Dynamiques informationnelles dans les organisations (Coll. Finance gestion management)

Brigitte Guyot

Description

Cet ouvrage développe une approche dynamique de l'information. Il s'intéresse à différents types d'activités liées à l'organisation de l'information : l'organisation d'un système d'information personnel que chaque employé met en place et qui occasionne une activité méconnue , l'organisation de l'information au plan collectif qui implique, pour le management, de mettre en place une vision politique associée à des procédures de production et de gestion , enfin, l'activité de médiation visant à rendre disponibles des informations multiformes, multisupports et multicanaux. L'approche proposée allie ainsi sociologie de l'information et management. Ce livre s'adresse aussi bien aux manageurs qui souhaitent développer une réelle politique d'information qu'à tous ceux qui manipulent de l'information au quotidien.
Chapitre 1. Les entreprises face à l'information. Une rationalisation progressive des fonctions. Des évolutions plus générales. Une instrumentalisation progressive de l'information. Premiers repérages. Chapitre 2. L'information mise en systèmes et en services. Les apports de la systémique. Systèmes d'information. Des activités de service instituées. Conclusion. Chapitre 3. Réponses apportées par les dispositifs d'information. Une juxtaposition de dispositifs. Concurrents ou complémentaires ? Conclusion. Chapitre 4. Information et document. Raisonner en termes de technologies intellectuelles. L'information et ses processus. Interventions organisationnelles sur le document. Chapitre 5. Les pratiques professionnelles autour et avec l'information. Les cadres structurant l'activité. L'activité d'information. Plusieurs régimes d'engagement. Conclusion. Chapitre 6. Comprendre et représenter une situation d'information. Prendre la mesure des situations d'information. Construire un cadre de compréhension. Conclusion. Chapitre 7. Manager les activités d'information. Les savoir-faire d'un manageur. Gestionnaire et manageur d'information. Plusieurs niveaux de management. Placés devant un certain nombre d'options. Un management soumis à des tensions contradictoires. Une économie de la convenance. Conclusion. Bibliographie.

Sujets

• Informatique
• Fonctionnement et organisation de l'entreprise
• Économie

Informations

• Publié par: Hermès - Editions Lavoisier
• Date de parution: 03 février 2006
• Nombre de lectures: 77
• EAN13: 9782746242258
• Langue: Français

Extrait

I NTRODUCTION

Observant, depuis plus d’une décennie, ce qui se passe dans les organisations, dans les bureaux et dans les centres d’information, nous constatons combien l’information est une affaire complexe encore mal explorée. Cela s’explique, notamment,par le fait qu’elle fait partie de notre environnement quotidien – nous l’utilisons, la recherchons, nous en produisons à tout instant – ce qui la classe parmi ces gestes tellement inconscients qu’il semble inopportun de s’interroger sur eux. Chacun se meut dans un bain d’informations et met en œuvre de nombreuses procédures, de façon quasi automatique et routinière. Ce serait déjà un premier pas que d’investiguer la richesse de ces opérations et les démarches mobilisées par cette activité toute personnelle.

Il est toujours malaisé de parler de quelque chose de banal que chacun expérimente tous les jours. Mais il se trouve qu’aujourd’hui, cette activité préoccupe les gestionnaires d’entreprise, qui considèrent l’information comme l’une des ressources entrant dans la production d’un bien ou d’un service.

Les discours actuels insistent, de façon unanime, sur la nécessité de la gérer comme un capital. Encore faut-il pouvoir appréhender tout ce que cela implique.

C’est aussi la matière première d’un métier que nous nommons ici, de façon large,«spécialiste de l’information». Pour beaucoup, ce terme évoque le journalisme, qui, à partir de multiples informations,

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va en produire une nouvelle. Il évoquera également tous ceux qui, à des titres divers, ont en charge de collecter, organiser et mettre à disposition des fonds ou des flux d’information pour les activités de leur organisme.

L’avènement des technologies et leur capacité de traitement, de stockage et de diffusion sont venus complexifier les choses. A partir du moment où il est annoncé à grand renfort de publicité que chacun peut (pourra), sans se déplacer, accéder à toute sorte d’informations, on peut, à juste titre, se demander ce qu’il va advenir de ces métiers dits«d’intermédiation», dont le rôle consiste, justement, à faciliter l’accès à des ressources lointaines ou inconnues.

Il semble alors opportun de vouloir rendre compte des composantes de l’activité d’information sur au moins deux plans, individuel et collectif, en couplant le point de vue gestionnaire avec le point de vue de l’individu au travail, laissant un moment de côté l’approche « documentaire » centrée sur les études de besoins, sur les objets et leurs traitements.

Notre propos partira donc de l’activité d’information d’une personne, pour la relier à son activité de travail. Se rapprocher de ceux qui sont appelés « utilisateurs » –parce qu’ils viennent solliciter le service documentation – est une façon de mettre à jour la vie qu’ils mènent en dehors de ce service, les façons dont ils résolvent en permanence des problèmes d’information en utilisant tous les moyens à leur disposition : collègues, réseaux personnels, outils informatiques, ou en en créant d’autres pour leur propre usage. Ils y consacrent du temps, et mobilisent une grande énergie non exempte de difficultés.

En prendre la mesure permet, par exemple, de dépasser l’idée courante que les technologies d’information résolvent presque tous les problèmes d’information. Si cela s’avère vrai dans beaucoup de cas, d’autres ne sont pas résolus pour autant, certains problèmes étant même amplifiés.

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De nombreuses personnes sont impuissantes à les résoudre et se découragent face aux connaissances supplémentaires qu’elles devraient acquérir pour le faire. Cela augmente encore le stress du travail quotidien. Les exemples abondent : se connecter sur l’intranet pour une recherche précise mais ne pas trouver l’information qui convient ; se perdre dans les résultats redondants affichés par un moteur de recherche ; chercher désespérément un rapport de mission qu’on sait exister dans le service, etc.

La situation actuelle est transitoire : les outils sont suffisamment disponibles pour que leur usage paraisse largement acquis. Mais en même temps, ils subissent l’épreuve de la réalité, lorsque chacun les tord à sa façon pour les utiliser au mieux et y trouver son compte.

Dans cette phase d’appropriation, de redéfinition, il importe de comprendre ceux qui s’en servent quotidiennement, directement, dans leur bureau. Il sera ici question des personnels d’encadrement (le management), de salariés du tertiaire, de cadres commerciaux, de chargés d’études ou de mission, de chercheurs, et la liste n’est pas exclusive.

A ce premier parti pris de privilégier l’acteur au travail s’en ajoute un second : nous pencher sur les relations qui existent entre information et organisations. A partir du moment où l’information est une matière vivante qui innerve, irrigue toutes les activités, elle donne lieu à toute sorte d’opérations, de dispositifs.

Nous voudrions alors procéder à une sorte d’arrêt sur image pour signaler les critères, les focales d’observation possibles pour comprendre les différents niveaux impliqués. C’est vouloir dépasser les généralisations faciles du genre « l’information c’est le pouvoir », ou « trop d’information tue l’information », et développer une vision plus concrète de la prise en compte des tâches d’information, sans systématiquement en faire une affaire de communication ou au contraire une affaire d’archivage ou de traitement.

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Nous sommes face à des différences de points de vue sur l’information qui dépendent de la place et des préoccupations de chacun. L’idée de ce livre n’est pas de les unifier, mais de les justifier pour comprendre les tensions qui se jouent autour d’elle et qui expliquent les budgets parfois énormes qui y sont consacrés. Il se propose de sensibiliser à l’importance de l’information dans toutes ses dimensions–individuelle, sociale et organisationnelle– et d’argumenter pour que se développe une attention sur elle dont on va voir qu’elle suppose une prise en compte des dimensions gestionnaires et cognitives.

Nous le ferons en articulant deux approches.La première s’attache au travail personnel, immergé dans celui des groupes : activité tout à fait individuelle d’organisation, plus ou moins formelle, plus ou moins partagée ; activité dite documentaire, qui forme le cœur de certains métiers. Il s’agit, dans cette perspective, de porter attention aux objets qui tracent et mémorisent une pensée aussi bien qu’une action. La seconde démarche s’intéresse aux façons d’organiser l’information, par des dispositifs ou des initiatives qui révèlent l’état de cette organisation et la position du management à leur égard.

Ce livre est une synthèse, panorama de la situation qui vise à comprendre plutôt qu’à transformer la réalité. Ce n’est pas un traité de sociologie, encore qu’il propose des éclairages sur les modes de vie avec et autour de l’information, renvoyant aux acteurs concernés, à leurs façons de faire, à leurs façons de travailler ensemble. Ce n’est pas non plus un ouvrage de systémique, encore qu’il se réfère aux travaux sur les systèmes d’information qui entourent notre univers quotidien. C’est encore moins un livre de recettes, quoiqu’il ambitionne de proposer quelques clés pour comprendre l’activité d’information, notamment ce qu’elle implique pour chacun, manageur ou spécialistes de l’information.

Chacun pourra se retrouver dans cette histoire : chef de service, documentaliste ou futur professionnel de la communication ou de l’information tout comme ceux qui sont nommés, faute de mieux, « utilisateurs » qui ont la particularité d’être de plus en plus fréquemment impliqués dans cette gestion d’information. Elle veut

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mettre en parallèle le point de vue des uns et des autres, les acteurs au travail, les décideurs ou encore les professionnels, voire même « l’entreprise » qui développe des initiatives. Tous vivent ensemble, mais n’ont qu’une faible idée de l’approche des autres en matière d’information et sur les moyens qu’ils développent pour résoudre les problèmes qu’ils rencontrent. Tout cela cohabite pourtant, suscite des tensions, se concrétise en projets, laissant apparaître l’intense dynamique suscitée autour de l’information.

Ce livre voudrait aider le futur professionnel, qu’il se destine à un métier de communication ou d’information, qui part en stage et qui découvre l’intense activité qu’elle génère, dont la variété lui saute aux yeux, à regarder, à se positionner, à comprendre l’intrication information-communication. L’utilisateur, acteur dans le processus de recherche mais aussi, de plus en plus, dans la gestion de l’information, pourra se reconnaître dans de nombreuses opérations effectuées sur elle.

Il s’adresse aussi au manageur, qui, devant l’ampleur du problème à résoudre, ne sait pas très bien par quel bout commencer ou au consultant, qui se heurte souvent à des problèmes d’information pour lesquels il n’a pas nécessairement été appelé. Au praticien de l’information, celui qui agit pour le compte d’un tiers, ces fameux utilisateurs qui ont une autre vie d’information en dehors des moments où ils font appel à lui. Au fond, nous sommes tous praticiens, et ce livre apporte des éclairages qui peuvent compléter nos préoccupations immédiates.

Une double hypothèse nous mène. Regarder l’information, c’est regarder l’entreprise, etnous étudierons comment celle-ci s’organise. En même temps, l’information pose des questions spécifiques d’organisation (des contenus, des dispositifs). Nous essaierons d’entrelacer ces réflexions. Cela demande de regarder comment on en est arrivé là et de s’appuyer sur des notions théoriques pour rendre compte et éclairer la réalité de l’information – la vie quotidienne avec elle et autour d’elle.

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Il est évident que nous n’épuiserons pas la question. Nous signalerons les points qui nous paraissent essentiels, renvoyant le lecteur aux auteurs qui les ont développés. Rappelons, pour finir, que faire de la théorie, c’est adopter un certain regard sur un objet et choisir les façons dont on le regarde. Nous considèrerons ici à la fois le point de vue de l’acteur en situation et celui du management, pour voir en quoi ils diffèrent et comment ils peuvent s’articuler.