Sommaire   comprendra des renseignements sur les résultats du suivi des activités de SST est nécessaire. Cette base de données permettra au ministère de produire des rapports sur ces résultats.   Le ministère de la Justice interagit avec d’autres ministères ou organismes fédéraux et est tenu de leur présenter des rapports sur ses activités de santé et sécurité. Nous sommes d’avis que ces interfaces étaient appropriées.   Les comités de santé et sécurité au travail souscrivent à des horaires d’inspection et effectuent des inspections chaque mois. Toutefois, nous avons relevé certains risques récurrents qui doivent être examinés immédiatement.   Il faut établir une liste de vérification mensuelle des éléments identifiés qui nécessitent des mesures correctives et désigner une personne responsable de ces mesures et du suivi périodique.   Un statut organisationnel et un cadre opérationnel appropriés permettront aux programmes de SST de réussir et d’obtenir les résultats appropriés. Notre travail de vérification a révélé que les rôles, les responsabilités et l’interaction avec les ressources humaines, par exemple, et les autres secteurs doivent être clarifiés et qu’un cadre d’exploitation doit aussi être établi.   Système de gestion intégrée et diligence raisonnable   Un système de responsabilité interne (SRI) constitue la philosophie sous-jacente de la législation sur la santé et la sécurité au travail de toutes les administrations au Canada. Le concept de diligence raisonnable y est étroitement lié; il établit la responsabilité de l’employeur de prendre toutes les précautions jugées raisonnables, selon les circonstances particulières, pour prévenir les blessures ou les accidents en milieu de travail. Bien que le ministère de la Justice ait fait preuve de diligence raisonnable, nous avons noté l’absence d’un système de gestion intégrée qui établirait ses fonctions de gestion ou consignerait ses activités. De plus, la vérification a révélé que la Direction de la SST n’a pas élaboré de plan d’action. Tous ces éléments sont des aspects importants de la diligence raisonnable. Il est également important de documenter le développement et la progression de la SST au fil du temps. Le Ministère doit être en mesure de démontrer rapidement que tous les éléments d’un système de gestion de SST intégré sont mis en place selon un échéancier déterminé.   Suivi des activités de SST et de la gestion des dossiers   Le suivi des activités de SST et de la gestion des dossiers doit être amélioré. Les opérations de SST mettent en jeu une foule de processus, de procédures et de mesures. Toutefois, nous avons conclu que les renseignements connexes sont incomplets ou périmés. Qui plus est, il n’existe aucun contrôle de la gestion, ni registre des documents et des dossiers de SST. Tous les 3

Direction de la vérification interne     documents et les dossiers de SST doivent pouvoir être identifiés, localisés et facilement accessibles. Il faut établir et maintenir un registre des documents et des dossiers. De plus, un administrateur doit être nommé pour s’acquitter de la gestion et du contrôle de tous les documents de SST.   Formation   La formation est un élément essentiel du Programme de SST. LeCode canadien du travail,   Partie II, détermine les exigences de formation particulières. La DNPLSST a offert plusieurs séances de formation à l’automne 2007. Toutefois, en raison de mesures de documentation et de consignation insuffisantes, nous avons été incapables d’établir l’étendue des efforts de formation depuis 2004. Puisque la DNPLSST ne fait pas le suivi des renseignements relatifs à la formation, nous ne savons pas si tous les nouveaux membres du comité de santé et de sécurité au travail reçoivent une formation en SST. Nous avons également remarqué que la DNPLSST n’a pas établi de cadre ou de plan national de formation en matière de SST.   Gestion des risques   La gestion des risques est un outil important du processus décisionnel, plus particulièrement dans la gestion de la SST. Notre évaluation a révélé qu’il faut intégrer et documenter les activités de SST, car elles permettent de préciser, d’évaluer et de classer par ordre de priorité les dangers ou les risques, ainsi que les moyens de les réduire. Notre vérification a révélé que la gestion des risques a été principalement axée sur la sécurité des personnes et non sur les risques liés à la santé et à la sécurité au travail.   Système d’information de gestion et rapports de rendement   Le système d’information de gestion et les indicateurs de rendement sont des éléments clés et fondamentaux des rapports de responsabilisation et ministériels. Il y a lieu d’élaborer un système d’information de gestion et des indicateurs de rendement en matière de SST.   Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par la directrice générale, Administration.  

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RÉPONSE GÉNÉRALE DE LA DIRECTION

    Après l’achèvement du travail de vérification interne en février 2008, la nouvelle Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences (DSSGU) a été créée, et la fonction de santé et sécurité au travail du Ministère, dont s’occupait officiellement la Division nationale de planification des locaux et de santé et sécurité au travail (DNPLSST), a été transférée à cette nouvelle division. Cette mesure a considérablement modifié l’approche relative à la gestion et à la surveillance nationales du Programme de santé et de sécurité au travail au MJ. Puisque le programme de sûreté est maintenant incorporé au plan organisationnel du programme ministériel de sécurité, le MJ dispose d’un cadre de programme beaucoup plus exhaustif et intégré pour examiner les lacunes fondamentales relatives à la SST des employés et des occupants. Cette nouvelle approche en matière de SST au Ministère comprend une DSSGU bénéficiant de ressources accrues, la création d’un cadre pour les nouvelles fonctions intégrées de la DSSGU et l’achèvement d’un plan d’activités stratégiques appuyé par un plan de travail pluriannuel en matière d’activités.   À l'heure actuelle, on accorde beaucoup d'attention aux programmes de SST, d'intervention en cas d'urgence dans un immeuble, de gestion des urgences (nouveau programme du MJ) et de sécurité. La DSSGU a obtenu davantage de ressources financières et humaines et a grandement amélioré son centre d'expertise.   Le nouveau mandat de la DSSGU consiste à mettre en place et à maintenir un niveau de sûreté et de sécurité permettant d'assurer la protection des employés, de l'information et des biens ainsi qu'à assurer la prestation des services critiques du MJ en cas d'interruption des activités ou d'urgences nationales. La DSSGU est désormais davantage en mesure de réaliser son mandat étant donné l'adoption d'une approche intégrée de programme de santé et de sécurité axée sur la prévention, la sensibilisation, la gestion des risques, l'intervention en cas d'urgence dans un immeuble et la planification de la continuité des activités. Ce nouveau mandat appuie directement le sous-ministre et le MJ quant à la réalisation des responsabilités et des obligations légales prévues dans leCode canadien du travailen ce qui a trait à laet ses règlements connexes sécurité, dans la Politique sur la sécurité du gouvernement et les normes connexes portant sur la protection des employés, dans laLoi sur la gestion des urgencesdans la Politique sur la sécurité,

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